خیلی وقتها ممکنه کاری که در زیرسیستم مدیریت کارهای تیمی تعریف میکنید جز کارهای مداوم و تکراری باشد و در زمانهای مختلف بخواهید این کار را برای خودتان یا کاربران دیگر تعریف کنید. از طرفی وقتی شما در سیستم مدیریت کارها، کاری تعریف میکنید باید جزئیات کامل آن مانند (اعضا مرتبط به کار، توضیحات کار، چک لیست ها، پیوست ها و…) را نیز تنظیم نمایید. این کار ممکن است زمان زیادی بگیرد و در صورت تکراری بودن کار، هر مرتبه باید این اطلاعات ایجاد و تکمیل گردد و این زمان گذاشته شود.
در زیرسیستم مدیریت کارهای تیمی اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان تبدیل کار به قالب فراهم شده است و شما میتوانید یک یا چند کار را تبدیل به قالب قابل استفاده یا تمپلیت نمایید. با این قابلیت دیگر لازم نیست هر بار یک کار تکراری را تعریف کنید و با یکبار تعریف آن قالب میتوانید از آن، کارهایی با عناوین مختلف ایجاد کنید.
برای آشنایی بیشتر با مفهوم این قابلیت ویدئوی زیر را مشاهده کنید:
برای استفاده از این قابلیت، مثل تصویر (1) کار مورد نظر خود را در زیرسیستم مدیریت کارهای تیمی باز کنید و در نوار سمت راست، بر روی گزینه “تبدیل به قالب” کلیک کنید.
تصویر (1) – بر روی گزینه “تبدیل به قالب” کلیک کنید.
سپس در فرمی که باز می شود مشخص نمایید که میخواهید قالب ایجاد شده از روی این نامه فقط در اختیار شما باشد یا بصورت عمومی در اختیار همه اعضای آن فضای کاری قرار گیرد.(مطابق تصویر (1))
تصویر (2) – نوع قالب را مشخص کنید
بعد از تبدیل یک کار به قالب، برای استفاده از آن مطابق تصویر زیر روی گزینه انتخاب از قالب (مشابه تصویر (3)) کلیک کنید.
تصویر (3) – روی گزینه انتخاب از قالب کلیک کنید.
در فرم “ایجاد کار از قالب” قالب مورد نظرتان را از بین قالبهای ایجاد شده در لیست انتخاب نمایید و سپس مشخص نمایید که کار جدید با چه موضوعی ایجاد گردد و کدام بخشهای آن در کار جدید کپی شود. مثلا میتوانید تیک بزنید که اعضای کار قبلی یا چک لیستهای آن کپی شود.
تصویر (4) – فرم “ایجاد کار از قالب”
در پایان با کلیک بر روی گزینه “ایجاد” کار با مشخصاتی که تعریف کردید ایجاد خواهد شد.
