نرم افزارهای کامپیوتری مختلف در بسیاری موارد نمیتوانند با هم ارتباط برقرار کنند و کسب و کارها ناچار میشوند اطلاعات را به صورت دستی میان آنها جابجا کنند. برای رفع این مشکل باید از ابزاری به نام API یا واسط برنامهنویسی کاربردی استفاده شود. در این مقاله برای آشنایی شما با این ابزار به تعریف API و انواع آن و معرفی API اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یک نمونه ایرانی آن برای کسب و کارها میپردازیم.
واسط برنامهنویسی کاربردی یا API چیست؟
واسط برنامهنویسی کاربردی یا API که مخفف عبارت انگلیسی Application Programming Interface است، یک کد نرم افزاریست که به سایر نرمافزارهای کامپیوتری کمک میکند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و تبادل اطلاعات کنند.
از این لحاظ، API ها نوعی واسط محسوب میشوند و اصلیترین ابزارها برای برقراری ارتباط میان نرم افزارهای کامپیوتری مختلف هستند. استفاده از این ابزارها معمولاً نیاز به مقداری دانش برنامهنویسی دارد و بیشتر توسط برنامهنویسان پیادهسازی میشوند. اما برای آشنایی با کارکرد و اهمیت آنها نیازی به داشتن دانش برنامهنویسی ندارید.
واسطهای برنامهنویسی کاربردهای متعددی دارند و هم برای کاربران معمولی و هم برای سازمانها مفید هستند. به عنوان نمونه، سازمانها میتوانند با استفاده از API ها میان نرمافزارهای خود اتصال برقرار کرده و جابجایی دادهها میان آنها را خودکارسازی کنند. کاربران معمولی نیز در موارد بسیاری ضمن استفاده از سرویسهای نرم افزاری مثل راهکارهای گوگل، مایکروسافت و آمازون از API هایی که توسط آنها ارائه میشود استفاده میکنند.
تا اینجای کار با تعریف API و کاربرد اصلی آن آشنا شدید. با این حال این سوال برای بسیاری از مدیران وجود دارد که چرا باید در سازمانهای خود از یک API استفاده کنیم؟
انواع API کدامند؟
همانطور که خواندید، API ها ابزارهایی هستند که به تبادل اطلاعات میان نرم افزارهای مختلف کمک میکنند. با این حال تمامی آنها شبیه هم نیستند و انواع مختلفی دارند که میتواند مورد استفاده کسب و کارها یا توسعهدهندگان نرمافزار قرار بگیرد. چهار نوع اصلی از API ها که معمولاً در وب اپلیکیشنها استفاده میشود عبارتند از عمومی، خصوصی، مشارکتی و ترکیبی. در ادامه به توضیح هر کدام از آنها میپردازیم:
انواع API
- API های باز یا عمومی:
علت نامگذاری این نوع API ها این است که برای استفاده عموم افراد و کسب و کارها در دسترس هستند. از نمونه این نوع API ها میتوان به OAuth API گوگل اشاره کرد.
- API های مشارکتی:
این نوع API ها در دسترس عموم قرار ندارد و دسترسی به آنها نیازمند امتیازات یا مجوزهای خاصی است. کاربرد اصلی این نوع API برای تبادل اطلاعات میان کسب و کارهاست. به عنوان نمونه یک کسب و کار میتواند برخی از اطلاعات مشتریان خود را با استفاده از این ابزارها در اختیار تبلیغ کنندگان قرار دهد.
- API های داخلی یا خصوصی:
این نوع API ها با هدف استفاده در سیستمهای داخلی کسب و کارها توسعه داده میشوند و تنها در دسترس کارکنان سازمان هستند. با استفاده از API های داخلی، سازمانها میتوانند نرمافزارها و سیستمهای خود را به یکدیگر متصل کرده و به تبادل دادهها میان آنها بپردازند.
- API های ترکیبی:
این نوع API ها آنهایی هستند که برای انجام عملیاتهای متوالی، چندین API را با هم ترکیب کرده و اطلاعات گوناگون آنها را به اشتراک میگذارند.
نمونههای API کدامند؟
امروزه API ها در نرمافزارها و سرویسهای نرمافزاری متعددی مورد استفاده قرار میگیرند. برخی از نمونههای رایج و عمومی این API ها عبارتند از:
برخی از نمونههای رایج و عمومی API ها
- API برای ثبتنام یا ورود به حساب کاربری:
یکی از شناخته شدهترین انواع API ها، آنهایی هستند که به افراد امکان میدهند با استفاده از اطلاعات شناسایی خود در یک سرویس مطرح مانند Gmail، بتوانند در یک سرویس نرمافزاری یا وبسایت دیگر ثبتنام کرده یا وارد حساب کاربری خود شوند و از خدمات آن بهره ببرند. حتماً دیدهاید که بسیاری از وبسایتها و نرمافزارهای ابری به شما اجازه میدهند بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات خود بتوانید با استفاده از اطلاعات حساب جیمیل خود ثبت نام کنید. در این حالت از این نوع API استفاده شده است که اطلاعات حساب شما را از گوگل دریافت کرده و با استفاده از آن شما را شناسایی میکند.
- API برای تراکنشهای مالی:
خیلی از وبسایتهای اینترنتی و سرویسهای نرمافزاری در راستای ارائه خدمات خود یا برای فروش یک محصول نیازمند سازوکاری برای پردازش تراکنشهای مالی هستند. طرفین این تراکنش برای اینکه بتوانند از خدمات پرداخت اینترنتی و پردازش تراکنشهای مالی سایر شرکتها استفاده کنند، ناچار به انتقال اطلاعات تراکنش خود به این شرکتها هستند. این مورد یکی از نمونههای رایج استفاده از API است که به شما امکان میدهد انتقال دادههای مربوط به تراکنشهای مالی را با امنیت بالا انجام دهید.
- API برای نشان دادن موقعیت جغرافیایی:
بسیاری اوقات افراد یا کسب و کارها احتیاج پیدا میکنند که موقعیت جغرافیایی خود یا مکان دیگری را روی نقشه برای مخاطب نشان دهند. در این حالت برای اینکه بتوانند از خدمات سرویسهای نقشه آنلاین مانند سرویس Google Maps استفاده کنند، ناچار به انتقال اطلاعات موقعیت مکانی مورد نظر خود به این سرویسها هستند. این مورد یکی از نمونههای رایج استفاده از API است که به شما امکان میدهد به راحتی لوکیشن جغرافیایی مورد نظر خود را بر روی یک نقشه به دیگران نشان دهید.
- API برای مقایسه قیمتها:
سرویسهای اینترنتی متعددی وجود دارند که کار اصلی آنها مقایسه قیمت اجناس یا خدمات مختلفی است که از سوی سایر شرکتها ارائه میشود. برای ارائه این خدمت آنها نیاز دارند تا بتوانند اطلاعات قیمتها را به صورت بهروز از تعداد بسیار زیادی شرکت و فروشنده دریافت کنند. آنها برای دریافت این اطلاعات به شکلی بهینه ناچار استفاده از API هایی برای انجام این کار هستند. این مورد یکی از نمونههای رایج استفاده از API است که به شما امکان میدهد بتوانید به راحتی قیمت خدمات و اجناس مختلف را با هم مقایسه کنید.
دقت داشته باشید که نمونههای رایج کاربرد API ها به موارد فوق محدود نمیشود و حتی شامل سادهترین مواردی مانند API برای به اشتراکگذاری پستهای شبکههای اجتماعی، API برای نمایش ویدئوهای یوتیوب، API برای نمایش اطلاعات بورس، API برای نمایش اطلاعات هواشناسی و بسیاری موارد دیگر میشوند. به علاوه یکی از کاربردهای اصلی API در نرم افزارهای اتوماسیون اداری است. برخی از نمونههای رایج API ها در نرم افزارهای اتوماسیون عبارتند از:
- استفاده از API های مرتبط با ایجاد نامه در نرم افزار Postman
- استفاده از API های مرتبط با دریافت اطلاعات پرسنل در نرم افزار Postman
- استفاده از API های مرتبط با ایجاد نامه در نرم افزار ProcessMaker
- استفاده از API های مرتبط با ایجاد سازمان توسط زبان برنامه نویسی #C
چرا باید در سازمان خود از API استفاده کنیم؟
استفاده از API ها مزیتهای زیادی دارد که بکارگیری آنها را به یک ضرورت تبدیل میکند. اما مهم ترین ضرورت استفاده از آنها در مواردی است که نیاز دارید تا برای انجام فعالیتها و فرآیندهای سازمانی خود، بتوانید از دادههای چندین نرم افزار استفاده کرده و از آنها استفاده کنید.
API ها بهعنوان واسطه کار میکنند و به توسعهدهندگان اجازه میدهند تا تعاملات برنامهریزی شدهای را بین نرمافزارهای مختلفی که مردم و کسب و کارها به طور روزانه استفاده میکنند، ایجاد کنند. در واقع، API ها ابزارهایی هستند که به شما کمک میکنند تا داده ها را از چنگال سایر نرم افزارها آزاد کنید.
اما ضرورت API ها به مدیریت دادهها محدود نمیشود. این ابزارها میتوانند به رشد کسب و کار شما نیز کمک کنند. به عنوان نمونه میتوانند تلاشهای شما را برای اتوماسیون کسب و کارتان بهینهتر کنند. هر چقدر هم که یک سیستم اتوماسیون کارآمد باشد، نمیتواند تمام قابلیتهای مورد نیاز برای انجام تمام فرآیندهای تجاری مورد نظر در کسب و کارهای مختلف را داشته باشد. دلیل آن نیز کاملا ساده بوده و این واقعیت است که فعالیتها و نیازهای کسب و کارها با یکدیگر تفاوت دارد و هیچ نرمافزاری نمیتواند به تنهایی همه نیازهای سازمانهای مختلف را برآورده کند.
آیا میدانستید که اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرم افزارهای سازمانی را دارد؟
یکی از مشکلات استفاده از نرمافزارهای سازمانی، تعدد و پراکندگی آنهاست. اتوماسیون کسب و کار فراگستر با داشتن یک API به شما امکان میدهد تا به تبادل اطلاعات میان انواع نرمافزارهای سازمانی از جمله CRM، حسابداری، مالی و … پرداخته و آنها را یکپارچه کنید. برای آشنایی بیشتر با انواع متداول این نرمافزارها، میتوانید از لینک زیر بازدید کنید:
اتوماسیون اداری با چه نرم افزارهایی قابلیت یکپارچه شدن دارد؟
به عبارتی، اگر سیستمی به طور خاص برای کسب و کار شما طراحی نشده باشد، هرگز تمام قابلیتهای مورد نیاز شما را نخواهد داشت. در این حالت کسب و کارها سراغ استفاده از نرم افزارهای مختلف میروند. اما یکی از بزرگترین چالشهایی که کسب و کارها هنگام تلاش برای استفاده از این نرم افزارهای گوناگون با آن مواجه هستند، ادغام این نرم افزارهای مختلف با یکدیگر است.
اینجاست که API ها وارد عمل میشوند. با تسهیل ارتباط بین نرمافزارهای مختلف، API ها به کسب و کارها امکان میدهند تا یکپارچگی بیشتری میان نرم افزارهای خود ایجاد کرده و فرآیندهای کاری خود را بهتر خودکارسازی کنند. به عنوان نمونه، شما با استفاده از API در سازمان خود میتوانید نرم افزار CRM خود را با نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی یکپارچه کنید و به این ترتیب بهرهوری تلاشهای واحد بازاریابی خود را افزایش دهید.
تبادل اطلاعات میان نرمافزارها با استفاده از واسطهای برنامهنویسی کاربردی یا API ها در 4 نوع طبقهبندی میشود:
- Get: در نوع Get میتوانیم فراخوانی اطلاعات را از یک نرم افزار داشته باشیم.
- Post: در نوع Post میتوانیم اطلاعات مورد نظر خود را در یک نرم افزار دیگر درج و ثبت کنیم.
- Put: در نوع Put میتوانیم اطلاعات موجود در یک نرم افزار را به روزرسانی کنیم.
- Delete: در نوع Delete میتوانیم برخی اطلاعات را از یک نرم افزار دیگر حذف کنیم.
معرفی API فراگستر و قابلیتهای یکپارچهسازی آن
یکی از موارد استفاده API ها در نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار (BPA) است که به شما امکان میدهند تا بتوانید نرم افزارهای سازمانی خود را به هم متصل کنید. نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار به خاطر ماهیت کاربردشان، به عنوان بستری برای ارتباط میان تمامی واحدهای سازمانی عمل میکنند. به همین ترتیب نرم افزار BPMS که یکی از بخشهای اصلی یک اتوماسیون کسب و کار محسوب میشود، ابزاریست که فرآیندهای جاری در سرتاسر سازمان را خودکارساری میکند و برای اینکار نیاز به توانایی انتقال اطلاعات میان نرمافزارهای مختلف دارد. به همین دلیل استفاده از API ها برای انتقال اطلاعات در بستر اتوماسیون کسب و کار راهکاری محبوب است.
نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر یکی از بهترین نمونههای ایرانی نرمافزارهای اتوماسیون است. برای آشنایی با زیرسیستم API فراگستر میتوانید ویدئوی زیر را ببینید:
با استفاده از FaragostarAPI شما میتوانید اسناد مختلفی را که در سیستمهای مالی، سیستمهای منابع انسانی، سیستمهای فروش و سایر سیستمهای سازمان تولید شدهاند، در داخل اتوماسیون اداری فراگستر به گردش درآورده و پس از دریافت تاییدات و اخذ امضاهایشان، آنها را بایگانی کنید. حتی میتوانید از امکانات تخصصی موجود در زیرسیستمهای مختلف اتوماسیون اداری فراگستر مثل امکان ارسال ایمیل، فکس و انواع نوتیفیکیشنهای برای کاربران استفاده کنید.
هدف FaragostarAPI این است که سازمانهای بهرهبردار بتوانند به سادگی سایر سیستمهای سازمانی خود را به سیستم اتوماسیون اداری فراگستر متصل کنند. این API در ذات نرمافزار اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد و برای استفاده از API های آن، نیازی به مراجعه به منبع بیرونی وجود ندارد.
یکپارچهسازی نرمافزارهای مختلف سازمانی و دادههای آنها در اتوماسیون اداری فراگستر هم با استفاده از API و هم از طریق وبسرویس فراگستر ممکن است. بنابراین، با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر سازمانها میتوانند هم به صورت محلی (شبکه داخلی سازمان) و هم تحت وب (اینترنتی)، سیستمها و دادههای خود را یکپارچه کنند.
کلام آخر
یکی از شاخصهای انتخاب و ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر ماژولهای کاربردی است. نرمافزار اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن ماژول API به شما امکان میدهد تا نرمافزارهای مختلف سازمانی خود را یکپارچهسازی کرده و دادههای آنها را جمعآوری کنید. برای آشنایی بیشتر با ماژولهای متنوع اتوماسیون اداری فراگستر و امکانات و قابلیتهای آنها میتوانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
