زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی،یک ابزار همکاری و مدیریت پروژه کاربرپسند است که به اعضای تیم اجازه میدهد تا وظایف، گردش کار و پروژه ها را با استفاده از بردها و فضای کاری سازماندهی کنند و بهره وری را افزایش دهند. این زیرسیستم در یک نگاه به شما میگوید روی چه چیزی کار میشود، چه کسی روی چه چیزی کار میکند و هر پروژه در کدام مرحلهی اجراست.
از آنجایی که این زیرسیستم با اتوماسیون اداری فراگستر یکپارچه است اعضای تیم میتوانند در هر جایی که هستند از طریق وب و در بستر محیط اتوماسیون اداری فراگستر به آن دسترسی داشته باشند.
امکانات نرمافزار مدیریت کارها و وظایف تیمی در اتوماسیون کسب و کار فراگستر:
تعریف فضاهای کاری، پروژهها و بوردهای فعالیت
- تعریف بوردها در پروژه، انتساب وظایف به بوردها
- انتساب افراد به فضاهای کاری و پروژهها و کارها
- امکان ایجاد لیستهای متنوع برای تعیین مراحل انجام کارها
- امکان الصاق فایل مجاز در پیوست کارها
- امکان ایجاد ارتباط بین کارها
- امکان تعیین مهلت انجام برای کارها
- اطلاع رسانی پیامکی (SMS) برای مهلت انجام کارها
- امکان تعیین کاور های رنگی و تصویری برای کارها
- امکان تعریف ساختار شکست کارها (WBS)
- امکان آرشیو کارها و دسترسی به فهرست بایگانی کارها
- و….
قابلیتهای مشابه با شبکههای اجتماعی در نرمافزار مدیریت کارهای تیمی
- درج نظرات و فعالیت ها بر روی کارها و وظایف
- اطلاعرسانی نظرات و فعالیتها به سایر کاربران با استفاده از منشن (mention)
- ایجاد تعریف کانال و گروه ها مرتبط با پروژها و کارها و وظایف
- گفتگوی شخصی با همکاران
- نگه داشتن تاریخچه پیامها
- امکان ارسال فایل و صوت در گفتگوی آنلاین
- و….
ارتباط با کارتابل مکاتبات و مدیریت مستندات اتوماسیون فراگستر
- امکان ایجاد خودکار کارها و وظایف از روی نامهها و انجام پیگیریهای مرتبط
- امکان انتساب نامهها و مکاتبات به کارها و وظایف در دست اجرا
- امکان اطلاعرسانی خودکار کارها به کارتابل افراد منتسب
- و…
در این زیرسیستم به سادگی میتوانید از روی یک نامه، کاری را در سیستم “مدیریت کارها و وظایف تیمی” ایجاد کرده و آنرا پیگیری کنید.
برای این کار، در فرم مشاهده نامه روی گزینه “ایجاد کار” کلیک کنید.
ایجاد کار در سیستم مدیریت کارهای تیمی بر اساس یک نامه
شما می توانید از این بخش، کاری متناظر با نام همان نامه ایجاد نمایید و یا نام دیگری برای کار برگزینید. همچنین لازم است تا فضای کاری، پروژه و لیست کاری مورد نظرتان را انتخاب نمایید و افرادی که می خواهید کار در سیستم “مدیریت کارهای تیمی” بر اساس دسترسی های تعریف شده به ایشان منتسب گردد را نیز تعیین نمایید.
در صورت ایجاد کاری از روی نامه، با باز کردن کار از سیستم “مدیریت کار های تیمی” نامه مبدا قابل دسترسی می باشد.
همچنین از داخل نامه هم از بخش سوابق گزینه “تبدیل به کار” می توانید مستقیم به کار ایجاد دسترسی داشته باشید.
تنظیم جلسات سازمانی مرتبط با کارها و وظایف
- ایجاد جلسات مرتبط با کارها و وظایف
- ارسال دعوت نامه جلسات به مدعوین از طریق کارتابل، ایمیل و پیامک
- ثبت صورتجلسات منتسب به کارها و وظایف
- تعیین مسئول اجرا و پیگیری مصوبات صورتجلسات
- و….
ردیابی پیشرفت پروژهها و فعالیتها و انواع گزارش و نمودار ها
- گزارش زمان انجام کارها و وظایف
- گزارش زمان سررسید کارها و وظایف
- گزارش پیشرفت کار ها
- گزارشهای آماری و نموداری
- و….
اطلاعات تکمیلی (Custom Fields) با استفاده از فرم ساز فراگستر (به زودی)
- طراحی انواع فرم های اطلاعاتی متنوع
- امکان اتصال فیلد ها به سایر منابع اطلاعاتی سازمان
- امکان اخذ گزارش های بر اساس اطلاعات تکمیلی
- قابلیت تعریف قوانین محاسباتی بر روی فیلد ها اطلاعاتی
- قابلیت تعریف دسترسی به فیلد های اطلاعاتی بر اساس کاربران
- و….
دستاوردهای استقرار این زیرسیستم در سازمان:
- سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضای تیمهای کاری
- پیگیری آسانتر و شفافتر کارها و آگاهی از میزان پیشرفت وظایف محول شده به افراد تیم
- ساده سازی تعامل افراد عضو در تیمهای کاری با یکدیگر در یک محیط مجتمع
- مدیریت مناسب منابع، انتقال منابع سازمان و کاهش ریسک انجام صحیح و به موقع کارها
- جذب آسان افراد جدید به پروژههای در دست اجرا و دسترسی ایشان به منابع اطلاعاتی قبلی
- فراهم آوری امکان دورکاری و مدیریت تیمهای کاری بصورت غیر مجتمع در یک فضای کاری
