در بسیاری از سازمانها زمانی که ارباب رجوع برای ملاقات با یک فرد یا حضور در یک واحد به سازمان مراجعه میکند، واحد حراست یا نگهبانی، یک فرم در قالب برگه کاغذی پر میکند که در آن مشخصات ارباب رجوع نوشته شده و در هنگام خروج از سازمان نیز آن برگه با امضا فرد ملاقات شونده از ارباب رجوع دریافت میشود. استفاده از برگههای کاغذی میتواند منجر به بینظمی و آشفتگی در روند کنترل تردد مراجعین شود و زمان زیادی از آنها بگیرد.
فرم مدیریت کنترل تردد مراجعین در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان اتوماسیون اداری فراگستر انتخاب مناسب و هوشمندانهای برای آن دست از سازمانهاییست که تمایل دارند درخواست ورود مراجعین به سازمان و ملاقات با افراد یا حضور در واحد های سازمانی را بصورت کاملاً مکانیزه اجرا نمایند.
مثلا فرض کنید شما میخواهید با مدیر بازرگانی یک سازمان ملاقات داشته باشید. هنگام مراجعه شما به واحد حراست آن سازمان، نگهبان وارد اتوماسیون خود شده و یک فرم الکترونیکی با اطلاعات شما مثل نام، شماره تلفن، تاریخ مراجعه و … را پر میکند. سپس این فرم برای مدیر بازرگانی در بستر کارتابل اتوماسیون کسب و کار فراگستر ارجاع میشود و او باید ورود شما به سازمان را تایید کند. پس از تایید مدیر، قادر به ورود به سازمان خواهیدبود.
پیش از پایان ملاقات نیز، مدیر بازرگانی میتواند در همان فرم اتمام ملاقات و خروج شما از سازمان را تایید و ثبت کند. کلیه این مراحل بصورت کاملاً الکترونیکی و بدون نیاز به چاپ کاغذ اجرا میشود و سوابق کلیه ترددهای ثبت شده نیز، در سیستم گردآوری خواهند شد.
در ادامه تصویری از فرم آماده کنترل تردد مراجعین در زیرسیستم پیشخوان فراگستر آمده است:
فرم کنترل تردد مراجعین در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر
