چگونه با موبایل از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر استفاده کنیم؟
یکی از دغدغههای اصلی مدیران و کارشناسان امروزه، دسترسی سریع و امن به اطلاعات سازمانی در هر زمان و مکان است. اتوماسیون اداری فراگستر با درک این نیاز، امکان استفاده کامل از سامانه اتوماسیون اداری را در بستر تلفن همراه فراهم کرده است. قابلیتی کاربردی و حیاتی که انجام مکاتبات، ارجاعات و پیگیری فرآیندها را خارج از محل سازمان فراهم میسازد.
مشاهده فهرست مطالب
در این مقاله، به بررسی روشهای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر در موبایل میپردازیم، از نسخههای واکنشگرا (Responsive) شروع کرده و به اپلیکیشنهای اختصاصی و در نهایت به برنامههای کاربردی وب پیشرفته (PWA) خواهیم رسید. همچنین، روشهای کلی اتصال به اتوماسیون اداری موبایل را شرح داده و در انتها، دلایل فراگستر برای تاکید بر استفاده از نسخه PWA را بازگو خواهیم کرد. در ضمن، به برخی از قابلیتهای کلیدی مانند پاسخدهی، ارجاع و … در نسخههای موبایل نیز اشاره خواهیم کرد.
انواع روش های اتصال به اتوماسیون اداری در موبایل
در این قسمت به بررسی انواع روشهای اتصال و مزایای هر کدام از روشها میپردازیم:
1. استفاده از آدرس فراگستر: اتوماسیون اداری ریسپانسیو (واکنش گرا)(Responsive)
یکی از سادهترین و در دسترسترین روشهای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر در موبایل، استفاده از نسخه واکنشگرای وبسایت آن است. وبسایتهای واکنشگرا به گونهای طراحی میشوند که طرح و چیدمان عناصر آنها به طور خودکار با اندازه صفحه نمایش دستگاههای مختلف، از جمله تلفنهای هوشمند و تبلتها، سازگار میشود.
نسخه واکنشگرای اتوماسیون اداری فراگستر تمامی امکانات اتوماسیون اداری نسخهی دسکتاپ را در صفحهی نمایشگر گوشیهای همراه را دارد. اما به دلیل منوها و قابلیتهای زیاد اتوماسیون ممکن است تجربه کاربری مناسبی نداشته باشد. به همین دلیل فراگستر استفاده از نسخه PWA را به کاربران پیشنهاد میکند.
2. اپلیکیشنهای اختصاصی برای iOS و اندروید
برخی از سازمانها و ارائهدهندگان سیستمهای اتوماسیون اداری، علاوه بر نسخه وب، اقدام به توسعه اپلیکیشنهای اختصاصی برای سیستمعاملهای اندروید و iOS میکنند. این اپلیکیشنها به طور خاص برای استفاده در محیط موبایل طراحی شدهاند و میتوانند تجربه کاربری روانتر و بهینهتری را ارائه دهند. اما با توجه مشکل تحریم کاربرای ایرانی iOS، اشغال فضای حافظه موبایل و نیاز به بروزرسانی توسط کاربر، فراگستر نسخه اپلیکیشن اتوماسیون اداری اختصاصی را توسعه داده است و استفاده از نسخه پیشرفته PWA را به کاربران پیشنهاد میکند.
برنامههای کاربردی وب پیشرفته (Progressive Web Apps – PWA): ترکیبی از وب و اپلیکیشن
برنامههای کاربردی وب پیشرفته (PWA) نسل جدیدی از برنامههای وب هستند که تلاش میکنند بهترین ویژگیهای برنامههای وب و اپلیکیشنها را با یکدیگر ترکیب کنند. PWAها در واقع وبسایتهایی هستند که با استفاده از فناوریهای مدرن وب، تجربهای شبیه به اپلیکیشنهای نصب شده را برای کاربر فراهم میکنند.
روش اتصال اتوماسیون اداری تحت وب موبایل
برای استفاده از PWA فراگستر، نیازی به نصب از فروشگاههای نرمافزاری نیست. شما میتوانید از طریق مرورگر وب موبایل خود به آدرس وبسایت سیستم اتوماسیون اداری سازمان خود مراجعه کنید و با انتخاب گزینه اضافه کردن به صفحه نمایش یک آیکون مشابه اپلیکیشنها در صفحه اصلی شما ایجاد میشود و با لمس آن، برنامه در حالت تمام صفحه و بدون نوار آدرس مرورگر باز خواهد شد.
روش اتصال اتوماسیون اداری تحت وب موبایل
مزایای استفاده از نسخه PWA فراگستر
نسخه پیشرفته PWA با کاربری ساده ولی حرفهای به راحتی در تلفنهای همراه قابل استفاده است. استفاده از این نسخه مزایای زیادی دارد که در ذیل به آن میپردازیم:
- اعلانهای لحظهای (تنها در اندروید) (Push Notifications): مشابه اپلیکیشنهای بومی، نسخه PWA نیز میتواند اعلانهای لحظهای ارسال کنند. (نکته: قابلیت ارسال نوتیفیکیشن از طریق سرویس بینالمللی گوگل انجام میشود و ممکن است برخی اطلاعات کلی نامهها (مانند شماره و موضوع) روی سرورهای گوگل ذخیره شود. بنابراین، کاربران باید با اطلاع کامل از این موضوع درخواست فعالسازی بدهد و شرکت فراگستر مسئولیتی در قبال حفظ این دادهها ندارد.)
- قابلیت نصب آسان از طریق URL: امکان افزودن آیکون به صفحه اصلی و اجرای برنامه در حالت تمام صفحه به راحتی برای کاربران با تلفن همراه هوشمند امکانپذیر است.
- عدم نیاز به اپاستورهای مختلف جهت دانلود و بروزرسانی : نسخهی PWA به صورت خودکار و در پسزمینه و بدون نیاز به استفاده از اپ استورهای مختلف و مشکلات تحریم کاربران iOS ایرانی دانلود و بروزرسانی میشوند.
- ارتباط با سرور اتوماسیون در بستر امن و رمزنگاری شده: PWAها از طریق پروتکل HTTPS ارائه میشوند که امنیت بالایی را تضمین میکند.
- ریسپانسیو بودن و تطبیق با اندازه نمایشگرها: نسخهی PWA به طور خودکار با اندازه صفحه نمایش انواع تلفنهای هوشمند و تبلتها، سازگار است.
- بدون اشغال حافظه: نسخهی PWA هیچ حجمی از حافظه موبایل اشغال نمیکند و کاربران میتوانند بدون در نظر گرفتن حافظه موبایل خود از اتوماسیون اداری استفاده کنند.
مزایای کلیدی نسخهی موبایل PWA اتوماسیون اداری فراگستر
نسخهی وب اپلیکیشن PWA اتوماسیون اداری فراگستر چه امکاناتی را در اختیار کاربر قرار میدهد؟
- میزکار: امکان دسترسی به سمتهای سازمان، خلاصهی آمار کارتابل، مشاهده اخبار و اعلانات و مشاهده تقویم سازمانی را در اپلیکیش دارید و به راحتی رویدادها و جلسات را با تقویم موبایل خود مثل google calendar همگامسازی کنید.
- ایجاد نامه: در اپلیکشن و با استفاده از ویرایشگر Microsoft Word نصب شده بر روی تلفن همراه، ویرایشگر وب، ویرایشگر قلم نوری یا با استفاده از امکان تبدیل گفتار به نوشتار، نامه ایجاد کنید. همچنین امکان درج محرمانگی و فوریت نیز برای شما وجود دارد.
ویرایش و ایجاد مکاتبات با نرمافزار word در موبایل
- ثبت پیشنویس: نامهها یا مدارکی که هنوز آماده ارسال نیستند را به عنوان پیشنویس ذخیره کنید.
- پاسخدهی: به نامهها و مکاتبات دریافتی پاسخ دهید، متن پاسخ خود را تایپ کرده و فایلهای پیوست را اضافه کنید.
- ارجاع: نامهها و مدارک را به سایر کاربران یا واحدهای سازمانی ارجاع دهید و در صورت نیاز، توضیحات مربوط به ارجاع را نیز وارد کنید.
- مدیریت مستندات: اطلاعات کامل سندها یا مدرک، را مشاهده، جستجو و ارسال کنید.
- ارتباط با همکاران: به وسیلهی چت سازمانی به همکاران خود پیام دهید و انواع فایل را تبادل کنید.
جمع بندی
فراگستر با ارائه راهکارهای متنوع از جمله نسخههای واکنشگرا و نسخهی کاربردی وب پیشرفته (PWA)، تلاش میکند تا دسترسی کاربران به سیستم اتوماسیون اداری را در هر زمان و مکانی تسهیل کند. استفاده از PWA به عنوان یک رویکرد مدرن، مزایای متعددی از جمله سهولت دسترسی، عدم نیاز به نصب و بروزرسانی و بدون اشغال حافظه تلفن همراه، تجربه کاربری مشابه اپلیکیشن را به همراه دارد. کاربران میتوانند با توجه به نیازها و ترجیحات خود، از هر یک از این روشها برای مدیریت امور اداری خود از طریق تلفن همراه استفاده کنند و از قابلیتهای کلیدی مانند: ایجاد نامه، پاسخدهی، ارجاع و چت سازمانی بهرهمند شوند. برای اطلاع دقیق از روشهای دسترسی و امکانات موجود در نسخه موبایل فراگستر سازمان خود، به مستندات ارائه شده توسط سازمان و یا به سامانهی تیکتینگ فراگستر مراجعه کنید.
