شرکت مهندسین مشاور ژیوان طرح سبز، با هدف ارائه خدمات مشاوره فنی و نظارتی در حوزه عمران و راه و ساختمان، در سال 1394 تاسیس شد. با رشد فعالیتها و افزایش حجم مستندات نیاز به یک سیستم اتوماسیون اداری قدرتمند و بروزتر بیش از پیش احساس میشد. مدیران این شرکت، پس از بررسیهای دقیق و مشورت با متخصصان سازمان نظام مهندسی البرز، فراگستر را به عنوان بهترین گزینه برای پاسخگویی به نیازهای کسب و کارشان انتخاب کردند.
سازمانها روزانه حجم زیادی از اسناد، قراردادها، گزارشها و دادههای مختلف را تولید و پردازش میکنند که مدیریت دستی آنها نه تنها کاری زمانبر است، بلکه باعث افزایش خطا و کاهش بهرهوری میشود. سرعت و دقت در مدیریت این اسناد و اطلاعات نقش مهمی در بهبود عملکرد کسبوکارها دارد و این مساله استفاده از نرمافزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت اسناد و مدارک سازمانی را به یک ضرورت تبدیل کرده است.
یکی از این نرمافزارها اتوماسیون اداری فراگستر است که با داشتن زیرسیستم مدیریت اسناد (DMS)، امکان بایگانی دیجیتالی، دستهبندی، جستجو، بازیابی و اشتراکگذاری اسناد را بهصورت سریع و کارآمد فراهم میکند. در این مقاله، ضمن بررسی اهمیت استفاده از نرمافزارهای اتوماسیون اداری در مدیریت اسناد، به ویژگیهای کلیدی آنها و راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت اسناد و مدارک سازمانی میپردازیم.
در دنیای امروز، سازمانها با حجم عظیمی از مکاتبات و ارتباطات درون سازمانی روبرو هستند. مکاتبات و ارتباطات به عنوان رگهای حیاتی سازمان، نقش بسزایی در هماهنگی فعالیتها، افزایش بهرهوری و دستیابی به اهداف سازمانی ایفا میکند. با این حال، در بسیاری از سازمانها، به ویژه سازمانهای بزرگ، چالشهای متعددی در این حوزه وجود دارد. این چالشها میتوانند شامل حجم بالای ارتباطات، ناهماهنگیهای اطلاعاتی، زمانبر بودن فرآیندها و دشواری در پیگیری مکاتبات باشند. اتوماسیون اداری بهعنوان یک راهکار موثر، میتواند به بهبود و مدیریت بهتر این ارتباطات کمک شایانی کند. در این مقاله به بررسی انواع مکاتبات درونسازمانی، ابزارهای موجود در اتوماسیون اداری و اهمیت ارتباطات مؤثر در موفقیت سازمانها میپردازیم و چالشهای روشهای سنتی را بررسی میکنیم.
در عصر اطلاعات و فناوری، تحول دیجیتال یک گام ضروری برای سازمانها در مسیر پیشرفت و نوآوری است که میتواند به افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها و بهبود کیفیت خدمات منجر شود زیرا با استفاده از ابزارها و فناوریهای نوین، سازمانها میتوانند به سرعت به نیازهای متغیر بازار پاسخ دهند و در عین حال امنیت فرآیندهای خود را حفظ کنند. هدف از اجرای پروژههای اتوماسیون در سازمانها نیز، به جریان انداختن و بهبود فرایندهای سازمانی در بستر فناوری است. در این راستا، یکی از مهمترین مراحل در هر فرآیند سازمانی، تصمیم گیری، تأیید و امضای اسناد و مدارک است که به دو شیوه سنتی و الکترونیکی انجام میگردد.
در این مقاله از فراگستر، به بررسی جنبههای مختلف تحول دیجیتال و تأثیر آن بر فرآیندهای سازمانی خواهیم پرداخت و سپس راهکارهایی را که اتوماسیون فراگستر برای دیجیتالی نمودن یکی از پرتکرارترین فرایندهای جاری در سازمانها یعنی تأیید و امضای اسناد، ارائه داده است، بیان میکنیم.
در حال حاضر سیستمهای اتوماسیون اداری در سازمانها، بهترین ابزار برای انتقال سریع اطلاعات در کمترین زمان به دورترین نقاط و مراکز و شعب سازمانها در شهرها و اقصی نقاط کشور است و همین عامل باعث گسترش روزافزون استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها و ادارات دولتی و شرکتهای خصوصی و تعدد کاربران استفاده کننده از این سیستم شده است. این حجم عظیم تبادل داده و اطلاعات حساس و محرمانه در سازمانها و نقش اتوماسیون اداری در امور جاری آنها، باعث شده امنیت نقش مهمی در نرمافزار اتوماسیون اداری داشته باشد، بطوری که همواره در سازمانها نگرانیهایی در مورد امنیت اطلاعات در این سیستمها و حفاظت از آنها در برابر تهدیدات سایبری وجود دارد که باید بطور جدی مورد توجه قرار گیرد.
در دو دهه اخیر، اتوماسیون اداری بهعنوان یک نرمافزار قدرتمند و فراگیر در سازمانها، به منظور بهبود بهرهوری، افزایش دقت و روانسازی فرآیندهای سازمانی به کار گرفته شده است. این نرمافزار جزو معدود سیستمهای نرمافزاری سازمانی است که بخشهای مختلف سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد و میتواند به کلیه پرسنل و حتی ذینفعان بیرونی و مشتریان سازمان خدمت رسانی کند. اتوماسیون اداری با جایگزینی روشهای سنتی و حجم بالای کاغذبازی در سازمانها، امکان مدیریت کارآمد و هوشمندانهی اسناد، ارتباطات و فرآیندهای سازمانی را بصورت جامع و یکپارچه فراهم میآورد.
فرض کنید در سازمان شما جلسهای دوشنبهی هر هفته برگزار میشود و یا ملاقاتی 15 ام هر ماه انجام میگیرد. برای این منظور شما باید هر هفته یا هر ماه برای هر کدام از این جلسات، یک رویداد در تقویم جلسات سازمانی ثبت کنید. ثبت مکرر رویدادها میتواند وقتگیر باشد و از طرفی شاید فراموش کنید یک رویداد را ثبت کنید که این میتواند به از دست رفتن جلسات مهم منجر شود.
اکنون با این قابلیت دیگر نیازی نیست برای هر رویداد تکراری، هر بار اطلاعات را به صورت دستی وارد کنید بلکه با یک بار ثبت رویداد در تقویم سازمانی و انجام تنظیمات، آن رویداد به صورت خوردکار در بازه های زمانی هفتگی یا ماهانه و یا سالانه در سیستم ایجاد میشود.
اتوماسیون اداری نرمافزاری است که در یک محیط کاری یکپارچه، کلیه تعاملات افراد سازمان را قابل مدیریت نموده و میتواند به ثبت، گردش و در دسترس پذیری انواع داده ها نظم ببخشد. اما این داده ها چه انواعی دارند و آیا اتوماسیون قابلیت گردش انواع مختلف داده ها را دارد یا در این زمینه با محدودیت مواجه است؟
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
