قابلیتها و زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر

سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر از یک هسته اصلی و بالغ بر ۲۰ زیرسیستم تشکیل شده است که پس از بررسی رایگان نیازمندیهای خاص کسب و کار شما، بخشی یا تمامی زیرسیستمها قابل ارائه و پیاده‌سازی است.

برای مشاهده دمو اتوماسیون فراگستر کلیک کنید

اتوماسیون اداری پایه

ثبت و گردش الکترونیکی مکاتبات

سیستم اتوماسیون اداری فراگستر یک نرم‌افزار تحت وب است که برای سازمان امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات و مستندات سازمانی را فراهم می‌کند.

با تهیه نسخه پایه نرم‌افزار اتوماسیون اداری، تمامی امکانات و قابلیت های اتوماسیون اداری فراگستر (نسخه ۶) که در ذیل بیان شده است، در اختیار سازمانها قرار خواهد گرفت.

۱.میزکار هوشمند / ۲. کارتابل و گردش مکاتبات / ۳. ارجاعات و اقدامات / ۴. دبیرخانه و مدیریت بسته‌ها / ۵. ویرایشگر Word در نرم‌افزار / ۶. تبدیل گفتار به متن / ۷. تقویم سازمانی و مدیریت جلسات / ۸.سامانه تبادل فایل / ۹.چت سازمانی / ۱۰. اطلاعات پایه و ساختار سازمانی / ۱۱.داشبور گزارشات / ۱۲.ارسال پیامک / ۱۳.امنیت و رویدادهای نرم‌افزار

مدیریت فرم و فرآیندها

هیچ اتوماسیون اداری بدون BPMS کامل نیست!

نرم‌افزار فرم‌ساز مدیریت فرایند فراگستر نسخه بومی شده نرم‌افزار جهانی و قدرتمند پروسس‌میکر (ProcessMaker) است که یکی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS متن باز دنیاست که در اختیار عموم قرار گرفته است.

نرم‌افزار فرم‌ساز مدیریت فرایند فراگستر قابلیت‌های بسیار خوبی دارد که کاربران با بهره‌گیری از آن‌ها می‌توانند به راحتی فرایندها و روال‌های سازمانی خود را در آن مدل‌سازی، پیاده‌سازی و مدیریت نمایند.

نسخه موبایل سازمانی

نسخه موبایل اتوماسیون اداری فراگستر مبتنی بر استاندارد سیستم عامل‌های Android و IOS با محیطی پویا و زیبا تولید شده است.

این اپلیکیشن در دسترس بودن گردش اطلاعات، مکاتبات و فرآیندها در سازمان را برای کاربران اتوماسیون اداری، به شکل آنلاین و آفلاین در هرنقطه و هر زمانی، از طریق تبلت و گوشی‌های هوشمند فراهم کرده است.

مهمترین امکانات و قابلیت‌های نسخه موبایل نگارش سازمانی:

  • میزکار همراه با مشاهده سمتها و آمار مکاتبات کارتابل
  • امکانات کاربردی کارتابل مکاتبات
  • استفاده از قلم نوری و تبدیل گفتار به متن جهت ایجاد و ارجاع نامه‌
  • همگام‌سازی تقویم‌کاری با سایر تقویم‌های موجود در موبایل (فقط برای نسخه اندروید)
  • ورود از طریق تشخیص اثر انگشت و چهره (فقط برای نسخه iOS)
  • مشاهده آفلاین نامه‌های کارتابل
  •  و…

موتور جستجوی معنایی بهجو

بهجو یک موتور جستجوی معنایی هوشمند، سریع، با دقت بالا و مقیاس‌پذیر است که برای متون فارسی در داخل نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر بهینه‌سازی شده است. به کمک این موتور جستجو می‌توانیم حجم بسیار زیادی از مکاتبات و مستندات را مورد جستجو و تحلیل قرار دهیم.

بهجو رتبه‌بندی اسناد، مدارک و مستندات را به گونه‌ای بهینه می‌کند؛ تا کاربران آنچه به دنبالش می‌گردند را به سادگی پیدا کنند.

مدیریت مستندات

نرم‌افزار مدیریت مستندات یکی از زیر سیستم‌‌های اصلی نرم‌‌افزار اتوماسیون ‌اداری بوده که در آن کاربران امکانات و کاربرد‌های ویژه‌ای به منظور مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی، نقشه‌‌های فنی و فرم‌های سازمانی در اختیار خواهند داشت.

این نرم‌افزار با رعایت ملاحظات امنیتی قابلیت‌هایی از جمله: تعریف ساختار بایگانی، تعیین و انتساب تگ به اسناد، ورود انبوه مستندات، جستجوهای پیشرفته و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت مستندات را، برای سازمان‌های علاقه‌مند به حذف کاغذ از چرخه کاری خود فراهم می‌سازد.

مدیریت فکس

نرم‌افزار مدیریت فکس اتوماسیون اداری فراگستر، کاربران هر واحد سازمانی را قادر می‌سازد بدون نیاز به دستگاه فکس و تنها از طریق یک سرویس نرم‌‌افزاری فکس، مستقیما بصورت الکترونیکی نسبت به دریافت و ارسال فکس از داخل نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر اقدام نمایند.

مدیریت ایمیل

سرویس پست الکترونیک یکی دیگر از سرویس‌‌های زیرساخت حوزه اتوماسیون اداری و فرآیندهای فراگستر است که دسترسی مستقیم به ارسال، دریافت و مشاهده نامه از طریق پست الکترونیک را فراهم می‌کند.

با توجه به یکپارچگی این سرویس با دیگر بخش‌‌های این نرم‌افزار، نیاز به خروج از سیستم و ورود به رابط کاربری نرم‌‌افزار دیگری نیست.

کارتابل آفلاین

با نرم‌افزار کارتابل آفلاین می‌توانید تمام یا بخشی از نامه‌های داخل کارتابل را به همراه کلیه پیوستها و شرح ارجاعاتی که تا به حال داشته‌اید به نرم‎افزار Outlook انتقال دهید و سپس در جایی دور از محل‌کار و بدون اتصال به سیستم اتوماسیون اداری، نامه‎‌های خود را مشاهده، ارجاع و ثبت نمایید.

نرم‌‌افزار اتوماسیون ‌اداری به محض برقراری اتصال به شبکه سازمانی، مستندات و ارجاعات را از outlook بطور خودکار برای گیرندگان ارسال می‌کند.

چند سازمانی (هولدینگ)

ارتباط سریع و آسان برای سازمان‌های بزرگ دارای زیرمجموعه و شرکت‌های هولدینگ

قابلیت چند ساختاری، برقراری ارتباط و ارجاع مکاتبات بین سازمانی در نرم‌‌افزار اتوماسیون اداری و فرآیندهای فراگستر، را در مجموعه‌‌های دارای هولدینگ و زیرمجموعه فراهم می‌کند.

تبادل الکترونیکی مکاتبات ECE و PTP

  • تبادل الکترونیکی مکاتبات ECE

امروزه بسیاری از سازمان‌ها که از سیستم مکانیزه مکاتبات اداری برای ثبت و پیگیری مکاتبات خود استفاده میکنند و به دنبال رسیدن به هدف مکاتبات بدون کاغذ هستند. برای ارتباط با سازمان بیرون مجبور به بازگشت ناخواسته به روال کاغذی می‌باشند.

استفاده از پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE) در نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، تعامل بین سازمانی، افزایش دقت و سهولت در پیگیری نامه‌ها، تسریع زمان تبادل مکاتبات اداری، را امکان‌پذیر کرده است.

  • تبادل الکترونیکی مکاتبات PTP

این ویژگی بین دو سازمانی که از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌نمایند، به هر دو سازمان این امکان را می‌دهد که از این طریق با کمترین هزینه و امن‌ترین راه، بطور مستقیم تبادل مکاتبات و ارجاعات سازمانی را داشته باشند.

وب سرویس اتصال به رصد

نهاد ریاست جمهوری با هدف پایش و رصد پی‌نوشت‌ها و دستورهای ریاست محترم جمهور از نهادهای دولتی، سامانه‌ای را تحت عنوان سامانه پیگیری و استعلام الکترونیکی دولت (رصد) طراحی نموده است که پیرو آن به کلیه سازمان‌های دولتی ابلاغ گردیده که لازم است سامانه‌های اتوماسیون اداری موجود در هر نهاد دولتی از طریق وب سرویس و در بستر شبکه دولت به سامانه رصد متصل گردند.

این اقدام در راستای توسعه دولت الکترونیک، افزایش سرعت پاسخگویی دستگاه‌ها، شفاف‌سازی و دسترسی آسان به اطلاعات است.

وب سرویس رصد

رسانه سازمانی

نرم‌افزار رسانه سازمانی فراگستر برگرفته از الگوی سایت YouTube ، امکان ارائه ابزاری ساده و توانا بمنظور ایجاد مکانی برای نگهداری و مشاهده فایل‌های ویدئویی (نظیر فیلم، صدا، تصویر و …) سازمان را بدون نیاز به نصب Player های مختلف بر روی هریک از کلاینت‌‌ها فراهم می‌نماید.

دانشنامه سازمانی

وجود دانشنامه در سازمان‌ها باعث شناسایی دانش و مستندات ارزشمند سازمان و انتقال دانش، تجربیات و مستندات از یک پروژه به پروژه دیگری می‌شود.

نرم‌افزار دانشنامه سازمانی با الگوبرداری از فراگیرترین پروژه تعریف شده در این زمینه یعنی Wikipedia ، ویژه هر سازمانی طراحی شده است.

قابلیت پایشگر و هشدار

قابلیت پایشگر و هشدار فراگستر با امکان پایش لحظه‌ای و ارائه خدمات پیشگیرانه از کارکرد کاربران و پایگاه داده در نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیاده‌سازی شده است. این زیرسیستم با بررسی و رصد مداوم رویدادها، خطاهای رخ‌داده و اطلاع‌رسانی فوری به راهبر از طریق Email ,SMS و یا نامه سیستمی‌، از بروز درصد بالایی از اختلالات نرم‌افزار و کاربران ممانعت می‌کند.

پایشگر و هشدار اتوماسیون اداری

نسخه دو زبانه

یکی از مزایای اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، پیشتیبانی از نسخه دو زبانه (انگلیسی و فارسی) است. با امکان این قابلیت تمامی منوها، اسناد، گزارشات و سایر فرم‌ها به زبان انگلیسی می‌باشد.

کاربرد نسخه انگلیسی برای شرکت‌هایی است که دارای دفاتر یا نمایندگی‌هایی (خارج یا داخل) کشور هستند و یا کاربران آنها به زبان فارسی آشنایی ندارند.

نسخه دو زبانه اتوماسیون اداری فراگستر

تعیین قوانین امنیتی پیشرفته در اتوماسیون

اتوماسیون اداری و فرآیندهای فراگستر با اخذ گواهینامه‌های معتبر امنیتی و ایزو، فراهم کردن بستری امن منطبق بر استانداردهای معتبر محرمانگی، صحت داده‌ها، صحت سیستم، مدیریت امنیت ارتباطات / اطلاعات و احراز هویت کاربران، را در سه سطح Basic ,Medium و Secure درکل نرم‌افزار تایید می‌کند.

زیرسیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی

در زیر سیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی ، بمنظور حفظ اطلاعات، دسترسی به اسناد و مکاتبات سازمان به تفصیل با توجه به جایگاه سازمانی کاربران و سطح محرمانگی منتسب به هر سمت سازمانی قابل تعریف می‌باشد. به‌گونه‌ای که تمام جزئیات تعیین محدودیت‌ها و سطوح دسترسی‌ها نیز برای راهبر سیستم قابل کنترل و پیگیری خواهد بود.

مدیریت گزارشات و هوش تجاری(BI)

هوش تجاری یک چارچوب کاری شامل فرایندها، ابزار و فناوری‌های مختلف است که برای تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش مورد نیاز هستند، که با استفاده از همین دانش مدیران قادر به تصمیم‌گیری بهتر می‌شوند و در نتیجه عملکرد سازمان خود را بهبود می‌بخشند.

خدمات متمایز هوش تجاری (BI) فراگستر

  • ارائه داشبوردهای آماده و قابل شخصی سازی
  • ساخت پایگاه داده تحلیلی/تجمیعی متناسب با پایگاه داده‌ها سازمان
  • طراحی داشبورد بر اساس نیاز مدیران سازمان

زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی

پیشخوان ارباب رجوع

در بسیاری از سازمانها هنوز دریافت نامه از ارباب رجوع بصورت سنتی و دریافت نسخه کاغذی نامه انجام میگیرد. این امر هزینه‌های زیادی را برای سازمان در زمینه ارسال، دسته‌بندی، ثبت نامه‌ها در نرم‌افزار توسط دبیرخانه و… را به همراه خواهد داشت. و از طرفی موجب اتلاف وقت و هزینه برای ارباب رجوع شده و صف‌های طولانی در تردد به سازمانها را ایجاد می‌کند.

به همین دلیل به موجب بخشنامه شماره ۱۵۳۸۵۸۸ که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور در سال ۹۶ ابلاغ شد؛ تمامی دستگاه‌های اجرایی کشور مکلفند نسبت به اجرای مفاد دستورالعمل «میز خدمت الکترونیکی» یا «پیشخوان ارباب رجوع» به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع اقدام کنند.

در این راستا فراگستر با ساز و کارها و راهکارهای پیشرفته و اتوماتیک، جهت تکریم ارباب رجوع و افزایش بهره‌وری سازمان، زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی یا بعبارتی پیشخوان الکترونیکی ارباب رجوع را راه‌اندازی نموده است.

تنظیم جلسه دمو و دریافت پیشنهاد قیمت

با تکمیل فرم زیر کارشناسان فراگستر جهت ارائه دموی نرم افزار با شما تماس خواهند گرفت. همچنین از طریق تلفن ۴۲۶۲۳-۰۲۱ داخلی ۱ در ساعات اداری شنبه تا چهارشنبه از ساعت ۸ الی ۱۷ و پنجشنبه ها از ساعت ۸ الی ۱۳ پاسخگوی شما خواهیم بود.

دمو ببینید
۴۲۶۲۳ (۰۲۱)