شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در شرکت بیمه نوین
زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه
شرکت بیمه نوین در سال ۱۳۹۴ بصورت متمرکز، سامانه اتوماسیون اداری فراگستر را پیاده‌سازی کرد و اکنون بالغ بر ۳۷۰۰ کاربر در ۵۰۰ نقطه در سراسر کشور تحت پوشش این سامانه قرار گرفتند. طبق آخرین آمار ارائه شده در سال ۹۷، بالغ بر ۴۰۰ هزار نامه و بیش از ۴ میلیون ارجاع از درگاه سامانه اتوماسیون اداری بیمه نوین تبادل شده است. همچنین بیش از ۱۳۰ قالب نامه به همراه دبیرخانه‌های متعدد در سیستم تعریف شده است. در فاز اول پروژه فرایند نصب، آموزش و استقرار اتوماسیون اداری فراگستر در ستاد مرکزی برای حدود ۴۰۰ کاربر و به مدت حدود سه ماه به طول انجامید.
عنوان پروژه: نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها
نام مشتری: شرکت بیمه نوین
صنعت: بیمه
تعداد کاربران: بیش از ۳۷۰۰ کاربر
زیرسیستم‌های ارائه شده به بیمه نوین در این پروژه:
- اتوماسیون اداری نسخه ۶
- فرم‌ساز مدیریت فرایندها
- مدیریت فاکس
- پروتکل ارتباطی ECE
- مدیریت پست الکترونیک
- نسخه موبایل
- کارتابل آفلاین
بیمه نوین در یک نگاه
بیمه نوین یکی از برترین شرکت های بیمه در کشور است که در سال ۱۳۸۴ تاسیس شد. این شرکت بیمه، هجدهمین بیمه‌گر تاسیس شده در ایران است که پس از اخذ مجوز از بیمه مرکزی ایران فعالیت خود را با مشارکت سه گروه سرمایه گذار آغاز نمود که تاکنون دارای بیش از ۵۰۰ شعبه درکل کشور است. از مهم ترین سهامداران بیمه نوین می توان به مواردی همچون بانک اقتصاد نوین و گروه وابسته، شرکت بین المللی پیمانکاری استراتوس و گروه وابسته، شرکت توسعه صنایع بهشهر و گروه وابسته (متعلق به بانک ملی ایران)، شرکت سرمایه‌گذاری ساختمان ایران و … اشاره کرد.
شرکت بیمه نوین با داشتن رتبه یک توانگری مالی در صنعت بیمه کشور، نخستین شرکت بیمه‌ای است که در راستای رقابت‌پذیری سازنده و ارائه خدمات با کیفیت در سریعترین زمان، تاکنون در بیش از ۹ دوره همایش ملی حمایت از حقوق مصرف کنندگان حضور داشته و درسال ۹۷ هم موفق به کسب دومین تندیس طلایی این همایش شد.
شرح مختصری از پیاده‌سازی پروژه اتوماسیون اداری فراگستر در بیمه نوین
شرکت بیمه نوین تا قبل از سال ۱۳۹۴ از یک سیستم غیرمتمرکز و ساده صرفا در حوزه دبیرخانه و ثبت مکاتبات استفاده می‌کرد اما به مرور با توجه به حجم بالای مکاتبات و نیازمندیهایی که برای کاهش هزینه‌های بالای پستی و افزایش سرعت خدمت رسانی و سرویس دهی مطلوب به مشتریان و همچنین دسترسی سریع به اسناد و مدارک بیمه‌ای احساس می‌شد، مدیران ارشد بیمه نوین را مجاب کرد تا سامانه اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر را جایگزین سیستم قبلی نمایند.
در پی این تصمیم، شرکت بیمه نوین در سال ۱۳۹۴ بصورت متمرکز، سامانه اتوماسیون اداری فراگستر را پیاده‌سازی کرد و اکنون بالغ بر ۳۷۰۰ کاربر در ۵۰۰ نقطه در سراسر کشور تحت پوشش این سامانه قرار گرفتند. طبق آخرین آمار ارائه شده در سال ۹۷، بالغ بر ۴۰۰ هزار نامه و بیش از ۴ میلیون ارجاع از درگاه سامانه اتوماسیون اداری و فرایندهای بیمه نوین تبادل شده است.
در فاز اول پروژه، فرآیند کانورت اطلاعات، نصب، آموزش، راه‌اندازی و استقرار نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر در ستاد بیمه نوین برای حدود ۴۰۰ کاربر و به مدت حدود سه ماه به طول انجامید و در این مدت با توجه به محیط کاربری ساده نرم‌افزار و آموزشهای ارائه شده، کاربران خیلی راحت توانستند با این نرم‌افزار ارتباط برقرار کنند.
در ادامه با اعلام رضایت از وضعیت پیاده‌سازی سیستم در ستاد بیمه، طرح متمرکز سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر به مرور با نصب و استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری، مدیریت جریان‌کار، نسخه موبایل، مدیریت فاکس و ایمیل در بیش از ۵۰۰ شعبه در سراسر کشور و بالغ بر ۳۷۰۰ کاربر گسترش یافت.
در طرح توسعه‌ای، آموزش کاربران با اتکا بر نیروهای بومی شرکت بیمه نوین انجام شد. با توجه به تنوع مکاتبات بیمه‌ای، تا کنون بیش از ۱۳۰ نوع قالب نامه به همراه دبیرخانه‌های متعدد برای دفتر مرکزی و سایر دفاتر بیمه ای کارگزار بیمه نوین در سیستم تعریف شده است.
دستاوردهای پیاده سازی اتوماسیون اداری فراگستر در بیمه نوین
پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری نه‌تنها موجب شده سالانه شرکت بیمه نوین میلیون ها تومان در هزینه‌های پستی، کاغذی و نیروی انسانی خود صرفه‌جویی کند بلکه موفق شد با ایجاد تحولی عمیق در ارتباطات سنتی و سرویس دهی الکترونیکی و اثربخش به مشتریان، سرعت خدمت رسانی را در برقراری ارتباط خود میان شعب، نمایندگی، کارگزاران بیمه گزاران و ذینفعان خود در سراسر کشور بیش از پیش افزایش دهد و از اینرو رضایت مشتریان و ذینفعان خود را جلب کند. مشتریانی که اغلب افراد آسیب‌دیده‌ای هستند و به نوعی دستخوش بیماری یا حادثه‌ای ناگوار شده‌اند و اکنون نیازمند دریافت خدمات بیمه‌ای هستند. پاسخگویی سریع و مطلوب به همراه برخورد دلگرم‌کننده می‌تواند باری از مشغله‌های ذهنی این افراد بردارد و مرهمی بر دردهایشان باشد.
- حفظ و نگهداری تمامی اسناد و پرونده های پرسنلی و بیمه‌گری به‌صورت الکترونیکی
- افزایش سرعت جابه‌جایی نامه ها و پرونده های بیمه ای بین ستاد و شعب نمایندگی
- کاهش تبادل پرونده‌های فیزیکی و امکان دسترسی آسان و سریع به پرونده‌ها در هرزمان و مکانی
- حذف موانع مسافتی و امکان برقراری ارتباط با دورترین شعب بیمه‌ای
- صرفه جویی قابل ملاحظه در هزینه‌های پستی
- امکان رسیدگی به پیچیده‌ترین پرونده‌های بیمه‌ای ظرف مدت بسیار کوتاه
- یکپارچه‌سازی مکاتبات اداری در ستاد و شعب نمایندگی
- امکان دسترسی سریع کلیه شعب بیمه‌ای در سراسر کشور به آخرین اطلاعیه‌ها و تصمیمات ستاد مرکزی بیمه و عمل کردن بر مبنای آخرین دستورالعمل‌های صادر شده
- …
از جمله مزیت‌هایی است که شرکت بیمه نوین با پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر از آن بهره‌مند شده است.
راهکار فرم‌ساز اتوماسیون اداری تحت وب؛مدیریت فرآیندها
بخش درخور توجهی از اسناد در گردش شرکت بیمه نوین، در قالب فرم هستند. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. راهکار فرم‌ساز و موتور گردش فرم در کنار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر برای پاسخگویی به این نیاز در بیمه نوین پیاده‌سازی شد.
با استفاده از فرم‌ساز و گردش فرم، کارها در سازمان به‌طور خودکار به گردش در می‌آید و در کارتابل افراد قرار می‌گیرد. در حال حاضر بیمه نوین بیش از ۱۵ فرم عملیاتی در حوزه‌های اداری، منابع انسانی و رفاهی از قبیل فرم درخواست مرخصی، ماموریت، گواهی اشتغال، وام، Helpdesk و …. را در اتوماسیون اداری تحت وب به گردش در می‌آورد.
از مهمترین دلایل روی‌آوری شرکت بیمه نوین به اجرای کارتابل جریان کار و مدیریت فرآیندهای فراگستر، فرآیندسازی به معنای طراحی، اجرا و بهبود فعالیت‌های داخلی بود که با داشتن ویژگی‌هایی از جمله کاربری ساده، ایجاد راحتی کاربران و برقراری نظم در جریانهای کاری بین واحدها، توانست ارتباط کاری بین همکاران در سراسر شعب و ستاد را با شفافیت و به دور از پیچیدگی انجام دهد.
نحوه تبادل اطلاعات با سازمانهای مخاطب بیمه نوین
به جهت نوع فعالیت شرکت بیمه نوین و ارتباط گیری زیاد با سازمانهای مخاطب نظیر سایر شرکتهای بیمه، بانکها و سازمانهای دولتی و … فرایند ارسال و دریافت مکاتبات از طریق پروتکل ارتباطی ECE انجام می شود و تا حد بالایی ارسال و دریافت فیزیکی نامه به سازمانهای مخاطب کاهش پیدا کرده است.
تقدیر شرکت بیمه نوین از فراگستر
