فرض کنید یک نامه دریافت کردید و برای رسیدگی به آن نامه، لازم است یک جلسه یا رویداد در تقویم سازمانی خود تنظیم نمایید. با این قابلیت جدید اتوماسیون کسب و کار فراگستر شما میتوانید، هنگام مشاهده یک نامه، به طور مستقیم برای آن یک رویداد ایجاد کنید. با این کار رویداد و نامه به یکدیگر مرتبط شده و میتوانید به طور مؤثر و سازماندهی شده آن را پیگیری کنید.
سیستم انبارداری ابزار و نرمافزاری تخصصی برای مدیریت موجودی انبار و همچنین مدیریت فرایندهای مرتبط با انبارداری است و سیستم مکاتبات اداری نیز سامانهای تخصصی برای ایجاد و تسهیل ارتباطات درون/برون سازمانی و همچنین تسهیل و مدیریت فرایندهای اداری و سازمانی محسوب میگردد.
اتصال این دو سیستم به یکدیگر و ایجاد یکپارچگی در انتقال و اشتراکگذاری اطلاعات و دادهها، موجب بهبود هماهنگی بین عملیاتهای انبارداری و فرایندها و عملیاتهای سازمانی و اداری میگردد. در این مقاله سعی داریم تا ضمن بررسی اهمیت و مزایای اتصال سیستم انبارداری به سیستم مکاتبات اداری، بهترین روش برای ایجاد این اتصال و یکپارچگی را نیز باهم بررسی کنیم؛ تا انتهای این مقاله از وبلاگ فراگستر همراه ما باشید.
با ورود به عصر ارتباطات و استفاده از نرمافزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات، راههای مختلفی برای برقراری ارتباط درون/برون سازمانی شکل گرفتهاند؛ یکی از راههای بررسی عملکرد کارکنان در سازمان، ارزیابی و بررسی گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان است.
فرایند تهیه گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان، فرایندی پیچیده و زمانبر محسوب میگردد و احتمال بروز خطای انسانی در آن زیاد است، اما جای نگرانی نیست؛ امروزه بسیاری از نرمافزارهای اتوماسیون اداری، مانند اتوماسیون اداری فراگستر، ابزارهای مختلفی را برای تهیه گزارش عملکرد کارکنان در اختیار سازمانها گذاشتهاند، که به کمک آنها میتوان تنها با چند کلیک ساده، گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان را در سیستم ارزیابی کرد.
معمولا یکی از دغدغههای اصلی سازمانها بخصوص راهبران سیستمها، تهیه بکاپ یا پشتیبانگیری از اطلاعات است. فرآیند مربوط به تهیه بکاپ اطلاعات در پایگاههای داده حیاتی سازمان، نظیر سیستمهای اتوماسیون کسب و کار، از اهمیت ویژهای برخوردار است. این اهمیت حفظ و نگهداری داده برای سازمان، به اندازهای است که در صورت از دست رفتن اطلاعاتشان به صورت موقت یا دائمی هزینههای بس گزاف و بعضا غیر قابل جبرانی به سازمان تحمیل کرده و میتواند باعث اختلال یا حتی توقف فعالیتهای سازمان گردد. در همین راستا سازمانها سالانه با صرف هزینههای بسیار سعی در حفظ و نگهداری دادههای سازمان به صورت امن و همیشه در دسترس دارند.
اتوماسیون و خودکارسازی فرایندها و مدیریت یکپارچه اطلاعات، یکی از اهداف اصلی سازمانها و کسب و کارها محسوب میگردد؛ در همین راستا نرمافزارها و سامانههای مختلفی در سازمانها مورد استفاده قرار میگیرند، اما برای ایجاد بستری متمرکز و یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، تنها پیادهسازی سامانههای نرمافزاری کافی نیست و این سامانهها باید به یکدیگر متصل باشند و اطلاعات و دادههای مورد نیاز را بین هم منتقل نمایند. یکی از سامانههای پرکاربرد در سازمانها، نرم افزار حضور و غیاب است؛ در این مقاله روش اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری را باهم بررسی خواهیم کرد.
بک آپ گیری یا تهیه نسخه پشتیبان از دیتاها یکی از فرایندهای ضروری و بسیار حائز اهمیت در سازمانها میباشد؛ بک آپ گیری به فرایندی میگویند که طی آن یک نسخه دیگر از اطلاعات و دادههای موجود در سازمان به عنوان نسخه پشتیبان تهیه میشود و ذخیرهسازی میگردد؛ در صورت از بین رفتن اطلاعات، زیرساختها و تنظیمات از نسخه پشتیبان برای بازیابی اطلاعات، دادهها و تنظیمات استفاده میکنند.
برای تهیه بک آپ یا همان نسخه پشتیبان از اطلاعات و دادهها، روشهای مختلفی وجود دارد؛ در ادامه علاوه بر آشنایی با مفهوم و انواع نسخه پشتیبان و بک آپ گیری، اهمیت و ضرورت این فرایند را باهم بررسی خواهیم کرد.
ارسال و دریافت انواع نامهها و مدیریت آنها، یکی از اصلیترین کاربردهای اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارهای مختلف میباشد؛ از طرفی هر کدام از سازمانها و کسب و کارها با توجه به شرایط و سامانهها و امکاناتی که دارند، از راههای مختلفی برای ارسال یا دریافت نامه استفاده میکنند.
در همین راستا یک اتوماسیون اداری خوب باید قادر به دریافت/ارسال نامهها از راههای مختلف باشد؛ به بیان دیگر، با یک اتوماسیون اداری خوب باید بتوانید نامههای درون سازمانی یا برون سازمانی خود را از طریق روشها و شیوههای گوناگون، ارسال، دریافت و مدیریت کنید. در این مقاله، به معرفی و بررسی شیوههای ارسال نامه در سیستم اتوماسیون اداری و همچنین دریافت آنها، خواهیم پرداخت؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
در سراسر دنیا، شرکتها و سازمانهای دولتی و خصوصی در راستای کاهش هزینهها و حفاظت از محیط زیست و منابع طبیعی، کاغذ را از سیستم اداری و مکاتباتی خود حذف کردهاند و نامهها و اسناد خود را به صورت الکترونیکی تهیه نموده و مورد استفاده قرار میدهند. نرمافزارها و سامانههای مختلفی برای حذف کاغذ از سیستم سازمانی وجود دارد و یکی از بهترین راهها برای رسیدن به این هدف، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری است. در این مقاله ضمن بررسی اهمیت و ضرورت حذف کاغذ از سیستم اداری، چگونگی حذف کاغذ با کمک سیستم اتوماسیون اداری را نیز بررسی خواهیم کرد؛ همراه ما باشید.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.