شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در دیوان عدالت اداری
سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر در دیوان عدالت اداری در سال ۱۳۹۶ بصورت متمرکز راه اندازی شد. اکنون با گذشت بیش از ۲سال از استقرار و راهاندازی این پروژه، تعداد ۱۰۰۰ کاربر در ساختمان دیوان عدالت اداری بطور همزمان از این نرمافزار استفاده میکنند و همچنین بیش از ۲۴۰ هزار نامه و ۳۷۰ هزار ارجاع بر روی بستر این سیستم توسط کاربران سازمان ایجاد شده است.
عنوان پروژه: نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها
نام مشتری: دیوان عدالت اداری
صنعت: ادارات و سازمان های دولتی
تعداد کاربران: بیش از ۱۰۰۰کاربر
زیرسیستمهای ارائه شده به دیوان عدالت اداری در این پروژه:
- اتوماسیون اداری نسخه ۷
- فرمساز مدیریت فرایندها
- مدیریت مکاتبات دارای طبقه بندی
- مدیریت فاکس
- پروتکل ارتباطی ECE
- مدیریت پست الکترونیک
- اپلیکیشن فراگستر
- کارتابل آفلاین
دیوان عدالت اداری در یک نگاه
دیوان عدالت اداری مهمترین مرجع رسیدگی به شکایتهای مردم از دستگاههای اداری و اجرایی در کشور محسوب میشود که در سال ۱۳۰۹ تاسیس و زیرنظر رئیس قوه قضائیه اداره میشود. ساختار تشکیلات قضایی دیوان عدالت اداری با بیش از ۱۰۰۰ نفر، مشتمل بر ۵۳ شعبه بدوی، ۲۱ شعبه تجدیدنظر، ۷ شعبه اجرای احکام و هیات عمومی دیوان و هیاتهای تخصصی است.
از آنجا که دیوان عدالت اداری تنها مرجع تظلم خواهی مردم از دستگاه های اداری و اجرایی است و احکام صادره از سوی قضات این دیوان بسیار حائز اهمیت بوده و برای برخی حیاتی به شمار می رود از همین رو دقت در رسیدگی به پروندهها و همچنین تسریع زمان رسیدگی از مهمترین خواستههای مردم است. اما از آنجا که در کشور ما دستگاه قضایی با حجم بالایی از پرونده های ورودی روبه رو است بی تردید دیوان عدالت اداری نیز از این امر مستثنا نبوده و تعدد پرونده ها و شکایت ها باعث کندی در روند رسیدگی شده و البته درصد خطا نیز ممکن است بالاتر رود.
شرح مختصری از پیادهسازی پروژه اتوماسیون اداری فراگستر دردیوان عدالت اداری
دیوان عدالت اداری تا قبل از سال ۱۳۹۶ از سیستم اتوماسیون اداری دیگری جهت ثبت مکاتبات استفاده میکرد، اما به مرور باتوجه به نیازمندیهای بیش از پیش در حجم بالای مکاتبات و نحوه ارسال و دریافت آنها، پیچیدگی و مشکلات موجود در فرآیندهای کاغذی و سنتی، اهمیت و ضرورت بالای رعایت طبقهبندی مکاتبات از لحاظ محرمانگی ودسترسی بین افراد و واحدها، مدیران را مجاب کرد تا سامانه اتوماسیون اداری و فرآیندهای تحت وب فراگستر را جایگزین سیستم قبلی که صرفا جنبه ثبت و شمارهدهی نامهها را داشت، نمایند.
از دیگر دلایل مهم رویآوری به نرمافزار اتوماسیوناداری فراگستر، را میتوان استفاده آسان از فناوری اطلاعات در دولت الکترونیک به منظور توزیع خدمات دولتی و مکاتبات اداری به صورت مستقیم با سازمانها و ارباب رجوع برای کاهش مراجعه های حضوری افراد، افزایش سرعت انجام درخواستها در رسیدگی به شکایات و دادخواستها برشمرد.
در ابتدا، پس از نصب و راهاندازی اتوماسیون اداری فراگستر، باتوجه به اینکه تمام نامهها و مکاتبات در سیستم قبلی بصورت رمزنگاری، ثبت شده بود، فقط کانورت اطلاعات در سطح اطلاعات پایه سازمانی انجام گردید.
اکنون با گذشت بیش از ۲ سال از استقرار و راهاندازی پروژه اتوماسیون اداری در دیوان عدالت، تعداد ۱۰۰۰ کاربر در ساختمان دیوان عدالت اداری بطور همزمان از این نرمافزار استفاده میکنند. بطوریکه تاکنون بیش از ۲۴۰ هزار نامه و ۳۷۰ هزار ارجاع بر روی بستر این سیستم توسط کاربران سازمان ایجاد شده است.
اهمیت محرمانگی اسناد در دیوان عدالت اداری
از انجا که ماهیت اسناد و مکاتبات در دیوان عدالت اداری به ثبت درخواستها و دادخواستهای شاکیان و ارشاد قضایی مربوط میشود، رعایت طبقهبندی مکاتبات و محرمانگی آنها بعنوان یکی از نیازهای اصلی در دیوان عدالت، انتخاب اتوماسیون اداری فراگستر را نسبت به سایر سیستمهای مشابه بیشتر متمایز کرده است.
کمتر از ۲ ماه سیستم طبقه بندی مکاتبات و محرمانگی در کل مجموعه دیوان عدالت راه اندازی و اجرایی شد.
دبیرخانه دیوان عدالت اداری
دبیرخانهها به عنوان رکن اصلی حاکمیت اداری سازمانها و نهادهای مختلف می باشند که علاوه بر عهدهدار بودن مسئولیت ثبت و نگهداری سوابق اداری،دادخواستها و آرای قضایی، نقش کلیدی در سیستم اداری برای اجرای دولت الکترونیک و استفاده از فناوری اطلاعات را نیز ایفا میکنند.
دیوان عدالت اداری بدلیل متمرکز بودن در یک ساختمان واحد(عدم پراکندگی جغرافیایی)،از یک دبیرخانه متمرکز و مرکزی مشتمل بر گروههای کاربری متفاوت برای ثبت،ارسال و دریافت طرح دعاوی دادخواست ها و مکاتبات واصل شده بوسیله پست سفارشی، پیک، پست الکترونیک، ECE و … استفاده میکند.
طبق آخرین آمار ارائه شده، تاکنون بیش از ۲۴۰٫۰۰۰ نامه و ۳۷۰٫۰۰۰ ارجاع از درگاه سامانه اتوماسیون اداری و فرایندهای دیوان عدالت اداری تبادل شده است.
ثبت بستههای پستی واصله به دبیرخانه با درج کدپستی
یکی از مهمترین چالشهای موجود در واحد ارسال و مراسلات بستههای پستی ، ثبت و پیگیری بستههای مکاتباتی و فیزیکی واصله از مناطق مختلف به دیوان نظیر(ابلاغیه های دیوان عدالت اداری، دادخواست های متقاضیان و شاکیان و …) است که فرآیند مجزایی از نامه دارد و نیاز است همانند نامهها در سیستم دبیرخانه ثبت،پیگیری و ارجاع داده شوند.
فهرست بستهها بعنوان یکی از قابلیتهای جدید زیر سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر ،به کاربران دبیرخانه این امکان را ارائه داد تا به سهولت بستههای پستی واصله از مناطق را با درج بارکد پستی و آیتمهای اطلاعاتی کاملا تخصصی ثبت، ارجاع و پیگیری نمایند.
دستاوردهای پیادهسازی اتوماسیون اداری در دیوان عدالت اداری
- افزایش نظم و سرعت پاسخگویی به شکایات و درخواستهای شکات
- گزارشگیری هوشمند از وضعیت مکاتبات، دادخواست ها وطرح دعاوی حقوقی
- تسهیل مدیریت بر گردش امور رسیدگی به دادخواستها
- افزایش امنیت و محرمانگی مکاتبات، دادخواستها و آرای قضایی
- بایگانی الکترونیکی و مکانیزهی مکاتبات و پروندههای حقوقی
- استقرار و یکپارچهسازی کلیه فرآیندهای امور حقوقی بصورت الکترونیکی
- افزایش بهرهوری و میزان اثربخشی و کارایی واحدها
نحوه تبادل اطلاعات باسایر ارگانها و سازمانهای دولتی مرتبط
به جهت نوع فعالیت و ارتباطات دیوان عدالت اداری با سایر اتوماسیون های دولتی مانند قوه قضایه، دادگستری، انواع خبرگزاریها، شبکه دولت فرآیند ارسال و دریافت مکاتبات از طریق پروتکل ارتباطی ECE انجام میشود و تا حد بسیار بالایی ارسال و دریافت فیزیکی مکاتبات به سازمان های مخاطب کاهش پیدا کرده است .
راهکار فرمساز اتوماسیون اداری تحت وب مدیریت فرآیندها
بخش درخور توجهی از اسناد در گردش دیوان عدالت اداری، در قالب فرمهایی نظیر درخواست ها و دادخواست های شاکیان و ارشاد قضایی، لوایح دفاعیه، اطلاعیه های دادرسی و …. است. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرمها و درخواستها از اهمیت ویژهای برخوردار است. از اینرو استفاده از کارتابل جریان کار در اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر برای پاسخگویی به این نیاز در دیوان عدالت اداری راه اندازی و پیادهسازی شد.
فرآیند ارزیابی عملکرد بعنوان یکی از مهمترین فرآیندهای موجود در دیوان عدالت اداری با استفاده از نرمافزار فرمساز اتوماسیون اداری فراگستر، پیادهسازی و اجرایی شد.
