مشاهده سوابق یادآوری نامه | قابلیت اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر

با استفاده از گزینه یادآوری، می‌توانید بر روی نامه‌های خود زمانی را بعنوان یادآوری خودکار جهت پیگیری در آینده درج کنید. اکنون قابلیت مشاهده سوابق یادآوری های تنظیم شده برای نامه‌ها نیز به نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، افزوده شد.

کاربر سامانه اتوماسیون اداری فراگستر با کلیک بر روی گزینه تعبیه شده در انتهای ردیف هر نامه (با شکل زنگ) امکان ثبت یک یا چند یادآوری بر روی نامه را در اختیار خواهد داشت.

نامه‌هایی با علامتِ زنگِ زرد رنگ، نامه‌هایی هستند که پیش از آن بر روی آنها حداقل یک یادآوری تنظیم شده باشد.

برای تعیین یادآوری بر روی یک نامه کافیست بر روی علامت زنگ انتهای ردیف نامه کلیک کنیم تا فرم “یادآوری” باز شود.

در این فرم می‌توان مشابه قبل برای کاربر جاری یا برای کاربرانی که مجوز ثبت یادآوری برای آنها را داریم. (با ورود اطلاعات لازم و کلیک بر روی گزینه ثبت یادآوری) یادآوری تنظیم نماییم و هم امکان مشاهده سوابق یادآوری‌های قبلی تعیین شده بر روی آن نامه در دسترس خواهد بود.

یادآوری های ثبت شده برای کاربران منتسب به آن یادآوری، علاوه بر مکان‌های قبلی در نوار ابزار بالای سامانه (مشابه تصویر ذیل) نمایش داده می‌شوند.

عدد نمایش داده شده در بالای نوار ابزار (در بالای تصویر زنگ) نشانگر تعداد یادآوری‌هایی می‌باشد که هنوز توسط کاربر حذف یا خاتمه داده نشده‌اند.

برای مشاهده لیست یادآوری‌ها کافیست بر روی علامت زنگ از نوار ابزار کلیک شود تا فرم یادآوری‌ها مشابه تصویر ذیل باز شود.

در بخش بالای فرم باز شده لیست یادآوری‌های باقیمانده (فعال) و در بخش ذیل آن لیست یادآوری‌های خاتمه یافته مشاهده خواهند شد. برای ویرایش یا حذف یادآوری کافیست با ماوس بر روی ردیف یادآوری برویم تا مشابه تصویر ذیل دو دکمه سبز (ویرایش) و قرمز (حذف) در اختیار ما قرار گیرد.

با کلیک بر روی دکمه ویرایش یادآوری (دکمه سبز رنگ) فرم سوابق یادآوری در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت که در آن کاربر می‌تواند نسبت به ویرایش، خاتمه یا تعویق یادآوری اقدام نماید.

دقت شود که برای یادآوری‌هایی که دیگران برای ما تنظیم نموده باشند امکان حذف و ویرایش ممکن نبوده و صرفاً کاربر برای این نوع یادآوری‌ها می‌تواند از تعویق یا خاتمه یادآوری استفاده نماید. یادآوری‌های خاتمه یافته به فهرست “انجام شده” منتقل خواهند شد.

یک روش دیگر برای خاتمه یادآوری‌ها آن است که بر روی چک باکس کنار یادآوری کلیک کنیم با این کار می‌توانیم یادآوری‌ها را خاتمه بزنیم و یا از لیست یادآوری‌های خاتمه یافته به فهرست یادآوری‌های فعال بازگردانیم.