در بسیاری از سازمانها اطلاع رسانی لغو جلسات با روشهای سنتی مثل برقراری تماس یا ارسال پیام انجام میشود. روشهای سنتی با وجود سادگی، معایب معتددی دارند مثلا در سازمانهای بزرگ که تعداد جلسات روزانه زیاد است، استفاده از روشهای سنتی برای هر جلسه میتواند بسیار زمانبر و غیرقابلمدیریت باشد. از طرفی اگر تعداد مدعوین زیاد باشد اطلاع رسانی به همه افراد سخت شده و نمیتوان ردیابی کرد چه کسانی از لغو جلسه مطلع شدهاند و چه کسانی مطلع نشدهاند.
حال با این قابلیت جدید، شما میتوانید رویدادی که در تقویم سازمانی اتوماسیون کسب و کار فراگستر ثبت شده است را به جای استفاده از روشهای سنتی فقط با چند کلیک و به صورت خودکار، لغو کنید و دلیل آن را در اسرع وقت به افراد مرتبط با رویداد اطلاع دهید.
برای آشنایی بیشتر با مفهوم این قابلیت ویدئوی زیر را مشاهده کنید:
برای این کار رویداد را باز نمایید و مطابق تصویر 1 بر روی گزینه “لغو رویداد” کلیک کنید.
تصویر 1- کلیک بر روی گزینه “لغو رویداد”
در پنجره ای که باز میشود دلیل لغو را ذکر کنید. سپس نحوه اطلاع رسانی به اعضا مرتبط با رویداد، که میتواند از طریق ارسال نامه خودکار، یا اطلاع رسانی توسط ایمیل یا پیامک باشد را تعیین نمایید.
تصویر 2- پنجره لغو رویداد
علاوه بر اطلاع رسانی توسط ایمیل یا پیامک، در صورت انتخاب گزینه “اطلاع رسانی با ارسال نامه”، نامه ای مثل تصویر 3 با مضمون ذیل بصورت خودکار جهت اطلاع رسانی از لغو رویداد به کارتابل افراد مرتبط ارسال خواهد شد.
تصویر 3- نامه لغو رویداد
