در مقاله قبلی نحوه ارزیابی آمادگی سازمانها برای استفاده از BPMS را مورد بررسی قرار دادیم و به هشت سوال ویژه و پنج سوالی که برای هر سوال در نظر گرفته شده است نیز اشاره داشتیم. در این مقاله نحوه کار با پاسخ های ارائه شده به این پرسشها و نتایج بدست آمده را بررسی مینماییم.
پس از پاسخ به هر هشت پرسش مطرح شده، باید نمودار رادار (دایره ای شکل) را که نشان دهنده میزان آمادگی در هشت جنبه مزبور است، ترسیم نمایید. برای هر سوال، شماره گزینه پاسخ را بعنوان درجه آمادگی در نمودار در نظر بگیرید.
مسلماً هر چه شاخصهای سازمان به سطح بیرونی نمودار نزدیک تر باشد، نشان دهنده آن است که سازمان از آمادگی بالاتری در زمینه BPMS برخوردار است.
به همین ترتیب، هر چه شاخصها بهم نزدیکتر بوده و نمودار متوازن باشد، نشان دهنده وجود تعادل در آمادگی شاخصهای مختلف سازمان برای پیاده سازی BPMS است.
برای نمودار رادار پنج سطح از آمادگی بصورت زیر تعریف شده است:
- سطح اول (ابتدایی): در این سطح، سازمان فاقد هرگونه آگاهی و آمادگی برای پیاده سازی BPMS است.
- سطح دوم (بررسی شده): در این سطح، آگاهی اولیه حاصل شده و نیاز به BPMS در سازمان تشخیص داده شده است.
- سطح سوم (تعریف شده): در این سطح، سازمان درحال برنامه ریزی و تعریف پروژه BPMS است.
- سطح چهارم (مدیریت شده): در این سطح، مدیریت اجرای پروژه BPMS در سازمان قابل انجام بوده و شرایط لازم مهیاست.
- سطح پنجم (بهینه شده): در این سطح، سازمان میتواند از همه مزایای BPMS بصورت بهینه استفاده نماید.
بیشتر بدانید: سازمان شما وظیفه گراست یا فرآیندگرا؟
طبیعیست که وضعیت ارزیابی آمادگی سازمان همیشه یک چندضلعی متوازن – مطابق شکل بالا – نیست، بلکه در بیشتر موارد، بعضی از شاخصها دارای آمادگی بیشتر و برخی از آمادگی کمتری برخوردارند.
براین اساس نمودار رادار به دست آمده برای سازمان شما ممکن است به شکل ذیل باشد:
لازم بذکر است « ارزیابی آمادگی سازمان برای استفاده از BPMS » میتواند هم برای کل سازمان مورد استفاده قرار گیرد و هم جداگانه برای معاونتها و بخشهای تحت پوشش آن.
در چنین حالتی مشخص میشود که کدام معاونت و بخش آمادگی بیشتری برای پیادهسازی BPMS دارد و در نتیجه میتوان از آن بعنوان پایلوت استفاده نمود.
از طرف دیگر با توجه بمیزان آمادگی شاخصهای هر معاونت و بخش، اقدامات موردنیاز برای افزایش آمادگی همان معاونت تهیه و اجرا می گردد.
در شکل زیر نمودار رادار برای یک سازمان نمونه و دو معاونت آن که بصورت جداگانه مورد ارزیابی قرار گرفته اند، نشان داده می شود.
با توجه به شاخصهای نمودار میتوان به آسانی تشخیص داد که «معاونت ب» از آمادگی بیشتری برخوردار بوده و میتواند بعنوان پایلوت BPMS انتخاب شود، ولی برای کل سازمان و «معاونت الف» باید اقدامات لازم بمنظور افزایش آمادگی شاخصهای ضعیف، تدوین و اجرا گردد.
