همیشه برای مدیران، تغییر سیستمها و فرایندهای کاری از مهمترین تصمیمات بشمار میرود. خصوصا اگر این تغییر، نیاز به سرمایه گذاری مالی هم داشته باشد.
اگر مشغول خواندن این مقاله هستید یعنی هوشمندی کسب و کارتان برایتان مهم است و بفکر ایجاد تغییرات مثبت هستید.
به شما حق میدهیم، تغییر سخت است. ما هم در این مطلب به شما کمک میکنیم تا از مضراتی که سازمانتان در عدم استفاده از سیستم اتوماسیون کسب و کار متحمل میشود، آگاه شوید و با دانستن این ۵ خطر و تهدید بهترین تصمیم را برای آینده کسبوکار و کارمندان خود بگیرید.
۱- سازمان به عدم شفافیت و بی نظمی عادت میکند و همه از بی نظمی در سازمان گلایه میکنند
با اتوماسیون کسبوکار میتوانید افراد و فعالیتها را در جای مناسب خود قرار دهید. حتما شما هم تجربه کردید که گاهی بر اثر حجم زیاد کاری یا عدم ارتباط صحیح بین واحدهای کاری مختلف، کارها گم میشوند!!
بله، واقعا گم میشوند….
مشخص نیست چه مدت زمانی کار در دست یک نفر بوده؟ چه کسی مسئول تاخیر و عدم انجام کارهاست؟ و هیچکسی نمیداند چگونه این روال را درست کند.
اتوماسیون اداری با حذف بروکراسی، ثبت کامل مکاتبات و ارجاعات، امکان پیگیری سریع اسناد و بایگانی ها، امکان نظارت دقیق بر روند انجام کارها و… نشان میدهد هر فرد چه اقداماتی در جهت یک کار انجام داده و گلوگاههای کاری را مشخص میکند.
به این ترتیب با کارتابل و میزکار اتوماسیون دیگر کارها فقط در ذهن افراد نیست. در نهایت این ابزارها منجر به شفافسازی وظایف کارمندان شده، فرایندهای سازمان را نظم بخشیده و سبب افزایش بهرهوری خواهد شد.
۲- پروژهها دستخوش بهانههای بین سازمانی میشوند
گاهی بدلیل نبود یک سیستم مکانیزه ارتباطی میان سازمانها یا واحدهای مختلف، پروژههای کاریتان پیش نمیرود. در انتها نیز فقط میشنوید: این کار من نیست! تقصیر من نبوده! همینی هست که هست! و لیستی از بهانه هایی جهت قدم برنداشتن برای انجام کارها.
با اتوماسیون کسبوکار ، شما تعیین کنید چه کارهایی، به چه ترتیبی، توسط چه افرادی باید انجام شود.
۳- نیاز به دسترسی سریع به افراد یا حضور فیزیکی آنها هستید و مدام برای نگهداری نیروهایی که امکان حضور ندارند میبایست چند برابر هزینه کنید
این اتفاق در سازمانهای بزرگ بیشتر دیده میشود. میزهای خالی که فقط ماهیانه حقوق دریافت میکنند! و البته بدتر از آن کار چندانی نیز از پیش نمیبرند.
افرادیکه که کار در گرو آنهاست، اغلب در خارج از سازمان بوده یا با بهانههای مختلف کار را به تعویق میاندازند. اجازه ندهید افراد تهدیدی برای کسبوکارتان باشند.
با سیستمهای اتوماسیون کسبوکار و فرایندها میتوانید سیستم را واسط قرار دهید و به راحتی به حذف اشخاص غیرنیاز بپردازید.
حتی میتوانید با استفاده از نسخه موبایل اتوماسیون اداری، امکان دورکاری در بستر امن الکترونیکی را برای کارمندانتان فراهم کنید تا کارها را در خارج از سازمان (بدون نیاز به حضور افراد) نیز پیگیری کنید.
۴- با ترک یک فرد بخشی از اطلاعات سازمان شما از دست میرود و نفر بعدی به راحتی نمیتواند بر کارها مسلط شود
اجازه بدهید ساده و شفاف بگویم. اجازه ندهید کسب و کارتان وابسته به اشخاص باشد.
– افراد با کار کردن روی ایمیلهای شخصی شان، بخشی از اطلاعات مفید کسبوکارتان را از شما میگیرند و همه اطلاعات برای همیشه در اینباکس ایمیلشان باقی میماند.
– فاکسهای دریافتی پس از پیگیری به چک نویس تبدیل شده یا دور ریخته میشوند.
– بسیاری از ارتباطات سازمانی، شماره تلفنها و روند پیگیری ها فقط در سررسید کارمندتان ذخیره شده است.
– و البته بگذریم از حافظه قوی کارمندان ایرانی….
در بیشتر مواقع هم این اتفاق میافتد چون شخص چاره دیگری ندارد. بهتر است راهی درست بر سر راه کارمندانتان بگذارید که خواسته و ناخواسته اطلاعات سازمان و کسب و کارتان به یغما نرود!!
هر سمت شغلی بینش خاص خود را میطلبد که بخشی از آن در پی روندکار و زمان بوجود میآید. ارزشی که براساس زمان و تجربه اشخاص بوجود آمده است را به نسل بعدی کارمندان خود منتقل کنید.
یک نرمافزار اتوماسیون کسبوکار میتواند اطلاعات، دادهها، اسناد و سوابق سازمان شما را یکپارچه کند. این سیستم امکان کار روی اسناد مختلف word، Excell، Power Point و… را بصورت تیمی برایتان فراهم میآورد. سیستم مستندات سازمانی، مدیریت پست الکترونیک، مدیریت فاکس، رسانه سازمانی، دانشنامه سازمانی، انتقال فایل و… راه حل پیشنهادی اتوماسیون فراگستر است.
شاید بزرگترین تفاوت سیستمهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها را نیز میتوان همین نگهداری سوابق و مستندات دانست.
حتما بخوانید: شاخصهای مهم ارزیابی اتوماسیون کسب و کار
۵-افراد سازمان از حدود زمانی گذر میکنند و فراموش کار میشوند
با اتوماسیون میتوانید برای کارمندان خود اولتیماتوم کاری تعیین کنید. یادتان باشد شما مسئول مدیریت زمان کارمندانتان هستید.
به راحتی برای کارها و نامهها “مهلت پاسخ” بگذارید. با سیستم “پایشگر و هشدار” کارها را در زمان مشخص، به شخص موردنظر یادآوری کنید.
بدین ترتیب بدون رودروایسی کارهایتان را پیگیری کرده، به دیگران تلنگر بزنید، توپ را در زمین صحیح خودش بیندازید، تا در نهایت کارها به موقع و درست انجام شود.
به این میگن یک کسبوکار هوشمند که سیستم در انجام درست کارها نقش بسیاری دارد.
حال به نظرشما، آیا اتوماسیون کسب و کار ارزش سرمایهگذاری را دارد؟
خوشحال میشویم نظرات شما را نیز در این خصوص بدانیم. بخش دیدگاهها در پایین صفحه منتظر شماست.
