در اتوماسیون اداری فراگستر، قابلیتی به نام تعیین ناظر یا واچ (watch) وجود دارد که به شما امکان میدهد یک نامه را تحت نظر بگیرید. کاربرد این قابلیت زمانی است که یک نامه را به فردی ارجاع میدهید و میخواهید ببینید که آیا گیرنده، آن را به فرد دیگری ارجاع میدهد؟ بایگانی میکند؟ یا اینکه پاسخ آن را تنظیم میکند؟ با فعال کردن قابلیت ناظر بر روی نامهها در اتوماسیون فراگستر، کاربر از طریق پیامک یا پست الکترونیکی از انجام اقدامات فوق توسط دیگر کاربران بر روی نامه مطلع خواهد شد.
برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت میتوانید ویدئوی زیر را مشاهده کنید. البته به یاد داشته باشید که استفاده از این قابلیت توسط هر یک از کاربران، مستلزم این است که راهبر سیستم این دسترسی را به آنان داده باشد.
کاربرد این قابلیت، بهعنوان مثال، میتواند در سازمانی باشد که مدیر ارشد آن نیاز دارد از گردش عملیاتهایی نظیر ارجاع، بایگانی و ارسال پاسخ نامه که روی یکسری از نامهها انجام میشود، حتما مطلع باشد. در این حالت میتوان با فعال کردن امکان “ناظر” بر روی هر یک از نامههای موردنظر، عملیات انجام شده روی نامه را از طریق پیامک یا پست الکترونیک به مدیر ارشد اطلاع رسانی کرد.
برای استفاده از این قابلیت کافیست تا نامه مورد نظر خود را باز کرده و مطابق تصویر زیر، از منوی سایر امکانات گزینه “زیر نظر” را انتخاب کنید.
نحوه فعال کردن ناظر نامه
اقلام اطلاعاتی فرم فهرست تحت نظر
همانطور که در تصویر زیر میبینید، هنگام استفاده از قابلیت تعیین ناظر، 3 نوع تنظیمات در اختیار شما قرار میگیرد:
تنظیمات نظارت روی نامه
1- میتوان در حوزه اطلاع رسانی تعیین کرد برای چه عملیاتی (ارجاع نامه، بایگانی سازمانی نامه و پاسخ نامه) ناظر تعیین شود.
2- میتوانید تنظیم کنید که نحوه اطلاع رسانی از عملیات انجام شده از طریق پیامک یا پست الکترونیک باشد.
3- میتوانید فردی را میخواهید از اقدامات او روی نامه آگاه شوید، انتخاب کنید. این فرد میتواند گیرنده نامه یا افراد متعدد دیگر باشند.
اگر فرضاً ارجاع نامه و پیام کوتاه انتخاب شوند، با انجام هر ارجاعی روی نامه، به کاربر تعیین کننده ناظر، توسط پیام کوتاه اطلاع رسانی می گردد که نامه توسط چه فردی به چه فردی دیگری ارجاع شده است. با انتخاب گزینه پاسخ نامه کاربر نیز به کاربر اطلاع رسانی خواهد شد که به این نامه پاسخ (در نامه جدید) داده شده است.
