قفل کردن پیش نویس در اتوماسیون اداری فراگستر

یکی از قابلیت‌های افزوده شده به نسخه جدید اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر امکان قفل کردن پیش نویس نامه‌ها است.

توسط این امکان کاربر اگر بخواهد بعد از تغییرات او کاربر دیگری در مسیر گردش پیش نویس تغییری در آن ایجاد نکند؛ (مثلاً متن پیش نویس یا پیوست‌ها یا نامه‌های مرتبط اش را تغییر ندهد) می‌تواند پیش نویس را قفل کند.

برای این کار کافیه بر روی دکمه‌ای که در تصویر ذیل مشخص شده است؛ کلیک کنبد.

با این عمل برای تمامی افرادیکه قبل یا بعد از کاربر جاری در مسیر گردش آن پیش نویس بودند یا خواهند بود؛ پیش نویس قفل و غیرقابل ویرایش خواهد بود. البته همان کاربر یا کاربران بعدی می‌توانند در صورت داشتن دسترسی پیش نویس قفل شده را هم همانند پیش نویس باز و غیر قفل، تایید و امضاء یا شماره اندیکاتور کنند.

به یکی از این سه روش امکان برداشتن قفل از روی پیش نویس وجود دارد:

• هر کاربری که پیش نویسی را قفل کرده همان کاربر می‌تواند پیش نویس را از حالت قفل در بیاورد.
• کاربری که در چارت سازمانی در جایگاه بالاتری نسبت به کاربر قفل کننده پیش نویس باشد می‌تواند پیش نویس را از وضعیت قفل در بیاورد.
• کاربر دارای دسترسی (مجوز) باز کردن قفل پیش می‌تواند، قفل را از روی پیش نویس بردارد.

برای برداشتن قفل از روی پیش نویس در صورت وجود یکی از شرایط بالا کافیست بر روی دکمه قفل قرمز رنگ یک مرتبه کلیک کرد تا پنجره ذیل باز شود.

با این کار به کاربر فهرست افرادیکه پیش نویس نزد آنها ارجاع شده نشان داده می‌شود. حال کاربر می‌تواند با کلیک کردن بر روی آیکون قفل قرمز رنگ برای یک یا چند نفر پیش نویس را از وضعیت قفل در بیاورد، یا با کلیک بر روی دکمه “برداشتن قفل نامه برای همه” کلاً برای همه پیش نویس را آزاد کند.

دقت شود که اگر کاربر برای یک یا چند نفر پیش نویس را وضعیت قفل در بیاورد و پیش نویس را ارجاع دهد؛ برای افرادیکه بعد از او پیش نویس را دریافت خواهند کرد یا برای باقی افراد پیش نویس همچنان قفل خواهد بود.

در این وضعیت (وضعیتی که پیش نویس برای برخی از افراد قفل و برای تعدادی دیگر باز است) رنگ آیکون قفل درون پیش نویس بصورت نارنجی رنگ درخواهد آمد.

منتظر قسمت‌های بعدی آموزش باشید…

آیا علاقمند به دریافت منظم آموزشهای نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر هستید؟ با عضویت در کانال تلگرام فراگستر یا خبرنامه ایمیلی ما، این آموزشها را دنبال کنید.