پرتال سازمانی و اتوماسیون چطور می توانند هم افزایی داشته باشند؟

پرتال سازمانی درگاهی برای ارائه خدمات به صورت غیرحضوری و الکترونیکی می‌باشد؛ بسیاری از سازمان‌ها، قبل از توسعه سامانه‌های میز خدمت الکترونیک، از پرتال‌های سازمانی برای ارائه خدمات غیرحضوری و مدیریت اطلاعات استفاده می‌کردند.

امروزه نیز هنوز سازمان‌های مختلفی از پورتال سازمانی برای مدیریت اطلاعات و همچنین ارائه خدمات غیرحضوری استفاده می‌کنند؛ پورتال های سازمانی به دلیل ساختاری که دارند، در برخی از موارد دارای محدودیت و کمبود می‌باشند، که این محدودیت‌ها با کمک گرفتن از سامانه‌های اتوماسیون بر طرف می‌شوند. استفاده از سامانه‌های اتوماسیون و پرتال سازمانی، موجب ایجاد یکپارچگی مدیریت اطلاعات، مکاتبات، ارائه خدمات و موارد دیگر، می‌گردد؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای مقاله از  فراگستر همراه ما باشید.

پرتال سازمانی و اتوماسیون چه ویژگی هایی دارند؟

پرتال سازمانی یا EIP که مخفف عبارت Enterprise Information Portal می‌باشد، یک پلتفرم درون سازمانی و آنلاین برای ارائه برخی خدمات به صورت الکترونیکی و مدیریت اطلاعات سازمانی است؛ در واقع پرتال سازمانی پل ارتباطی دنیای بیرون با درون سازمان‌ها محسوب می‌گردند. برخی از انواع پرتال های سازمانی عبارت‌اند از:

• پورتال سازمانی مشارکتی
• پرتال سازمانی تصمیم‌گیری
• پرتال سازمانی بانکی
• پرتال سازمانی دانشگاهی
• پرتال سازمانی شهرداری‌ها
• پرتال سازمانی دولت
• پرتال سازمانی شرکت‌های خصوصی

شایان ذکر است که پرتال‌های سازمانی به طور دقیق، تنها ابزاری برای انتشار اطلاعات (مانند اخبار، اسناد عمومی، آموزش‌ها و…) و دریافت اطلاعات برای شروع فرآیندهای مختلف می‌باشد؛ به عبارت دیگر، پرتال‌های سازمانی به خودی خود، قابلیت گردش اطلاعات در جریان کار را ندارند و افراد سازمان باید به صورت دستی وارد پرتال شوند و درخواست‌های ثبت شده در آن را بررسی کنند و در جریان کار قرار دهند.

اتوماسیون یا همان سامانه اتوماسیون اداری، سیستمی متشکل از نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های مختلف است، که به منظور تسهیل و خودکارسازی فرآیندها و همچنین مدیریت متمرکز مکاتبات، فرآیندها و اطلاعات و داده‌های یک سازمان یا کسب و کار، مورد استفاده قرار می‌گیرد. سامانه اتوماسیون اداری، برای افزایش بهره‌وری و تسهیل فرآیندهای بخش‌های مختلف یک سازمان یا کسب و کار، از زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای تخصصی همان بخش برخوردار است.

به عنوان مثال، نرم‌افزارها و زیرسیستم های اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

• کارتابل و گردش مکاتبات
• دبیرخانه
• بایگانی الکترونیکی (مدیریت مستندات)
• پیام رسان سازمانی (چت درون سازمانی)
• مدیریت فرآیندها BPMS
• مدیریت فکس، ایمیل و ECE
• نسخه موبایل PWA
• میز خدمت الکترونیکی
• فرم ساز
• گزارش ساز
• و…

اتوماسیون اداری و پرتال سازمانی در کنار هم چه کاربردهایی دارند؟

پرتال سازمانی ابزاری برای انتشار اطلاعات و دریافت اطلاعات از کاربران است و اتوماسیون اداری ابزار برای مدیریت اطلاعات و ارتباطات سازمانی و تسهیل فرآیندهای مختلف می‌باشد؛ اتصال این دو سامانه به یکدیگر، کاربردهای مختلفی دارد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

ثبت و ارسال خودکار درخواست ها به سازمان

با اتصال پرتال سازمانی به اتوماسیون اداری، درخواست‌های ثبت شده در پرتال سازمانی، پس از ثبت توسط کاربران، با تعریف یک فرآیند – به کمک BPMS – به صورت خودکار به کاربر یا بخش مربوطه در اتوماسیون یا زیرسیستم‌های متصل به آن ارسال و ارجاع داده می‌شوند. این امر موجب ایجاد یکپارچگی در فرآیند ثبت و رسیدگی به درخواست‌ها می‌گردد.

استفاده از فرم های اطلاعاتی

فرم های اطلاعاتی یا همان فرم های الکترونیکی، بهترین ابزارها برای ثبت داده‌ها به صورت ساختاریافته و قابل پردازش می‌باشند؛ با اتصال اتوماسیون اداری به پرتال سازمانی، می‌توان به کمک نرم افزار فرم ساز، انواع مختلفی از فرم‌های الکترونیکی مانند فرم‌های درخواست کالا، فرم درخواست مرخصی، فرم درخواست وام، نظرسنجی، آزمون آنلاین و… را طراحی کرد و در پرتال سازمانی در اختیار کاربران گذاشت.

گردش اطلاعات در جریان کار

اطلاعات و مستنداتی که در از طریق پرتال های سازمانی ثبت می‌شوند، با اتصال اتوماسیون اداری، به صورت خودکار وارد جریان کار می‌شوند؛ این امر موجب تسهیل فرآیندها و افزایش سرعت ارائه خدمات غیرحضوری به کاربران می‌گردد.

ایجاد یکپارچگی سامانه های مختلف با پرتال سازمانی

همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره کردیم، اتوماسیون اداری دارای زیرسیستم‌ها و سامانه‌های مختلفی است که یکپارچه شده‌اند؛ با اتصال اتوماسیون اداری به پرتال سازمانی، می‌توان به سادگی یکپارچگی کاملی میان پرتال سازمانی و سامانه‌های مختلف (مانند مدیریت مشتریان، مدیریت مستندات، دبیرخانه و…) ایجاد کرد.

پیگیری درخواست ها و مکاتبات

یکی از کاربردهای بسیار کلیدی استفاده از اتوماسیون اداری در کنار پرتال سازمانی، امکان پیگیری لحظه‌ای و شبانه‌روزی درخواست‌ها و مکاتبات می‌باشد. به کمک این قابلیت، کاربران و مراجعین می‌توانند با وارد کردن مشخصه‌های مختلف – مانند کد رهگیری، شماره نامه، شماره درخواست و… – در هر ساعت از شبانه‌روز، درخواست‌ها و مکاتبات خود را پیگیری کنند و فرآیند رسیدگی به آن را مشاهده نمایند.

مدیریت متمرکز و یکپارچه سازمان

به کمک اتوماسیون اداری، می‌توان تمامی فرآیندها و بخش‌های یک سازمان را به صورت یکپارچه و متمرکز مدیریت کرد؛ مانند مدیریت مکاتبات (مانند تعیین سلسله مراتب مکاتباتی، طراحی سربرگ نامه و…)، مدیریت و بایگانی مستندات ( مانند ثبت، نگه‌داری و بازیابی مستندات)، مدیریت وظایف و جلسات (مانند درج رویدادها و جلسات در تقویم سازمانی) و… .

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در کنار پرتال سازمانی چیست؟

همان‌طور که مطالعه کردیم، اتوماسیون اداری و پرتال سازمانی در کنار هم کاربردهای مختلفی دارند، اما این کاربردها چه مزایایی برای سازمان‌ها و ارگان‌های مختلف دارد؟ مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در کنار پرتال سازمانی عبارت‌اند از:

کاهش خطای انسانی

به کمک زیر سیستم BPMS می‌توان تمامی فرآیندهای قابل پیش‌بینی و تکرار پذیر را طراحی کرد و خودکار نمود؛ خودکارسازی فرآیندها و حذف نیروی انسانی در انتقال اطلاعات و یا انجام دستی فرآیندها، موجب کاهش خطای انسانی و افزایش دقت و صحت فرآیندها می‌گردد.

بهبود ارائه خدمات غیرحضوری

با اتصال اتوماسیون اداری به پرتال سازمانی و طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی، سازمان‌ها و ارگان‌ها می‌توانند طیف گسترده‌تری از خدمات را به صورت غیرحضوری به کاربران و ارباب رجوع ارائه نمایند؛ این امر موجب افزایش رضایت ارباب رجوع و پیش‌برد طرح دولت الکترونیک و طرح تکریم ارباب رجوع می‌گردد.

افزایش سرعت فرآیندها

خودکارسازی فرآیندها علاوه بر کاهش خطای انسانی و افزایش دقت فرآیندها، موجب افزایش سرعت آن‌ها نیز می‌گردد و زمان اتمام فرآیندها نیز کاهش می‌یابد.

افزایش شفافیت در سازمان

قابلیت‌هایی همچون امکان پیگیری لحظه‌ای و آنی مکاتبات و درخواست‌ها، مشاهده مراحل فرآیندها و…، مواردی هستند که موجب افزایش شفافیت‌ها در سازمان و افزایش اعتماد ارباب رجوع به سازمان می‌گردند.

ایجاد محیط کاربری یکپارچه

یکی از مزیت‌های بسیار مهم استفاده از اتوماسیون اداری، ایجاد محیط کاربری یکپارچه و متمرکز می‌باشد؛ با اتصال این سامانه به پرتال سازمانی، کارکنان/کارمندان سازمان کافی است وارد اتوماسیون اداری خود شوند و از آنجا تمامی مکاتبات خود را مدیریت کنند و به زیرسیستم‌ها و سامانه‌های مختلف دسترسی داشته باشند.

همچنین استفاده از اتوماسیون اداری، موجب بهبود مدیریت سازمان و ارزیابی عملکرد بخش‌های گوناگون سازمان می‌گردد؛ مدیران به کمک ابزارهایی مانند تقویم سازمانی و گزارش ساز، قادر به مدیریت وظایف زیردستان خود و همچنین ارزیابی عملکرد آن‌ها می‌باشند.

مدیریت متمرکز و یکپارچه اطلاعات

از آن جایی که تمام اطلاعاتی که از طریق پرتال سازمانی ثبت می‌گردند به اتوماسیون اداری منتقل می‌شوند و در جریان کار قرار می‌گیرند، سازمان‌ها می‌توانند مدیریت یکپارچه و متمرکزی بر روی اطلاعات داشته باشند؛ همچنین ذخیره‌سازی و پردازش اطلاعات در سامانه اتوماسیون اداری، موجب افزایش امنیت اطلاعات و داده‌ها می‌گردد.

افزایش امنیت داده ها و اطلاعات

اتوماسیون اداری از امنیت بسیار بالاتری نسبت به پرتال‌های سازمانی برخوردار است؛ سامانه‌های اتوماسیون اداری با استفاده از انواع پروتکل‌های امنیتی و پروتکل‌های ارتباطی، از اطلاعات و داده‌ها در برابر حملات فضای سایبری محافظت می‌کنند و همچنین با امکان تعیین سطح دسترسی کاربران به قالب‌های نامه، مستندات و زیرسیستم‌ها – بر اساس چارت سازمانی و سمت سازمانی – می‌توانند امنیت اطلاعات و داده‌ها را بیش از پیش مدیریت نمایند.

چطور می توان اتوماسیون اداری را به پرتال سازمانی متصل کرد؟

برای اتصال سامانه اتوماسیون اداری و پرتال سازمانی، می‌توان از API ها کمک گرفت؛ به کمک APIها می‌توان یک پل ارتباطی امن بین پرتال سازمانی و اتوماسیون اداری برقرار کرد، تا اطلاعات در امنیت کامل و با بالاترین سرعت و دقت، از پرتال سازمانی به اتوماسیون اداری منتقل شوند و وارد جریان کار گردند.

به عنوان مثال، در تصویر زیر، یک نمونه پرتال سازمانی متصل به اتوماسیون اداری فراگستر را مشاهده می‌کنید، که در آن خدمات دسته‌بندی شده‌اند و کاربران با انتخاب درخواست مورد نظر خود، می‌توانند فرم مربوطه به ثبت آن درخواست را تکمیل نمایند.

تصویر 3 – پرتال سازمانی متصل به اتوماسیون اداری فراگستر

در تصویر زیر نیز، نمونه فرم طراحی شده توسط فرم ساز فراگستر برای استخدام در سازمان را مشاهده می‌کنید؛ اطلاعات کاربران پس از تکمیل و ارسال فرم، از طریق APIها به اتوماسیون اداری فراگستر فرستاده شده و در قالب یک نامه، به فرد مربوطه ارجاع داده می‌شود.

تصویر 4 – فرم استخدام در سازمان

خلاصه و جمعبندی

پرتال سازمانی زمانی بیشترین ارزش را دارد که به‌صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار گیرد. پرتال نقش درگاه خدمات غیرحضوری و ثبت درخواست‌ها را بر عهده دارد و اتوماسیون وظیفه مدیریت گردش کار، ارجاع و بایگانی را انجام می‌دهد. این هم‌افزایی باعث می‌شود اطلاعات کاربران از طریق پرتال وارد شده و بدون نیاز به مداخله دستی، در اتوماسیون پردازش شوند؛ نتیجه آن افزایش سرعت، دقت و کاهش خطای انسانی است.
ترکیب پرتال سازمانی و اتوماسیون، در قالب نرم‌افزار میز خدمت الکترونیک، به سازمان‌ها امکان می‌دهد خدمات متنوعی مانند ثبت و پیگیری درخواست‌ها، ارسال مدارک و دریافت پاسخ را به‌صورت یکپارچه ارائه کنند. این مدل علاوه بر بهبود تجربه کاربری و افزایش شفافیت، مدیریت متمرکز اطلاعات و امنیت بالاتر را تضمین می‌کند و بستر تحول دیجیتال در سازمان را فراهم می‌سازد.

سوالات متداول

پرتال سازمانی چیست؟

پرتال سازمانی (Enterprise Information Portal) درگاهی است برای ارائه خدمات الکترونیکی، انتشار و دریافت اطلاعات و ارتباط بیرون با درون سازمان. پرتال معمولاً نقطه ورود کاربران/مراجعین برای ثبت درخواست و دریافت اطلاعات است

تفاوت پرتال سازمانی با اتوماسیون اداری چیست؟

پرتال سازمانی ورودی درخواست‌ها و تعاملات بیرونی را فراهم می‌کند؛ درحالی‌که اتوماسیون اداری وظیفه مدیریت گردش کار، ارجاع و بایگانی نامه‌ها و مستندات را دارد. ترکیب این دو، هم تجربه کاربری بهتری ایجاد می‌کند و هم بهره‌وری سازمانی را بالا می‌برد.

آیا می‌توان پرتال سازمانی را بدون اتوماسیون استفاده کرد؟

بله، اما امکانات آن محدود خواهد شد. برای مثال فرم‌ها ثبت می‌شوند اما فرآیند ارجاع، تایید یا بایگانی بدون اتوماسیون به‌صورت دستی انجام می‌گیرد.

خرید پرتال سازمانی متصل به اتوماسیون چه مزیتی نسبت به خرید پرتال ساده دارد؟

با خرید پرتال سازمانی یکپارچه با اتوماسیون، سازمان علاوه بر درگاه خدمات غیرحضوری، یک چرخه کامل مدیریت درخواست‌ها و اسناد خواهد داشت که به‌صورت خودکار پردازش می‌شود.

نرم افزار پرتال جامع سازمانی چه نقشی در تکمیل اتوماسیون دارد؟

این نرم‌افزار کانالی برای ورود داده‌ها و تعامل کاربران فراهم می‌کند و در کنار اتوماسیون، یک اکوسیستم کامل مدیریت اطلاعات و خدمات سازمانی می‌سازد.

پرتال سازمانی چه ارتباطی با نرم افزار میز خدمت الکترونیک دارد؟

پرتال سازمانی در اتوماسیون اداری نقش میز خدمت الکترونیک را ایفا می‌کند؛ یعنی درگاهی برای ثبت درخواست‌ها، پیگیری خدمات و ارتباط کاربران با سامانه‌های داخلی سازمان. این میز خدمت فرایندها را از پرتال به اتوماسیون منتقل کرده و باعث تسهیل خدمات غیرحضوری می‌شود.

چه خدماتی از طریق میز خدمت الکترونیک پرتال سازمانی قابل ارائه است؟

خدمات قابل ارائه شامل: ثبت درخواست‌ها، پیگیری وضعیت، ارسال مدارک، ارائه پاسخ به کاربران و ارتباط با بخش‌های مختلف سازمان است. تمامی این خدمات به‌صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند تا سرعت و دقت فرآیندها افزایش یابد.