در راستای تسهیل فرآیند مدیریت اطلاعات و اسناد سازمانی، قابلیت جستجوی آسان و در عین حال پیشرفته در فرمهای اطلاعاتی به زیر سیستم مدیریت مستندات اضافه گردید.
همانطور که میدانید فرمساز فراگستر امکان طراحی و ایجاد انواع فرمهای اطلاعاتی را با هدف جمعآوری اطلاعات (مانند فرمهای نظرسنجی، پرسشنامه و …) و یا گردش فرآیندها برای اخذ تایید و امضا (مانند فرمهای درخواست کالا، درخواست مرخصی و …) فراهم مینماید.
این قابلیت جدید در زیرسیستم مدیریت مستندات، امکان طبقهبندی و آرشیو یکپارچه فرمهای اطلاعاتی را در کنار سایر مستندات سازمان (نظیر تصاویر، فایلهای PDF و …) فراهم میآورد. به این ترتیب، جستجوی آسان و هدفمند محتوای این فرمها در میان انبوه اسناد سازمانی، به مراتب سریعتر و دقیقتر خواهد بود.
بعنوان نمونه در تصویر زیر، سندی را مشاهده میکنید که حاوی فرم اطلاعاتی است. این فرم را شما میتوانید هم در کارتابل اتوماسیون بعنوان بدنهی نامه و هم در زیرسیستم مدیریت مستندات بعنوان یک سند، ثبت کنید و به گردش درآورید.
اگرچه الکترونیکی کردن اسناد و اطلاعات سازمانی گامی مهم در جهت بهبود فرآیندها محسوب میشود، اما دسترسی آسان و سریع به این اطلاعات پس از ثبت، از اهمیت ویژهای برخوردار است.
پیش از این، گزارشگیری از اطلاعات ثبتشده در فرمهای اطلاعاتی، تنها از طریق زیرسیستم گزارشساز امکانپذیر بود. اکنون، با ارائه این قابلیت جدید، فرآیند جستجو و استخراج اطلاعات از این فرمها به طور چشمگیری تسهیل شده است.
کاربران محترم میتوانند با استفاده از بخش جستجوی اسناد، و با اعمال فیلترهای متنوع، به سادگی اسناد حاوی فرمهای اطلاعاتی مورد نظر خود را یافته و اطلاعات درون آنها را استخراج نمایند.
برای استفاده از این قابلیت، کافی است در فرم جستجوی اسناد، پرونده مورد نظر را انتخاب کرده و سپس بر روی گزینه «جستجوی اقلام اطلاعاتی» کلیک نمایید. با انتخاب نام فرم مورد نظر، اقلام اطلاعاتی تمامی اسنادی که حاوی فرم مورد نظر می باشند واکشی خواهند شد.
در این ویدئو، نحوه کار با این قابلیت نشان داده شده است:
برای آشنایی بیشتر با امکانات جدید نرمافزار اتوماسیون اداری فراگستر حتما صفحه جدیدترین امکانات نسخه 7 فراگستر را مشاهده نمایید.
