در طراحی مدل گرافیکی یک فرآیند، چه توصیه ها یا استانداردهایی پیشنهاد می شود؟

برای ساخت فرآیند نیاز است که اول فرآیندها شناسایی، طبقه بندی و تحلیل شوند. برای طراحی فرآیند استاندارد خاصی وجود ندارد، هر کسی با توجه به دید و نگرش خود و بسته به نوع فعالیت و روال های کاری سازمان و سیاست های مدیریت ارشد سازمان، فرآیندها را تحلیل می کند.

ولی اصولا در طراحی مدل گرافیکی فرایند، رعایت استانداردهای ذیل پیشنهاد می شود:

1- طراحی فرایند باید خوانا و مرتب باشد تا کلیه افراد دخیل در فرایند بتوانند از گردش فرایند مطلع شوند.

2- بهتر است سایز و ابعاد فرایند بگونه ای باشد تا بتوان آنرا در صفحه A4 پرینت گرفت و در صورت بزرگ بودن فرایند، زیر بخش های  آنرا در زیر فرایندها تجزیه نمود.

بطور کلی زیرفرآیندها به چهار بخش تقسیم می شوند:

  • (Embedded Subprocess)

نوعی از زیرفرایند است که مدل داده جداگانه مختص خود را ندارد و از مدل داده فرایند پدر استفاده می نماید. (یعنی بیشتر شبیه یک Task است که چند Task دیگر را در برمی گیرد)

  • (Reusable SubProcess)

فعالیت های تکراری را با این نوع زیرفرایند مشخص کنید (مانند تاییدات) و آنرا بصورت Reusable SubProcess در دیگر فرایندها فراخوانی کنید. به این صورت که اگر در فرآیندهای مختلف مانند درخواست کالا،درخواست خرید، صدور چک و… ، سلسه مراتب تاییدات دارید می توانید آنرا بعنوان فرآیند تاییدات سازمان دیده و در دیگر فرآیندها به عنوان زیر فرآیند استفاده کنید.

  • (Multiple SubProcess )

به منظور توزیع کار از Multiple SubProcess استفاده می شود. به این صورت که مثلا در فرآیند خرید در مرحله ای که نیاز است خرید انجام شود بیش از یک مسئول خرید در سازمان مشغول فعالیت است به منظور توزیع کار بین این نفرات می توان با این نوع زیرفرآیند کار را توزیع و پس از انجام خرید دوباره فعالیت ها را جمع کرد و یکجا به جریان انداخت.

  • (transaction subprocess)

فرآیند پرداخت وجه را در نظر بگیرید که از فرآیند خرید به زیر فرآیند پرداخت وجه رسیده است. می خواهیم پرداختی را از بانک انجام دهیم حالت های مختلفی اتفاق می افتد. به صورت عادی پرداخت انجام می شود و رسید صادر می شود و فرآیند از شاخه  درست  به  خاتمه می رسد. در صورتی که مشکلی به وجود بیاید به هر دلیل پرداخت صورت نگیرد می تواند از مسیر دیگری که همان نماد Error است به خاتمه برسد و پیغام دهد که کار به چه دلیلی درست انجام نشده است همانند عکس زیر:

photo_2016-09-27_15-56-21

3- بجای اتصال بین فعالیت هایی که بیش از یک  ورودی دارند یا در مسیر مدل فرآیند خط ها بروی یکدیگر قرار میگیرند بهتر است از رویداد میانی (Intermediate Event) از نوع لینک (Link) استفاده کرد تا مدل فرآیندی مرتبط، و شلوغ نباشد.

4- حتما مستندات فرایند را در مدل فرایند الصاق (Attach) کنید و توضیحات فرایند خود را در قالب یاداشت (Annotation) درج کنید، تا مدل فرایند شما گویای نحوه عملکرد آن باشد. 

5- بسیاری از نمادهایی که در مدل فرآیند استفاده می شوند از دید شخصی که فرآیند را می سازد (Developer) تفاوتی با یکدیگر ندارند ولی از دید تحلیلگر با یکدیگر متفاوت اند (برای مثال User Task و Manual Task) ، حتما طراحی فرایند خود را طبق استانداردهای BPMN طراحی کنید.

6- بهتر است نام فرایند با نام جدول اصلی فرآیند( Main Entity) یکسان باشد. این کار گزارشگیری را برای شما آسان می کند. 

7- حتما استانداردی برای نام گذاری جداول و فیلدهایی که در مدل داده خود تعریف می کنید تعیین کنید تا در زمان ساخت گزارش بروی فرآیند اجرا شده دچار مشکل نشوید.

photo_2016-09-27_15-58-13