در نسخ قبلی امکان ثبت کامل نامه در گیشه مهیا نبود و صرفاً جهت ثبت اولیه و اخذ شماره از این فرم استفاده میشد. ولی در نسخه جدید نرم افزار دبیرخانه فراگستر ، کاربر میتواند بصورت کامل یک نامه را در گیشه ثبت و آنرا به گیرندگان نامه ارجاع نماید.
ثبت یک نامه جدید
کاربر دبیرخانه میتواند نامه را از دو روش زیر در دبیرخانه ثبت کند:
۱- ثبت نامه از طریق گیشه
فرض کنید شما مسئول دبیرخانهای هستید و میخواهید نامه را از طریق گیشه ثبت نمایید. در نسخ قبلی امکان ثبت کامل نامه در گیشه مهیا نبود و صرفاً جهت ثبت اولیه و اخذ شماره از این فرم استفاده میشد.
ولی در نسخه جدید دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر، کاربر میتواند بصورت کامل یک نامه را در گیشه ثبت و آنرا به گیرندگان نامه ارجاع نماید. برای این مهم با کلیک بر روی دکمه “گیشه” فرمی مطابق شکل زیر باز میشود که میتوان اطلاعات نامه را آن درج کرده و آن را ثبت کنید.
فرم گیشه از چهار بخش:
الف- اطلاعات اصلی
ب- بدنه/ پیوست
ج- نامه مرتبط
د- اطلاعات تکمیلی
تشکیل شده است.
الف- اطلاعات اصلی
بخش اطلاعات اصلی شامل اطلاعات اولیه جهت ثبت نامه مثل : نوع نامه، اندیکاتور، تاریخ ثبت نامه، شماره نامه وارده، تاریخ نامه وارده، موضوع، فرستنده نامه و گیرنده نامه میباشد. کاربر دبیرخانه با وارد کردن اطلاعات ذکر شده و کلیک بر روی دکمه “ثبت نامه” میتواند بدون بدنه نامه را فقط ثبت نماید و یا در صورت دلخواه میتواند به بخشهای بعدی فرم گیشه رفته و اطلاعات ثبت نامه را کامل کند.
کاربر دبیرخانه با کلیک بر روی “بدنه / پیوست نامه” در فرم گیشه پنجرهای همانند زیر باز میشود شامل : انتخاب فایل، پیوست متفرقه، الصاق از اسکنر (بدنه)، الصاق از اسکنر (پیوست) میباشد.
ب – بدنه / پیوست
به منظور اضافه کردن بدنه و یا پیوست نامه از طریق بارگذاری فایل، کاربر دبیرخانه گزینه “انتخاب فایل” انتخاب میکند و فرمی همانند تصویر زیر نمایش داده میشود که از طریق آن میتوان فایل و یا فایلهای موردنظر را بارگذاری نمود و از طریق گزینه مشخص شده در تصویر بدنه و یا پیوست بودن فایل را میتوان مشخص نماید.
اگر نامه ثبت شده شامل پیوستی باشد که قابل بارگذاری بر روی نامه نباشد مانند: کتاب، جزوه، CD و… کاربر دبیرخانه به منظور ثبت پیوست موردنظر بر روی دکمه “پیوست متفرقه” کلیک میکند.
در فرم باز شده کاربر دبیرخانه میتواند از بین انواع پیوستهای متفرقه ای که توسط راهبر سیستم تعریف شده است (بخش زیرساخت اتوماسیون / انواع پیوست) پیوست موردنظر را انتخاب کرده و با کلیک بر روی دکمه “اضافه” و سپس دکمه “ذخیره” آنرا به نامه اضافه نماید.
همچنین کاربر دبیرخانه از قسمت “الصاق از اسکنر (بدنه)” و “الصاق از اسکنر (پیوست)” بدنه نامه و پیوست را از طریق اتصال به اسکنر ثبت میکند.
ج- نامه مرتبط
با کلیک بر روی “نامه مرتبط” در فرم گیشه پنجرهای همانند تصویر زیر باز میشود.
کاربر دبیرخانه دراین بخش میتواند نامههای قبلی ثبت شده اتوماسیون را به نامه در حال ثبت مرتبط (عطف یا پیرو) کند به منظور انجام این کار بر روی “نامه مرتبط” کلیک کرده تا فرمی همانند تصویر زیر باز شود در فرم باز شده میتوان نامه موردنظر خود را بر اساس شماره نامه، موضوع فرستنده، شماره نامه وارده و… جستجو نمایند.
هنگامی که کاربر دبیرخانه میخواهد نامه را به نامهای ارتباط دهد که قبلا در اتوماسیون اداری ثبت نشده است؛ میتواند از قسمت “شماره دستی” استفاده کنند و شماره نامه موردنظر را در این بخش وارد کرده وبر روی دکمه “عطف” و یا “پیرو” کلیک نماید توجه داشته باشید که در نامه مرتبط ثبت شده به شکل دستی همانند تصویر زیر نمایش داده میشود.
د- اطلاعات تکمیلی
با کلیک بر روی “اطلاعات تکمیلی” در فرم گیشه پنجرهای همانند شکل زیر باز میشود.
در این بخش کاربر دبیرخانه میتواند اطلاعات تکمیلی نامه و اطلاعات تحویل نامه را وارد نماید این بخش شامل اطلاعاتی همچون : تحویل گیرنده، محل ارجاع، نحوه تحویل، توضیحات و فوریت میباشد.
توجه داشته باشید اگر تحویل گیرنده نامه فردی باشد که در اتوماسیون تعریف نشده باشد کاربر دبیرخانه میتواند تحویل گیرنده را بر روی متفرقه قرار دارد و فیلد متفرقه روبرو فعال شود و نام فرد مورد نظر را ثبت نماید
۲- ثبت نامه جدید از طریق فرم نامه جدید
در قسمت قبل نحوه ثبت یک نامه در گیشه توضیح داده شد. حال در صورتیکه بخواهید یک نامه را از فرم “نامه جدید” ثبت کنید اطلاعات آن را مشابه قبل بطور کامل وارد نمایید و به فرد مربوطه ارجاع دهید.
با کلیک بر روی دکمه “نامه جدید” پنجرهای همانند تصویر زیر باز میشود که شامل: اطلاعات نامه، بدنه نامه، پیوست نامه، نامه مرتبط، ارجاعات، یاداشت / جوابیه، بایگانی نامه، گردش نامه، مکان نامه، رویداد نامه، تاریخچه بدنه میباشد.
نامه مرتبط : در تب نامه مرتبط امکانی به نام “تنظیمات نمایش نامه مرتبط” اضافه شده است کاربر دبیرخانه در هنگام ورود به بخش نامه مرتبط نحوه فراخوانی نامههای مرتبط شده به نامه جاری را همانند تصویر زیر مشخص و مشاهده نماید.
به منظور استفاده از این قابلیت کاربر از داخل نامه بر روی “تنظیمات نمایش نامه مرتبط” کلیک کرده و فرمی همانند تصویر زیر باز میشود.
گزینه پیش فرض “نامههای مرتبط به این نامه” نامههای را شامل میشود که بطور مستقیم به نامه جاری مرتبط (عطف یا پیرو) گردیدهاند.
با انتخاب گزینه “نامههای که این نامه به آنها مرتبط شدهاند “نامههای که نامه جاری در نامههای مرتبط آنها قرار دارد نمایش داده خواهند شد و در انتها با انتخاب گزینه “نمایش زنجیره سوابق” نامههای موجود در هر دو لیست بالا در دسترس کاربر خواهد بود.
// منتظر قسمتهای بعدی آموزش باشید…
