امکانات خاص اتوماسیون اداری فراگستر که آن را متمایز کرده است…

همیشه مدیران کسب و کارها به دنبال مستنداتی هستند تا به سرعت بتوانند شرکت‌های برتر ارائه دهنده بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها را شناسایی کرده و راحتتر در خرید خود تصمیم‌گیری کنند.

در اینجا قصد داریم، ضمن معرفی تعدادی از امکانات خاص و منحصر بفرد سیستم اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر _که آنرا از سایر سیستم‌های اتوماسیون مطرح در بازار کاملا متمایز کرده_ به شما کمک کنیم تا مناسب‌ترین انتخاب را جهت مکانیزه‌سازی مکاتبات و فرایندهای سازمانتان داشته باشید.

امکانات اتوماسیون اداری فراگستر

شما صحبت کنید، نرم‌افزار فراگستر تایپ می‌کند!

تبدیل گفتار به متن در اتوماسیون فراگستر، یک قابلیت بسیار ساده، کاربردی و کاربرپسند است.

شما به راحتی با خواندن متن ارجاع یا محتوای نامه، در میکروفونی که به کامپیوتر یا تلفن همراه شما متصل است میتوانید صدای خود را با دقت و سرعتی باورنکردنی به متن تبدیل کنید و برای گیرندگان خود ارسال نمایید.

عملکرد این قابلیت بسیار ساده است و در تسریع انجام کارها بین کاربران بسیار کارایی دارد.

گفتار به متن در اتوماسیون
قابلیت‌های خاص اتوماسیون

با موتور جستجوی بهجو در اتوماسیون،
همانند گوگل جستجو کنید!

موتور جستجوی معنایی “بهجو” قابلیتی در اتوماسیون کسب و کار فراگستر است که به کاربران کمک می‌کند تا راحتتر، سریعتر و دقیقتر در کسری از ثانیه همانند گوگل بتوانند اسناد خود را از میان انبوهی از داده‌ها و اطلاعات جستجو و پیدا کنند و با داشتن کمترین اطلاعات از سند، بهترین و نزدیکترین محتوا را متناسب با سرچ خود داشته باشند.

مزایای جستجوگر گوگلی در اتوماسیون فراگستر:

  • با کمترین اطلاعات از سند، سریع واژه‌های مشابه و مترادف را جستجو میکند.(Synonym)
  • نیم‌فاصله، اعراب؛ کشیدگی کلمات، همزه و حروف “ک و ی” عربی را در نتیجه جستجو حذف میکند.
  • غلط‌های املایی که در موضوع، کلیدواژه اشتباه تایپی دارند را درنتایج جستجو درنظر می‌گیرد(Spell Correction)
  • راحتتر، سریعتر و دقیقتر مطابق با خواسته کاربر جستجو انجام میشود.
  • بهترین و نزدیک‌ترین محتوای جستجو را در سطرهای اول صفحه به کاربر نشان میدهد.(Ranking)

برگزاری ویدئو کنفرانس در بستر اتوماسیون اداری فراگستر

سرویس ویدئو کنفرانس فراگستر، بواسطه اینکه در بستر اتوماسیون اداری ارائه می شود، امکان حضور آسان کاربران مشتری در جلسات مجازی و آنلاین ( اموزشی، دمو و …)  را  بدون نیاز به نصب نرم افزار و وابستگی به سخت افزاری، در هر مکان و زمانی با هر دستگاهی ( کامپیوتر،لپ تاپ، موبایل، تبلت و …) فقط با کلیک بر روی یک لینک فراهم کرده است.

فراگستر میت  بعنوان بستری برای برگزاری جلسات آنلاین، این امکان را به کسب و کارها داده است تا جلسات تصویری یا صوتی بین اعضاء سازمان را آنلاین در اتوماسیون اداری فراگستر، برگزار کنند.

قابلیت‌های خاص اتوماسیون
نسخه موبایل اتوماسیون اداری

نسخه موبایل اتوماسیون اداری با تکنولوژی PWA

اپلیکیشن همراه اتوماسیون اداری فراگستر با تکنولوژی PWA، بدون نیاز به دانلود، نصب و بروزرسانی مکرر نرم‌‌افزار، در هردستگاهی(اندروید یا iOS) ، فقط با یک مرورگر و اینترنت معمولی بدون محدودیت های اپل، دسترسی به اتوماسیون اداری را در هر مکان و زمانی برای کاربران فراهم کرده است.

  • با اپلیکیشن موبایل اتوماسیون فراگستر کاربران در خارج از سازمان میتوانند:
  • نامه های خود را ایجاد، ویرایش، مشاهده، ارجاع، بایگانی، جستجو نمایند.
  • فرایندهای سازمانی را ایجاد و به جریان بیاندازند.
  • تقویم کاری خود را در اتوماسیون با سایر تقویم های موجود در تلفن همراه همگام سازی نمایند.
  • جلسات آنلاین و از راه دور خود را تنظیم و برگزار نمایند.
  • از قلم نوری و قابلیت تبدیل گفتار به متن جهت ایجاد وارجاع نامه استفاده نمایند.

ویرایشگر Word در نسخه موبایل

امکان ایجاد و ویرایش پیش نویس نامه در قالب  Word در گوشی اندروید یا iOS یکی از امکانات خاص و ویژگی‌های منحصربفرد در نسخه موبایل اتوماسیون فراگستر است که به کاربران این  امکان را داده تا در خارج از سازمان به راحتی پیش نویس‌های خود را در قالب ورد ایجاد و ویرایش نمایند.

برای استفاده از قابلیت ویرایشگر ورد، فقط کافیست Microsoft Word را بر روی تلفن همراه یا تبلت خود نصب داشته باشید.

ویرایشگر ورد در موبایل
قابلیت‌های خاص اتوماسیون

ارتباط با سایر سیستم‌های سازمان توسط APIهای آماده فراگستر

با API فراگستر، شما می‌توانید بطور مستقیم با سرویس‌های فراگستر ارتباط برقرار کرده و در قالب‎ها یا فرمت‌های استاندارد اطلاعات را ارسال، دریافت و مدیریت نمایید.

با استفاده از API های فراگستر بعنوان بستر مکاتبات و تبادلات اسناد سازمان، امکان ارتباط با سایر سیستم‌های موجود در سازمانتان مانند سیستم‌های حقوق و دستمزد، حضور غیاب، مالی، خرید، فروش و… فراهم شده است.

شما میتوانید تایید و امضای اسناد مالی را از طریق سامانه فراگستر به انجام برسانید. فاکتورهای خرید یا فروش سازمانی را از طریق فراگستر برای کاربران ارسال کنید و هزاران ارتباط دیگر با سامانه فراگستر برقرار کنید.

امکان مدیریت مکاتبات برای هلدینگ‌ها (چند سازمانی)

اتوماسیون فراگستر جهت پیاده‌سازی گسترده در سازمان‌هایی نظیر بانکها، بیمه ها، سازمان‌های دولتی و خصوصی بزرگ که دارای شعب و نمایندگی بوده و ساختار چند سازمانی را در چارت مادر خود دارند؛ امکانات گسترده‌ای را برای گردش مکاتبات میان سازمان‌های زیر مجموعه سازمان اصلی فراهم ساخته است.

  • امکان تعریف درختواره سازمان‌های مرتبط (عضو هلدینگ)
  • امکان تعریف نوع سازمان و اعمال دسترسی جهت ارسال و دریافت مکاتبات بین سازمانها
  • امکان تعریف چارت سازمانی به ازای هر سازمان
  • امکان تعریف درگاه‌های دبیرخانه‌های متعدد به ازای هر سازمان
  • امکان تعریف قالب‌های نامه به ازای هر سازمان
  • امکان تعریف قالب نامه دو امضاء بین سازمانی
  • امکان تعریف ارجاع خاص بین سازمانی
  • امکان تعریف راهبر برای هر سازمان جهت تعریف (چارت، کاربران، دبیرخانه، قالب نامه و بایگانی)
  • امکان رهگیری سریع ارجاع نامه‌های بین سازمانی
چند سازمانی - هلدینگ
قابلیت‌های خاص اتوماسیون

بهینه‌سازی خودکار تصاویر اسناد، بمنظور کاهش ترافیک پهنای باند

اصلاح و نویزگیری تصاویر تا حدود ۸۰ درصد، حجم تصاویر بدنه نامه‌ها را بدون تغییر در کیفیت و سایز تصاویر کاهش خواهد داد. این امکان بدون اینکه اصل تصویر از بین برود یا کوچکترین تغییری داشته باشد؛ اعمال میشود.

با فعالسازی این امکان پهنای باند مصرفی به مقدار بسیار زیادی کاهش و سرعت بارگذاری تصاویر نامه‌ها نیز بصورت چشم‌گیری افزایش می‌یابد.

با این امکان مواردی مانند خط تا، لکه‌های روی نامه، نقاط اطراف آرم سربرگ‌ها (که هنگام اسکن نامه باعث افزایش حجم تصویر و کندی سرعت نمایش نامه و افزایش میزان استفاده از پهنای باند سازمانی میشوند) از بین رفته و نامه‌ها بصورت شفاف و با کاهش حجمی مناسب در اتوماسیون فراگستر به نمایش در می‌آیند.

چاپ نامه، همراه زنجیره مکاتبات مرتبط با همان نامه

در اتوماسیون اداری فراگستر، در بخش چاپ نامه‌ها میتوانید یک نامه را همراه با کلیه پیوست‌ها، نامه‌های مرتبط و بطورکلی کلیه زنجیره مکاتباتی مرتبط با آن نامه بصورت یکجا تبدیل به فایل PDF نموده و در اختیار کاربر قرار دهد.

در صورتیکه این امکان وجود نداشت کاربر مجبور بود بصورت جدا نسبت به چاپ نامه‌های مرتبط با یک نامه اقدام نماید که انجام اینکار بسیار زمانبر بود. ولی با این امکانات اتوماسیون اداری فراگستر بسیار سریع میتوانید عملیات چاپ را انجام دهید.

چاپ خاص اسناد
رهگیری نامه با ussd

تکریم ارباب رجوع با ارائه خدمت رهگیری نامه‌ها از طریق کد USSD

مراجعه کنندگان سازمان، پس از دریافت کد استعلام مکاتبات ثبت شده در دبیرخانه یا گیشه میز خدمات الکترونیک (بصورت چاپ فیش یا ارسال پیامک) میتوانند با شماره‌گیری کد USSD سازمان، بصورت ۲۴ ساعته و در ۷ روز هفته از گردش نامه‌ها، درخواست‌ها و مکاتباتشان مطلع گردند.

مزیت این قابلیت عدم نیاز به مراجعه حضوری به سازمان یا حتی استفاده از اینترنت برای ارباب رجوعان است.

قابلیت های رهگیری مکاتبات و فرآیندها با USSD

  • پاسخگوی ۷*۲۴ سازمان به مراجعین و مشتریان خود
  • آفلاین بودن تمامی مراحل و عدم نیاز به اینترنت و ارسال به جهت پیگری مکاتبات
  • رایگان بودن این سرویس برای مراجعین
  • عدم نیاز به نصب هیچ‌گونه نرم‌افزار و یا تغییر در تنظیمات تلفن همراه مراجعین
  • ضریب بسیار بالای امنیتی به دلیل استفاده از فضای صوت
  • کاهش سفرهای درون شهری و افزایش خدمات الکترونیک
  • بهره‌مند‌شدن از خدمات، حتی در صورت استفاده از ساده‌ترین تلفن‌های همراه

چند امضایی (دریافت تاییدیه و امضاها بصورت نامحدود)

زیرسیستم چند امضایی به شما کمک میکند به راحتی و با استفاده از امضای دیجیتال قراردادها و یا صورتجلسه‌ها را بصورت امن‌تر و سریع در سازمان به گردش درآورید.

مثلا تصور کنید میخواهید یک صورتجلسه را در بستر اتوماسیون سازمان، بین حاضرین در جلسه به گردش در آورده تا امضا گردد.

یا مثلا میخواهید یک قرارداد یا تفاهم نامه‌ای را در سیستم اتوماسیون، بین افراد مختلف به جریان بیندازید تا آنها نسبت به جایگاه سازمانی و اولویت تعیین شده، به درج نظر، تایید و یا امضا خود بر روی آن قرارداد بپردازند.

قابلیتهای زیرسیستم تاییدهای نامحدود و چند امضایی

  • پشتیبانی از امضا دیجیتال کاربران
  • امکان تعریف نامحدود محل درج تاییدات و درج امضا در قالب‌های مکاتبات
  • امکان تعریف مسیر اخذ تاییدات و امضاها و انتساب آنها به قالب‌های مکاتبات
  • امکان تعریف اولویت یا الزام جهت اخذ تاییدات و امضاها از کاربران
  • امکان تعریف جابجایی (swap) در هنگام اخذ تاییدات و امضاها بین کاربران
  • امکان تعریف، پیش نمایش و چاپ قالب‌های مکاتبات با تعداد نامحدود تایید و امضا
  • امکان درج امضا از طرف کاربران دیگر در مسیر گردش مکاتبات دارای چند امضا
چند امضایی اتوماسیون
عدم نیاز به نصب افزونه

عدم نیاز به نصب هیچ نرم‌افزار یا افزونه‌ای برای استفاده از کلیه امکانات سامانه

برای استفاده از تمام امکانات اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر اینکه می‌توانید از تمام مرورگرهای رایج مانند Internet Explorer , Chrome , Firefox , Safari استفاده نمایید؛ نیاز به نصب هیچگونه افزونه یا نرم‌افزار جانبی نیز بر روی مرورگر یا سیستم عامل خود ندارید.

در واقع استفاده از امکانات اتوماسیون اداری فراگستر مانند نمایش نامه‌ها، ارتباط با اسکنر، ارتباط با فکس یا ایمیل تماماً توسط خود سامانه در دسترس کاربران می‌باشد.

استفاده از ویرایشگر Word داخل مرورگر و یا بصورت آنلاین (Word Online) بدون نصب نرم‌افزار اضافه

در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید علاوه بر ویرایشگرهای تحت وب که در تمامی اتوماسیون ها نیز موجود است، از ویرایشگر ورد به دو صورت کاملا کاربردی و جدید استفاده نمایید.

در حالت اول بدون نیاز به نصب هیچگونه نرم‌افزار اضافه‌ای در سیستم کلاینت و فقط با نصب MS Office.

در حالت دوم حتی بدون نیاز به نصب MS Office در سیستم کلاینت میتوانید از ویرایشگر Word Online در مکاتبات خود استفاده کنید. در این حالت بدون کوچکترین نگرانی نسبت به آپدیت و نصب نسخه های Word در کلاینت کاربر، میتوانید به ایجاد و ویرایش نامه‌‎ها با بهترین کیفیت بپردازید.

ورد آنلاین اتوماسیون
افزونه ورد اتوماسیون اداری

استفاده از ویرایشگر Word خارج از مرورگر، با نصب افزونه یکپارچگی با اتوماسیون

در این حالت علاوه بر دو حالت عنوان شده در بالا، میتوانید با نصب یک افزونه روی نرم افزار ورد در سیستم کلاینت، در خارج از محیط اتوماسیون اداری و فقط از طریق ورد نیز به ایجاد و ویرایش مکاتبات خود بپردازید.

  • نصب افزونه (Add-Ins) تولید شده مستقل برای نرم‌افزار Word نسخ (۲۰۱۶،۲۰۱۳) جهت ایجاد، شماره‌گذاری و ارجاع نامه‌
  • امکان ایجاد و ارجاع پیش‌نویس نامه بصورت مستقیم در نرم‌افزار Word
  • امکان مشاهده پیشنویس‌های ایجاد شده در نرم‌افزار اتوماسیون اداری در داخل Word
  • امکان باز نمودن پیشنویس‌های ایجاد شده کاربر در نرم‌افزار Word
  • امکان ثبت و دریافت شماره اندیکاتور بصورت مستقیم در نرم‌افزار Word
  • امکان فراخوانی قالب‌های مختلف Word ایجاد شده از اتوماسیون اداری
  • ایجاد عطف و پیرو در هنگام ایجاد نامه در داخل نرم‌افزار Word
  • امکان پیوست فایل به نامه از داخل نرم‌افزار Word
  • امکان دریافت شماره اندیکاتور به‌صورت مستقیم در نرم‌افزار Word

افزونه‌ای برای یکپارچگی اتوماسیون با نرم‌افزار Outlook

با افزونه Outlook اتوماسیون فراگستر، میتوانید تمام یا بخشی از نامه‌های داخل کارتابل را به همراه کلیه پیوستها و شرح ارجاعاتی که داشته اند را به نرم‌افزار Outlook انتقال دهید. سپس در جایی دور از محل ‌کار و بدون اتصال به سیستم اتوماسیون اداری، نامه‎‌های خود را مشاهده، ارجاع و ثبت نمایند.

نرم‌‌افزار اتوماسیون ‌اداری به محض برقراری اتصال به شبکه سازمانی، مستندات و ارجاعات را از outlook بطور خودکار برای گیرندگان ارسال می‌کند.

  • یکسان‌سازی خودکار اطلاعات پایه‌ی درج شده در سیستم اتوماسیون اداری به افزونه Outlook
  • فراخوانی نامه‎ها از کارتابل اتوماسیون اداری به Inbox نرم‌افزار Outlook و ارسال آن بصورت ایمیل
  • امکان مشاهده متن و پیوست نامه‌ها در Inbox نرم‎افزار Outlook
  • ارجاع و درج پاراف بر روی نامه‌ها از Outlook به گیرندگان تعریف شده در اتوماسیون بصورت آفلاین و انتقال ارجاع نامه به کارتابل اتوماسیون اداری گیرندگان در زمان اتصال به سیستم اتوماسیون
  • امکان تهیه پیش‌نویس از روی ایمیل دریافت‌شده و سپس ثبت یا اندیکاتور کردن آن در سیستم اتوماسیون اداری
  • امکان چرخش (Rotate) بدنه Email در زمان دریافت
افزونه outlook اتوماسیون
اشتراک گذاری اسناد

کار روی هرگونه سند نظیر word, excel, PowerPoint بصورت تیمی

یکی از مهمترین امکانات اتوماسیون اداری فراگستر که سبب تحولی بزرگ در این سامانه نیز شده؛ امکان کار گروهی روی اسناد مختلف می‌باشد. این اسناد می‌توانند در فرمتهای مختلف ورد، اکسل، پاورپوینت و… ایجاد و ویرایش گردند.

بطور معمول اسناد بصورت فایل در قالب وب یا word در اتوماسیون ها تولید و به گردش در می‌آیند و افراد بایستی پس از دانلود فایل، تغییرات موردنظر را اعمال نموده و دوباره فایل را در پیوست بارگذاری نمایند. ولی در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر این امکان مهیا شده تا اسناد با فرمت‌های مختلف مثلا Excel ایجاد و به گردش درآید و هر کاربر نسبت به دسترسی خود به ویرایش و تکمیل سند اقدام نماید.

تمامی ویرایش‌ها با حفظ سوابق و بدون نیاز به دانلود و آپلود فایلها، نگهداری خواهند شد.

مدیریت و مشاهده انواع فایل‌های ویدئویی، صوتی و تصویری بدون نیاز به نصب Player

زیرسیستم رسانه سازمانی فراگستر برگرفته از الگوی سایت YouTube، امکان ارائه ابزاری ساده و توانا بمنظور ایجاد مکانی برای نگهداری و مشاهده فایل‌های ویدئویی (نظیر فیلم، صدا، تصویر و…) سازمان را بدون نیاز به نصب Player های مختلف بر روی هریک از کلاینت‌‌ها فراهم می‌نماید.

کاربران می‌توانند با ایجاد آلبوم‌های مختلف، نسبت به آپلود فایل‌های خود اقدام نموده و سایر کاربران سیستم درصورت داشتن دسترسی، تصاویر و فیلم‌ها را در همان محیط نرم‌‌افزار اتوماسیون اداری مشاهده نمایند.

  • امکان درج فیلم و عکس براساس فرمت و الگو‌های قابل تعریف در سیستم رسانه سازمانی
  • امکان ایجاد آلبوم و دسته‎بندی فایل‎ها
  • امکان تعیین سطوح دسترسی (مشاهده، ایجاد، ویرایش، حذف) جهت ایجاد و مشاهده آلبوم‌ و فایل‌ها
  • امکان مشاهده رتبه و میزان مشاهده هرکدام از فیلم‌ها و عکس‌ها
رسانه سازمانی
دانشنامه سازمانی

مدیریت پایگاه دانش سازمانی

وجود دانشنامه در سازمان‌ها باعث شناسایی دانش و مستندات ارزشمند سازمان و انتقال دانش، تجربیات و مستندات از یک پروژه به پروژه دیگری می‌شود.

زیرسیستم دانشنامه سازمانی فراگستر با الگوبرداری از فراگیرترین پروژه تعریف شده در این زمینه یعنی Wikipedia ، ویژه هر سازمانی طراحی شده است.

یکپارچگی دانشنامه با نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند تا دانش خود را در حیطه مشخص شده ثبت و برای دیگر کاربران انتشار داده شود.

  • امکان ایجاد صفحات دانشی طبقه‌بندی شده و دسترسی به درج و ویرایش بر روی صفحه
  • تعریف سطوح دسترسی برای تولید و مشاهده مطالب مندرج
  • امکان نگهداری سوابق تغییرات در مطالب مندرج در هر صفحه
  • دسترسی آسان به مطالب و امکان جستجوی سریع سرفصلها و متون مقالات
  • دسترسی به کاربران جهت تولید و مشاهده دانش تولید شده بر اساس گروه بندی

رابط کاربری مدرن، جذاب و ساده

انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری که از تکنولوژی‌های مدرن در طراحی نرم‌افزار استفاده کرده و رابط کاربری مناسب و کاربرپسندی بالایی داشته باشد، در استقرار موفق نرم‌افزار و پذیرش کارکنان بسیار حائز اهمیت خواهد بود.

کامل بودن در عین سادگی و پرهیز از پیچیدگی در محل قرارگیری منوها، گزینه‌ها، ستون‌ها و سایر اجزای محیط ایجاد یا کارتابل نامه‌ها و یا فرم‌های نمایش نامه و ارجاع نامه در سامانه فراگستر حاصل سال ها کار تخصصی بر روی واسط کاربری سامانه (UI) و در نظر گرفتن تجربه کاربری (UX) هزاران کاربر سامانه در طی دو دهه گذشته می‌باشد.

  • ‌واکنش‌گرا (Responsive) بودن نرم‌افزار
  • رنگ‌بندی مناسب
  • فونت‌های مناسب و خوانا
  • تم قابل تغییر
  • پاسخ‌دهی و جستجوی سریع خواسته‌ها و نیازهای کاربر
  • نمایش اطلاعات کامل و موردنیاز کاربر در محیط نمایش نامه
رابط کاربری ساده اتوماسیون
قابلیت‌های خاص اتوماسیون

استفاده از انواع فیلمها و راهنماهای آموزشی طبقه‌بندی شده بصورت (آنلاین و آفلاین)

بیشترین سابقه موفق راه‌اندازی سامانه مدیریت فرایندها (BPMS)

فرم ساز و bpms فراگستر
آزادراه تهران - شمالآریان پاسارگاداتوماسیون اداری مزمزدانشگاه خواجه نصیرالدین طوسیبیش از ۲۰۰۰ سازمان با گستردگی ۴۵۰،۰۰۰ کاربر

به اعتماد کرده‌اند...

تجربه پیاده‌سازی گسترده فراگستر در سازمانهای دولتی و خصوصی

رایگان دمو ببینید

دمو ببینید
۴۲۶۲۳ (۰۲۱)