چارت سازمانی چیست + آشنایی با انواع نمونه چارت های سازمانی

وجود نظم و شفافیت یکی از مهم‌ترین فاکتورهای توسعه و پیشرفت سازمان‌ها می‌باشد؛ وظایف و مسئولیت‌های هر بخش و واحد از سازمان باید مشخص گردد و فرآیندهای مختلف بر اساس این تقسیم وظایف، تعریف و اجرا شوند. ابزار اصلی برای رسیدن به این نظم و شفافیت، چارت سازمانی است.

چارت سازمانی نمایشی گرافیکی از ارتباط بخش‌ها و واحد‌ها با یکدیگر و سطوح مدیریتی هر کدام از آن‌ها می‌باشد؛ شایان ذکر است که چارت سازمانی انواع مختلفی دارد، که نحوه نمایش، کاربرد و روش مدیریتی آن‌ها با یکدیگر متفاوت است. اگر شما هم به دنبال آشنایی کامل با چارت سازمانی و انواع آن و همچنین مشاهده نمونه چارت‌های سازمانی هستید، تا انتهای این مقاله از وبلاگ فراگستر، همراه ما باشید.

چارت سازمانی چیست؟

چارت سازمانی (Organizational Chart) ابزاری برای مدیریت و نظارت بر ساختار سازمانی، جریان اطلاعات و سلسله مراتب و سطوح مدیریتی است؛ چارت سازمانی در قالب یک نمودار گرافیکی به همراه عناصر بصری نمایش داده می‌شود. درون چارت سازمانی، نحوه ارتباطات بین بخش‌ها و واحد‌های سازمان، سطوح مدیریتی و اجرایی به نمایش در می‌آید و دید کامل و جامعی از جایگاه هر بخش و واحد در سازمان به ما ارائه می‌دهد.

به طور استاندارد و معمول، چارت سازمانی از 4 بخش اصلی یا عنصر تشکیل شده است؛ عناصر اصلی چارت سازمانی عبارت‌اند از:

عناصر اصلی چارت سازمانی

واحد‌ها و بخش ها

تمامی واحدها و بخش‌های موجود در یک سازمان باید در چارت سازمانی نمایش داده شوند، تا دید کامل و جامعی از ارتباطات بین بخش‌ها و واحد‌ها به دست بیاید؛ به عنوان مثال، بخش‌هایی مانند اداری، مالی، بازاریابی، فناوری اطلاعات، فروش و… .

سلسله مراتب مدیریتی

یکی دیگر از عناصر اصلی که در چارت سازمانی نمایش داده می‌شود و مورد بررسی قرار می‌گیرد، سلسله مراتب مدیریتی است؛ برای نمایش سلسله مراتب مدیریتی، معمولا از بالاترین سمت سازمانی (مدیر عامل، رییس سازمان و این موارد) شروع شده و تا آخرین و پایین‌ترین سطح سازمانی ادامه می‌یابد و سطح مدیریتی هر کدام از بخش‌ها و واحد‌های سازمانی را مشخص می‌کند.

روابط سلسله مراتبی

چارت سازمانی به ما کمک می‌کند تا رابطه سلسله مراتبی بخش‌ها و واحد‌های مختلف را نمایش دهیم؛ به بیان دیگر، به کمک چارت سازمانی می‌توانیم مشخص کنیم که کدام یک از بخش‌ها و واحد‌ها، زیرمجموعه واحد‌های دیگر هستند و یا به کدام بخش‌ها یا واحد‌ها باید مستقیما گزارش دهند.

ارتباطات و جریان اطلاعات

آخرین عنصر اصلی چارت سازمانی، نمایش ارتباطات و جریان اطلاعات بین واحد‌ها و بخش‌های مختلف است و شامل جرین اطلاعات بین سطوح مختلف مدیریتی، گزارش‌دهی بخش‌ها و واحد‌ها و هماهنگی بین آن‌ها می‌باشد.

لازم به ذکر است که بسیاری از افراد چارت سازمانی و ساختار سازمانی را یکی می‌دانند، در حالی که این دو مفهوم با یکدیگر تفاوت دارند؛ در ادامه به بررسی و مقایسه مفاهیم چارت سازمانی و ساختار سازمانی می‌پردازیم.

چارت سازمانی چه تفاوتی با ساختار سازمانی دارد؟

در قسمت قبل با مفهوم و تعریف چارت سازمانی آشنا شدیم و در این بخش قصد داریم تا به ساختار سازمانی و تفاوت‌های آن با چارت سازمانی بپردازیم. در چارت سازمانی، نحوه ارتباطات بخش‌ها و واحدها و سطوح مدیریتی آن‌ها نمایش داده می‌شود، در حالی که در ساختار سازمانی، به تقسیم و سازماندهی وظایف و هماهنگی کارها و مسئولیت‌ها بین اعضای سازمان یا گروه‌ها و تیم‌های فعال در سازمان‌ها پرداخته می‌شود.

چارت سازمانی بر اساس افراد، عناوین، بخش‌ها و سلسله مراتب سازمانی و مدیریتی طراحی می‌گردد و با تغییر افراد درون سازمان، به طور دائم بروزرسانی می‌شود؛ اما ساختار سازمانی بر روی مفاهیمی همچون هدف، وظایف، شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPIs)، وظایف و هماهنگی کارها و… تمرکز دارد و به سازمان‌ها در تشکیل گروه‌های کاری، تعیین اعضای پروژه و تقسیم بندی وظایف بین اعضا کمک می‌کند.

شایان ذکر است که در ساختار سازمانی، اعضای تیم‌ها می‌توانند خارج از سلسله مراتب چارت سازمانی در کنار یکدیگر فعالیت کنند و به وظایف و کارهای خود بپردازند.

چرا به چارت سازمانی نیاز داریم؟

همان‌طور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم، وجود نظم و شفافیت در سازمان‌ها، یکی از عوامل تاثیرگذار بر پیشرفت و توسعه سازمان‌ها محسوب می‌گردد و یکی از ابزارهای اصلی برای دست‌یابی به نظم و شفافیت کامل در سازمان‌ها، استفاده از چارت سازمانی می‌باشد؛ اما به راستی چرا به چارت سازمانی نیاز داریم؟ استفاده از چارت سازمانی چه مزایایی با خود به همراه دارد؟

برخی از مزیت‌های استفاده از چارت سازمانی عبارت‌اند از:

مزیت های استفاده از چارت سازمانی

افزایش شفافیت درون سازمان

اولین تاثیر مثبت و مزیت استفاده از چارت سازمانی، افزایش شفافیت درون سازمان می‌باشد؛ با تعریف درست و دقیق چارت سازمانی، افراد سازمان دید کاملی از سطوح مدیریتی و روابط کاری بین بخش‌ها و افراد مختلف به دست می‌آورند و به موجب این امر، شفافیت در سازمان افزایش می‌یابد و همکاری و ارتباطات بین بخش‌ها و واحد‌ها تقویت می‌گردد.

تسهیل ارتباطات و مدیریت آن ها

اعضای سازمان با مشاهده چارت سازمانی، قادر به درک کامل ارتباطات و جریان اطلاعات در سازمان می‌باشند؛ به بیان دیگر، هر کدام از افراد سازمان می‌توانند بفهمند که:

• هر واحد یا بخش سازمانی توسط چه افرادی مدیریت می‌شوند.
• از چه افرادی باید اطلاعات و راهنمایی‌های لازم را دریافت کنند.
• گزارشات برای چه افرادی باید ارسال شود.
• سلسله مراتب مکاتباتی در سازمان به چه صورت است.
• هر کدام از بخش‌ها و واحد‌ها زیرمجموعه کدام سطح مدیریتی هستند.
• و…

تمامی مواردی که نام بردیم، موجب تسهیل ارتباطات سازمانی و تقویت آن‌ها می‌گردند.

شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان

مدیران با مشاهده چارت سازمانی، می‌توانند درک درستی از نقاط قوت و ضعف سازمان به دست بیاورند؛ چارت سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا پراکندگی نیروی انسانی در بخش‌ها و واحد‌های مختلف سازمان را بررسی نمایند تا در صورت نیاز، تغییرات لازم را در چارت سازمانی اعمال نمایند.

جذب و حفظ نیروی کار

یکی دیگر از تاثیرات مثبت و مزیت‌های استفاده از چارت سازمانی، جذب نیروی کار جدید و حفظ نیروی کار فعلی می‌باشد؛ با مشخص بودن چارت سازمانی، افرادی که قصد پیوستن به سازمان را دارند، دید کاملی از سلسله مراتب سازمانی و جایگاه خود در سازمان به دست می‌آورند و تصمیم‌گیری بهتری برای پیوستن به سازمان خواهند داشت.

از طرفی، اعضای فعلی سازمان نیز با مشاهده چارت سازمانی می‌توانند دید کاملی از مسیر شغلی خود در سازمان و همچنین روابط سلسله مراتبی به دست بیاورند و با انگیزه بیشتری برای کسب جایگاه‌های بهتر در سازمان تلاش نمایند.

تسهیل روند تغییرات سازمانی

عوامل زیادی موجب تغییر در چارت سازمانی می‌شوند، عواملی مانند توسعه سازمان، ادغام، تغییر استراتژی‌های سازمان و…؛ چارت سازمانی به مدیران کمک می‌کند تا به ساده‌ترین و سریع‌ترین شکل ممکن، تغییرات رخ داده در سازمان را، بر روی چارت سازمانی اعمال نمایند و به صورت کاملا شفاف در اختیار اعضای سازمان قرار دهند.

حال که با تعریف و تاثیرات چارت سازمانی آشنا شدیم، زمان آن فرارسیده که انواع چارت سازمانی را باهم بررسی کنیم.

انواع چارت سازمانی کدام اند؟

هر کدام از سازمان‌ها و شرکت‌ها دارای بخش‌ها، واحد‌ها و روش‌های مدیریتی و ارتباطی مختلفی هستند؛ این امر موجب شده تا در طول زمان، انواع مختلفی از چارت‌های سازمانی به وجود بیایند. برخی از شناخته‌شده‌ترین انواع چارت سازمانی عبارت‌اند از:

انواع چارت سازمانی

چارت سازمانی سلسله مراتبی

در چارت سازمانی سلسله مراتبی یا Hierarchical Organizational Chart، واحد‌ها و بخش‌ها به صورت سلسله مراتبی و در سطوح مختلفی  درجه‌بندی و دسته‌بندی می‌شوند؛ برای طراحی چارت سازمانی سلسله مراتبی، باید چارت را از بالاترین سمت و جایگاه در سازمان شروع کرد و به تدریج به سطوح پایین‌تر رفت. این نوع از چارت سازمانی مناسب سازمان‌های سنتی و سلسله مراتبی هستند؛ در این سازمان، هر فرآیند و ارتباطی باید بر اساس سلسله مراتب چارت سازمانی و متناسب با محدودیت‌های سلسله مراتبی اعمال شده بر اساس چارت سازمانی، صورت بگیرد.

چارت سازمانی سلسله مراتبی

چارت سازمانی ماتریکسی

در این نوع از چارت سازمانی، واحد‌ها و بخش‌ها بر اساس پروژه‌ها و کارها سازماندهی می‌شوند؛ به بیان دیگر، در چارت سازمانی ماتریسی (Matrix Organizational Chart) ، افراد و اعضای سازمان در قالب تیم‌های پروژه‌ای در واحد‌ها و بخش‌های گوناگون سازمان فعالیت می‌کنند. به طور کلی چارت سازمانی ماتریکسی از 3 بخش اصلی تشکیل شده است:

• رهبر ماتریکس: رهبری سازمان‌ها بر اساس چارت سازمانی ماتریسی، همیشه توسط بالاترین فرد در سازمان (رئیس سازمان یا مدیرعامل آن) صورت می‌گیرد. رهبر ماتریکس وظیفه دارد تا بر عملکرد مدیران ماتریکس و روند پیشرفت پروژه‌ها نظارت داشته باشد.
• مدیران ماتریکس: مدیران ماتریکس مستقیما زیر نظر رهبر ماتریس فعالیت می‌کنند و روند پروژه‌ها و عملکرد کارکنان را مورد بررسی قرار دهند و تیم خود را در مسیر موفقیت هدایت نمایند.
• کارکنان ماتریکس: افرادی که زیر نظر مدیران ماتریکس فعالیت می‌کنند، کارکنان ماتریکس نامیده می‌شوند.

شایان ذکر است که در چارت سازمانی ماتریکسی، اعضای سازمان به طور همزمان بر روی پروژه‌های مختلف با مدیران متفاوت یا مشابه، فعالیت می‌کنند؛ به عنوان مثال، کارکنان ماتریکس ممکن است در 3 پروژه حضور داشته باشند و هر کدام از آن‌ها مدیران ماتریکس مربوط به خود را داشته باشد، در این صورت کارکنان ماتریکس باید به مدیران مختلفی گزارش ارائه دهند.

چارت سازمانی ماتریکسی بیشتر مناسب سازمان‌ها و مجموعه‌هایی است که پروژه محور می‌باشند و یا اینکه بر روی پروژه‌های سنگین و پیچیده کار می‌کنند. چارت سازمانی ماتریکسی با هدف افزایش و بهبود همکاری بخش‌ها و واحد‌های مختلف در ارائه خدمات، تولید محصولات و رسیدگی به پروژه‌ها می‌باشد.

چارت سازمانی ماتریکسی

چارت سازمانی کارکردی

یکی دیگر از انواع چارت‌های سازمانی، چارت سازمانی کارکردی و یا همانFunctional Organizational Chart است؛ در این نوع از چارت سازمانی، بخش‌ها و واحد‌ها بر اساس وظایفی که دارند، سازماندهی و مدیریت می‌شوند و به صورت جداگانه در چارت قرار می‌گیرند. به عنوان مثال، برخی از این بخش‌ها و واحد‌ها عبارت‌اند از:

• بازاریابی
• مالی
• منابع انسانی
• و…

این نوع از چارت سازمانی، مناسب سازمان‌هایی است که از ساختار سلسله مراتبی ساده‌ای برخوردار هستند و همچنین به هماهنگی مداوم و کامل میان بخش‌های مختلف نیاز دارند.

چارت سازمانی کارکردی

چارت سازمانی شبکه ای

همان‌طور که از اسمش پیداست، در چارت سازمانی شبکه‌ای (Network Organizational Chart) ، روابط بین بخش‌ها و واحد‌ها به صورت شبکه‌ای پیچیده نشان داده می‌شود؛ این نوع از انواع چارت سازمانی بیشتر برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که روابط و تعاملات پیچیده و گسترده‌ای دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

چارت سازمانی شبکه ای

چارت سازمانی مرکزی شده

در چارت سازمانی مرکزی شده (Centralized Organizational Chart)، تنها یک هسته مدیریتی در سازمان وجود دارد و قدرت و اختیار تصمیم‌گیری در یک واحد یا بخش متمرکز شده است و سایر بخش‌ها و واحد‌های سازمان، نقش اجرایی دارند. این نوع از چارت سازمانی مناسب شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک با سلسله مراتب محدود می‌باشد.

چارت سازمانی مرکزی شده

چارت سازمانی مسطح

سازمان‌هایی که دارای سلسله مراتب مدیریتی و سطوح مدیریتی کمتری هستند، از چارت سازمانی مسطح (Flat Organizational Chart) استفاده می‌کنند؛ در این نوع چارت سازمانی، سطوح مدیریتی کمی وجود دارد و بخش‌ها و واحد‌ها تقریبا اختیارات مشابه و هم‌سطحی دارند.

چارت سازمانی مسطح

مواردی که باهم بررسی کردیم، تنها چند مورد از انواع چارت سازمانی بودند؛ شرکت‌ها و سازمان‌ها ممکن است بنا بر نیاز خود، چند نوع از چارت‌های سازمانی را باهم تلفیق کنند و یا این که نوع جدیدی از چارت سازمانی را طراحی نمایند و مورد استفاده قرار دهند.

چگونه چارت سازمانی مناسبی انتخاب کنیم؟

انتخاب و پیاده‌سازی چارت سازمانی یکی از کارهای مهم هر سازمان می‌باشد؛ همان‌طور که کمی پیش‌تر بررسی کردیم، انواع مختلفی از چارت سازمانی وجود دارد، که هر کدام ویژگی‌های خود را دارند. حال این سوال مطرح می‌شود که چطور یک چارت سازمانی مناسب پیدا کنیم؟

برای انتخاب و پیاده‌سازی چارت سازمانی مناسب، کافیست تا مراحل زیر را طی کنید:

• مرحله اول: سازمان خود را بررسی کنید و نیازها، فرآیندها، ارتباطات و جریان اطلاعات را شناسایی نمایید.
• مرحله دوم: انواع چارت سازمانی را مورد بررسی قرار دهید و متناسب با نیازهای سازمان، چارت سازمانی مناسب را انتخاب کنید؛ در این مرحله می‌توانید سازمان‌های مشابه را مورد بررسی قرار دهید و از چارت‌های سازمانی آن‌ها کمک و ایده بگیرید.
• مرحله سوم: در صورت نیاز، هنگام انتخاب و پیاده‌سازی چارت سازمانی، از متخصصین مرتبط، مشاوره دریافت کنید.
• مرحله چهارم: با تجربه و آزمون، ایرادات موجود در چارت سازمانی را شناسایی کنید؛ برای این کار می‌توانید چارت سازمانی را بر روی تعدادی از بخش‌ها و واحد‌ها به صورت تستی پیاده‌سازی نمایید.
• مرحله پنجم: پس از انتخاب و پیاده‌سازی چارت سازمانی، باید به طور مداوم عملکرد سازمان را زیر نظر داشته باشید و در صورت نیاز، تغییراتی را در راستای بهبود عملکرد سازمان و چارت سازمانی اعمال نمایید.

راهکار اتوماسیون فراگستر برای طراحی و پیاده سازی چارت سازمانی چیست؟

اتوماسیون اداری فراگستر با هدف مدیریت متمرکز ارتباطات و اطلاعات در سازمان طراحی شده و توسعه یافته است؛ در همین راستا، امکانات و قابلیت‌های مختلفی را برای پیاده‌سازی چارت سازمانی در اختیار کاربران خود گذاشته است. برخی از این قابلیت‌ها عبارت‌اند از:

• شخصی‌سازی و تعریف چارت سازمانی
• امکان تعریف چارت سازمانی هر سازمان در هلدینگ‌ها (چندسازمانی)
• امکان اعمال دسترسی سازمان های مرتبط به هم جهت ارسال و دریافت بین سازمانی
• تعیین جانشین در کارتابل و تعیین دسترسی‌های افراد جانشین
• امکان استفاده از کنترل چارت سازمانی (سلسه مراتب) در زمان ایجاد نامه
• تعیین دسترسی‌های مکاتباتی بر اساس واحد سازمانی، سمت و کاربران
• امکان تعریف چند سمت یا پست سازمانی به یک پرسنل
• امکان تعریف انواع شرکت‌ها/ افراد حقیقی و اعمال دسترسی به کاربران جهت مکاتبه
• و…

بیشتر بخوانید:  راهکار فراگستر برای مدیریت شرکت های هلدینگ چیست؟

برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و قابلیت‌ها و کاربردهای آن، می‌توانید از طریق دکمه زیر نسخه دموی رایگان اتوماسیون اداری فراگستر را در اختیار داشته باشید؛ همچنین در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، می‌توانید با همکاران ما از طریق شماره 42623 (021) در تماس باشید.

سخن پایانی

در این مقاله با مفهوم چارت سازمانی و انواع آشنا شدیم و همچنین آموختیم که برای پیاده‌سازی درست و اصولی چارت سازمانی، چه مراحلی را باید طی نمایید. امیدواریم که از مطالعه این مقاله لدت برده‌باشید؛ در صورت وجود هرگونه ابهام، حتما سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول

چارت سازمانی چیست و چه هدفی دارد؟

چارت سازمانی (Organizational Chart) نمایشی گرافیکی از ارتباطات بین بخش‌ها و واحد‌های سازمانی و سطوح مدیریتی در یک سازمان می‌باشد؛ از چارت سازمانی برای مدیریت و نظارت بر ساختار سازمانی، جریان اطلاعات و سلسله مراتب و سطوح مدیریتی استفاده می‌گردد.

انواع چارت سازمانی کدامند؟

انواع چارت سازمانی عبارت‌اند از: چارت سازمانی سلسله مراتبی، چارت سازمانی ماتریکسی، چارت سازمانی کارکردی، چارت سازمانی شبکه‌ای، چارت سازمانی مرکزی شده و چارت سازمانی مسطح.

چگونه چارت سازمانی را پیاده سازی کنیم؟

مرحله اول: نیازهای سازمان خود را بررسی کنید.

مرحله دوم: انواع چارت سازمانی را بررسی کنید.

مرحله سوم: از متخصصی کمک و مشاوره بگیرید.

مرحله چهارم: ایرادات و گلوگاه‌های چارت سازمانی خود را پیدا کنید.

مرحله پنجم: چارت سازمانی را پیاده‌سازی کنید و عملکرد آن را بررسی نمایید.