چطور NHS با استفاده از BPMS واقعی کارتهای هوشمند خود را بهینه کرد؟ (مطالعه موردی)

National Health Service با نام مخفف (NHS) یکی از مجموعه‌هایی است که در حوزه بهداشت و درمان به فعالیت می‌پردازد و در کشور انگلستان واقع شده است. این مجموعه شامل سه بیمارستان اصلی، پنج درمانگاه و تعداد زیادی مطب‌های پزشکی است که خدمات عمومی و تخصصی در زمینه‌های مختلفی نظیر پوست، آلرژی، سرطان و… را ارائه میدهد. هدف ما در این مطالعه موردی، بررسی چگونگی پیاده‌سازی و اجرای یک نمونه BPMS واقعی، در حوزه بهداشت و درمان است. ما در این مقاله ابتدا به بررسی چالشهای موجود در سیستمی که قبل از پیاده‌سازی BPMS وجود داشت می‌پردازیم و بعد از آن اهداف مدیران ارشد مجموعه را از بکارگیری BPMS مطرح میکنیم و در نهایت به دستاوردهای حاصل از اجرای BPMS می‌پردازیم.

چالش‌ها

۶۰۰۰ نفر در این مجموعه درمانی مشغول به کار هستند و در ابتدا روند دسترسی الکترونیکی به اطلاعات بیمار بسیار پیچیده بود. به دلیل اینکه امور، فرایندی نبودند و بسیاری از فعالیتهای مربوطه به صورت دستی و یا با استفاده از سسیستم‌های جزیره‌ای انجام می‌شد، بنابراین کاغذ بازی زیادی هم در مجموعه صورت می‌گرفت.

همچنین بدلیل زیاد بودن مراجعین و پراکندگی بالای اطلاعات بیماران،مدیران ارشد و کادر پزشکی براحتی به اطلاعات همه بیماران برای کنترل وضعیتشان، بصورت یکجا و لحظه‌ای دسترسی نداشتند.

برای رفع چنین چالشهایی، واحد IT مجموعه به منظور ارائه خدمت‌رسانی الکترونیکی به بیماران،کارتهای هوشمندی را طراحی کرده بود که بیماران با در اختیار داشتن این کارتها می‌توانستند برای انجام اموری مانند تعیین وقت قرارملاقات با پزشک و….. اقدام کنند ولی مشکلی که در اینجا وجود داشت این بود که این کارت‌های هوشمند بطور کامل با تمام سیستمهای موجود در مجموعه یکپارچه نبودند ودر نتیجه انجام عملیات‌هایی مانند قرارملاقات گذاشتن بین پزشک و بیمار بسیار طولانی و پیچیده می‌شد و همین امر به مرور نارضایتی تعداد زیادی از بیماران را فراهم کرد.

راهکار BPMS

ابتدا طی مشورت با مشاورانی، NHS توانست فرآیندهای موجود در زمینه ثبت نام توسط کارتهای هوشمند را با استفاده از زبان استاندارد مدلسازی فرایندها (BPMN) مدلسازی کند. خروجی حاصل از این مدلسازی، وارد نرم‌افزار BPMS شد و سپس فرآیند مربوطه وارد فاز پیاده‌سازی و اجرا گردید. در نهایت NHS به یک فرایند ساده و قابل پیگیری بصورت آنلاین توسط کارتهای ثبت نام هوشمند دست پیدا کرد.

اجرای فرایند به این صورت است که به هرکدام از بیماران که به مجموعه مراجعه می‌کنند، یک کارت هوشمند داده می‌شود که با استفاده از آن می‌توانند وارد سیستم مربوطه شوند و هرنوع خدمتی را که میخواهند از کادر پزشکی بگیرند، در سیستم ثبت می‌کنند. حال این درخواست می‌تواند به عنوان مثال درخواست قرار ملاقات با پزشک یا درخواست آزمایش و… باشد. فرایند طوری طراحی شده که خود به صورت هوشمند زمانبندی ملاقات و … را مشخص میکند. همچنین با استفاده از این فرایند می‌توان درخواست‌های ثبت شده را بطور هوشمند پیگیری کرد. ضمنا چون سیستم کاملا یکپارچه و فرآیند محور است بنابراین همه این اطلاعات در کارت‌های هوشمندی که به مشتری داده شده است ثبت و نگهداری می‌شود و درنهایت هم بیمار و هم کادر پزشکی می‌توانند تمام سوابق درمانی و پزشکی بیمار را (همانند یک پرونده) بصورت لحظه‌ای و الکترونیکی همیشه در اختیار داشته باشند.با بکارگیری نرم‌افزار BPMS، کارشناسان واحد IT در عرض یک ماه توانستند تمام فرآیندهای مربوط به بیمار و پزشک را بطور کامل پیاده‌سازی و اجرا کنند و در این حالت روند اجرای فرایند پردازش کارتهای هوشمند که قبلا بین ۵ تا ۶ هفته بود حالا به کمتر از ۱۳ روز کاهش یافت و با اجرای این پروژه در زمان و هزینه هم صرفه‌جویی قابل ملاحظه‌ای شد.

تجزیه و تحلیل درست فرایندها، علاوه بر بهبود زمان پردازش و کاهش خطاهای کارت‌های هوشمند، سبب افزایش بهره وری بیماران در استفاده از کارت‌های هوشمند گردیده است.

نتایج

بهبود و سرعت دسترسی کادر پزشکی به پرونده بیمار
پیاده‌سازی یک سیستم گردش کار برای ارائه دسترسی مدیران و کادر پزشکی بیمارستان به اطلاعات محرمانه و مهم بیماران
بهبود تخصیص کارها و حذف تنگناهای فرایند
رسیدن به یک سطح بالایی از رضایت بیماران و کادر پرسنل بیمارستان
ارائه یک راه حل بهینه و ساده که دائما به طراحی و بهبود فرآیندها می پردازد.

دستاوردها

طراحی ، تست و اجرای راهکار BPMS در کمتر از ۴ هفته
کاهش زمان فرایند پردازش کارتهای هوشمند مربوط به بیماران از ۶ هفته به کمتر از ۱۳ روز
نرم افزار BPMS به طور کامل با بخش مرکزی IT ادغام شد که این موجب می‌شود همیشه اطلاعات به روز در اختیار افراد باشد.
دسترسی به تمام افرادی که تازه شروع به کار با سیستم کرده‌اند برای دریافت اطلاعات جدید و به روز
ارائه گزارشهای مهم و مدیریتی کلان به مدیران و پزشکان مجموعه

تجربه های موفق

پیاده سازی مدیریت پروژه‌ای قوی برای غلبه بر چالش‌های پیاده‌سازی نرم‌‌افزار
تشریح سریع نتایج حاصل از پیاده سازیBPMS به کارکنان
اطمینان دادن به ذینفعان پروژه
انتخاب یک نرم افزارBPMS واقعی که راحت قابل استفاده و پیاده‌سازی باشد.
استخدام یک مدیر پروژه، که تجربه‌ی پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار را داشته باشد

منبع مقاله: https://www.bizagi.com/en/customers/case-studies/healthcare-nhs