تاثیر و نقش اتوماسیون اداری در بهینه‌سازی فرآیندهای فروش

وجود دو زیرساخت نرم‌افزار تخصصی فروش مانند نرم‌افزار CRM و زیرساخت‌ نرم‌افزاری که تسهیل کننده ارتباط میان اعضای تیم فروش و همینطور میان تیم فروش با مشتریان کسب و کار باشد از الزامات نرم‌افزاری جهت موفقیت در فروش و افزایش بهره وری واحد فروش هر کسب و کاری است. سیستم اتوماسیون اداری به عنوان مکمل در کنار نرم‌افزارهای تخصصی فروش (مثل CRM) به کسب و کارها کمک می‌کنند تا فرآیندهای فروش خود را بهینه‌سازی کنند.

در این مقاله ضمن بررسی تاثیر و نقش اتوماسیون اداری در بهینه سازی فرآیندهای فروش به معرفی نمونه‌ها و ذکر مثال هایی از این هم‌افزایی خواهیم پرداخت.

اتوماسیون فروش چیست؟

منظور از اتوماسیون فروش، استفاده از تکنولوژی و نرم‌افزار به جهت خودکارسازی فرایندهای تعریف شده در حوزه فروش کالا یا خدمات است که بطور طبیعی منجر به صرفه‌جویی در وقت، انرژی و هزینه‌ها شده و خطای انسانی را کاهش می‌دهد.

فرآیندهای فروش بطور کلی شامل بازاریابی، پیگیری سرنخ‌های فروش تا به نتیجه رسیدن آنها، فروش محصول یا خدمت و ارائه خدمات پشتیبانی به آنها می‌شود. ابزارهای قابل استفاده برای اتوماسیون فرآیندهای فروش نیز بسیار متنوع‌اند. از برخی از ابزارهای نرم افزاری قابل استفاده در اتوماسیون فروش می‌توان به نرم‌افزارهای CRM، نرم‌افزارهای ایمیل مارکتینگ، چت‌بات‌ها و نرم‌افزارهای تیکتینگ و… نام برد.

در حالی که نرم‌افزارهای تخصصی فروش به کسب و کارها کمک می‌کنند تا وظایف تعریف شده در حوزه فروش را به نحو احسن اجرا نمایند، به عنوان مکمل آن، نیاز به ابزاری با امکان ایجاد افزایش بهره وری در بین اعضای تیم فروش و تسهیل کننده فرایندهای درون سازمانی خواهیم بود، تا اعضای تیم فروش بتوانند توسط آن فرایندهای تعریف شده در سازمان را در یک بستر کاری (workspace) متمرکز و قابل مدیریت اجرا نمایند.

اتوماسیون اداری چه جایگاهی در واحد فروش یک سازمان دارد؟

اتوماسیون اداری نرم افزاریست که در آن کلیه مکاتبات، مستندات، کارها و برنامه ریزی اجرای آنها، فرم‌ها و فرایندهای سازمان و حتی ارتباط‌های غیر رسمی بین اعضای سازمان در یک محیط یکپارچه به اجرا در می‌آیند. این نرم‌افزار باعث افزایش بهره وری در سازمان و سرعت و دقت در اجرای فرایندهای تعریف شده در کسب و کار خواهد شد.

جایگاه اتوماسیون اداری در واحد فروش

بطور کلی اتوماسیون اداری در این موضوعات به سازمان و کسب و کار کمک خواهد نمود:

1. مدیریت مکاتبات
2. مدیریت اسناد و مدارک
3. مدیریت جلسات
4. مدیریت فرم ها و فرایندها
5. مدیریت ارتباطات برون سازمانی
6. مدیریت پروژه‌ها و کارها

بدیهی است که هر سازمان علاوه بر امور تخصصی حوزه فروش، دارای فرایند های تعریف شده است که اجرای صحیحی آنها می‌تواند به بهره ور نمودن تیم فروش کمک نماید.

اتوماسیون اداری چگونه می‌تواند به اتصال مشتریان به واحد فروش سازمان کمک کند؟

همه کسب‌وکارها از سیستم فروش استفاده می‌کنند، اما این سیستم‌های فروش در حالت عادی برای مشتریان بالفعل یا بالقوه قابل دسترس نیست و کانال ارتباطی مشتریان با سازمان و واحد فروش معمولاً از مسیر وب‌سایت، تلفن یا فکس سازمان یا به صورت حضوری می‌باشد. اتوماسیون اداری با استفاده از نرم افزار میز خدمت الکترونیکی این مشکل را برطرف می‌کند و می‌تواند یک کانال ارتباطی جدید در اختیار مشتریان قرار دهد. به این شکل که میز خدمت الکترونیکی می‌تواند در پورتال سازمان تعبیه شده و فرآیندهای فروش سازمان از این طریق در اختیار مشتریان برون سازمانی قرار بگیرند.

به این ترتیب، در حالی که مشتری نمی‌تواند در نرم افزار CRM درخواستش را ثبت کند، اما می‌تواند از طریق میز خدمت الکترونیکی که در پورتال سازمان قابل دسترسی است درخواست خود را برای سیستم اتوماسیون اداری ارسال کند.

به عنوان نمونه یک مشتری را تصور کنید که می‌خواهد تعدادی کالا را از شرکت تولیدی خریداری کند. در حالت عادی مشتری باید از طریق تلفن، ایمیل یا حضوری سفارش خود را ارسال کند. اما در میز خدمت الکترونیکی، مشتری به سادگی می‌تواند فرم “درخواست ثبت سفارش” را پر کرده و درخواست خود را ثبت کند. به این ترتیب درخواست و اطلاعات تماس او وارد سامانه اتوماسیون اداری شده و در سیستم فروش نیز ثبت خواهد شد.

ارتباط مستقیم مشتریان با واحد فروش از طریق میز خدمت الکترونیکی

استفاده از اتوماسیون اداری چگونه می‌تواند بر فروش سازمان ما تاثیر گذار باشد؟

در ادامه به موضوعاتی خواهیم پرداخت که در تیم فروش اولویت داشته و به عنوان یک نیاز مطرح می‌باشد. این موضوعات بطور کامل در اتوماسیون اداری فراگستر پیاده‌سازی می‌گردند و دلیل مناسبی است که پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری در کنار نرم‌افزار های تخصصی فروش باعث افزایش بهره‌وری تیم فروش خواهد شد:

1- گردش الکترونیکی و اخذ تاییدات و امضای اسناد فروش

تیم فروش نیازمند گردش اسناد فروش و اخذ تاییدات لازم آنها می‌باشد. به عنوان مثال به پیش فاکتور فروشی دقت کنیم که در نرم‌افزار فروش صادر شده است ولی جهت بررسی و امضای آن لازم است مدیر فروش یا در سیستم فروش وارد شود و یا بصورت دستی آن را امضا نماید.

وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان می‌تواند فرایند گردش و اخذ تاییدات لازم اسناد فروش را تسهیل نماید و به آن سرعت دو چندانی ببخشد. به خصوص که نرم افزارهای اتوماسیون اداری بطور کلی از طریق موبایل هم قابل اجرا بوده و جهت استفاده از آنها نیاز به حضور فیزیکی در سازمان نمی‌باشد.

استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در موبایل

2- نگهداری سوابق و مستندات فروش

اتوماسیون اداری ابزاری تخصصی برای نگهداری و دسته‌بندی صحیح اسناد سازمانی می‌باشد. این نرم‌افزار قابلیت دارد تا در یک ساختار منظم اسناد را بایگانی نماید و دسترسی به آنها را تسریع نمیاد. وجود یک اتوماسیون اداری جامع همراه با سیستم مدیریت مستندات، می‌تواند دسترسی به اسناد تولید شده در واحد فروش از جمله پیش نویس‌ها، قراردادها، نامه‌های رد و بدل شده بین سازمان با مشتری و … را مکانیزه نموده و قابل مدیریت نماید. بدیهی است با دسترسی صحیح و به موقع به اسناد فروش می‌توان یکی از معضلات تیم فروش را کاهش داد.

مدیریت منظم اسناد و دسترسی سریع به آنها

3- کانالیزه کردن ارتباط اعضای فروش

در حالی که نرم‌افزارهای CRM ارتباط تیم فروش با مشتریان را تسهیل می‌کند، اتوماسیون اداری می‌تواند بستری برای ارتباط اعضای تیم فروش با یکدیگر فراهم کرده و ارتباطات آنها را کانالیزه کند. به این ترتیب اعضای تیم فروش می‌توانند مکاتبات رسمی مانند ارجاع نامه‌ها و فرم‌های مربوط به فروش را در بستر اتوماسیون اداری انجام دهند. با استفاده از اتوماسیون اداری آنها همچنین خواهند توانست به صورت تیمی روی مستندات فروش (مثلا پیش نویس قرارداد) کار کنند. ارتباطات غیررسمی تیم فروش نیز می‌تواند از طریق زیرسیستم چت سازمانی در بستر اتوماسیون اداری انجام شود و پیام‌هایشان را به صورت فوری برای هم ارسال کنند.

کار بر روی مستندات فروش به صورت تیمی

4- برنامه ریزی و مدیریت جلسات

یکی دیگر از مزایای اجرای اتوماسیون اداری برای واحد فروش، برنامه‌ریزی و نظام بخشی به رویدادها و جلسات درون و برون واحدی تیم فروش خواهد بود. مدیریت جلسات و رویدادهای سازمانی (از جمله جلسات دمو، جلسات آموزشی، جلسات برنامه ریزی شده با مشتریان و… ) و ثبت اعضا، زمان، مکان و مستندات جلسه و همچنین پیگیری مصوبات جلسه تا اجرا، از دستاوردهای استفاده از این امکان اتوماسیون اداری برای واحد فروش یک کسب و کار خواهد بود.

مدیریت جلسات و رویدادهای درون و برون واحدی

5- مدیریت ارتباطات واحد فروش

با اینکه اطلاعات مشتریان ابتدا در سیستم‌های فروش مانند CRM ثبت می‌شوند، اما استفاده از آنها در نرم‌افزار اتوماسیون اداری باعث می‌شود تا ارتباط اعضای تیم با مشتریان از کانال‌های قابل تعریف در اتوماسیون (مانند ارسال و دریافت ایمیل، ارسال و دریافت فکس و…) اجرا گردند و کلیه تعاملات شکل گرفته بین اعضای تیم فروش و مشتری در پایگاه داده نرم‌افزار اتوماسیون اداری ثبت و ذخیره‌سازی گردند. این اطلاعات به عنوان ثروت سازمان در هر لحظه توسط سازمان قابل رجوع، بهره‌برداری و البته گزارش‌گیری برمبنای شاخص‌های قابل تعریف خواهد بود.

ثبت و ذخیره‌سازی تعاملات شکل گرفته بین تیم فروش و مشتری

6- قابلیت تعیین جانشین و جانشین پروری

کسب و کارها بطور قطع برای پیشبرد فعالیت‌هایشان نیاز به نظام جانشین پروری داشته بطوری که نبود هر کدام از اعضای تیم فروش در فرایندهای جاری سازمان اختلالی ایجاد ننماید. در اتوماسیون اداری امکان تعریف جانشین و تعیین سطوح دسترسی برای او می‌تواند به اجرای امور روزمره در غیاب افراد کمک نماید. (مقاله ایجاد دسترسی برای تعیین جانشین در اتوماسیون اداری فراگستر را میتوانید بخوانید)

از سوی دیگر در صورت لزوم به جابجایی و حضور افراد جدید در تیم فروش، دسترسی به اطلاعات و فعالیت‌های عضو یا اعضای قبلی بسیار آسان خواهد بود و در این بین با خروج فردی از تیم، اطلاعاتی از دایره مدیریت سازمان خارج نخواهد شد.

مدیریت بدون وقفه با جانشین‌پروری هوشمند در اتوماسیون اداری

7- نظارت مدیریتی

سازمانی که در آن اتوماسیون اداری در کنار نرم افزارهای تخصصی حوزه فروش اجرا شده‌ باشند، به مدیریت سازمان این امکان را می‌دهد تا به راحتی و از طریق امکانات نرم‌افزار اتوماسیون اداری، بتواند به فعالیت‌های اعضای تیم نظارت داشته باشد و کلیه گزارش‌های مدیریتی را از طریق نرم‌افزار اتوماسیون اداری دریافت نماید.

آیا اتوماسیون اداری قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای فروش سازمانی را دارد؟

بطور کلی خاصیت و ویژگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری این است که می‌تواند به عنوان HUB یا پل ارتباطی در سازمان مورد استفاده قرار بگیرد. از جمله ویژگی‌های نرم افزارهای اتوماسیون اداری که باعث می‌شود این کارکرد را در سازمان‌ها داشته باشند، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

1- تحت وب و در دسترس بودن

به این ترتیب تمامی اعضای سازمان از هر مکانی به اتوماسیون اداری دسترسی دارند و بر اساس جایگاه سازمانی خود می‌توانند اطلاعات مورد نظر خود را از آن واکشی کنند.

2- قابلیت دسترسی از هر دستگاه

اتوماسیون اداری یک سیستم تخصصی جهت ارتباط اعضای سازمان با یکدیگر است. به طوری که تمام اعضای تیم و سازمان می‌توانند حسب دسترسی تعریف شده از آن استفاده نمایند و با یکدیگر در ارتباط باشند.

3- تعداد بهره برداران بالا

اتوماسیون اداری یک سیستم تخصصی جهت ارتباط اعضای سازمان با یکدیگر است. به طوری که تمام اعضای تیم و سازمان می‌توانند حسب دسترسی تعریف شده از آن استفاده نمایند و با یکدیگر در ارتباط باشند.

4- قابل استفاده توسط مشتریان، ارباب رجوعان و سایر افراد برون سازمانی

اتوماسیون اداری با داشتن زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی برای افراد خارج از سازمان نیز قابل استفاده است. به طوری که آنها می‌توانند به سادگی درخواست‌های خود را در میز خدمت الکترونیکی ثبت کرده و برای مسئول مربوطه در درون سازمان به صورت الکترونیکی ارسال نمایند و از طریق همان میز خدمت پیگیری نمایند.

5- وجود API و سرویس های نرم افزاری آماده

اتوماسیون اداری دارای کتابخانه ای از APIها و سرویس‌های آماده نرم‌افزاری می‌باشد که به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند بدون هزینه‌ی اضافه، ارتباط بین نرم‌افزارهای تخصصی حوزه فروش خود با نرم‌افزار اتوماسیون اداری را برقرار نمایند.

API های آماده اتوماسیون چطور می‌توانند به تسهیل فرایندهای فروش کمک نمایند؟

همانطور که ذکر شد APIها سرویس‌های نرم‌افزاری برای ایجاد اتصال امن بین نرم افزار اتوماسیون اداری با سایر نرم‌افزارهای حوزه تخصصی فروش می‌باشند. آماده بودن API ها باعث می‌شود تا دیگر نیازی به هزینه اضافه جهت کدنویسی و تولید آنها وجود نداشته باشد و اتصال نرم‌افزار اتوماسیون اداری با نرم‌افزارهای تخصصی حوزه فروش به سادگی قابل اجرا باشد.

در ادامه چند نمونه ارتباط های مفیدی که بین نرم افزار های اتوماسیون اداری و نرم افزار های حوزه فروش می‌تواند برقرار گردد و برای سازمان ایجاد ارزش نماید نمود آورده شده است:

1. ثبت و گردش و اخذ تاییدات پیش فاکتور و سایر اسناد فروش از سیستم فروش در اتوماسیون اداری
2. بایگانی خودکار اسناد فروش و دسته بندی و مرتبط سازی آنها در مدیریت مستندات اتوماسیون اداری
3. ارسال الکترونیکی مدارک به مشتریان در قالب فکس و ایمیل
4. امکان ثبت و پیگیری درخواست مشتریان از طریق اتوماسیون اداری
5. …

کلام آخر

پیاده سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کنار نرم‌افزارهای تخصصی حوزه فروش، نقشی اساسی در بهینه‌سازی فرآیندهای فروش در کسب و کارها ایفا خواهد نمود. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر تعریف کانال ها ارتباطی و افزایش سرعت و دقت ارتباط بین اعضای تیم فروش، امکان برقراری ارتباط با مشتریان مخاطبین سازمان را هم فراهم خواهیم نمود و به ایشان امکان دسترسی بی واسطه به بخش اصلی واحد فروش و پیگیری درخواست هایشان را خواهیم داد. همه اینها با هم به سود دهی و بهره وری سازمان فروشمان کمک شایانی خواهد نمود.