نحوه صحیح شماره گذاری نامه‌های اداری

زمان تقریبی مطالعه: ۷ دقیقه

در ادامه آموزش‌های مربوط به مبحث نامه اداری، در مورد شماره گذاری در نامه اداری صحبت می‌کنیم. اگر می‌خواهید با نحوه صحیح شماره گذاری در مکاتبات اداری آشنا شوید، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

نامه‌نگاری روش اصلی برقراری ارتباطات اداری در سازمان‌ها و شرکت‌هاست، زیرا مکاتبات اداری تنها راه پیگیری رسمی امور سازمانی است. در نگاه اول انجام این مکاتبات ممکن است امری ساده به نظر برسد، اما سادگی نامه‌نگاری تا وقتی خواهد بود که میان تعداد انگشت‌شماری از افراد جریان داشته باشد. زمانی که صحبت از ارتباط میان هزاران کاربر و میان واحدهای متعدد یک سازمان می‌شود، پیگیری و تفکیک این مکاتبات بسیار پیچیده خواهد شد. به همین دلیل شماره‌گذاری یکی از مهم‌ترین مراحل انجام مکاتبات اداری است. مدیریت مکاتبات و نامه‌های اداری از ضرورت‌های اصلی برای عملکرد صحیح و روان یک سازمان است و شماره گذاری نامه‌های اداری یکی از مهم‌ترین تدابیری است که برای مدیریت مکاتبات وجود دارد. در ادامه این مقاله در مورد اینکه شماره نامه چیست و نحوه شماره گذاری در نامه اداری خواهید خواند.

شماره نامه چیست؟

شماره نامه چیست؟

شماره نامه، در واقع همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان ارسال‌کننده یا بایگانی‌کننده نامه است. مهم‌ترین فایده شماره نامه امکان ارجاع به آن در طی مکاتبات اداری و پاسخگویی به نامه‌ها است. همچنین، شماره نامه یا شماره ثبت در کنار سربرگ و تاریخ نامه، از ویژگی‌هایی است که باعث تمایز نامه‌های اداری از نامه‌های عادی می‌شود. هر سازمان برای شماره گذاری نامه‌ها استاندارد مخصوص به خودش را دارد و شماره نامه در هر سازمان مفهومی قراردادی و خاص است که می‌توان شامل اطلاعات مختلفی مثل واحدهای دریافت کننده نامه را شامل شود.

فایده دیگر نوشتن شماره‌ نامه اداری این است که باعث آسان شدن طبقه‌بندی و جستجوی نامه‌ها در سیستم‌های بایگانی یا اتوماسیون اداری می‌شود و می‌توان از آن در پیگیری‌ها و ارجاع‌ها نیز به عنوان شناسه‌ استفاده کرد و نامه‌ها را در بایگانی الکترونیکی یا سنتی و فیزیکی، بر اساس شماره ثبت آنها پیدا کرد.

نحوه شماره گذاری نامه اداری چگونه است؟

شماره گذاری نامه با روشی انجام می‌پذیرد که برای دبیرخانه هر سازمان به طور خاص تعریف می‌شود، تا نامه‌ها را مطابق با نیاز سازمان خود شماره‌گذاری کنند. اما صرف نظر از نحوه شماره زدن نامه اداری در هر سازمان، نکاتی هست که در تمامی سازمان‌ها و روش‌های شماره‌گذاری رعایت می‌شود. از جمله اینکه شماره‌گذاری نامه‌هایی که در دبیرخانه یک سازمان ثبت می‌شود نباید به گونه‌ای باشد که دو نامه دارای شماره نامه مشابه باشد. برای اجتناب از چنین اشتباهی، تعریف دقیق شیوه شماره‌گذاری و فرمول شماره گذاری نامه در دبیرخانه سازمان ضروری است.

شماره نامه معمولا در سمت چپ بالای سربرگ و در قسمت پایین تاریخ نامه ثبت می‌شود. فونت متن نامه در این بخش نیز رسمی بوده و مشابه سایر بخش‌های نامه اداری است. در هر حال، نحوه شماره گذاری در نامه اداری به دو طریق کلی انجام می‌شود:

نحوه شماره گذاری نامه اداری

شماره گذاری در نامه اداری بر اساس یک فرمول

در روش شماره گذاری در نامه اداری بر اساس یک فرمول، از ترکیبی از کدهایی که از پیش تعریف شده‌اند و به تعدادی از آنها اشاره کردیم استفاده می‌شود. در واقع ویژگی اصلی این روش این است که از یک ترکیب ثابت به عنوان یک فرمول شماره گذاری نامه استفاده می‌کند. این فرمول برای سیستم اتوماسیون دبیرخانه و راهبران آن تعریف می‌شود و در صورتی که از سیستم بایگانی سنتی استفاده می‌شود، در اختیار متصدی بایگانی و ثبت مکاتبات قرار می‌گیرد تا برای شماره‌گذاری در نامه اداری استفاده شود.

نرم‌‌افزار اتوماسیون فراگستر یکی از بهترین راهکارهای موجود برای خودکارسازی و مدیریت مکاتبات سازمانی در ایران است، که با دارا بودن سیستم دبیرخانه و با رعایت ملاحظات امنیتی، امکانات و کاربرد‌های ویژه‌ای را به منظور ثبت و مدیریت مکاتبات در اختیار شما قرار می‌دهد. قابلیت‌هایی از جمله:

• ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی
• شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات
• شخصی‌سازی فهرست‌های موجود در زیرسیستم تخصصی دبیرخانه
• جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع
• ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه
• جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه
• اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک

۷ قابلیت نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر برای ثبت و مدیریت مکاتبات

روش شماره گذاری مسلسل چیست؟
در روش شماره گذاری مسلسل یا همان شماره گذاری متوالی، نامه های اداری فارغ از هر نوع فاکتوری، تنها به ترتیب ثبت آنها در سامانه، شماره گذاری می شوند.

شماره گذاری در نامه اداری بدون استفاده از فرمول

در روش شماره گذاری در نامه اداری بدون استفاده از فرمول، قاعده خاصی برای شماره گذاری تعریف نمی‌شود و تمامی مکاتبات اداری به ترتیب ورود و خروج شماره‌گذاری می‌شوند. نرم افزارهای اتوماسیون می‌توانند ترکیبی از شماره گذاری با فرمول و بدون فرمول را برای شما مهیا کنند. اما معمولا از روش شماره گذاری بدون فرمول برای مکاتباتی که درون سازمانی هستند، استفاده می‌شود.

تعریف فرمت اندیکاتور

اجزای شماره نامه کدام است؟

همانطور که گفته شد، شماره‌گذاری نامه‌ اداری در هر سازمان، می‌تواند مختص همان سازمان باشد. بنابراین اجزای شماره نامه نیز در هر سازمان می‌تواند متفاوت باشد. به عنوان مثال برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها شما‌ره‌گذاری نامه‌های خود را تنها با استفاده از اعداد یا ترکیبی از اعداد و حروف انجام می‌دهند. در چنین حالتی، اعداد، نشان‌دهنده شماره نامه در دفتر اندیکاتور یا در سیستم اتوماسیون است. از حروف الفبا نیز معمولا برای تعیین واحدهای اداری دریافت کننده یا ارسال کننده استفاده می‌شود.

نمونه شماره نامه اداری

به عنوان نمونه: حرف «میم» نشانی برای واحد مدیریت، «کاف» اشاره به واحد کارگزینی و «ف» می‌تواند نشانی به واحد فنی و… باشد؛ حال نمونه شماره نامه اداری این بخش ها عبارت‌اند از:

• نمونه شماره نامه اداری واحد مدیریت:  م/۲۳۵۵۶۷
• نمونه شماره ناماه اداری واحد کارگزینی: ک/۳۴۵۹۲
• نمونه شماره نامه اداری واحد فنی: ف/۱۴۰۲۰۷

شماره‌گذاری نامه می‌تواند بسیار پیچیده‌تر شده و حتی شامل کدهایی مانند کد گیرنده، کد فرستنده، کد موضوع، کد نوع نامه (اداری، مالی، حقوقی و …) و امثال این موارد باشد، در سیستم اتوماسیون فراگستر، علاوه بر موارد گفته شده، شماره نامه می‌تواند شامل کد پرونده و کد واحد ارسال کننده نیز باشد.

نحوه شماره گذاری نامه‌ها در اتوماسیون فراگستر چگونه است؟

همانند نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری، نحوه شماره گذاری نامه‌ها در اتوماسیون نیز نسبت به مکاتبات کاغذی، مراحل و ویژگی‌های خاص خود را دارد. در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، زیرسیستمی به نام دبیرخانه تحت وب تعبیه شده، که مشتریان بتوانند فرمت شماره‌گذاری نامه‌هایشان را متناسب با نیازهای خود تنظیم کنند. در قسمت دبیرخانه این سامانه این امکان ترتیب داده شده تا شما بتوانید به تعداد نامحدود فرمت تعریف کنید. این فرمت در واقع همان فرمولی است که در قسمت بالای نامه‌های اداری در برخی از سازمان‌ها، با عنوان سال/شماره/و… نمایش داده می‌شود. شایان ذکر است که علاوه بر تعریف فرمت و فرمول شماره‌گذاری نامه‌ها، قابلیت رزرو شماره اندیکاتور نیز در دبیرخانه فراگستر برای کاربران فراهم شده است.

در قسمت تنظیمات دبیرخانه این نرم‌افزار، بخشی برای تعریف این فرمول وجود دارد که به صورت پیش‌فرض دارای چند آیتم است که می‌توانید از آنها برای تعریف فرمول مورد نیاز خود استفاده کنید. این آیتم‌ها شامل قسمت {Fldr} به معنای کد پرونده، {Dep} به معنی کد واحد، {Number} به معنی شمارنده، {YY} به معنی سال ۲ رقم آخر و {Year} به معنای سال تا ۴ رقم می‌باشد.

در ویدیو زیر می‌توانید ببینید که چگونه می‌توان یک فرمت جدید جهت شماره گذاری در نامه ها در دبیرخانه با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر ایجاد نمود.

کلام آخر

در گذشته، فرآیند ثبت و شماره‌ گذاری در نامه اداری توسط واحد دبیرخانه هر سازمان، به صورت دستی و با استفاده از دفترهای اندیکاتور انجام می‌شد. اما امروزه، سیستم‌های اتوماسیون دبیرخانه در بیشتر سازمان‌های بزرگ، این کار را به صورت خودکار انجام می‌دهند و به شما اجازه می‌دهند که فرمول خاص خودتان را برای شماره‌گذاری نامه‌ها تعریف کنید. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر از بهترین نمونه‌های این نوع نرم افزارها در ایران است که به شما اجازه می‍‌‌دهد با تعریف فرمت ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های اداری، ارجاع و بازیابی آنها را با دقت و سرعت تمام انجام دهید.