دفتر اندیکاتور چیست؟ آشنایی با نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور

زمان تقریبی مطالعه: ۶ دقیقه

آیا می‌دانید دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد؟ برای آشنایی با تعریف دفتر اندیکاتور، کاربرد آن و نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

حجم مکاتبات اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها می‌تواند بسیار زیاد باشد و این موضوع تفکیک و شناسایی نامه‌ها را دشوار می‌کند. سازمان‌ها برای رفع این مشکل از دفتری برای ثبت مکاتبات خود استفاده می‌کنند که به آن دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا نامه‌نما می‌گویند. این دفاتر در ابتدا طی سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی و با پیشنهاد و طرح فرانسوی‌ها و بلژیکی‌ها برای اصلاح نظام بایگانی ایران مورد استفاده قرار گرفتند. پس از آن ادارات دولتی در ایران موظف شدند که دفاتر اندیکاتور و اندکس داشته باشند و این دفاتر هنوز هم در بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه در مورد دفتر اندیکاتور، نحوه شماره گذاری در دفتر اندیکاتور و تفاوت آن با دفتر اندکس خواهید خواند.

دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد؟

دفتر اندیکاتور ابزاری است که برای ثبت اطلاعات مربوط به کلیه مکاتبات اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها استفاده می‌شود و از طریق آن می‌توان مکاتبات مختلف را پیگیری و اثبات نمود. این مکاتبات هم شامل نامه‌های برون‌سازمانی (وارده و صادره) و هم شامل نامه‌های درون‌سازمانی و همینطور نامه‌های ارجاعی می‌شود.

کاربرد اصلی دفتر اندیکاتور نیز سهولت در شناسایی نامه‌ها و تفکیک بهتر آنها از طریق ثبت این مشخصات است. اگر در ثبت و تفکیک مکاتبات اشتباهی رخ دهد یا مشکلی به وجود بیاید، ممکن است مسئولیت یک موضوع مهم مشخص نشود و باعث وارد شدن زیان هنگفتی به سازمان شود. بنابراین دفتر اندیکاتور می‌تواند سازمان شما را از اشتباهات پرهزینه نجات دهد. از جمله موارد استفاده از دفتر اندیکاتور (یا نرم افزارهای کامپیوتری جایگزین آن) در اداره‌ها و سازمان‌ها، شرکت‌ها و کارخانه‌ها، مدارس، مراکز آموزشی و دانشگاهی، دفاتر حقوقی و اصولا هر سازمانی است که نیاز به سازماندهی مکاتبات خود داشته باشد.

دفتر اندکس چیست و چه تفاوتی با دفتر اندیکاتور دارد؟

دفتر اندکس که دفتر راهنمای دبیرخانه نیز نامیده می‌شود، ورود یا عدم ورود نامه وارده شماره‌دار به سازمان را ثبت می‌کند و از این طریق کمک می‌کند تا شماره اندیکاتور نامه‌ها راحت‌تر پیدا شود. بنابراین دفتر اندکس را می‌توان به نوعی دفتر کمکی اندیکاتور دانست. برای استفاده از این دفتر، نامه‌های وارده علاوه بر ثبت در دفتر اندیکاتور توسط مسئول دبیرخانه باید در دفتر اندکس نیز ثبت و شماره گذاری شوند.

دفتر اندکس زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که تعداد نامه‌های وارده و مکاتبات سازمان زیاد بوده و دسترسی سریع به دفتر اندیکاتور ممکن نباشد. در این شرایط راه‌حل جایگزین برای سازمان‌ها استفاده از دفتر اندکس است. هر صفحه در دفتر اندکس معمولا به سه بخش و ستون تقسیم می‌شود که عبارتند از:

• فرستنده نامه
• شماره دفتر اندیکاتور (همان شماره ردیف در دفتر اندیکاتور)
• هزار (عدد هزارگان شماره نامه)

مشخصات فرم دفتر اندیکاتور چیست؟

یک دفتر اندیکاتور ساده معمولا دارای دو فرم مجزا برای نامه‌های وارده و نامه‌های صادره است. بخش مربوط به نامه‌های وارده حداقل دارای ۵ ستون اصلی است که به ترتیب برای درج اطلاعات مربوط به شماره ردیف (شماره ثبت اندیکاتور)، تاریخ ثبت، گیرنده نامه، شرح نامه و شماره نامه وارده استفاده می‌شود.

سایر اطلاعات مربوط به نامه‌های وارده و صادره که در دفاتر اندیکاتور ثبت می‌شوند، عبارتند از:

• شماره ردیف: در اینجا منظور همان شماره اندیکاتور است که با شروع هر سال از شماره یک آغاز شده و در پایان سال خاتمه پیدا می‌کند تا مجددا از یک شروع شود.
• ذکر شماره‌های قبل: در این ستون، اگر در مورد نامه‌‌ای که ثبت می‌شود، سابقه یا مکاتبه‌ای در سازمان وجود داشته باشد، ذکر می‌گردد.
• تاریخ: در این ستون، تاریخ دقیق (روز، ماه و سال) دریافت یا ارسال نامه‌ها ثبت می‌شود.
• پیوست‌ها: در این ستون تعداد پیوست‌ها الزاما ذکر می‌شود.
• صاحبان نامه‌ها: منظور از صاحبان نامه، نام سازمان و یا واحد فرستنده نامه است.
• موضوع نامه: در این قسمت، موضوع نامه یا خلاصه‌ای از آن نگاشته می‌شود.
• ارجاع: در این قسمت، نام فرد یا واحد سازمانی اقدام کننده نامه است و نامه با آنها ارجاع شده، نوشته می‌شود.
• شماره و تاریخ نامه‌های وارده: در این ستون، شماره نامه دریافتی و تاریخ دریافت آن ذکر می‌شود.
• تاریخ صدور: در این ستون، تاریخ صدور نامه به طور دقیق (روز، ماه و سال) ثبت می‌گردد.
• رونوشت: رونوشت در نامه اداری اختصاص به نامه‌های صادره دارد و در صورتی که نامه‌ای علاوه بر گیرنده اصلی، گیرنده‌های رونوشت نیز داشته باشد، نام آنها در این ستون ثبت می‌شود.
• شماره قبل دفتر اندیکاتور: این ستون به شماره‌ها و صفحات قبلی دفتر اندیکاتور اشاره می‌کند و برای ثبت مواردی همچون پیرو، بازگشت و عطف، استفاده می‌شود.
• شماره بعد دفتر اندیکاتور: این ستون به شماره‌ها و صفحات بعدی دفتر اندیکاتور اشاره می‌کند و شماره نامه‌های مربوط به مکاتبات آتی در آن ثبت می‌گردد.
• شماره پرونده: در این بخش، شماره و یا کد پرونده‌ بایگانی مربوط به نامه ثبت می‌گردد.

نحوه تکمیل دفتر اندیکاتور چگونه است؟

دفاتر اندیکاتور ظاهر بزرگی دارند که ممکن است این تصور را ایجاد کند که کار با آنها بسیار مشکل است. اما در واقع اینطور نیست و اگر صفحات آن را به دقت ملاحظه کنید، خواهید دید که از نظم و ترتیب خاصی برخوردار بوده و نوشتن دفتر اندیکاتور آسان است. برخی از صفحات آنها مربوط به نامه های وارده و برخی از آنها مربوط به نامه‌های صادره از سازمان است. هر کدام از صفحات این دفاتر نیز با چندین ستون به بخش های مختلف تقسیم شده اند و هر کدام از این ستون ها مربوط به بخشی از اطلاعات مربوط به نامه‌ها می‌باشد.

کلیه مکاتبات یک سازمان، اعم از مکاتبات صادره با بیرون و مکاتبات وارده به سازمان، در صفحات این دفتر و در ستون های آن ثبت می‌شوند. برای اینکار پس از اینکه دبیرخانه نامه را دریافت کرد، ابتدا محل اقدام (ارجاع) آن را مشخص کرده و سپس به متصدی ثبت نامه  تحویل می‌دهد. مسئول ثبت نامه‌ها تاریخ، موضوع نامه، خلاصه‌ای از متن نامه، شخص دریافت کننده نامه، صادره یا وارده بودن نامه و زمانی که نامه به سازمان رسیده و برای اقدام به مسئول مربوطه ابلاغ شده است را در ستون‌های مشخصی ثبت می‌کند و شماره دفتر (شماره اندیکاتور) توسط او به روی نامه‌ها زده می‌شود.

برای شفاف‌تر شدن این موضوع، لازم به ذکر است که منظور از نامه‌های صادره، آن دسته از نامه‌هایی است که از سمت سازمان برای سایر اشخاص حقیقی و حقوقی صادر می‌شود. اما برعکس، نامه‌های وارده کلیه مکاتباتی را شامل می‌شود که از خارج از سازمان به مقصد آن ارسال شده است. در این نوع مکاتبات، ثبت اطلاعات نامه ها باید به گونه ای باشد که کلیه اطلاعات مهم آنها را شامل شود تا بتوان پیگیری آنها را در آینده بدون مشکل انجام داد.

کلام آخر

در این مقاله خواندید که دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد. استفاده از دفاتر اندیکاتور، یک روش دستی و قدیمی برای مدیریت و پیگیری مکاتبات اداری است. با توجه به دیجیتالی شدن روزافزون این مکاتبات و حذف کاغذ از فرآیند آنها، استفاده از این دفاتر رو به کاهش است و بسیاری از شرکت ها و سازمان ها از نرم افزارهای مدیریت مکاتبات مانند نرم افزار دبیرخانه فراگستر به جای اندیکاتور برای ثبت و پیگیری نامه ها استفاده می‌کنند. با این حال این نرم افزارها نیز اطلاعات مشابهی را در ارتباط با نامه ها ثبت می‌کنند. اگر مایل به آشنایی با راهکار فراگستر برای خودکارسازی، ثبت و پیگیری مکاتبات سازمانی خود هستید، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.