اتوماسیون حسابداری : کاربرد و تاثیر اتوماسیون اداری در فرایندهای مالی و حسابداری

اتوماسیون اداری به عنوان بستری امن و یکپارچه برای انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات، برقراری تعامل، ایجاد ارتباطات و مدیریت اطلاعات، می‌تواند جایگاه خود را در حوزه‌های متفاوت سازمانی و اداری و مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندهای آن به دست بیاورد. در این مقاله به کاربرد و تاثیر اتوماسیون اداری در فرایندهای مالی و حسابداری می‌پردازیم؛ برای آشنایی با نحوه بهبود فرایندهای مالی به کمک اتوماسیون اداری یا همان اتوماسیون حسابداری، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

اتوماسیون حسابداری چیست؟

حسابداری حوزه و حرفه‌ای پیچیده و مهم محسوب می‌شود و انجام کارها و فرایندهای حسابداری نیاز به دقت و سرعت بالایی دارد؛ یکی از راه‌های افزایش سرعت و دقت فرایندهای حسابداری، خودکارسازی یا اتوماسیون آن‌ها است. اتوماسیون حسابداری به نرم‌افزارها و سامانه‌هایی اطلاق می‌شوند که در فرایندهای مالی و حسابداری، موجب تسهیل و خودکارسازی فرایندها می‌شوند.

سامانه‌ها و سیستم‌های مالی مختلفی وجود دارند که هر کدام از آن‌ها از جایگاه مشخصی در حوزه خودکارسازی یا اتوماسیون حسابداری برخوردار هستند؛ یکی از سیستم‌های نرم‌افزاری که کاربردها و تاثیرات بسیار مختلفی در فرایندهای مالی و حسابداری دارد، نرم افزار اتوماسیون اداری، اتوماسیون حسابداری یا اتوماسیون مالی اداری است.

کاربردهای اتوماسیون حسابداری در فرایندهای مالی و حسابداری

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، اتوماسیون اداری یک بستر یا پلتفرم متمرکز و یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، فرایندها و ارتباطات و همچنین ایجاد و برقراری تعامل درون/برون سازمانی، بر اساس ابزارها و زیرسیستم‌هایی که برخوردار هستند، کاربردهای مختلفی در فرایندهای مالی و حسابداری دارند و گاهی اوقات از آن‌ها به عنوان اتوماسیون حسابداری نیز یاد می‌شود.

برخی از کاربردهای اتوماسیون حسابداری در فرایندهای مالی و حسابداری عبارت است از:

1. طراحی فرم‌های مالی به صورت الکترونیکی
2. ثبت و گردش خودکار اسناد مالی
3. طراحی فرایندهای اخذ تاییدات
4. مدیریت متمرکز اسناد و مدارک مالی
5. تعیین سطوح دسترسی کاربران به اسناد، فرم‌ها و فرایندهای مالی
6. دریافت و پردازش خودکار اطلاعات و تهیه گزارش
7. برقراری ارتباط بین سامانه‌های مختلف
8. مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی

8 کاربرد اتوماسیون حسابداری در فرایندهای مالی و حسابداری

1- طراحی فرم های مالی به صورت الکترونیکی

برخی از نرم افزارهای اتوماسیون حسابداری امکان طراحی انواع مختلفی از فرم‌های اطلاعاتی و مالی را برای شما فراهم می‌کنند؛ با استفاده از زیرسیستم فرم ساز، می‌توانید بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی وب و تنها با استفاده از Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی آماده، فرم‌های مالی و حسابداری مورد نیاز خود را به صورت الکترونیکی طراحی کنید و در بستر اتوماسیون اداری در اختیار کاربران و کارمندان خود بگذارید تا با تکمیل این فرم‌ها، اطلاعات و داده‌ها به صورت ساختار یافته ثبت و ذخیره شوند.

2- ثبت و گردش خودکار اسناد مالی

با استفاده از زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) که در برخی از سامانه‌های اتوماسیون حسابداری وجود دارد، می‌توانید فرایندهایی که قابل پیش‌بینی و تکرارپذیر هستند را، طراحی و مدل‌سازی کرد و در نهایت آن‌ها را خودکارسازی نمود. به عنوان مثال، فرایند ثبت فاکتورهای فروش و ارجاع خودکار آن‌ها به سامانه مدیریت انبار برای تامین کالا، یا فرایند بایگانی خودکار اسناد و مدارک مالی بر اساس نوع، عنوان و محرمانگی که دارند و… .

3- طراحی فرایندهای اخذ تاییدات

گزارش‌ها، قرارداد‌ها، فاکتورهای مالی، درخواست‌ها و بسیاری دیگر از فرم‌ها و مدارک مالی باید به صورت سلسله مراتبی تایید و یا امضا شوند، تا ماهیت رسمی و تایید شده‌ای به دست بیاورند و یا فرایند رسیدگی به آن‌ها به پایان برسد؛ در همین راستا، با استفاده از قابلیت‌ها و ابزارهایی مانند طراحی سیر تاییدات و اخذ امضا به صورت نامحدود، می‌توانید فرایندی سلسله مراتبی متناسب با هر کدام از فرایندهای اخذ تاییدات مالی را طراحی و خودکارسازی کنید و از امضای الکترونیک و یا تصویر امضای الکترونیک نیز برای اخذ تاییدات بهره ببرید.

4- مدیریت متمرکز اسناد و مدارک مالی

یکی دیگر از کاربردهای اتوماسیون اداری در فرایندهای مالی و حسابداری، مدیریت اسناد و مدارک به صورت متمرکز و یکپارچه با اتوماسیون اداری است؛ زیرسیستم مدیریت مستندات یا همان DMS، وظیفه ثبت، سازماندهی، دسته‌بندی، بایگانی اسناد و مدیریت چرخه حیات اسناد را  بر عهده دارد. همچنین به کمک نرم افزار DMS می‌توانید دسترسی کاربران به مستندات را بر اساس چارت سازمانی، واحد، سمت، فرد یا گروهی از افراد مدیریت کنید.

5- تعیین سطوح دسترسی کاربران به فرم ها و فرایندهای مالی

علاوه بر مدیریت دسترسی کاربران به مستندات مالی، به کمک اتوماسیون حسابداری می‌توانید دسترسی کاربران به فرم‌ها و فرایندهای مختلف را نیز، مدیریت نمایید. این مدیریت دسترسی می‌تواند بر اساس چارت سازمانی، واحد اداری و یا گروهی از افراد و فردی خاص صورت بگیرد.

6- دریافت و پردازش خودکار اطلاعات و تهیه گزارش

با استفاده از داده‌های ساختاریافته‌ای که به کمک فرم‌های الکترونیکی ثبت شده‌اند و همچنین اطلاعات و داده‌های ساختاریافته سامانه‌های دیگر، می‌توانید انواع مختلفی از گزارش‌های تحلیلی و آماری را با استفاده از زیرسیستم گزارش ساز طراحی کنید و هر زمان که نیاز داشتید، نسبت به گزارش گیری اقدام نمایید.

7- برقراری ارتباط بین سامانه های مختلف

برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا همان اتوماسیون حسابداری از قابلیت اتصال به سامانه‌های دیگر از طریق API و دریافت و انتقال اطلاعات بین این سامانه‌ها برخوردار هستند؛ به کمک این قابلیت می‌توانید سامانه‌ها و سیستم‌های مالی و حسابداری که از API پشتیبانی می‌کنند را، به اتوماسیون اداری متصل نمایید و به انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها و استفاده از آن‌ها در فرایندهای مختلف اتوماسیون حسابداری بپردازید.

بیشتر بدانیم: API چیست؟

8- مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی

یکی از وظایف و کاربردهای اصلی اتوماسیون اداری در حوزه‌های کاری، سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، از جمله حوزه مالی و حسابداری، مدیریت مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی است؛ مدیریت ارتباطات در اتوماسیون حسابداری بر اساس چارت سازمانی، سمت سازمانی و یا واحد سازمانی صورت می‌گیرد، البته شایان ذکر است که برخی از اتوماسیون‌های حسابداری امکان تعیین سطح دسترسی کاربران به مکاتبات و ارتباطات به صورت فردی نیز وجود دارد. زیرسیستم‌های مختلفی مانند کارتابل مکاتبات، دبیرخانه، بایگانی سازمانی، چت سازمانی و… ابزارها و نرم‌افزارهایی برای برقراری ارتباط درون/برون سازمانی و مدیریت آن هستند.

حال که با کاربردهای اتوماسیون اداری در فرایندهای مالی و حسابداری آشنا شدیم، باید به این سوال بپردازیم که تاثیر اتوماسیون اداری در فرایندهای مالی و حسابداری چیست؟

اتوماسیون اداری چه تاثیری بر روی فرایندهای مالی و حسابداری دارد؟

با توجه به کاربردهای اتوماسیون اداری در فرایندهای خودکارسازی یا اتوماسیون حسابداری، باید انتظار تاثیرات مختلفی را بر روی فرایندهای مالی و حسابداری داشته باشیم؛ برخی از تاثیرات اتوماسیون اداری بر روی فرایندهای مالی و حسابداری عبارت‌اند از:

• افزایش سرعت و دقت فرایندها
• بهینه سازی و تسهیل فرایندها
• کاهش هزینه‌های جانبی
• بهبود مدیریت دسترسی به اطلاعات
• بهبود مدیریت اطلاعات و داده‌ها
• افزایش امنیت مکاتبات و مستندات
• یکپارچه‌سازی سامانه‌ها و نرم‌افزارها
• افزایش چابکی و تطبیق‌پذیری سازمان
• بهبود تعاملات و مدیریت ارتباطات سازمانی

تاثیرات اتوماسیون اداری بر روی فرایندهای مالی و حسابداری

بهینه سازی و تسهیل فرایندها

اولین تاثیر استفاده از اتوماسیون حسابداری و زیرسیستم BPMS آن، طراحی، بهینه‌سازی و تسهیل فرایندهای مالی و حسابداری و همچنین دیگر فرایندهای سازمانی – مانند درخواست مرخصی، پیگیری مکاتبات و… – می‌باشد؛ بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی و مالی موجب افزایش شفافیت در سازمان، کاهش سوتفاهم‌ها، صرفه‌جویی در زمان، افزایش رضایت کارکنان و مراجعین و موارد دیگر می‌گردد.

افزایش سرعت و دقت فرایندها

اتوماسیون اداری به لطف قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های مختلفی که دارد، علاوه بر تسهیل فرایندها، موحب افزایش سرعت و دقت آن‌ها نیز می‌گردد؛ به عنوان مثال برای تهیه گزارش فروش ماهانه، تنها با چند کلیک می‌توانید قالب گزارش مورد نیازتان را انتخاب نمایید و به گزارش‌گیری بپردازید.

کاهش هزینه های جانبی

خودکارسازی و بهینه‌سازی فرایندها و همچنین الکترونیکی کردن آن‌ها، خودبه‌خود موجب کاهش هزینه‌های جانبی و افزایش سود و بهره‌وری سازمان یا کسب و کارتان می‌گردد؛ ساده‌ترین مثال‌هایی که می‌توان زد، کاهش مصرف کاغذ، کاهش هزینه‌های سرویس دوره‌ای دستگاه‌های چاپگر، افزایش بهره‌وری کارکنان و… می‌باشد.

بهبود مدیریت دسترسی به اطلاعات

اتوماسیون اداری با امکان مدیریت سطوح دسترسی کاربران بر اساس فاکتورهای مختلف، موجب بهبود مدیریت دسترسی‌های اعضای مجموعه، بهبود مدیریت دسترسی به مستندات و… می‌گردد.

بهبود مدیریت اطلاعات و داده ها

مدیریت متمرکز و یکپارچه اطلاعات و داده‌ها و همچنین سطوح دسترسی کاربران به اطلاعات، مستندات، فرم‌ها و فرایندهای سازمانی با اتوماسیون حسابداری، موجب بهبود مدیریت اطلاعات و داده‌ها در سازمان‌ها می‌گردد؛ همچنین این امر بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری فرایندهای اتوماسیون حسابداری را نیز با خود به همراه دارد.

افزایش امنیت مکاتبات و مستندات

استفاده از پروتکل‌های ارتباطی امن، محافظت از اطلاعات و داده‌ها به کمک لایه‌های امنیتی، امکان نصب بر روی سرورهای اختصاصی سازمان‌ها، سیستم‌های احراز هویت کاربران و تعیین سطح دسترسی کاربران، همگی موجب افزایش امنیت مکاتبات و مستندات در سامانه‌های اتوماسیون حسابداری می‌گردند.

بیشتر بدانیم: تعیین قوانین امنیتی پیشرفته در اتوماسیون اداری

یکپارچه سازی سامانه ها و نرم افزارها

اتوماسیون اداری به عنوان بستری برای ایجاد ارتباط بین سامانه‌های نرم‌افزاری و زیرسیستم‌های مختلف، موجب یکپارچه‌سازی سامانه‌ها و نرم‌افزارها و ایجاد محیط کاربری متمرکز و کاربردی و همچنین افزایش هماهنگی و اشتراک‌گذاری اطلاعات بین بخش‌ها می‌شود.

افزایش چابکی و تطبیق پذیری سازمان

به لطف قابلیت طراحی، مدلسازی و مدیریت فرایندهای مالی، می‌توانید زمانی که به تغییر و اصلاح فرایندها و یا استراتژی‌های سازمانی نیاز دارید،  به راحتی و چابکی، مسیر حرکت، فعالیت‌ها و فرایندهای سازمانی خود را متناسب با تغییرات و شرایط، تطبیق دهید.

بهبود تعاملات و مدیریت ارتباطات سازمانی

یکی دیگر از تاثیرات اتوماسیون اداری در فرایندهای مالی و حسابداری، تسهیل و تقویت ارتباطات و تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی و همچنین بهبود مدیریت این ارتباطات می‌باشد. مدیریت مکاتبات سلسله مراتبی، مدیریت ارتباطات برون سازمانی با زیرسیستم دبیرخانه، چت سازمانی و بسیاری دیگر از قابلیت‌ها و امکانات، همی با هدف مدیریت و تسهیل ارتباطات و تعاملات سازمانی طراحی شده‌ و توسعه یافته‌اند.

اتوماسیون اداری فراگستر، همراه شما در فرایندهای مالی و حسابداری

اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستم‌ها، نرم‌افزارها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده است و بستری امن و یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، مکاتبات، فرایندها و یکپارچه سازی سازمانی محسوب می‌گردد؛ برخی از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

• کارتابل و گردش مکاتبات
• دبیرخانه تخصصی
• مدیریت مستندات
• چت سازمانی (پیام رسان سازمانی)
• سامانه تبادل فایل
• مدیریت کارها و وظایف تیمی
• گزارش ساز
• فرم ساز
• APIهای آماده فراگستر
• مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
• چندامضایی و تاییدات نامحدود
• چندسازمانی (مختص سازمان‌هایی با ساختار هلدینگی)
• مدیریت فکس، ایمیل، ECE و…
• کارتابل آفلاین (یکپارچگی با سامانه Outlook)
• و…

برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و کسب تجربه کار با این سامانه اتوماسیون، می‌توانید از طریق لینک زیر نسخه دموی رایگان این نرم افزار را دریافت کنید و مورد استفاده قرار دهید.

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی کامل مفهوم اتوماسیون حسابداری و همچنین کاربردها و تاثیرات اتوماسیون اداری بر روی فرایندهای مالی و حسابداری پرداختیم؛ امیدواریم که اطلاعات مفیدی از مطالعه این مقاله به دست آورده باشید. در صورتی که سوالاتی درون ذهن شما بی پاسخ مانده است، حتما آنها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول

اتوماسیون حسابداری چیست؟ 

به مجموعه نرم‌افزارهایی که موجب تسهیل و خودکارسازی فرایندهای مالی و حسابداری می‌شوند، اتوماسیون حسابداری می‌گویند.

اتوماسیون اداری همان اتوماسیون حسابداری است؟

اتوماسیون اداری به عنوان بستری یکپارچه و متمرکز، با هدف مدیریت اطلاعات و فرایندها در حوزه‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد، از جمله حوزه اتوماسیون حسابداری و مالی.