تجربه موفق پیاده سازی BPMS در شرکت هواپیمایی ایر فرانس
شرکت هواپیمایی فرانسوی Air France که پرچمدار فرانسه نیز محسوب میشود یکی از معتبرترین و بزرگترین ایرلاینهای دنیا میباشد.
آشیانه اصلی هواپیماها و مقر آنها در ترمبلی فرانسه، در شمال شهر زیبای پاریس قرار دارد. ایرلاین ایرفرانس در سال ۲۰۱۰ به ۳۲ مقصد در داخل فرانسه و به ۱۵۴ مقصد در سرتاسر دنیا، در پنج قاره و به ۹۱ کشور در جهت حمل بار و مسافر پرواز کرده است.
مرکز پروازهای این شرکت فرودگاه شارلدوگل پاریس میباشد. در اکتبر سال ۲۰۰۱ آن شرکت ۱۲.۵۳ میلیارد یورو درآمد داشت. ایرفرانس در سال ۲۰۰۴ با انجام ۲۵درصد از کل پروازهای اروپا، عنوان بزرگترین ایرلاین اروپا را از آن خود کرد.
ایرفرانس در پروازهای کوتاه مدت نیز از ایرباسهای A۳۲۰ و هواپیماهای جت استفاده میکند در حالی که در پروازهای طولانی مدت معمولاً هواپیماهای ایرباس و بویینگ پهنپیکر مورد استفاده این شرکت میباشند. همچنین ایرباسهای A۳۸۰ که بزرگترین و مجهزترین هواپیماهای مسافربری جهان میباشند برای اولین بار در ۲۰ نوامبر ۲۰۰۹ در مسیر فرودگاه شارزدوگل پاریس تا فرودگاه جانافکندی نیویورک توسط این شرکت مورد استفاده قرار گرفتند.
تصمیم شرکت به استفاده از سیستم BPMS
بدلیل پراکندگی واحدهای مختلف شرکت هماهنگی بین واحدها وجود نداشت، همچنین کنترل جهانی فعالیتهای شرکت بسیار دشوار و زمان تحویل بسیار طولانی بود. بسیاری از فعالیتها بصورت دستی انجام میشد و بدلیل استاندارد نبودن فرایندها و عدم وجود قانون مشخصی که بتوان براساس آن، فرایندها را پیش برد، کاربران دچار اشتباهات و خطاهای بسیاری میشدند و همین امر مشکلاتی را برای سازمان بوجود میاورد که در نتیجه آن بهره وری کارکنان نیز بسیار کاهش میافت.
در نهایت شرکت ایرفرانس تصمیم به استفاده از سیستمی گرفت که علاوه بر اینکه مشکلات موجود را کاهش دهد انعطاف پذیری بیشتری داشته باشد و قابلیت تغییر و انطباق با شرایط را به آسانی میسر سازد.
همچنین دارای کاربری آسان و قابلیت توسعه سریع را داشته باشد. در همین راستا کارشناسان شرکت به این نتیجه رسیدند که بهترین سیستمی که می تواند نیازهای آنها را برطرف کند سیستم BPMS واقعی است.
اهداف این شرکت برای استفاده از BPMS
مدیران شرکت ایرفرانس برای پیاده سازی BPMS در مجموعه بدنبال اهداف زیر بودند:
- بهبود زمان تحویل و پاسخدهی در توسعه سیستم IT
- پیادهسازی مدیریت فعالیتها و کنترل جهانی از وضعیت پروژهها
- افزایش کیفیت دادهها و انطباق و کاهش اتکا به روشهای دستی
- ارائه دقیقوضعیت کار به موقع از طریق دسترسی به اطلاعات مرکزی
- توسعه یک راه حل BPM انعطاف پذیر با قابلیت بالا برای تنظیم فرآیندها در طول زمان
- افزایش بهرهوری از طریق کاهش زمان تأمین خدمات IT
- از بین بردن خطاهای کاربران از طریق استفاده از نام استاندارد و قوانین
- برخورداری از قابلیت تغییر فرایندها براحتی و با کمترین مشکل
دستاوردهای حاصل از بکارگیری BPMS واقعی در ایرفرانس
- کاهش زمان تحویل تا ۵۰٪
- یکپارچهسازی با سیستم های موجود و برنامههای کاربردی
- کاهش زمان واقعی بهروزرسانی وضعیت سلف سرویس (فرایندی شدن تمام فعالیتها)
- آموزش و تحویل اولین فرایند در ۱۲ هفته
- ورژن زدن نسخههای بعدی در مدت ۲هفته
- کاهش کاغذ بازی، فعالیتهای دستی و تاخیرهای غیرضروری
پیشنهادهایی برگرفته از تجربههای موفق مکانیزه کردن فرآیندهای موجود
- با یک فرآیند کوچک شروع کنید و آنرا به مرور و باسرعت توسعه دهید.
- یک نمونه اولیه بسازید به طوری که کاربران بتوانند از مزایای BPMS آگاهی یابند.
- درگیرکردن همه ذینفعان کلیدی در انتخاب تکنولوژی BPMS
- KPI ها در بهبود مستمر بسیار مهم میباشد بنابراین به تعریف دقیق آنها بسیار نیاز است.(عناصر کلیدی درگیر در فرایندها)
- درگیرکردن متخصصان برونسازمانی BPM در تعریف فرایند
این یک نمونه موفق از کاربرد BPMS واقعی _مشابه سیستمی که در شرکت فراگستر استفاده میشود_در صنعت حمل و نقل است که نشان میدهد در این عرصه نیز شرکتها میتوانند از سیستم BPMS برای افزایش بهرهوری و کاهش تاخیرات و … استفاده کنند.
