مکان شما: / / نرم افزار مدیریت مستندات

نرم‌افزار مدیریت مستندات

نرم‌افزار آرشیو و بایگانی اسناد و مستندات سازمانی

نرم‌افزار مدیریت مستندات DMS یکی از زیرسیستم‌های اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که هدف نهایی مدیریت چرخه حیات اسناد در سازمان را محقق می‌نماید. سازمان شما می‌تواند به بهترین شکل ممکن اسنادی از جمله موارد ذیل را در این سیستم تعریف و در چهارچوب دیسیپلین‌‌های تعریف شده کنترل و به گردش در آورد:

  • اسناد ایزو : فرم‌ها، فرآیندها، آیین‌نامه‌ها، روشهای اجرایی و…
  • اسناد اداری ستادی: بایگانی نامه‌های اداری، صورت جلسات، قوانین و…
  • اسناد مهندسی: دیسیپلین‌ها، توضیحات،‌ پاسخها و…
  • اسناد مالی: قرارداد، تفاهم‌نامه، الحاقیه، پیش‌فاکتور، اسناد مناقصه و…
  • اسناد منابع انسانی: پرونده پرسنلی، حکم کارگزینی، سوابق رفاهی و…
  • اسناد فنی و پروژه‌ها: صورت وضعیت‌، نقشه، مدارک فنی و…

سیستم مدیریت مستندات یا همان سیستم DMS (Document management system) اسامی مختلفی دارد که کاربران آنرا با اسامی نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار بایگانی اسناد، سیستم بایگانی اسناد و مدارک، نرم افزار بایگانی اداری یا آرشیو الکترونیکی اسناد هم می شناسند.

دموی سریع می‌خواهمامکانات مدیریت مستندات فراگستر

معماری کلی نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر در یک نگاه

نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر

دموی سیستم مدیریت مستندات

این زیرسیستم همراه نرم افزار اتوماسیون اداری ارائه می‌شود و بعد از تکمیل این فرم برای هماهنگی دموی اتوماسیون اداری با شما تماس می‌گیریم.

امکانات سیستم مدیریت مستندات فراگستر

سیستم مدیریت مستندات فراگستر شامل ویژگی‌هایست که به شما این امکان را می‌دهد، تا چرخه عمر یک سند را از لحظه ایجاد تا زمان احتمالی امحاء به دقت کنترل و مدیریت نمایید.

این سیستم با یکپارچگی‌ای که با نرم‌افزارهای خانواده Office و همچنین امکان تعریف و گردش فرم‌های اطلاعاتی (Enterprise Form Generator) دارد، ابزار قدرتمندی در اختیار شما قرار خواهد داد تا کلیه ایده‌ها و روش‌های اجرایی سازمانی خود را در کوتاه‌ترین زمان ممکن پیاده‌سازی نمایید.

پشتیبانی این سیستم از قابلیت OCR فارسی بدنه اسناد تصویری و PDF به شما در جستجو و بازیابی اسناد کمک فراوانی می‌کند.

همچنین قابلیت کاهش نویز تصاویر اسکن شده  (Image Processing) یک ایده بسیار مناسب برای کاهش حجم ترافیک شبکه و سرعت در دسترس پذیری اسناد خواهد بود.

یکپارچگی سیستم مدیریت مستندات با سیستم اتوماسیون اداری فراگستر هم باعث شده تا در یک کارتابل مشترک کلیه اطلاعات ارزشمند سازمان از جمله مستندات، نامه‌ها، فرم‌ها، فایل‌ها، ایمیل‌ها، فکس‌ها و … به گردش در آیند و هر کدام بر اساس فرایند مرتبط در محل مشخصی در دسترس قرار داشته باشند.

امکانات کتابخانه اسنادامکانات مدیریت فرآیندها

با نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر، فرمهای اطلاعاتی متنوعی در اختیار شماست.تصاویر اسناد بطورخودکار بهینه خواهند شد.امکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد را دارید.از قابلیت OCR فارسی بهره‌‌مند خواهید شد.

امکانات کتابخانه اسناد

  • امکان تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدود
  • امکان تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها بر اساس واحد های سازمانی و سمت پرسنل
  • امکان تعریف سطوح دسترسی پرونده ها براساس مجوز های (مشاهده، ایجاد، ویرایش بدنه، حذف، جابجایی، تایید و ابطال)
  • امکان اعطای دسترسی موقت مشاهده اسناد درون پرونده ها برای یک بازه زمانی مشخص به افراد
  • امکان تعریف دسته ای پرونده ها از روی قالب فایل اکسل
  • امکان جابجایی پرونده ها در درختواره بایگانی
  • امکان تعریف درختواره تعریف انواع سند، گروه فرایندی سند، مکان فیزیکی نگهداری اسناد و فهرست مخاطبین هر سند
  • امکان تعریف نوع برای بدنه فایل های تشکیل دهنده سند
  • امکان تعریف و قراردهی اسناد در چند پرونده بایگانی
  • امکان تغییر وضعیت (پیش‌نویس، تایید) اسناد براساس سطوح دسترسی
  • امکان تعیین تاریخ انقضاء برای اسناد
  • امکان الصاق فایل از طریق اسکنر یا الصاق دستی بر روی سند
  • امکان تعریف template پیش فرض برای بدنه اسناد (از نوع Word،Excel، قالب فرمی)
  • امکان تعریف الگوی جهت شماره دهی اسناد
  • امکان حفظ سوابق نسخه های بدنه فایل های اسناد (versioning)
  • امکان بازگرداندن نسخ فایل های اسناد به نسخه های قبلی
  • امکان جابجایی و مرتب سازی فایل های درون یک سند
  • امکان چاپ و تبدیل کلیه فایل های تشکیل دهنده سند به یک فایل PDF
  • امکان جستجو روی اسناد درون پرونده های بایگانی بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژه
  • امکان جستجو داخل متن مستندات Word, Excel, PDF
  • امکان ارائه گزارش های تعدادی و گزارش از اسناد جدید اضافه یا ویرایش شده، اسناد دارای سر رسید انقضاء در داشبورد سیستم مدیریت مستندات
  • امکان جابجایی اسناد بین پرونده های بایگانی
  • امکان قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
  • امکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد سازمان جهت اخذ تایید یا دسترسی افراد به اسناد
  • امکان ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون
  • امکان بهینه سازی و کاهش نویز تصاویر بدنه اسناد
  • یکپارچه با آفیس (Word – Excel) جهت ایجاد و ویرایش اسناد از داخل نرم افزار مدیریت مستندات
  • امکان استفاده از OCR جهت تبدیل تصویر بدنه اسناد به متن قابل جستجو
  • امکان ایجاد فرم های اطلاعاتی با استفاده از زیرسیستم فرم‌ساز فراگستر
دریافت دمو
تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدود - مدیریت مستندات
تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدود - مدیریت مستندات
تعریف درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدود - مدیریت مستندات
مشاهده اسناد درون پرونده - مدیریت مستندات
مشاهده اسناد درون پرونده - مدیریت مستندات
ارجاع اسناد به کارتابل افراد سازمان - مدیریت مستندات
ارجاع اسناد به کارتابل افراد سازمان - مدیریت مستندات
ایجاد فرم های اطلاعاتی در سیستم مدیریت مستندات فراگستر
ایجاد فرم های اطلاعاتی در سیستم مدیریت مستندات فراگستر
یکپارچه با آفیس (Word – Excel) - سیستم مدیریت مستندات
یکپارچه با آفیس (Word – Excel) - سیستم مدیریت مستندات
استفاده از فرم ترنسمیتال در سیستم مدیریت مستندات
استفاده از فرم ترنسمیتال در سیستم مدیریت مستندات
استفاده از فرم ترنسمیتال در سیستم مدیریت مستندات
نمونه سند گواهینامه آموزشی در سیستم مدیریت مستندات
نمونه سند گواهینامه آموزشی در سیستم مدیریت مستندات
فراخوانی فرم جدول ارزیابی تامین کنندگان کالا در سیستم مدیریت مستندات
فراخوانی فرم جدول ارزیابی تامین کنندگان کالا در سیستم مدیریت مستندات
ویرایش جداول فرم ترنسمیتال در سیستم مدیریت مستندات
ویرایش جداول فرم ترنسمیتال در سیستم مدیریت مستندات
مشاهده فرمهای اطلاعات در کارتابل سیستم مدیریت مستندات
مشاهده فرمهای اطلاعات در کارتابل سیستم مدیریت مستندات
فرم اقدام اصلاحی / پیشگیرانه در نرم افزار مدیریت مستندات
فرم اقدام اصلاحی / پیشگیرانه در نرم افزار مدیریت مستندات
فرم فهرست توزیع نسخه ایزو در نرم افزار مدیریت مستندات
فرم فهرست توزیع نسخه ایزو در نرم افزار مدیریت مستندات

مدیریت فرآیندها، مستندات و استانداردها

جهت پیاده سازی استانداردها در سازمان لازم است کلیه فرم‌ها و فرایندها در یک ساختار مدون ایجاد، گردش و در صورت لزوم مورد بازنگری قرار گیرند. از آنجایی که ساختار سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر و کلیه زیرسیستم‌های آن از جمله سیستم مدیریت مستندات از زیرساخت قدرتمند مدیریت فرآیندهای کسب و کار و گردش فرم‌های اطلاعاتی بهره‌مند می‌باشند این امکان را برای سازمان‌های بهره‌بردار فراهم نموده تا علاوه بر ثبت و بازیابی اطلاعات اسناد خود، بتوانند سیستم مدیریت فرآیندها، مستندات و استانداردها را در سازمان به اجرا در آورد.

از این دست از فرم های اطلاعاتی که بصورت آماده و از پیش تعریف شده هستند، می‌‎توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • فرم فهرست مستندات و توزیع نسخ
  • فرم ثبت اقدام اصلاحی
  • فرم ترنسمیتال
  • فرم ارزیابی تامین کنندگان
  • و ..
دریافت دمو

امکانات سیستم مدیریت مستندات فراگستر

قابلیت OCR فارسی بدنه اسناد تصویری و PDF

اصلاح و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد
(Image Processing)

ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون اداری

ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس

ارسال نوتیفیکیشن از طریق ایمیل و پیامک و اطلاعیه به کارتابل افراد مشخص در خصوص بارگذاری اسناد جدید یا ویرایش سند

ساخت فرم های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد توسط Form Generator

درخواست جلسه ای برای توضیحات بیشتر دارم

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

سوالات متداول

نرم افزار مدیریت مستندات (یا DMS) ابزاری است که امکان جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ذخیر‌سازی خودکار انواع اسناد و مدارک سازمانی (اداری، مهندسی، مالی، منابع انسانی و …) و مدیریت چرخه حیات آنها در سازمان را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار، اسناد کاغذی سازمان را نیز به فرمت دیجیتال تبدیل کرده و دسترسی سریع و ایمن به آنها برقرار می‌کند.

برخی از ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر عبارتند از:  تحت وب بودن، امکان تعریف سطح دسترسی کاربران به پوشه‌ها و اسناد، امکان حفظ سوابق نسخه‌های مختلف یک سند، امکان تعریف طبقه‌بندی محرمانه برای اسناد، امکان استفاده از OCR برای تبدیل تصویر اسناد به متون قابل جستجو، امکان قفل‌/ آزادسازی سند (check in/check out)، امکان ارجاع و ارسال اسناد به عنوان نامه، ایمیل یا فکس و بسیاری امکانات دیگر.

۶ پیام ها
Inline Feedbacks
مشاهده تمام پیام ها
مرتضی قلیچ خانی
مرتضی قلیچ خانی
۱ سال قبل

نرم افزار مدیریت مستنداتی که اینجا آوردید همون نرم افزار DMS هست؟ ما از مجموعه ای تهیه کردیم منتها نه به نام مدیریت مستندات! گفتن سیستم DSM یا EDMS هست

۰
نعیمه عزیزیان
نعیمه عزیزیان
Author
پاسخ به  مرتضی قلیچ خانی
۱ سال قبل

سلام و عرض ادب
همه این واژه ها به یک معنی هستند منتها باید ببینید نیاز شما از تهیه نرم افزار مدیریت مستندات (یا Document Management System) چیست؟ کلا سیستم مدیریت اسناد نوعی نرم افزار است که اسناد را در قالب فایلهای الکترونیکی برای یک سازمان ذخیره، سازماندهی و مدیریت می‌کند.

۰
سامان
سامان
۲ سال قبل

سلام. تو نرم افزار مدیریت مستندات میشه به اشخاص دسترسی های مختلفی داد؟

۰
تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  سامان
۲ سال قبل

سلام بر شما. بله این قابلیت وجود داره. میشه به افراد دسترسی‌های متفاوتی رو داد. فردی میتونه دسترسی ایجاد سند رو داشته باشه. فردی میتونه دسترسی ویرایش اسناد رو داشته باشه. فردی هم میتونه دسترسی حذف سند رو داشته باشه.

۱
رهنما
رهنما
۲ سال قبل

سلام. اسنادی که یکی یکی وارد سیستم مدیریت مستندات فراگستر میشن، مثل ایزو یک شماره خاص دریافت میکنند؟

۰
تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  رهنما
۲ سال قبل

سلام بر شما.
در سامانه مدیریت مستندات فراگستر میشه نحوه شماره دهی به مستندات وارد شده به سامانه رو تعریف کرد و بر اساس اون فرمت، شماره‌ها برای مستندات درج بشه.

۰
۴.۴/۵ - (۳۰ امتیاز)
۴۲۶۲۳ (۰۲۱)