پروتکل ارتباطی ECE در اتوماسیون فراگستر

پروتکل ECE و نرم‌افزار اتوماسیون اداری

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری اصلی‌ترین ابزار برای دیجیتالی و مکانیزه کردن مکاتبات اداری سازمان‌ها هستند. فراگیر شدن استفاده و پیاده‌سازی این سیستم‌ها در سازمان‌های مختلف نیز با توجه به برندهای مختلف مورد استفاده آنها باعث شده است تا قابلیت مکاتبه میان این سیستم‌ها برای بهره‌وری حداکثری آنها به یک ضرورت تبدیل شود. به همین دلیل است که پروتکل ECE به عنوان راهکاری برای حل این مشکل، اساساً بخشی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای دبیرخانه محسوب می‌شوند.

پشتیبانی از پروتکل ECE برای هر نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب ضروری است، زیرا بسیاری از سازمان‌های ایرانی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلفی استفاده می‌کنند و برقراری ارتباط و مکاتبه میان آنها بدون پروتکلECE غیرممکن می‌شود.

مزایای پروتکل ECE کدام است؟

برخی از مزایای پروتکلECE عبارتند از:

• مستقل بودن از معماری و فناوری‌های مورد استفاده در نرم افزارهای اتوماسیون اداری مختلف
• ایجاد امکان مکاتبات میان سازمانی به صورت الکترونیکی
• تسریع و تسهیل ارسال نامه‌ها و اسناد بین سازمان‌های مختلف
• قابلیت بکارگیری در سامانه‌های اتوماسیون اداری با معماری‌ها و فناوری‌های متفاوت
• افزایش سرعت کار و راندمان کاری
• کاهش مصرف کاغذ و کاهش هزینه‌های سازمان
• کمک به حفظ محیط زیست و درختان
• حذف نیاز به مکاتبه با کاغذ و از طریق پست
• برطرف شدن مشکلات و اختلالات ناشی از استفاده از پست کاغذی مانند مفقود شدن نامه‌ها، دیر رسیدن آنها و …

و …

پروتکل ECE در نرم‌افزار دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر چگونه کار می‌کند؟

با توجه به اینکه ارسال، دریافت و ثبت نامه‌های وارده و صادره با استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه انجام می‌شود، پروتکل ECE در این بخش از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری فراگستر مورد استفاده قرار می‌گیرد. نحوه عملکرد این پروتکل نیز به این صورت است که در صورتی که لایسنس ECE را تهیه کرده و تنظیمات آن برای شما فعال شده باشد، پس از طی مراحل همیشگی ثبت و شماره کردن نامه‌ها در نرم‌افزار دبیرخانه فراگستر، می‌توانید آنها را از طریق ECE برای گیرندگان ارسال کنید. برای این منظور نامه‌ها و اطلاعات آنها در یک قالب یکسان با فرمت XML کدگذاری شده و به صورت الکترونیکی و از طریق ایمیل به سرور سامانه اتوماسیون اداری مقصد ارسال می‌شوند.

بنابراین استفاده از ECE نیازمند این است که نرم‌افزارهای فرستنده و گیرنده، هر کدام یک آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت ECE تعریف کرده و در اختیار یکدیگر بگذارند. این ایمیل از سوی نرم‌افزار دبیرخانه گیرنده شناسایی شده و فایل XML نامه به صورت خودکار کدگشایی می‌شود تا توسط نرم‌افزار گیرنده قابل خواندن باشد. سپس به عنوان یک نامه وارده ثبت شده و در سازمان به گردش درمی‌آید. شما حتی می‌توانید رسید دریافت نامه را نیز از نرم‌افزار گیرنده دریافت کنید. در این روش نامه‌ها همراه با تمامی متعلقات آنها از جمله متن، تصویر، پیوست‌ها، نامه‌های مرتبط و … قابل ارسال خواهند بود.

پروتکل ECE چه اطلاعاتی را در نرم‌افزار اتوماسیون اداری جابجا می‌کند؟

در پروتکل ECE نامه‌ها همراه با تمامی اطلاعات و متعلقات آنها ارسال می‌شوند. برخی از این اطلاعات عبارتند از:

• موضوع نامه
• مشخصات فرستنده (شخص یا واحدی که امضای نهایی نامه را انجام داده است)
• مشخصات گیرندگان نامه (افراد، واحد یا سازمانی که باید نامه را دریافت کند)
• مشخصات گیرندگان رونوشت نامه (سایر افرادی که باید یک نسخه رونوشت از نامه دریافت کنند)
• شماره نامه (که توسط نرم افزار دبیرخانه فرستنده ایجاد و با آن ثبت شده است)
• تاریخ نامه (که همان تاریخ ثبت نامه در دبیرخانه فرستنده است)
• اطلاعات فرعی مرتبط با نامه شامل اولویت نامه، سطح محرمانگی، عطف، پیوست‌ها، تصاویر و …

و …

قابلیت PTP چیست و چه تفاوتی با ECE دارد؟

قابلیت PTP ابزاری است که برای ارسال الکترونیکی نامه و مکاتبه بین 2 سازمانی که از یک برند مشترک برای نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود استفاده می‌کنند به کار می‌رود. از همین تعریف، تفاوت PTP با ECE مشخص می‌شود. برخلاف PTP، پروتکل ECE مختص برقراری ارتباط میان سازمان‌هایی است که از نرم افزارهای متفاوتی به عنوان اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند.

آیا برای شرکت‌های هلدینگ، گزینه‌ی جایگزین بهتری برای پروتکل ECE وجود دارد؟

جایگزین بهتر برای ECE در سازمان‌های هلدینگی، استفاده از راهکارهایی مانند زیرسیستم چند سازمانی فراگستر است. در واقع کمبود ECE برای سازمان‌های هلدینگی این است که ارجاعاتی که بر روی یک نامه ایجاد می‌گردد در ECE منعکس نمی‌شود. در حالی که با استفاده از زیرسیستم چند سازمانی فراگستر شما می‌توانید گردش نامه‌ها و ارجاعات آنها را در زیرمجموعه‌های یک هلدینگ پیگیری کنید. چنین راهکاری امنیت و سرعت مکاتبات میان سازمان‌های یک هلدینگ را نیز افزایش می‌دهد و به آنها امکان می‌دهد تا قوانین کسب و کار مربوط به گردش مکاتبات مانند اعمال محدودیت در دسترسی، استفاده از قالب‌های متنوع، ارجاعات خاص و … را در مکاتبات میان واحدهای زیرمجموعه یک هلدینگ نیز اجرا کنند.