در بسیاری از دبیرخانههای سازمانهای بزرگ این نیاز وجود دارد تا به هر علتی نامه صادرهای در تاریخی قبل از تاریخ آن روز شماره شود. به عنوان مثال دبیرخانهای بخواهد نامه صادره خود را به تاریخ و شماره یک هفته قبل شماره کند. در نرمافزار دبیرخانه فراگستر، قابلیتی با عنوان رزرو شماره اندیکاتور در دبیرخانه برای سازمانها فراهم شده است.
با استفاده از این امکان، کاربران میتوانند در ابتدای هر سال یا ابتدای دورههای زمانی خاص، بنابر تشخیص خودشان، تعدادی شماره نامه را رزرو کرده و در زمان نیاز از آن شمارهها استفاده نمایند.
برای استفاده از این قابلیت کاربران دارای دسترسی باید سپس مراحل زیر را طی مینمایند:
مرحله اول: از طریق نوار ابزار بالای صفحه، وارد بخش «زیرساخت اتوماسیون» شوید و روی آیکون فرم «رزرو شماره نامه» کلیک کنید. (مطابق تصویر).
مرحله دوم: در این بخش، دبیرخانه مورد نظر خود را انتخاب میکنید و تعداد شماره اندیکاتور مورد نیاز خود برای رزرو را وارد مینمایید؛ سپس سامانه به صورت اتوماتیک، شمارنده آن دبیرخانه را به تعداد وارد شده افزایش میدهد. به عنوان مثال، اگر شمارنده بر روی 100 بوده باشد و شما 10 تا شماره اندیکاتور رزرو کرده باشید، شمارنده به عدد 111 افزایش مییابد و شمارههای 101 تا 110، برای شما رزرو میشوند تا زمانی که نیاز داشتید نامه را با این شمارهها ثبت نمایید.
مرحله سوم: برای استفاده از شماره اندیکاتورهای ذخیره شده، کافیست در هنگام ثبت نامه، از فرم ایجاد نامه در دبیرخانه، قبل از کلیک بر روی دکمه صدور نامه و اخذ اتوماتیک شماره اندیکاتور، بر روی گزینهی مشخص شده در تصویر زیر کلیک کنید.
سپس از فهرست شماره اندیکاتورهای رزرو شده – در دبیرخانه مورد نظر – شماره نامه مورد نظر خود را انتخاب نمایند؛ همچنین علاوه بر شماره نامه، کاربران میتوانند تاریخ مورد نظر خود را (حتی تاریخی قبل از تاریخ امروز) نیز انتخاب کنند.
مرحله چهارم: با کلیک بر روی دکمه «صدور نامه»، به جای شمارهگیری از اندیکاتور تعریف شده برای نامه (آخرین شماره اندیکاتور)، شماره رزرو شده همراه با تاریخ انتخاب شده، برای نامه ثبت میشوند؛ شایان ذکر است که نامه مورد نظر، در بین نامههای صادر شده در فهرست نامهها قرار میگیرد.
در فهرست شمارههای رزرو شده، کاربران میتوانند نامه منتسب به هر کدام از شماره اندیکاتورهای رزرو شده را، مشاهده نمایند.
