دفتر اندیکاتور چیست؟ آشنایی با نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور

آیا می‌دانید دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد؟ برای آشنایی با تعریف دفتر اندیکاتور، کاربرد آن و نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

حجم مکاتبات اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها می‌تواند بسیار زیاد باشد و این موضوع تفکیک و شناسایی نامه‌ها را دشوار می‌کند. سازمان‌ها برای رفع این مشکل از دفتری برای ثبت مکاتبات خود استفاده می‌کنند که به آن دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا نامه‌نما می‌گویند. این دفاتر در ابتدا طی سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی و با پیشنهاد و طرح فرانسوی‌ها و بلژیکی‌ها برای اصلاح نظام بایگانی ایران مورد استفاده قرار گرفتند. پس از آن ادارات دولتی در ایران موظف شدند که دفاتر اندیکاتور و اندکس داشته باشند و این دفاتر هنوز هم در بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه در مورد دفتر اندیکاتور، نحوه شماره گذاری در دفتر اندیکاتور و تفاوت آن با دفتر اندکس خواهید خواند.

دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد؟

دفتر اندیکاتور، دفتری است که در آن اطلاعات مربوط به کلیه مکاتبات یک سازمان با هدف ممکن ساختن پیگیری و اثبات آنها در آینده، ثبت می‌شود. این مکاتبات هم شامل نامه‌های برون‌سازمانی (وارده و صادره) و هم شامل نامه‌های درون‌سازمانی و همینطور نامه‌های ارجاعی می‌شود. کاربرد اصلی دفتر اندیکاتور نیز سهولت در شناسایی نامه‌ها و تفکیک بهتر آنها از طریق ثبت این مشخصات است.

اگر در ثبت و تفکیک مکاتبات اشتباهی رخ دهد یا مشکلی به وجود بیاید، ممکن است مسئولیت یک موضوع مهم مشخص نشود و باعث وارد شدن زیان هنگفتی به سازمان شود. بنابراین دفتر اندیکاتور می‌تواند سازمان شما را از اشتباهات پرهزینه نجات دهد. از جمله موارد استفاده از دفتر اندیکاتور (یا نرم افزارهای کامپیوتری جایگزین آن) در اداره‌ها و سازمان‌ها، شرکت‌ها و کارخانه‌ها، مدارس، مراکز آموزشی و دانشگاهی، دفاتر حقوقی و اصولا هر سازمانی است که نیاز به سازماندهی مکاتبات خود داشته باشد.

دفتر اندکس چیست و چه تفاوتی با دفتر اندیکاتور دارد؟

دفتر اندکس که دفتر راهنمای دبیرخانه نیز نامیده می‌شود، ورود یا عدم ورود نامه وارده شماره‌دار به سازمان را ثبت می‌کند و از این طریق کمک می‌کند تا شماره اندیکاتور نامه‌ها راحت‌تر پیدا شود. بنابراین دفتر اندکس را می‌توان به نوعی دفتر کمکی اندیکاتور دانست. برای استفاده از این دفتر، نامه‌های وارده علاوه بر ثبت در دفتر اندیکاتور توسط مسئول دبیرخانه باید در دفتر اندکس نیز ثبت و شماره گذاری شوند.

دفتر اندکس زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که تعداد نامه‌های وارده و مکاتبات سازمان زیاد بوده و دسترسی سریع به دفتر اندیکاتور ممکن نباشد. در این شرایط راه‌حل جایگزین برای سازمان‌ها استفاده از دفتر اندکس است. هر صفحه در دفتر اندکس معمولا به 3 بخش و ستون تقسیم می‌شود که عبارتند از:

• فرستنده نامه
• شماره دفتر اندیکاتور (همان شماره ردیف در دفتر اندیکاتور)
• هزار (عدد هزارگان شماره نامه)

مشخصات فرم دفتر اندیکاتور چیست؟

یک دفتر اندیکاتور ساده معمولا دارای دو فرم مجزا برای نامه‌های وارده و نامه‌های صادره است. بخش مربوط به نامه‌های وارده حداقل دارای ۵ ستون اصلی است که به ترتیب برای درج اطلاعات مربوط به شماره ردیف (شماره ثبت اندیکاتور)، تاریخ ثبت، گیرنده نامه، شرح نامه و شماره نامه وارده استفاده می‌شود.

نمونه اطلاعات اصلی که در یک دفتر اندیکاتور ثبت می‌شوند

سایر اطلاعات مربوط به نامه‌های وارده و صادره که در دفاتر اندیکاتور ثبت می‌شوند، عبارتند از:

1. 1. شماره ردیف: در اینجا منظور همان شماره اندیکاتور است که با شروع هر سال از شماره یک آغاز شده و در پایان سال خاتمه پیدا می‌کند تا مجددا از یک شروع شود.
   2. ذکر شماره‌های قبل: در این ستون، اگر در مورد نامه‌‌ای که ثبت می‌شود، سابقه یا مکاتبه‌ای در سازمان وجود داشته باشد، ذکر می‌گردد.
   3. تاریخ: در این ستون، تاریخ دقیق (روز، ماه و سال) دریافت یا ارسال نامه‌ها ثبت می‌شود.
   4. پیوست‌ها: در این ستون تعداد پیوست‌ها الزاما ذکر می‌شود.
   5. صاحبان نامه‌ها: منظور از صاحبان نامه، نام سازمان و یا واحد فرستنده نامه است.
   6. موضوع نامه: در این قسمت، موضوع نامه یا خلاصه‌ای از آن نگاشته می‌شود.
   7. ارجاع: در این قسمت، نام فرد یا واحد سازمانی اقدام کننده نامه است و نامه با آنها ارجاع شده، نوشته می‌شود.
   8. شماره و تاریخ نامه‌های وارده: در این ستون، شماره نامه دریافتی و تاریخ دریافت آن ذکر می‌شود.
   9. تاریخ صدور: در این ستون، تاریخ صدور نامه به طور دقیق (روز، ماه و سال) ثبت می‌گردد.
   10. رونوشت: رونوشت در نامه اداری اختصاص به نامه‌های صادره دارد و در صورتی که نامه‌ای علاوه بر گیرنده اصلی، گیرنده‌های رونوشت نیز داشته باشد، نام آنها در این ستون ثبت می‌شود.
   11. شماره قبل دفتر اندیکاتور: این ستون به شماره‌ها و صفحات قبلی دفتر اندیکاتور اشاره می‌کند و برای ثبت مواردی همچون پیرو، بازگشت و عطف، استفاده می‌شود.
   12. شماره بعد دفتر اندیکاتور: این ستون به شماره‌ها و صفحات بعدی دفتر اندیکاتور اشاره می‌کند و شماره نامه‌های مربوط به مکاتبات آتی در آن ثبت می‌گردد.
   13. شماره پرونده: در این بخش، شماره و یا کد پرونده‌ بایگانی مربوط به نامه ثبت می‌گردد.
   14. شماره نامه: شماره نامه در دفتر اندیکاتور، در واقع همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان ارسال‌کننده یا بایگانی‌کننده نامه است.

نحوه تکمیل دفتر اندیکاتور چگونه است؟

دفاتر اندیکاتور ظاهر بزرگی دارند و ممکن است این تصور را ایجاد کند که کار با آنها بسیار مشکل است. اما در واقع اینطور نیست و کار با دفتر اندیکاتور آسان است. اگر صفحات این دفاتر را ملاحظه کنید، خواهید دید که از نظم و ترتیب خاصی برخوردار بوده و برخی از صفحات آنها مربوط به نامه های وارده و برخی از آنها مربوط به نامه‌های صادره از سازمان است. هر کدام از صفحات این دفاتر نیز با چندین ستون به بخش‌های مختلف تقسیم شده‌اند و هر کدام از این ستون‌ها مربوط به بخشی از اطلاعات نامه‌ها می‌باشد.

کلیه مکاتبات یک سازمان، اعم از مکاتبات صادره یا وارده، در صفحات و ستون‌های دفتر اندیکاتور ثبت می‌شوند. برای این‌کار پس از اینکه دبیرخانه نامه را دریافت کرد، ابتدا محل اقدام (ارجاع) آن را مشخص کرده و سپس به متصدی ثبت نامه  تحویل می‌دهد. این فرد باید تاریخ، موضوع، خلاصه‌ای از متن، شخص دریافت کننده، صادره یا وارده بودن و زمانی که یک نامه به سازمان رسیده و برای اقدام به مسئول مربوطه ابلاغ شده است را در ستون‌های دفتر اندیکاتور نوشته و شماره دفتر (شماره اندیکاتور) را روی نامه‌ها درج کند.

در تصویر زیر می‌توانید یک نمونه پر شده دفتر اندیکاتور را مشاهده کنید:

نمونه تکمیل شده از یک صفحه دفتر اندیکاتور

برای شفاف‌تر شدن این موضوع، لازم به ذکر است که منظور از نامه‌های صادره، آن دسته از نامه‌هایی است که از سمت سازمان برای سایر اشخاص حقیقی و حقوقی صادر می‌شود. اما برعکس، نامه‌های وارده کلیه مکاتباتی را شامل می‌شود که از خارج از سازمان به مقصد آن ارسال شده است. در این نوع مکاتبات، ثبت اطلاعات نامه ها باید به گونه ای باشد که کلیه اطلاعات مهم آنها را شامل شود تا بتوان پیگیری آنها را در آینده بدون مشکل انجام داد.

آیا می‌دانید مدت زمان نگهداری دفتر اندیکاتور چند سال است؟

به طور معمول مدت زمان نگه داری دفتر اندیکاتور در سازمان‌ها، 15 سال می‌باشد و سازمان‌ها در این مدت زمان باید از تخریب و گم‌شدن دفتر اندیکاتور اطمینان حاصل کنند.

بهترین جایگزین برای دفتر اندیکاتور چیست؟

با توجه به پیشرفت‌های نرم‌افزاری و همچنین الکترونیکی شدن بسیاری از فرایندها، استفاده از دفتر اندیکاتور، راهکاری منسوخ شده برای ثبت و مدیریت مکاتبات در دبیرخانه‌ها محسوب می‌گردد؛ بهترین ابزار جایگزین برای دفتر اندیکاتور، نرم‌افزارهای تخصصی دبیرخانه هستند. نرم افزار دبیرخانه فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های اصلی و پایه سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد و یکپارچگی کاملی با کارتابل مکاتبات اداری و همچنین دیگر زیرسیستم‌های این سامانه دارد.

نرم‌‌افزار دبیرخانه فراگستر یکی از بهترین راهکارهای موجود برای خودکارسازی و مدیریت فرآیندهای دبیرخانه در ایران است، که با رعایت ملاحظات امنیتی، امکانات و کاربرد‌های ویژه‌ای را به منظور ثبت و مدیریت مکاتبات سازمان در اختیار شما قرار می‌دهد؛ برخی از قابلیت‌های نرم افزار دبیرخانه فراگستر در نسخه 7 این سامانه اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• شماره گذاری خودکار نامه‌ها
• ثبت سریع مکاتبات به کمک قابلیت “گیشه”
• ثبث خودکار نامه‌ها و بسته‌ها
• مدیریت فرستنده و گیرنده‌های متفرقه در اتوماسیون
• ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی
• شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات
• ثبت پشت سر هم مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه
• جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع
• اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک
• تعیین زمان‌بندی برای ارسال نامه از طریق فکس، ایمیل یا ECE
• رزرو شماره اندیکاتور در دبیرخانه
• امکان تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه
• تهیه انواع گزارش‌ها (آمار دبیرخانه، آمار درگاه، آمار فکس‌ها، آمار ایمیل‌ها و…)
• و…

کلام آخر

در این مقاله خواندید که دفتر اندیکاتور چیست و چه کاربردی دارد. استفاده از دفاتر اندیکاتور، یک روش دستی و قدیمی برای مدیریت و پیگیری مکاتبات اداری است. با توجه به دیجیتالی شدن روزافزون این مکاتبات، استفاده از این دفاتر رو به کاهش است و بسیاری از شرکت ها و سازمان ها از نرم افزارهایی مانند نرم افزار دبیرخانه فراگستر به جای اندیکاتور برای ثبت و پیگیری نامه‌ها استفاده می‌کنند. اگر مایل به آشنایی بیشتر با راهکار فراگستر برای خودکارسازی، ثبت و پیگیری مکاتبات سازمانی خود هستید، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.

سوالات متداول

دفتر اندیکاتور چیست؟

دفتر اندیکاتور، دفتری است که در آن اطلاعات مربوط به کلیه مکاتبات یک سازمان با هدف ممکن ساختن پیگیری و اثبات آنها در آینده، ثبت می‌شود. دفتر اندیکاتور باعث سهولت در شناسایی نامه‌ها و تفکیک بهتر آنها می‌شود.

شماره اندیکاتور چیست؟

منظور از شماره اندیکاتور همان شماره ردیف است که با شروع هر سال از شماره یک آغاز شده و در پایان سال خاتمه پیدا می‌کند تا مجددا از یک شروع شود.

دفتر اندیکاتور چه فرقی با دفتر اندکس دارد؟

دفتر اندکس نوعی دفتر کمکی اندیکاتور است که ورود نامه وارده شماره‌دار به سازمان را ثبت می‌کند و کمک می‌کند تا شماره اندیکاتور نامه‌ها راحت‌تر پیدا شود. در حالی که دفتر اندیکاتور اطلاعات کامل‌تری را از کلیه مکاتبات ثبت می‌کند.

کدام مشخصات در دفتر اندیکاتور ثبت می‌شوند؟

در دفتر اندیکاتور حداقل ۵ نوع مشخصات اصلی ثبت می‌شوند که عبارتند از شماره ردیف (شماره ثبت اندیکاتور)، تاریخ ثبت، گیرنده نامه، شرح نامه و شماره نامه وارده. سایر مشخصاتی که در دفاتر اندیکاتور ثبت می‌شوند عبارتند از: شماره ردیف، ذکر شماره‌های قبل (شماره نامه های مرتبط)، تاریخ، پیوست‌ها، صاحبان نامه‌ها، موضوع نامه، ارجاع، شماره و تاریخ نامه‌های وارده، تاریخ صدور و… .