مکاتبات اداری چیست؟ انواع مکاتبات اداری مرسوم در سازمان‌ها

زمان تقریبی مطالعه: ۷ دقیقه

آیا می‌دانید مکاتبات اداری چیست و چگونه در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای آشنایی بیشتر با انواع مکاتبات اداری مرسوم در سازمان‌ها با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

مکاتبات اداری نقشی حیاتی در ارتباطات سازمان ایفا می‌کنند. اگر مکاتبات سازمان به درستی مدیریت نشود و یا در تنظیم آنها ایرادی وجود داشته باشد، کسب و کار شما را با مشکلات جدی مواجه خواهد کرد. ضعف در مدیریت مکاتبات سازمانی، در ساده‌ترین حالت ممکن است این تصور را در ذهن مشتریان و همکاران شما به وجود آورد که سازمان پاسخگو نیست. اما ممکن است افراد تحصیل‌کرده نیز در شناخت و مدیریت مکاتبات اداری ضعف داشته باشند. این مساله دلیل ساده‌ای دارد و آن عدم آگاهی از اصول مکاتبات اداری است. خوشبختانه، جای نگرانی نیست و این مساله با آموزش دیدن به سادگی قابل حل است. راهکارهای اتوماسیون اداری نیز موجب تسهیل هر چه بیشتر این فرآیند شده‌اند. در این مقاله در مورد انواع مکاتبات اداری، روش های ذخیره‌سازی و مدیریت آنها خواهید خواند.

مکاتبات اداری چیست؟

مکاتبات اداری هرگونه ایجاد ارتباط به صورت رسمی و از طریق نامه یا فکس است که در آن درخواست و یا دستوری به افراد و یا مراجع ذی صلاح ابلاغ می‌گردد. مکاتبات اداری امری است که در هر سازمانی مورد نیاز است و  حجم آن با توجه به ابعاد سازمان متغیر خواهد بود. مقدار این مکاتبات ممکن است حتی در برخی موارد به هزاران مورد در طول روز نیز برسد. مکاتبات اداری ابزاری هستند که توسط مشتریان و همکاران نیز برای ارتباط با سازمان و مطالبه درخواست‌هایشان مورد استفاده قرار می‌گیرند.

اما مشکلی که وجود دارد این است که آموزش مکاتبات اداری جز در موسسات آموزشی و برخی از دانشکده‌های مدیریتی ارائه نمی‌شود. همچنین افزایش ارتباطات در سازمان‌ها و گسترش مکاتبات الکترونیکی، سازماندهی مکاتبات را به امری زمان‌بر و طاقت‌فرسا تبدیل کرده است. خوشبختانه امروزه منابع زیادی برای یادگیری اصول مکاتبات اداری وجود دارد و راهکارهای اتوماسیون اداری نیز به مقدار زیادی پیچیدگی‌های سازماندهی این نوع مکاتبات را کاهش داده‌اند. نرم افزار مدیریت دبیرخانه به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری محسوب می‌شود و علاوه بر ثبت و پی‌گیری انواع مکاتبات، مدیریت دقیق آنها را ممکن می‌کند. برخی از این راهکارها نرم افزارهای تحت وب نیز هستند که به شما اجازه می‌دهند با هر دستگاهی که قابلیت اتصال به اینترنت و استفاده از مرورگر را دارد مانند گوشی موبایل به آنها متصل شوید.

همچنین ممکن است بخواهید بدانید که نحوه مکاتبات اداری چگونه است؟ طریقه مکاتبات اداری می‌توانند به ۲ شکل سنتی با استفاده از کاغذ و یا به صورت الکترونیکی انجام شوند.

هدف از مکاتبات اداری چیست؟

سوالی که در این قسمت باید پاسخ داده شود این است که مکاتبات اداری برای چیست؟ اهداف متعددی برای مکاتبات اداری وجود دارد. برخی از دلایل مکاتبات اداری عبارتند از:

• اطلاع رسانی به پرسنل سازمان
• اطلاع رسانی به اشخاص خاص در سازمان
• ارسال دستور اداری به یک واحد سازمانی یا به یکی از کارکنان سازمان
• ارسال دستورالعمل به یک واحد یا به یکی از افراد سازمان
• ارائه دستورالعمل یا ارسال اطلاعیه به سایر سازمان‌ها و افراد خارج از شرکت

دلایل بسیار دیگری برای مکاتبات اداری وجود دارد، با این حال، هدف مکاتبات اداری بستگی به ماهیت وضعیتی دارد که ارسال یک اطلاعیه یا پیام را ایجاب می‌کند.

اصول تنظیم مکاتبات اداری

اصول تنظیم مکاتبات اداری چیست؟

مهم‌ترین قواعد مکاتبات اداری عبارتند از:

هدف‌گذاری:

به طور کلی، هدف اولیه از مکاتبات اداری، انتقال برخی اطلاعات و هدف ثانویه انتقال حس دوستانه و حسن نیت است.

برنامه‌ریزی برای پیام:

ابتدا اطلاعاتی که قرار است منتقل شود باید جمع‌آوری شود و سپس قبل از شروع نگارش، باید آنها را به ترتیب منطقی مرتب کرد.

استفاده مناسب از زبان:

نوعی لحن و زبان برای مکاتبات اداری باید رسمی بوده و در عین حال واضح و ساده باشد.

نگارش موثر و مرتبط:

پیام باید مرتبط با هدف باشد و منجر به نتیجه خاص شود.

رعایت اختصار:

مکاتبات در عین اینکه همراه با رعایت ادب و تعارفات و همراه با توضیحات کامل نوشته می‌شوند، باید مختصر نیز باشند.

غلط‌گیری دقیق:

اشتباهات گرامری و تایپی، می‌تواند باعث خراب‌شدن یک مکاتبه عالی شود. خطای تایپ ممکن است مربوط به نحوه انشای یک نام، چینش نامناسب کلمات و حروف، اعداد اشتباه و ترتیب نامناسب جملات باشد.

انواع مکاتبات اداری کدام است؟

انواع مکاتبات اداری کدام است؟

حال باید بدانید مکاتبات اداری به چند دسته تقسیم می‌شود. در ساده‌ترین تقسیم‌بندی، می‌توان مکاتبات اداری را به مکاتبات اداری کاغذی و مکاتبات اداری تحت وب تقسیم کرد. اما اصلی‌ترین تقسیم‌بندی آنها عبارتند از:

مکاتبات درون‌سازمانی

مکاتبات درون‌سازمانی به آندسته از مکاتبات که میان کارکنان، واحدها، ادارات و شعب همان سازمان اتفاق می‌افتد، اشاره دارد. مکاتبات درون‌سازمانی می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد.

مکاتبات برون‌سازمانی

مکاتبات برون‌سازمانی بین سازمان‌های مختلف یا بین یک سازمان و مشتریان آن صورت می‌گیرد. مکاتبات برون‌سازمانی نوعی از ارتباط کتبی است که توسط یک شرکت با افرادی که به سازمان تعلق ندارند ایجاد می‌شود.

مکاتبات فروش

مکاتبات فروش به ارتباطات مرتبط با فروش اشاره دارد. این فقط به فروش یک محصول یا خدمات محدود نمی‌شود، بلکه شامل سایر فعالیت‌های مربوط به فروش نیز می‌شود. برای دستیابی به فروش، مهم است که بدانید چگونه نامه‌های فروش با کیفیت بنویسید تا بتوانید به طور موثر ارتباط برقرار کنید.

مکاتبات اختصاصی

مکاتبات اختصاصی شامل مضامین شخصی و عاطفی است. این نوع خاص از مکاتبات نیازی به لحن رسمی ندارد و با وجود برچسب “شخصی” می‌توانند برای اهداف تجاری نیز مورد استفاده قرار گیرند. نمونه‌هایی از مکاتبات شخصی شامل قدردانی، نامه‌های درخواست‌ها، یادداشت‌های قدردانی، نامه‌های تبریک و تقدیر و مواردی از این قبیل است.

روش‌های نگهداری مکاتبات اداری کدام است؟

حفظ و نگهداری گردش مکاتبات اداری با ثبت نامه‌ها و اسناد دریافتی و ارسالی در پرونده‌ها شروع می‌شود. در ادامه روش‌های ثبت و حفظ نامه‌های دریافتی و ارسالی را خواهید خواند.

ثبت نامه‌های دریافتی

کارایی سیستم مکاتبات سازمان تا حدود زیادی بستگی به مدیریت صحیح نامه‌های دریافتی آن دارد. مراحل ثبت و نگهداری نامه‌های ورودی عبارتند از:

• دریافت و جمع‌آوری نامه‌های ورودی: در ابتدا تمامی مکاتبات ورودی جمع‌آوری و در واحد خاصی مانند دبیرخانه متمرکز می‌شوند.
• ثبت نامه‌ها: بسیاری از سازمان‌ها نیاز دارند تا یک پرونده دائمی از تمامی مکاتبات خود داشته باشند. برای اینکار اطلاعات نامه‌ها، مانند شماره نامه، تاریخ دریافت و مخاطب آنها باید پس از دریافت ثبت شوند. ثبت نامه‌ها کمک می‌کند تا وضعیت هر نامه را بررسی کنید.
• ارجاع نامه‌ها: پس از ثبت نامه‌ها، در صورتی که نیاز به ارجاع آن به شخص دیگری باشد، مخاطب آنها تعیین شده و به آنها ارجاع داده می‌شوند.
• مرتب سازی و توزیع نامه‌ها: هنگامی که ثبت نامه‌ها به اتمام رسید، آنهایی که مخاطب مشخصی دارند، بر اساس مقصد مرتب‌سازی می‌شوند. پس از مرتب‎سازی و ثبت نامه‌ها، آنها برای گیرندگان مربوطه ارسال و توزیع خواهند شد.

ثبت نامه‌های ارسالی

هر سازمانی نیاز به ارسال نامه دارد. مراحل ارسال مکاتبات عبارتند از:

• تعریف گیرنده
• اختصاص یک شماره پرونده به نامه
• نعریف شماره نامه بر اساس شماره سریال نامه قبلی
• تعیین تاریخ ارسال نامه
• تعیین آدرس و پست کردن نامه

راهکارهای اتوماسیون مانند نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر تمامی این قابلیت ها را به سادگی به شما ارائه می‌دهند.

نحوه سازماندهی مکاتبات اداری چگونه است؟

ساماندهی مکاتبات اداری در سازمان‌ها ممکن است با ایجاد یک واحد سازمانی مانند دبیرخانه به صورت متمرکز یا توسط هر یک از واحدهای سازمانی به صورت جداگانه انجام شود.

مدیریت متمرکز مکاتبات

در یک واحد مدیریت مکاتبات متمرکز، مانند دبیرخانه، یک سرپرست باید تعیین شود تا مسئولیت نظارت بر  تمام مکاتبات را بر عهده بگیرد.

مدیریت غیرمتمرکز مکاتبات

در یک سیستم مکاتبات غیرمتمرکز، هر کدام از واحدهای سازمان بر اساس نیازها و  شرایط خود، نحوه سازماندهی مکاتبات اداری خود را تعیین می‌کند.

کلام آخر

در این مقاله دانستید مکاتبات اداری چیست و با ابعاد مختلف آن آشنا شدید. برای افزایش دقت کار و اعتبار سازمان، داشتن یک سیستم برای ساماندهی مکاتبات اداری ضروری است. راهکارهای اتوماسیون اداری بهترین گزینه برای مدیریت این نوع مکاتبات هستند و قابلیت‌های متعددی را برای بایگانی اسناد سازمانی و مدیریت مستندات نیز ارائه می‌کنند. نرم افزار اتوماسیون فراگستر به عنوان یکی از بهترین راهکاری اتوماسیون مکاتبات در ایران، با ارائه سیستم دبیرخانه، به سازمان شما برای ثبت و مدیریت مکاتبات، اطمینان از رعایت قوانین و سرعت بخشیدن به نامه‌نگاری‌های اداری کمک می‌کند.