نرم افزار فرم ساز فراگستر، بستری برای طراحی و پیادهسازی فرم های الکترونیکی متنوع در سازمانها فراهم میکند. این سامانه فرم ساز هوشمند، امکان ساخت فرمهای نظرسنجی، آزمون، ثبت اطلاعات، گزارش کار و حتی فرم های نظرسنجی را بدون نیاز به دانش برنامهنویسی در اختیار کاربران قرار میدهد.
فرم های اطلاعاتی نیازمند گردش در کارتابل نیستند و فرم های ساختهشده در سامانه فرم های الکترونیکی میتوانند بهصورت مستقل از طریق ویجت میزکار اتوماسیون اداری در دسترس قرار گیرند. این ویژگی باعث میشود کاربران تنها با چند کلیک ساده، اطلاعات مورد نیاز را ثبت کنند و مدیران نیز به جای بررسی تکتک فرمها، نتایج تجمیعی را مشاهده کرده و از آنها برای گزارشگیری و تصمیمگیری بهره ببرند.
مشاهده فهرست مطالب
نمونه فرمهای قابل پیادهسازی در سامانه فرم ساز
کاربران میتوانند با استفاده از فرم ساز آنلاین، انواع فرمهای زیر را طراحی و منتشر کنند:
- فرم نظرسنجی آنلاین
- فرم ثبت کارکرد روزانه
- فرم آزمون یا پرسشنامه
- فرم گزارش کار دورهای
- فرم ثبت انتقادات و پیشنهادات
- فرم رزرو خدمات یا تجهیزات
- فرم جمع آوری آرا
- فرم ثبتنام کاربران یا پرسنل
هر یک از این فرمها، بهعنوان بخشی از سامانه فرم های الکترونیکی، به سازمانها کمک میکنند تا دادههای خود را سریعتر، دقیقتر و ساختیافتهتر جمعآوری نمایند.
مراحل طراحی فرم اطلاعاتی در فرمساز فراگستر
ساخت فرم نظرسنجی آنلاین فرایندی ساده و سریع است:
این فرایند باعث میشود حتی کاربرانی که هیچ دانش فنی در برنامهنویسی ندارند، بتوانند در کوتاهترین زمان، یک فرم حرفهای طراحی و منتشر کنند.
به عنوان مثال اگر سازمانی بخواهد فرم نظرسنجی را در اختیار کاربران خود قرار دهد، ابتدا باید فرم را در فرمساز طراحی کند.(مطابق تصویر 1)
تصویر 1- نرمافزار فرم ساز
برای طراحی فرمها، کاربر باید روی گزینهای که در تصویر زیر مشخص شده است، کلیک کند.
تصویر 2- طراحی فرم در فرم ساز
در محیط زیر و با drag and drop میتوان فرم نظرسنجی را طراحی کرد.
تصویر 3 -طراحی فرم نظرسنجی در فرم ساز فراگستر
سپس فرد دارای دسترسی باید از طریق بخش فرمساز، فرم را در دسترس کاربران قرار دهد. فرمها میتوانند بصورتی تنظیم گردند که فقط یکبار، یکبار در روز، یکبار در ماه و بدون محدودیت مورد استفاده قرار گیرند. همچنین تعداد پاسخهای قابل دریافت نیز میتواند برای مواقع خاصی محدود گردد.
تصویر 4 -تنظیم فرم نظرسنجی
در نهایت کاربر میتواند فرم نظرسنجی طراحی شده را از طریق ویجتی که در میز کار اتوماسیون تعبیه شده است، ببیند. نتیجه اطلاعات ثبت شده توسط کاربران، بصورت فرد به فرد و البته بصورت تجمیعی با کلیک بر گزینه مشاهده نتایج فردی و مشاهده نتایج تجمیعی برای کاربران دارای دسترسی قابل مشاهده است و میتوانند از این گزارشات خروجی اکسل نیز تهیه کنند و با استفاده از آنها، تصمیمگیریهای مبتنی بر داده را در کمترین زمان ممکن اتخاذ کند. (مطابق تصویر 5)
تصویر 5- نمایش فرم نظرسنجی در میزکار
گزارشهای فردی و تجمیعی در داشبورد فرمساز نیز (در صورتی که دسترسی داشته باشید) قابل مشاهده است.
تصویر ۶- مشاهده نتایج فردی
تصویر 7- مشاهده نتایج تجمیعی
ویژگیهای کلیدی سامانه فرم ساز
برای اینکه یک سامانه فرمساز الکترونیک کارآمد باشد، باید قابلیتهای زیر را در اختیار سازمان قرار دهد:
- محیط کاربری گرافیکی و کاربرپسند
- ابزار ساده و در عین حال قدرتمند
- امکان شخصیسازی فرمها بر اساس نیاز سازمان
- پشتیبانی از فرمولنویسی و شروط منطقی
- اتصال به سایر سامانههای سازمانی
- پشتیبانی از پروتکلهای امنیتی برای حفاظت از دادهها
- قابلیت ساخت فرمها بدون نیاز به برنامهنویسی پیشرفته
- امکان نمایش فرم های اطلاعاتی در میز کار اتوماسیون
- ارائه فیلدهای متنوع (متنی، عددی، کشویی، تاریخ، آپلود فایل و …)
این امکانات، فرمساز اداری را به ابزاری حرفهای برای هر سازمان تبدیل کرده است.
کاربردهای سازمانی فرمهای نظرسنجی
فرمهای نظرسنجی که در نرم افزار ساخت فرم ورود اطلاعات طراحی میشوند، طیف وسیعی از کاربردهای سازمانی دارند، از جمله:
- ارزیابی عملکرد کارکنان در بازههای زمانی مشخص
- اندازهگیری رضایت مشتریان از خدمات و محصولات
- پایش کیفیت خدمات در واحدهای مختلف سازمان
- جمعآوری بازخورد برای پروژهها یا کمپینهای بازاریابی
در ادامه کاربرد دو نمونه از فرمهای نظرسنجی در فرمساز فراگستر در قالب فیلم برای آشنایی بیشتر شما آمده است:
فرم نظرسنجی، یک نمونه کاربرد فرم ساز تحت وب برای جمع آوری اطلاعات
فرمساز فراگستر یک زیرسیستم کاربردی برای ایجاد نظرسنجی و پرسشنامه است که برای جمع آوری نظرات از کارمندان در مورد رویدادها، پیشنهادات و موارد دیگه میتوانید از آن استفاده کنید.
فرم سفارش غذا، نمونه دیگری از کاربرد فرم ساز آنلاین برای جمع آوری اطلاعات
با فرمساز آنلاین، راحت هر نوع فرمی مثل فرم ثبت سفارش غذا را طراحی کنید و آن را در میز کار اتوماسیون قرار دهید تا همکاران نظر خود را ثبت کنند.
تحلیل دادههای بهدستآمده از فرمها
یکی از نقاط قوت سامانه فرمساز هوشمند، قابلیت تحلیل دادههای جمعآوریشده است. مدیران میتوانند:
- اطلاعات را بهصورت فردی یا تجمیعی مشاهده کنند.
- گزارشهای شفاف و دستهبندیشده از دادهها استخراج نمایند.
- خروجی با فرمت اکسل دریافت کرده و در نرم افزارهای آماری یا نرم افزار گزارش ساز تحلیل کنند.
این قابلیت، امکان تصمیمگیری مبتنی بر داده را برای مدیران سازمانی فراهم میکند.
نقش فرمساز در بهبود تجربه کاربری مدیران و کارکنان
استفاده از فرمهای الکترونیک علاوه بر کاهش حجم نامهها در کارتابل کاربران، تجربهای سریع و روان در اختیار مدیران و کارکنان قرار میدهد:
- دسترسی سریع به نتایج و گزارشها
- کاهش بار کاری ناشی از ثبت و ارسال دستی فرمها
- امکان مشاهده دادهها بهصورت آنلاین و لحظهای
- ایجاد شفافیت در فرآیند جمعآوری اطلاعات
جمعبندی
نرم افزار فرم ساز تحت وب بعنوان یکی از زیرسیستمهای کاربردی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با فراهمکردن امکان طراحی و اجرای فرم های الکترونیکی و فرم های نظرسنجی آنلاین، گام مهمی در تسهیل فرآیندهای سازمانی برداشته است. این سامانه با قابلیتهایی همچون شخصیسازی، اتصال به سایر نرمافزارهای سازمانی، فرمولنویسی و گزارشگیری پیشرفته، نهتنها دادههای ارزشمند را جمعآوری میکند بلکه تجربه کاربری مدیران و کارکنان را نیز بهبود میبخشد.
به این ترتیب، سازمانها میتوانند با استفاده از یک سامانه فرم ساز هوشمند ایرانی، هم بهرهوری خود را افزایش دهند و هم با تصمیمگیریهای دقیقتر، مسیر توسعه و رشد پایدار را هموار سازند.
