زمانی که یک کسب و کار توسعه پیدا می‌کند، مدیریت دستی فرآیندها و سازوکارهای آن پیچیده و زمان‌بر می‌شود. به ویژه امروزه که بیشتر فعالیت‌های سازمانی به صورت خودکار انجام می‌شود، مدیریت آنها پیچیده‌تر شده است. برای آشنایی با ۷ نوع نرم‌افزار سازمانی که مورد نیاز هر کسب و کاری هستند، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

معرفی بهترین نرم افزارهای سازمانی و اداری

یک نرم‌افزار کاربردی سازمانی (EAS)، ابزاری است که با هدف رفع نیازهای سازمان‌های بزرگ، طراحی و عرضه می‌شوند. این نرم‌افزارها انواع و کارکردهای مختلفی دارند و به طرق مختلفی انجام فعالیت‌های سازمانی و مدیریت آنها را تسهیل می‌کنند. پیش از انتخاب بهترین نرم افزار سازمانی که متناسب با نیازهای کسب و کار شما باشد، لازم است مهم‌ترین انواع نرم‌افزار کاربردی سازمانی را بشناسید. در ادامه ۷ نوع نرم افزار سازمانی که مورد نیاز هر کسب و کار است، آورده می‌شود:

• برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• هوش تجاری (BI)
• مدیریت زنجیره تامین (SCM)
• مدیریت منابع انسانی (HRM)
• اتوماسیون بازاریابی
• اتوماسیون کسب و کار و اتوماسیون مدیریت فرآیندهای کسب و کار

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

هنوز هم بسیاری از شرکت‌ها برای فعالیت‌هایی مانند نگهداری اطلاعات مشتریان، مدیریت موجودی خود، پردازش سفارشات، و ثبت حساب‌ها از ابزارهای قدیمی مانند اکسل یا قلم و کاغذ استفاده می‌کنند. در این حالت، داده‌های کمی در سازمان جریان پیدا می‌کند و موفقیت در انجام امور وابسته به عامل انسانی خواهد بود. داده‌ها و اطلاعاتی که به روش دستی و قدیمی ثبت می‌شوند، ممکن است با تاخیر و خطاهای مکرر نیز همراه شوند. از سوی دیگر با رشد کسب‌وکار شما و پیچیده‌تر شدن فرآیندهای آن، ایجاد هماهنگی میان بخش‌های مختلف سیستم و اتخاذ سریع و چابک تصمیمات توسط شعبه‌ها و واحدهای مختلف سازمان ضمن استفاده از ابزارهای قدیمی بسیار سخت‌تر خواهد شد.

سیستم ERP یک نرم افزار سازمانی است که از یک پایگاه داده یکپارچه برای تمامی واحدها و عملیات‌های سازمان استفاده می‌کند و تعداد خطاها را کاهش می‌دهد. در این نرم‌افزار داده‌ها یک بار وارد می‌شوند و برای همه بخش‌ها قابل استفاده است. این سیستم معمولا از چندین ماژول تشکیل شده است که هر کدام مسئول دیجیتالی کردن حوزه متفاوتی از کسب و کار شما هستند: حسابداری، مدیریت موجودی، خدمات مشتری، مدیریت فرآیند کسب و کار و غیره. همچنین، ERP می‌تواند با سایر راهکارهای نرم‌افزاری سازمانی از جمله CRM، هوش تجاری و غیره یکپارچه شود.

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

فروش و ارتباط با مشتری شریان حیاتی هر کسب و کار است. صرف نظر اینکه کارشناسان فروش شما چقدر ماهر باشند، سازمان شما بدون استفاده از نرم افزارها، فرصت‌هایی را برای فروش محصولات جانبی، بازاریابی خدمات جدید به مشتریان فعلی یا بستن معاملات از دست خواهند داد. CRM یک نرم افزار سازمانی است که تضمین می‌کند هیچکدام از این فرصت‌ها را از دست ندهید و تیم شما را از وضعیت هر مشتری آگاه می‌کند. این نرم افزار، در واقع لیستی از مخاطبان و مشتریان سازمان است که نمایی کلی از روابط شما با هر یک از آنها ارائه می‌دهد.

این نرم افزار به شما امکان می‌دهد تا نحوه و زمان تعامل خود با مشتری (اعم از رو در رو، تلفنی، از طریق ایمیل، در شبکه‌های اجتماعی و غیره) را پیگیری کنید و تضمین می‌کند که حتی یک سرنخ را گم نخواهید کرد. اغلب نرم‌افزارهای CRM به شما امکان می‌دهند سرنخ‌ها را ردیابی کنید، سفارش‌ها را مدیریت کنید، با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید، وضعیت آنها را پیگیری کنید، به برنامه‌ریزی کمپین‌های تبلیغاتی پرداخته و اثربخشی آنها را ارزیابی کنید.

هوش تجاری (BI)

نرم‌افزار هوش تجاری یا Business Intelligence (BI) به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بر اساس داده‌هایی که از منابع مختلفی (مانند واحدهای بازاریابی، فروش، تولید، منابع انسانی و …) به دست می‌آورند، به یک بینش عملی دست پیدا کنند. این نرم افزارها از داده‌کاوی، معیارسنجی و الگوریتم‌های آماری پیشرفته برای آشکارسازی الگوها و انجام پیش‌بینی‌های دقیق استفاده می‌کنند. همچنین سیستم‌های BI برای کمک به مدیران جهت تشخیص روندها و الگوها در داده‌های پیچیده، از انواع نمودارها و جداول مختلف و هر آن چیزی که اجازه می‌دهد بدون نیاز به پیشینه آماری، تصمیم گیری بهتری داشته باشید، بهره می‌برد.

در یک بازار رقابتی و پویا، توانایی شناخت وضعیت فعلی و پیش‌بینی اینکه در آینده چه مسیری را طی خواهید کرد، می‌تواند نسبت به رقبا به شما برتری بدهد. به همین دلیل، بسیاری از صنایع از جمله ساخت و ساز، استخدام، بهداشت و درمان و فناوری اطلاعات، نرم افزارهای هوش تجاری را به عنوان بخشی استاندارد از ابزارهای خود تبدیل کرده اند.

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

هر شرکتی که در زمینه ساخت و تولید فعالیت می‌کند نیاز به مدیریت تدارکات مواد اولیه و ذخیره‌سازی، حمل و نقل و توزیع کالاهای تولید شده دارد. به طور معمول، این وظایف توسط افراد در واحد‌های مختلفی انجام می‌شود. هر نوع اشتباه در ارتباطات در زنجیره تامین می‌تواند منجر به زیان‌های مالی و نارضایتی مشتریان شود. برای کسب و کارهایی که مراکز عملیاتی آنها در چندین نقطه جغرافیایی پراکنده است، مدیریت ده‌ها و حتی صدها تامین کننده، بدون استفاده از نرم‌افزار تخصصی تقریبا غیرممکن خواهد بود.

ابزارهای مدیریت زنجیره تامین یا Supply Chain Management (SCM) به شما کمک می‌کنند تا از جریان دائم منابع لازم برای تولید و تحویل پیوسته محصولات خود اطمینان حاصل کنید. این نرم‌افزارها می‌توانند به شما در جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات مربوط به فروش، سفارش مواد اولیه، تامین کنندگان، تولید، پردازش سفارشات، انبارداری، تدارکات، توزیع و همچنین تسهیل همکاری بین تمام حلقه‌های زنجیره تامین کمک کنند.

مدیریت منابع انسانی (HRM)

نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، قابلیت‌های متعددی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد از جمله جستجو معنایی قدرتمند که به مدیران منابع انسانی اجازه می‌دهد با جستجوی یک ویژگی، صدها نتیجه و داوطلب مرتبط پیدا کنند. همچنین، این نرم‌افزارها به شما اجازه می‌دهند با استفاده از فیلترهایی مانند مسئولیت‌های شغلی، مهارت‌ها، حقوق مورد نظر، منطقه جغرافیایی و غیره، نیازهای خود را مشخص کنید و سپس تمام پلتفرم‌های موجود را برای یافتن داوطلبان مناسب جستجو خواهند کرد.

خودکارسازی فرآیند استخدام نیز وظایف تکراری را حذف می‌کند و به تیم‌های منابع انسانی اجازه می‌دهد تا بتوانند تا مقدار ۸۰٪ از زمان خود را بر وظایف مهم و استراتژیک متمرکز کنند. به عنوان مثال مدیران با استفاده از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی می‌توانند به دواطلبان شغلی پیام دهند، رزومه آنها را دریافت کنند، به آنها بازخورد دهند، یک مصاحبه شغلی تنظیم کنند، تماس‌های پیگیری را انجام دهند و تمامی این موارد را در یک نرم‌افزار انجام خواهند داد.

اتوماسیون بازاریابی

در شرکت‌های بزرگ، انجام تمام فعالیت‌های بازاریابی به صورت دستی غیرممکن است. شما نمی‌توانید شخصا هر کدام از سرنخ‌های فروش را پیگیری کنید، به هر پیامی پاسخ دهید و به‌روزرسانی‌ها را در فیس‌بوک، لینکدین یا توییتر را در لحظه به انجام برسانید.

نرم‌افزارهای بازاریابی به شما کمک می‌کنند تا سرنخ‌ها را به مشتریانی راضی تبدیل کنید، مخاطبان خود را تقسیم بندی کنید، کمپین‌های بازاریابی را برای آنها شخصی‌سازی کنید، تبلیغات شبکه‌های اجتماعی، تبلیغات ایمیلی و کلیکی را خودکارسازی کنید، پیام‌های خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید، اثربخشی تلاش‌های بازاریابی سازمان خود را بسنجید، و زمان خود را صرف ایجاد محتوای با کیفیت و فعالیت‌های ضروری کنید.

این ابزارها حتی به‌طور خودکار هزینه تبلیغاتی صرف شده برای جذب مشتری را نیز محاسبه می‌کنند و با قابلیت‌های تحلیلی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا کمپین‌های تبلیغاتی خود را بهینه‌سازی کنند و بهترین بازگشت سرمایه (ROI) را در فعالیت‌های بازاریابی خود داشته باشند.

اتوماسیون کسب و کار و مدیریت فرآیندها

اتوماسیون کسب و کار یک نرم افزار اداری است که هم شامل اتوماسیون مکاتبات و هم اتوماسیون مدیریت فرآیندها می‌شود. فرآیند تجاری مجموعه‌ای از مراحلی است که توسط کارکنان برای دستیابی به اهداف سازمان انجام می‌شود. این فرآیندها می‌توانند هر فعالیتی باشند، از فروش یک محصول گرفته تا استخدام یک مدیر جدید. رشد کسب و کارها باعث پیچیده‌تر‌ شدن فرآیندهای آنها نیز می‌شود. با فقدان ارتباط میان واحدهای سازمان، کارکنان اغلب از وضعیت فرآیندها غافل می‌شوند و این باعث کاهش کارایی مجموعه می‌شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار (Buisiness Process Manager) به طیف گسترده‌ای از روش‌ها و ابزارهای مورد استفاده برای مستندسازی، تجزیه و تحلیل و خودکارسازی گردش‌کارهای سازمانی اشاره دارد. ابزارهای BPM مناسب، آنهایی هستند که کم‌کد بوده و به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا بدون نیاز به کدنویسی فرآیندهای خود را به صورت بصری مدل‌سازی کرده، گلوگاه‌ها را حذف و تصمیم‌گیری‌ها را ساده‌تر کنند.

با این حال، اگر می‌خواهید اتوماسیون فرآیندها دارای امکاناتی متناسب با نیازهای شما داشته باشد، باید راهکارهای موجود را با در نظرگرفتن نیازهای خود و امکانات اختصاصی آنها انتخابی کنید. فراگستر یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار در ایران است که از نسخه بومی‌سازی شده نرم افزار پروسس میکر برای مدل‌سازی و مدیریت فرآیندها استفاده می‌کند.

کلام آخر:

در این مقاله با مهم‌ترین انواع نرم‌افزار کاربردی سازمانی آشنا شدید. یک نرم افزار سازمانی می‌تواند روال‌های تکراری را خودکارسازی کند، روابط سازمان با مشتریان را بهبود ببخشد و با بهبود کارایی، باعث افزایش درآمد و سود سازمان شود. با این حال، با توجه به تنوع زیاد در میان کسب و کارها، فعالیت‌ها و نیازهای آنها با یکدیگر متفاوت است و  به همین دلیل است که شرکت‌ها باید به دنبال راهکارهایی باشند که با نیازهایشان مطابقت داشته باشد. برای انجام این کار، باید ضمن مشخص کردن اهداف خود، با کاربران نهایی مشورت کرده و نیازهای آنان را نیز در نظر بگیرید. در نهایت می‌توانید با تهیه لیستی از ویژگی‌های مورد نیاز خود و رتبه‌بندی آنها، به مقایسه و بررسی محصولات موجود در بازار بپردازید.

آیا می‌دانید ارزیابی عملکرد چیست و چه فایده‌ای برای کسب و کار شما دارد؟ برای آشنایی با تعریف ارزیابی عملکرد، فواید و راهکارهای آن، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

ارزیابی عملکرد ابزاری است که در سازمان‌ها و کمپانی‌های بزرگ توسط مدیران استفاده می‌شود تا میزان عملکرد کارکنان و کیفیت آن را بسنجند. ارزیابی عملکرد باعث شفافیت بیشتر در محیط کار، تقویت ارتباط بین کارفرما و کارکنان و بهبود عملکرد شرکت می‌شود و در سالیان اخیر توسط بسیاری از سازمان‌ها و صاحبان کسب و کارها برای بهبود میزان عملکرد کارکنان مورد استفاده قرار گرفته است. در ادامه این مقاله اهمیت ارزیابی عملکرد و راهکارهای آن را بررسی می‌کنیم.

ارزیابی عملکرد یا Performance Evaluation چیست؟

ارزیابی عملکرد که با عناوین بررسی عملکرد، توسعه شغلی یا ارزیابی کارکنان نیز شناخته می‌‎شود، روشی است که توسط آن عملکرد شغلی کارکنان سنجیده و ارزیابی می‌شود. ارزیابی عملکرد بخشی از فرآیندهای توسعه شغلی است و شامل بررسی منظم عملکرد کارکنان سازمان است. همه سازمان‌هایی که «برنده شدن از درون» را با تمرکز بر کارکنان خود آموخته‌اند، برای اندازه‌گیری و ارزیابی منظم عملکرد کارکنان خود، بر فرآیندهای سیستماتیک ارزیابی عملکرد تکیه می‌کنند. همچنین، ارزیابی عملکرد نقش مستقیمی در ارائه بازخورد دوره‌ای به کارکنان دارد، به گونه‌ای که به آنها کمک می‌کند آگاهی بیشتری از عملکرد خود داشته باشند.

هدف استفاده از ابزار ارزیابی عملکرد ایجاد فضایی برای کارکنان یک مجموعه است تا بتوانند به بهترین شکل عمل کنند و از توانایی‌های خود تا حد ممکن در راستای محقق ساختن اهداف سازمان استفاده کنند و بازدهی بالایی در فضای کاری داشته باشند. نظارت دقیق بر روی عملکرد نیروی کار به سازمان‌ها کمک می‌کند کارکنانی را که عملکرد بهتری دارند شناسایی کنند تا الگویی برای دیگران باشند. ارزیابی عملکرد همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد کارکنانی را که عملکرد ضعیف‌تری دارند شناسایی و علت کم کاری آنها را پیدا کنند و بتوانند مشکلات و موانعی را که باعث آنها می‌شود تا حد ممکن برطرف کنند. در نتیجه همه کارکنان خواهند توانست بهترین عملکرد خود را داشته باشند.

فواید ارزیابی عملکرد چیست؟

فواید ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد به مدیران و کارکنان تصویری شفاف از توقعاتی که از یکدیگر دارند می‌دهد و به آنها اجازه می‌دهد بدانند که اهداف مشترک هر دو طرف چیست و تا چه حد باید در کار خود پیشرفت داشته باشند. این مساله باعث افزایش همگرایی کارکنان با اهداف سازمانی که درآن مشغول به کار هستند، خواهد شد. به طور کلی، ارزیابی عملکرد، به دنبال این است که عملکرد کارکنان را در محیط کار ارزیابی کرده و تعیین کند که آیا کارکنان و اهدافشان با محیط کار تطبیق دارند یا خیر. مدیر هر سازمان و یا شرکتی سعی دارد که کارکنانش در حد استاندارد کار کنند و ارزیابی عملکرد به آنها در این زمینه کمک می‌کند. هر چند در واقعیت رسیدن به چنین خواسته‌ای به طور ۱۰۰ درصد عملا غیر ممکن است.

برای ارزیابی عملکرد اغلب از ابزار‌های سنتی مانند تعریف هدف و تعیین سطح مشخصی که کل سازمان باید به آن برسد، استفاده می‌شود. این سازوکارها همچنین برای کارکنان مجموعه مشخص می‌کنند که کدام نوع عملکرد، مثبت محسوب شده و باعث پیشبرد اهداف سازمان می‌شود و از طریق روش‌هایی پیشرفت کارها را محاسبه می‌کنند. برخلاف روش‌های قدیمی که در آخر سال کاری، به ارزیابی عملکرد افراد در سیستم می‌پردازند، ارزیابی عملکرد، هر کدام از تعاملات با کارکنان را تبدیل به فرصتی برای یادگیری می‌کند.

مدیران می‌توانند از ابزارهای ارزیابی عملکرد برای تنظیم فرآیندهای کاری، پیشنهاد دادن روش‌های جدید و تصمیم‌گیری درباره مسائل استفاده کنند تا شاهد بهبود عملکرد نیروی کار باشند. اگر کارکنان به وظایف خود بهتر عمل کنند، باعث بهبود عملکرد کلی سازمان و در نتیجه دستیابی آن به اهدافش می‌شوند. برای مثال، مدیر بخش فروش اهدافی برای کارکنان این بخش تعیین می‌کند، که در مدت زمان محدود باید به میزان فروش مشخصی برسند. همچنین راهکار‌هایی برای دستیابی به این هدف به کارکنان معرفی می‌کند تا از آن استفاده کنند. در این روش مدیر تنها وظیفه دستوردهی ندارد، بلکه نقش راهنما را برای کارکنان بازی می‌کند. مدیر و کارکنان در یک مسیر واحد برای دستیابی به اهداف مشترک قدم برمی‌دارند.

استفاده از سیستمی که مدام در حال سنجش عملکرد کارکنان در فرآیند کاری باشد، باعث شفافیت بیشتر در محیط کار می‌شود. همچنین تاکید بر روی اهمیت تشکیل جلسات منظم، می‌تواند باعث تقویت ارتباطات میان کارفرما و کارکنان شود. با توجه به اینکه ارزیابی عملکرد در ابتدای کار قوانینی را برای همه ی افراد تعریف می‌کند، تمامی کارکنان تصویر شفاف‌تری از وظایف‌شان و توقعاتی که از آنها می‌رود خواهند داشت. زمانی که افراد از وظیفه خود دقیقا آگاه باشند و بدانند که چه انتظاراتی از آنها وجود دارد، استرس و تنش در محیط کار کاهش می‌یابد. برای مثال، کارکنان برای تحت تاثیر قرار دادن کارفرمای خود، به انجام کارهایی که به آنها مربوط نیست مشغول نمی‌شوند و مدیران نیز نگران این نیستند که چگونه به کارکنان خود بگویند که عملکردشان کافی یا مفید نیست.

چگونه عملکرد کارکنان را ارزیابی کنیم؟

هر چند که نرم‌افزار‌های ارزیابی عملکرد موجود در بازار، تمامی مراحل آن را به صورت از پیش تعریف شده برای شما مهیا می‌کنند، اما اکثر آنها از قالب‌هایی پیش‌فرض برای سنجش عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند. در واقع، راهکارهای ارزیابی عملکرد، ارکان و المان‌هایی مشخص و مشترک دارند که در تمامی نرم‌افزار‌های ارزیابی عملکرد مورد استفاده قرار می‌گیرند. این ارکان عبارتند از:

• یکسو کردن عملکرد کارکنان با اهداف و برنامه‌های سازمان: کارکنان باید درک درستی از این مساله داشته باشند که عملکرد آنها تاثیر مستقیم بر روی دستیابی به اهداف سازمان می‌گذارد.
• تعریف دقیق فعالیت‌ها و عملکرد افراد: هر یک از کارکنان باید جواب سوال‌های زیر را بداند: کار من منجر به تولید چه محصولاتی، یا ارائه چه خدماتی می‌شود؟ فعالیت‌های من چه تاثیری بر روی سازمان می‌گذارد؟ چگونه باید با مشتریان، همکاران و سرپرستان ارتباط برقرار کنم؟ شغل من شامل چه وظایفی است؟
• تعیین توقعات قابل اندازه‌گیری مربوط به عملکرد آنها: کارکنان باید دقیقا اطلاع داشته باشند که در سازمانی که در آن مشغول به کار هستند، انجام موفق وظایف چگونه ارزیابی می‌شود. توقعات قابل اندازه‌گیری شامل آگاهی داشتن از این موارد می‌شود: – نتایج: یعنی کالا یا خدماتی که کارکنان ارائه می‌دهند. – نحوه فعالیت کارکنان: فرآیندی که کارکنان باید برای تولید کالا یا ارائه خدمات، طی کنند. و – رفتار کاری: که شامل ارزش‌هایی است که کارکنان باید بین خود و در رابطه‌ای که با مشتری برقرار می‌کنند آن را حفظ کنند.
• تعریف برنامه‌های توسعه و رشد: وظایف افراد باید با مشارکت بین مدیران، سرپرستان و کارکنان مشخص شود. به عبارت دیگر، کارکنان یک مجموعه باید حق این را داشته باشند که تعیین کنند چه مهارت‌های جدیدی را می‌خواهند یاد بگیرند و در چه راستایی با دانش خود برای دستیابی به اهداف مجموعه مشارکت کنند.
• جلسات منظم: به جای اینکه هم کارکنان و هم مدیران به انتظار جلسه‌های ارزیابی سالانه بنشینند، باید جلساتی به صورت منظم ترتیب داد تا کارکنان و مدیریت درباره اهداف، عملکرد و مشکلاتشان با یکدیگر صحبت کند تا فرآیند رسیدن به هدف با سهولت پیش برود. وجود این جلسه‌ها، باعث بهتر شدن ارتباط مدیران و کارکنان می‌شود و مدیران و سرپرستان می‌توانند نقش راهنما را برای کارکنان ایفا کنند.

چرا ارزیابی عملکرد اهمیت دارد؟

چرا ارزیابی عملکرد اهمیت دارد؟

تحقیقات نشان می‌دهد که سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به طور مداوم از ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنند به نتایج بهتری در کسب و کار خود دست پیدا می‌کنند. اختصاص زمان برای بررسی عملکرد کارکنان و مدیران نه تنها باعث بهبود عملکرد آنان می‌شود، بلکه اگر این ارزیابی‌ها به صورت منظم انجام شوند، به نیروی کار نیز انگیزه نیز خواهند بخشید. جلسات ارزیابی عملکرد، اهداف مجموعه را به تمام افراد دخیل در پروژه‌ها یادآوری می‌کند و باعث می‌شود آنهایی که انرژی بیشتری دارند به دنبال تحقق این اهداف بروند.

ارزیابی عملکرد باعث به وجود آمدن استحکام و ساختاری با ثبات در نیروی انسانی سازمان می‌شود. اگر فرآیند ارزیابی با دقت انجام گیرد، کارکنان، مدیران و متخصصین بخش نیروی انسانی وظیفه خود را بهتر می‌شناسند و می‌توانند بر طبق وظایف خود عملکرد بهتری داشته باشند. به کمک این سیستم مدیران می‌توانند عملکرد کارکنان را زیر نظر داشته باشند و در صورت مشاهده هرگونه کم کاری، دلایل آن را جویا شوند و به رفع مشکل بپردازند.

کلام آخر

اگر سیستم ارزیابی عملکرد را به شکل مناسب در سازمان خود اجرا کنید، به مدیران و کارکنان شما کمک می‌کند تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. برای اجرای این سیستم می‌توان از ابزارهای مختلفی استفاده کرد. برای مثال از طریق اتوماسیون اداری فراگستر، مدیران می‌توانند فعالیت‌های کارکنان خود را اندازه‌گیری کنند و به ارزیابی عملکرد آنها بپردازند. همچنین، اتوماسیون اداری می‌تواند به کارکنان در ثبت وقایع کمک کند و به این ترتیب میزان عملکرد آنها را در فرآیندهای سازمانی به طور مداوم مشخص کند. این باعث می‌شود توانایی کارکنان برای انجام وظایفی که باید در محیط حرفه‌ای انجام دهند و دقت به جزئیات افزایش پیدا کند و مدیران نیز ارزیابی بهتری از عملکرد کارکنان سازمان داشته باشند.

تبدیل شدن به یک مدیر موفق، نیازمند تلاش و مهارت زیادی است. بخش مهمی از این مهارت‌ها، “مهارت‌های نرم” یا “مهارت‌های بین‌فردی” هستند. برای آشنایی با این مهارت‌ها، با وبلاگ فراگستر و معرفی ۱۳ ویژگی مدیران موفق همراه باشید.

بسیاری از مدیران می‌پرسند که چگونه یک مدیر موفق شویم. داشتن عنوان مدیریت، لزوما به این معنی نیست که یک مدیر موفق هستید. یک مدیر موفق علاوه بر مدیریت تیم خود، مسئول الهام بخشیدن، ایجاد انگیزه و تشویق اعضای آن نیز هست. به عبارت دیگر فقط عملکرد خوب شما کافی نیست، بلکه باید دیگران را نیز قانع کنید که بهترین عملکرد خود را ارایه دهند. به همین دلیل ویژگی مدیران موفق، علاوه بر مهارت‌های سخت شامل مهارت‌های نرم یا «مهارت‌های ارتباطی» نیز می‌شود.

ویژگی مدیران موفق چیست؟

شما برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق، به چیزی بیش از مهارت‌های سخت نیاز خواهید داشت. وقتی ویژگی مدیران موفق را مطالعه کنید، متوجه می‌شوید که نمی‌توان تمامی آنها را اندازه‌گیری کرد. اینها ویژگی‌هایی هستند که به عنوان “مهارت‌های نرم” یا “مهارت‌های بین‌فردی” شناخته می‌شوند و شما را از یک مدیر معمولی به یک رهبر عالی تبدیل می‌کنند.

ویژگی مدیران موفق چیست

مهارت‌های بین‌فردی بخشی از ویژگی های شخصیتی مدیر موفق محسوب می‌شوند و یادگیری آنها سخت است. به همین علت بسیار ارزشمند هستند. اما شما می‌توانید در طول زمان با مشاهده، تعامل و کار با هم تیمی‌های خود و تلاش برای کمک به افزایش بهره‌وری آنها، این مهارت‌های نرم را در خود توسعه دهید. مهارت‌های نرم برای رهبری موثر و مدیریت عملکرد حیاتی هستند.

تحقیقات نشان داده‌اند که در میان تمام ویژگی های یک مدیر موفق، مهارت‌های نرم بیشترین اهمیت را دارند. شرکت‌ها نیز هنگام استخدام، بیش از اینکه به توانایی‌های فنی اهمیت دهند، به مهارت‌های نرم مانند توانایی گوش دادن فعال، توانایی برقراری ارتباط موثر و انعطاف‌پذیری توجه می‌کنند.

برخی حتی بر این باورند که مهارت‌های سخت بدون مهارت‌های نرم بی‌فایده هستند. مهارت‌های نرم ما را قادر می‌سازند تا روابطی موثر برقرار کنیم، دیگران را درک کنیم و آنها را به موفقیت تشویق کنیم. با توجه به رواج مفاهیمی مانند مدیریت مستمر عملکرد و آموزش کارکنان، مهارت‌های نرم در حال تبدیل‌شدن به بخشی ضروری از ابزارهای یک مدیر موفق هستند. مهم‌تر اینکه این مهارت‌های بین‌فردی در اجرای موفق روش‌هایی که باعث افزایش بهره وری کارکنان می‌شود به مدیران کمک می‌کنند.

در پاسخ به این پرسش که چگونه مدیر موفقی باشیم، ویژگی‌های متعددی مطرح می‌شود. در ادامه ۱۳ مورد از آنها را بررسی می‌کنیم.

مهم‌ترین مهارت‌های بین‌فردی مدیران موفق کدام است؟

شفافیت

در گذشته این ضرورت احساس نمی‌شد که کارکنان باید از شرایط سازمان آگاه باشند و مدیران صرفا موضوعاتی را که دانستن آنها لازم بود با کارکنان خود به اشتراک می‌گذاشتند. اما اکنون دوره و زمانه عوض شده است.

امروزه کارکنان از مدیران خود انتظار دارند که با آنها شفاف باشند. آنها می‌خواهند بدانند که در شرکتشان چه می‌گذرد و وضعیت عملکرد سازمان چگونه است. به عبارتی آنها بازخورد مستقیم و صادقانه می‌خواهند و انتظار دارند مدیران واقعیت‌های دشوار را از آنها پنهان نکنند.

مدیران نیز باید بدانند که کارکنان افرادی بالغ هستند و نیازی به پنهان‌کاری از آنها نیست. کارکنان حقیقت را می‌خواهند و مدیران باید شفاف، قابل اعتماد و بی‌پرده صحبت کنند. شفافیت و صداقت، مهارت‌هایی است که مدیران و مسئولان منابع انسانی برای بهبود مشارکت کارکنان به آن نیاز دارند.

توانایی عالی در برقراری ارتباط

دیگر ویژگی مدیران موفق، توانایی عالی برای برقراری ارتباط است. به این معنی که مدیران باید ارتباط منظمی با همه اعضای تیم خود داشته باشند، بازخورد مکرر ارایه دهند و از کارکنانی که عملکرد عالی دارند، قدردانی کنند.

ارتباط موفق صرفا ارتباط رو در رو نیست، بلکه از طریق ایمیل، برنامه‌های پیام‌رسان، زبان بدن و اشکال دیگر نیز اتفاق می‌افتد. مدیران باید با کارکنان خود به گونه‌ای ارتباط برقرار کنند که باعث ایجاد احساس راحتی در آنها شود. بنابراین ارتباط موثر ارتباطی است که به شما در شناخت کارکنان خود و درک آنچه برای تشویق آنها به بهبود عملکردشان نیاز است، کمک می‎‌کند و لزوما شیوه‌ای نیست که با سلیقه و یا برنامه زمان‌بندی شما مطابقت دارد.

شما به عنوان یک مدیر خوب باید به کارکنان خود بفهمانید که آنها می‌توانند در مورد هر مساله‌ای که به کار مربوط می‌شود با شما صحبت کنند. همچنین می‌توانید از سیاست “درهای باز” و ابزارها و فناوری‌هایی مانند اتوماسیون اداری که به دریافت بارخورد فوری از کارکنان کمک می‌کنند، استفاده کنید. مدیران همچنین باید این موضوع را برای کارکنان خود روشن کنند که آنها آزادند به راحتی و صادقانه با مدیران ارتباط برقرار کنند و اگر می‌خواهند شکایتی را مطرح کنند یا درخواست کمک کنند، نباید احساس کنند شغلشان در خطر است.

مهارت گوش دادن

وقتی عبارت “توانایی برقراری ارتباط موثر” را می‌شنویم، معمولا به توانایی صحبت کردن یا نوشتن فکر می‌کنیم. اما در میان ویژگی های مدیران موفق، توانایی گوش دادن نیز به همان اندازه مهم است، زیرا کارکنان مایل هستند که نظرات و دیدگاه‌های آنها نیز شنیده شود.

مدیر موفق کسی است که زمانی را برای گوش دادن به نظرات کارکنان و خواسته‌های آنها اختصاص می‌دهد. حتی اگر کارکنان داوطلبانه بازخورد بدهند، از آنها می‌خواهد که نظرات خود را بیان کنند. دریافت نظرات ارزشمند کارکنان به شما کمک می‌کند تا بر اساس آن برای بهبود کسب و کار خود تلاش کنید. این مساله به کارکنان شما نیز نشان می‌دهد که با بیان نظرات خود می‌توانند در محیط کار خود اثرگذار باشند.

تشویق کار گروهی

شرکت‌هایی که کار تیمی را تشویق می‌کنند، شاهد افزایش کارایی کارکنان، بهبود توسعه فردی آنها و عملکرد بهتر شرکت خواهند بود. مدیران باید در هر فرصتی مشارکت میان کارکنان را تشویق کرده و رفتارهای غیرسازنده و رقابت ناسالم را کاهش دهند.

تشویق کار گروهی

رویه‌های کاری نیز را می‌توان برای تطابق با این رویکرد اطلاح کرد. به عنوان مثال، برخی از شرکت‌ها هنوز بر اساس یک سیستم «رتبه‌بندی کارکنان» عمل می‌کنند. این سیستم‌ها کارکنان را رتبه‌بندی می‌کنند و کارکنانی که کمترین عملکرد را دارند، اخراج می‌شوند. رتبه‌بندی کارکنان، اصولا باعث بی‌انگیزگی کارکنان می‌شود. علاوه بر این، رتبه‌بندی کارکنان در برابر یکدیگر باعث تلخ شدن روابط آنها می‌شود و احتمال اینکه به یکدیگر کمک کنند را کاهش می‌دهد. بنابراین شرکت‌هایی که این سیستم را اجرا می‌کنند بهتر است آن را کنار بگذارند.

ثبات و قابلیت اطمینان

کارکنان باید بدانند که رهبرشان فردی با ثبات و قابل اعتماد است. زیرا آنها برای درک بهتر اهداف سازمانی، بیان دیدگاه‌های خود در مورد شرایط کاری و مشاوره به شما مراجعه خواهند کرد. مهمتر از آن، در مواقعی که کارکنان مشکل داشته و به کمک شما نیاز دارند، باید برای مراجعه به شما احساس راحتی کنند. کارکنان باید بدانند که مدیر آنها فردی آرام است که توانایی کنترل خشم خود را دارد. در غیر این صورت، آنها احساس خواهند کرد که توانایی ارتباط با شما را ندارند و اعتماد آنها به شما تضعیف خواهد شد.

قابل اعتماد بودن

قابل اعتماد بودن یکی از اصلی‌ترین خصوصیات مدیران موفق است. مدیران خوب باید قابل اعتماد و رازدار باشند تا کارکنان بتوانند به آنها ایمان داشته باشند و بدانند که مدیران بهترین منافع کارکنان را مدنظر دارند. اگر کارکنان شما احساس کنند که شما از آنها حمایت نمی‌کنید، منجر به ایجاد یک محیط کاری ناسالم، کاهش مشارکت آنها و ایجاد رقابت‌های ناسالم در محیط کار می‌شود. کارکنان همچنین باید بتوانند این اطمینان را داشته باشند که مدیران حقیقت را به آنها می‌گویند. قابل اعتماد بودن با احترام به حریم خصوصی کارکنان و ارایه توصیه‌های صادقانه و همسو با اهداف شرکت، ایجاد می‌شود.

مشارکت دادن کارکنان در تعیین اهداف

رویه جدید در تعیین اهداف سازمانی، توانمندسازی کارکنان در تعیین اهداف خودشان است. این سیاست، به کارکنان مالکیت بیشتری بر اهدافشان می‌دهد و منجر به انجام کار بیشتر (و با استاندارد بهتر) می‌شود.

با وجود اینکه کارکنان باید در نقش مجری، کنترل بیشتری بر کارها داشته باشند، اما هنوز هم مدیران نقش مهمی در تعیین اهداف دارند. مدیران خوب باید بدانند که چگونه به کارکنان برای تعیین اهداف انگیزشی و واقع بینانه کمک کنند و روند تعیین اهداف آنها را با اهداف سازمانی همسو کنند. اهدافی که تعیین می‌شوند باید چالش برانگیز نیز باشند. بنابراین استفاده از این مهارت نرم تعادل ظریفی است که مدیران باید آن را حفظ کنند تا بتوانند مشارکت و انگیزه کارکنان را افزایش دهند.

تصمیم‌گیری و مسئولیت‌پذیری

گاهی اوقات مدیران تازه‌کار برای تصمیم‌گیری، به ویژه برای تصمیمات مهم، دچار مشکل می‌شوند. برخی از این مدیران از وضعیتی به نام «فلج تحلیلی» (تفکر بیش از حد در مورد یک تصمیم) یا تمرکز بر جزییات بی‌اهمیت رنج می‌برند. برخی از مدیران نیز نسبت به نتایج منفی احتمالی و بعید وسواس به خرج می‌دهند. برخی دیگر نیز ممکن است علی‌رغم نداشتن اطلاعات صحیح، در تصمیم‌گیری عجله کنند. مدیران باید در عین حفظ خونسردی، با رویکردی ساختاریافته و منطقی، تصمیماتی را اتخاذ کنند که به نفع تیم و شرکت است.

مدیران همچنین باید بتوانند تصمیمات دشوار مربوط به عملکرد کارکنان را اتخاذ کنند. کارکنان باید باور داشته باشند که شما از آنها حمایت خواهید کرد، اما به عنوان یک مدیر، شما نیز باید ثابت قدم باشید. اگر یکی از کارکنان مشکلاتی در رفتار یا عملکرد دارد، مدیران باید اعتماد به نفس لازم را داشته باشند تا وارد عمل شده و با مسئول شناختن کارکنان، به‌عنوان «آدم بد» دیده شوند.

هوش هیجانی

بسیاری از افراد، هوش هیجانی را که مربوط به حساسیت و همدلی است، مهم‌ترین ویژگی مدیران موفق می‌دانند. داشتن یا نداشتن هوش هیجانی در مدیران می‌تواند تفاوت میان کارکنان متعهد و کسی باشد که فرسوده، ناامید و بی‌انگیزه است. مدیر موفق باید علایمی را که نشان می‌دهد کارکنان بیش از حد خود را تحت فشار قرار می‌دهند، تشخیص دهند. زیرا چنین شرایطی می‌تواند باعث فرسودگی شغلی، اضطراب، افسردگی و ترک کار شود. مدیران موفق، اغلب اوقات، علایم این شرایط قبل از اینکه برای کارکنان مشکلی به وجود بیاید، تشخیص می‌دهند.

در مورد مسائلی مانند اضطراب مطمئنا به همدلی نیاز است. مدیران باید بتوانند تمهیدات درست را درنظر بگیرند. این تمهیدات می‌تواند شامل برقراری ساعات کاری انعطاف‌پذیر، درک شرایط روحی کارکنان و توجه به اضطراب آنها هنگام تعیین اهداف فردی باشد. انجام اقدامات این چنینی به کارکنان نشان می‌دهد که آنها تنها نیستند و سازمان قادر و مایل است به آنها کمک کند.

پاداش‌دهی به تلاش‌های کارکنان

پاداش‎‌دهی به کارکنان فقط برای حفظ روحیه آنها نیست، بلکه همچنین یک محرک مهم برای مشارکت کارکنان است. یک مدیر خوب ارزش پاداش دادن و به رسمیت شناختن زحمات کارکنان را درک می‌کند.

کارکنان فقط برای دریافت حقوق کار نمی‌کنند. همسو نگه داشتن آنها با اهداف شرکت، نیاز به چیزی بیشتر از حقوق ماهیانه دارد. کارکنان باید بدانند که کارشان و مهمتر از آن، تلاش‌هایشان مورد تایید و قدردانی قرار می‌گیرد. مدیران شرکت نیز باید در این زمینه آگاهی داشته باشند و در صورت لزوم زمانی را به پاداش‌دهی و تشویق زحمات کارکنان اختصاص دهند.

آمادگی برای تغییر

مفهوم کار، مدام در حال تغییر است. روش‌های کاری از منظر فناوری، ایجاد انگیزه در کارکنان و بررسی عملکرد آنها، دائما در معرض تغییر هستند. به عبارتی کسب و کار شما هر سال متفاوت از سال قبل می‌شود. آمادگی برای تغییر به این معنی است که توانایی‌های رقابتی شما به روز باقی خواهد ماند و خواهید توانست تا سال‌های زیادی در صحنه رقابت باقی بمانید.

مدیرانی که برای تغییر آمادگی ندارند، عملکرد ضعیفی خواهند داشت، در حالی که مدیران موفق، سازگار و انعطاف‌پذیر هستند. مدیران موفق آماده تغییر هستند و برای آن برنامه ریزی می‌کنند. به علاوه آنها تحول‌آفرینی را به عنوان یک چالش هیجان‌انگیز می‌بینند نه باری روی دوش خود.

مهارت حل تعارض (به جای اجتناب از تعارض)

اختلاف و تعارض در محیط کار موضوعی است که در بیشتر سازمان‌ها وجود دارد. این اتفاق می‌تواند به دلایل مختلفی رخ دهد که تضادهای شخصیتی از دلایل اصلی آن است. مدیران خوب نه تنها باید از تعارض آگاه باشند و بتوانند نشانه‌های خشونت و قلدری را تشخیص دهند، بلکه باید جلوی آن را بگیرند. رها کردن چنین مسائلی تبعات بسیار بدی برای روحیه و عملکرد کارکنان دارد. مواجهه رودررو با این موقعیت‌ها به مدیران این امکان را می‌دهد که قبل از تشدید و غیرقابل تحمل شدن آنها، یک راه حل برایشان پیدا کنند.

توانمندسازی و ایجاد انگیزه در تیم خود

هر نسل و هر فردی انگیزه‌های متفاوتی دارد. مدیران خوب می‌توانند با هر یک از اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنند تا بفهمند چگونه می‌توانند به توانمندسازی آنها کمک کرده و به آنها انگیزه دهند تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. این انگیزه‌ها می‌تواند به شکل پورسانت فروش، مسابقات، یا صرفا به رسمیت شناختن تلاش‌های آنها باشد. صرف‌نظر از اینکه از چه تکنیک انگیزشی استفاده می‌کنید، باید اطمینان حاصل کنید که انگیزه تیم خود را درک می‌کنید و آنها را تشویق کنید تا به سمت آن حرکت کنند.

کلام آخر

اکنون که این مقاله را خواندید درک بهتری از ویژگی مدیران موفق و مهارت‌های بین‌فردی آنها خواهید داشت. اینها مهارت‌هایی هستند که برای موفقیت در نقش مدیریتی خود باید بر آنها تسلط داشته باشید. برای شروع می‌توانید ۱۳ ویژگی مدیران موفق را که در این مقاله خواندید در محیط کاری خود اجرا کنید. سپس می‌توانید تاثیرگذاری اجرای این مهارت‌ها را ارزیابی کرده و آنها را یادداشت‌برداری کنید. در نهایت، در صورت ضرورت تغییرات لازم را بر آنها اعمال کرده و در مورد آنها با اعضای تیم خود هماهنگی کنید. این مهارت‌ها به سرعت باعث بهبود عملکرد تیم شما خواهند شد.

آیا می‌دانید پورتال سازمانی چیست و چه تفاوتی با سایر وب‌سایت‌ها دارد؟ برای اینکه با تعریف و معرفی انواع پورتال های سازمانی و مزایای آنها آشنا شوید، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

پورتال (پرتال) به آندسته از وب‌سایت‌هایی گفته می‌شود که اغلب به ارایه خدمات سازمانی می‌پردازند. به عبارت دیگر، هدف این پورتال‌ها صرفا اطلاع‌رسانی یا درج خبر نیست، بلکه در آن‌ها انواع خدمات آنلاین، اطلاعات، سامانه‌های ارتباطی، مدیریت کسب و کار و هر آنچه که یک سازمان برای ارایه خدمات خود نیاز دارد، ارایه می‌شود.

تعریف پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) چیست؟

هنگامی که سازمان‌ها نیاز به مدیریت فرآیندها، ارایه خدمات و مدیریت اطلاعات سازمانی به صورت آنلاین دارند، استفاده از پورتال سازمانی مطرح می‌شود. پورتال اطلاعات سازمانی یا Enterprise Information Portal (EIP) دسته‌ای از نرم‌افزارهای کاربردی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا اطلاعات ذخیره‌شده در داخل و خارج سازمان را به یکدیگر متصل کنند و یک دروازه واحد برای ارایه اطلاعات شخصی‌سازی‌شده مورد نیاز برای تصمیم‌گیری آگاهانه مدیران در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهند.

استفاده از این پورتال‌ها تجمیع، مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات در داخل و خارج از یک شرکت را تسهیل می‌کند و در نتیجه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خدمات و فرآیندهای خود را تسریع کرده و کیفیت آنها را بهبود ببخشند. یکپارچه‌سازی و عرضه اطلاعات، دو کارکرد اصلی پورتال سازمانی است. به عبارتی، این پورتال‌ها اطلاعات را از چندین منبع استخراج کرده و آنها را در پورتال ادغام می‌کنند. برخی نمونه‌های پورتال‌های سازمانی:

• پورتال‌های سیستم مدیریت محتوا (CMS)
• سامانه مدیریت اسناد (DMS)
• نرم‌افزارهای مشارکتی (شامل ابزارهای مدیریت تیم مانند: Trello)
• نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری
• پورتال مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
• پورتال کارکنان سازمان
• پورتال هوش تجاری
• پورتال دانشنامه سازمانی

تفاوت پورتال با ‌وب‌سایت چیست؟

برای پاسخ به این پرسش که پورتال سازمانی چیست، ایتدا باید تفاوت پورتال با وب‌سایت را بدانید. اگرچه پورتال‌ها نیز در واقع ‌وب‌سایت محسوب می‌شوند، اما هنگام استفاده از آنها متوجه تمایز آنها با ‌وب‌سایت‌ها خواهید شد، زیرا آنها خدماتی بیشتر از وب‌سایت‌ها در اختیار ما قرار می‌دهند. به عنوان مثال ‌وب‌سایت‌های سازمان‌هایی مانند بانک‌ها، شرکت‌های بیمه، سازمان‌های دولتی، شهرداری‌ها و حتی شرکت‌های خصوصی با ‌وب‌سایت‌های خبری متفاوت هستند، زیرا امکانات خاص خود را دارند.

پورتال سازمانی پلت‌فرمی برای یکپارچه‌سازی اطلاعات، افراد و فرآیندهاست. از نمونه‌های رایج آن، پورتال ورودی دانشجویان در دانشگاه‌هاست که امکانات مختلفی از جمله ثبت‌نام در کلاس‌ها را برای دانشجویان فراهم می‌کند. به همین دلیل، پیاده‌سازی این پورتال‌ها نیز متفاوت از پیاده‌سازی وب‌سایت‌ها است.

انواع پورتال سازمانی کدام است؟

حال که دانستید پورتال سازمانی چیست، نوبت به آشنایی با انواع آن است. پورتال‌های اطلاعاتی در فضای اینترنت، با استفاده از پروفایل نیازهای اطلاعاتی کاربران و بهره‌گیری از خدمات موتورهای جستجو، به آنها کمک می‌کنند تا به سرعت اطلاعاتی را که با نیازهایشان مطابقت دارد، پیدا کنند. پورتال‌های اینترنتی دریچه‌ای واحد را برای دسترسی به شبکه گسترده‌ای از سرورهایی که اینترنت را تشکیل می‌دهند، در اختیار کاربران قرار می‌دهند. پورتال‌های اطلاعاتی در محیط شرکت‌ها نیز کارکرد مشابهی دارند و هدف آنها ارایه دریچه‌ای واحد به کاربران سازمانی برای دسترسی به اطلاعات پراکنده در سراسر سازمان است. پورتال‌های اطلاعات سازمانی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

۱- “پورتال سازمانی پردازش مشارکتی” که به کاربران کمک می‌کند تا اطلاعات کاری گروه مانند ایمیل‌ها، مباحثات گروه، گزارش‌ها، یادداشت‌ها و صورتجلسات را سازماندهی کرده و به اشتراک بگذارند.

۲- “پورتال سازمانی پردازش تصمیم”، نوع دیگر این پورتال‌هاست که به مدیران اجرایی، تصمیم‌گیرندگان و تحلیل‌گران کسب و کار کمک می‌کند تا برای اتخاذ تصمیمات مهم سازمان، به اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشند. “پورتال‌های اطلاعات سازمانی پردازش تصمیم” از طیف گسترده‌ای از انواع مختلف اطلاعات تجاری شرکت‌ها پشتیبانی می‌کنند و ظرفیت قابل توجهی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند تا از این اطلاعات برای منافع تجاری استفاده کنند.

“یک EIP پردازش تصمیم” به کاربران تجاری کمک می‌کند تا هر قسمتی از اطلاعات تجاری را صرف‌نظر از موقعیت آن در زنجیره تامین، پیدا کنند. همچنین به سازماندهی فرآیندهایی مانند پرس و جوها، گزارش‌ها و تحلیل‌ها که اطلاعات را در این زنجیره تامین ایجاد می‌کنند، کمک می‌کند. تحلیلگران کسب و کار از این پورتال‌ها برای استفاده از این فرآیندها، اجرای آنها و بازیابی نتایج استفاده می‌کنند. این فرآیندها همچنین می‌توانند به صورت خودکار بر اساس برنامه زمان‌بندی یا رویدادی خاص اجرا شوند و نتایج از طریق ایمیل به مدیران و تصمیم‌گیرندگان ارسال می‌شود.

اطلاعات مشاهده شده از طریق “EIP پردازش تصمیم” متناسب با نقش کاربری که آن را مشاهده می‌کند، اولویت‌بندی و تنظیم می‌شود. یکی از ویژگی‌‌های کلیدی “EIP پردازش تصمیم” این است که نه تنها اطلاعات تجاری را در سراسر سازمان یکپارچه می‌کند، بلکه از پردازش مشارکتی برای ردیابی تصمیمات و اقدامات انجام شده بر اساس این اطلاعات نیز استفاده می‌کند. ترکیبی از اطلاعات تجاری شرکت، دانش کاربران و پردازش مشارکتی مدیریت دانش نیز نامیده می‌شود. هر چند “پورتال‌های پردازش تصمیم” را می‌توان به عنوان پورتال‌های مدیریت دانش نیز توصیف کرد، اما با توجه به تعاریف مختلف مورد استفاده برای مدیریت دانش، بهتر است از واژه پورتال مدیریت دانش اجتناب شود.

عناصر پورتال سازمانی

عناصر پورتال سازمانی چیست؟

بر اساس مدل رایج، پورتال سازمانی از این عناصر تشکیل شده است: دسترسی/جستجو، طبقه‌بندی، مشارکت، شخصی‌سازی، نمایه‌سازی، یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها و امنیت.

• دسترسی/جستجو: این قابلیت به کاربر اجازه می‌دهد تا تمام اطلاعات مورد نیاز (و نه بیشتر) را در زمینه مورد نظر دریافت کند. به عنوان مثال، مسئول بانک برای تایید وام نیازی به اطلاعات بازاریابی ندارد و EIP اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مسئول بانک قرار می‌دهد.
• دسته‌بندی: یک EIP تمام اطلاعات را دسته‌بندی می‌کند تا در زمینه‌های مورد نیاز کاربران به آنها تحویل داده شود (مانند تقسیم‌بندی موضوعات در وب‌سایت‌های خبری)
• مشارکت: یک EIP به افراد امکان می‌دهد بدون توجه به موقعیت جغرافیایی با یکدیگر مشارکت کنند.
• شخصی‌سازی: اطلاعات ارائه شده به افراد در EIP بر اساس نقش آنها در سازمان، ترجیحات و عادات آنها، شخصی‌سازی می‌شوند.
• پروفایل‌سازی: پروفایل‌سازی برای امکان مشارکت در EIP ضروری است. افراد یک سازمان با توجه به تجربه و توانایی‌هایشان متمایز می‌شوند. به این ترتیب، اگر فردی نیاز به همکاری با دیگران داشته باشد، می‌تواند کسانی را که برای پروژه مورد نظر واجد شرایط هستند، انتخاب کند.
• یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها: این ویژگی به افراد اجازه می‌دهد صرف‌نظر از نرم‌افزارهایی که مورد استفاده آنهاست، اطلاعات را تحویل دهند، به آنها دسترسی داشته باشند و به اشتراک بگذارند.
• امنیت: این قابلیت، دسترسی کاربران به اطلاعات را بر اساس مجوزهای امنیتی به آنها ارایه می‌دهد. بنابراین پس از ورود کاربر به سیستم، تنها اطلاعاتی در اختیار کاربر قرار می‌گیرد که دسترسی به آنها برای وی مجاز است.

مزایای پورتال سازمانی چیست؟

پرسش دیگر این است که مزایای پورتال سازمانی چیست؟ تعداد نسبتا کمی از شرکت‌ها معیاری برای اندازه‌گیری مزایای مالی استفاده از راهکارهای مبتنی بر EIP دارند. همین موضوع در مورد استفاده از ایمیل نیز صدق می‌کند، اما تعداد کمی از شرکت‌ها می‌توانند بدون استفاده از آن به فعالیت خود ادامه دهند. بنابراین، زمانی که معیارهای مالی برای تشخیص تاثیرگذاری یک فناوری نداشته باشیم، می‌توانیم از مزایای آنها برای دستیابی به اهداف کلی کسب و کار که بر عملکرد مالی نیز تاثیر می‌گذارند، برای توجیه خرید سرمایه‌گذاری در EIP استفاده کنیم. برخی از این مزایا عبارتند از:

• حفظ تخصص پرسنل کلیدی
• افزایش رضایت مشتریان
• بهبود بهره‌وری
• کاهش هزینه‌های مدیریت فناوری اطلاعات
• کوتاه‌کردن چرخه توسعه محصول
• کمک به طرح‌های تجارت الکترونیک

کلام آخر

در این مقاله دانستید که پورتال سازمانی چیست و چه انواعی دارد. پیاده‌سازی یک پورتال سازمانی و نگهداری از آن، پیچیدگی‌های بیشتری نسبت به یک وب‌سایت دارد، اما قابلیت‌ها و مزایای آن نیز بیشتر است. پورتال‌های سازمانی قابلیت‌های کاربردی بیشتری مانند مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات یک شرکت را ارایه می‌دهند و با استفاده از نرم‌افزارهای خاصی مانند نرم‌افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را تسریع کرده و کیفیت خدماتشان را بهبود ببخشند.

اگر مدیریت یک سازمان یا یک تیم کاری را بر عهده دارید، استفاده از نرم افزار مدیریت تیم به موفقیت شما کمک بسیاری می‌کند. با وبلاگ فراگستر و معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت تیم همراه باشید.

آشنایی با نرم افزار مدیریت کارهای گروهی و مزایای آن برای مدیران سازمان‌ها و هر مدیری که رهبری یک تیم کاری را بر عهده دارد، ضروری خواهد بود. زیرا استفاده از این نرم‌افزارها بهره‌وری شما را افزایش داده و تیم شما را کارآمدتر می‌کنند. در این مقاله، به تعریف نرم‌افزار مدیریت تیم و معرفی بهترین نمونه‌های آن خواهیم پرداخت.

نرم افزار مدیریت تیم چیست

نرم افزار مدیریت تیم چیست؟

نرم‌افزار مدیریت تیم به هر برنامه کامپیوتری گفته می‌شود که به یک تیم کمک می‌کند تا با یکدیگر همکاری کرده و ارتباط برقرار کنند و به طور موثر همه وظایفشان را انجام داده و مدیریت کنند. چنین ابزارهایی بهره‌وری را نیز افزایش داده و کیفیت کاری یک تیم را بالا می‌برند. مدیریت وظایف برای انجام هر پروژه‌ای ضروری است. اما مدیریت تیم، علاوه بر مدیریت کارها و وظایف، به شما اجازه می‌دهد آنها را میان اعضای تیم خود تقسیم‌بندی کرده و انجام بخش‌های مختلف آن را با یکدیگر هماهنگ کنید.

هر کسب‌وکاری نیاز دارد تا پروژه‌ها و فعالیت‌های خود را مدیریت کند و بتواند با توجه به زمان، بودجه و سایر منابعی که در اختیار دارد، بهترین بازدهی را داشته باشد. نرم‌افزارهای مدیریت تیم چنین امکانی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند. برای انتخاب ابزاری که به شما کمک کند به بهترین نحو پروژه‌ها و تیم‌های خود را مدیریت کنید، ضروری است ویژگی‌های مهم آن را بشناسید.

ویژگی های نرم افزار مدیریت تیم

چند مورد از ویژگی‌های ضروری در هر نرم‌افزار مدیریت تیم عبارتند از:

برنامه‌ریزی: یک نرم‌افزار مدیریت تیم خوب، باید این امکان را به شما بدهد تا پروژه‌ها را تعریف و سازمان‌دهی کنید. یعنی باید بتوانید یک پروژه را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کرده و آن را به افراد مشخصی از تیم خود بسپارید تا در سررسید (Deadline) مشخصی آن را تکمیل کنند.

زمان‌بندی وظایف تیم: یک تقویم مشترک به مدیر تیم اجازه می‌دهد تا وظایف هر یک از اعضای تیم را زمان‌بندی و تعیین کند و بر پیشرفت آنها نظارت داشته باشد.

نمایش میزان پیشرفت: چنین نرم‌افزاری باید بتواند وضعیت پیشرفت هر کدام از وظایف و پروژه، زمان اختصاص داده شده برای تکمیل آنها و موارد و کارهای انجام شده را نمایش دهد.

ایجاد ارتباط بین تیم: تیم‌های موفق، آنهایی هستند که در کار گروهی موفق هستند. یک نرم‌افزار مدیریت تیم با کیفیت، به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، تماس بگیرند، نظر بدهند و از یکدیگر بازخورد بگیرند.

قابلیت ذخیره‌سازی: یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید بتواند فایل‌ها و خروجی‌های پروژه‌ها را برای استفاده سایر اعضای تیم یا استفاده از آن‌ها در آینده سازمان‌دهی و ذخیره کند.

گزارش تفصیلی: بهبود عملکرد بدون تجزیه و تحلیل آن تقریبا غیرممکن است. بنابراین، رهبران سازمان‌ها برای مدیریت بهتر تیم‌های خود نیاز به دسترسی به چنین گزارش‌هایی دارند.

امکان همگام‌سازی با سایر نرم‌افزارها: در هر سازمان، نرم‌افزارهای مختلفی توسط واحدهای مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. قابلیت همگام‌سازی نرم‌افزار مدیریت پروژه با سایر نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهد تا پروژه‌ها را راحت‌تر و سریع‌تر انجام دهید.

رابط کاربری: سادگی و کاربرپسند بودن فضای کار با نرم‌افزار، نقش مهمی در میزان اثرگذاری آن دارد. مثلا نرم‌افزارهایی که در آنها می‌توان از برچسب‌های مختلفی مانند رنگ، طبقه‌بندی، تگ و … برای تفکیک کارها استفاده کرد، مدیریت تیم را بسیار ساده‌تر می‌کنند.

آنچه لازم است بدانید، این است که بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت تیم از تمامی ویژگی‌های فوق برخوردار نیستند. در عوض، معمولا هر نرم‌افزار در یک قابلیت خاص تخصص دارد. بنابراین در صورتی که بتوانید از تعدادی از این نرم‌افزارها در کنار هم استفاده کنید، به یک فرمول ایده‌آل می‌رسید. در ادامه، با در نظر گرفتن ویژگی‌های فوق، به معرفی بهترین نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت تیم که در ایران نیز شناخته شده هستند، می‌پردازیم.

بهترین نرم افزار مدیریت تیم

هر یک نرم‌افزارهایی که در ادامه معرفی می‌شوند، به شیوه خاصی به شما کمک می‌کنند تا کارکنان خود را بهتر مدیریت کنید. البته، بهترین گزینه برای شما نرم‌افزاری خواهد بود که نیازهای سازمان شما را بهتر برآورده کند.

برترین نرم افزارهای مدیریت تیم

ترلو (Trello)

ترلو (Trello) یک نرم افزار مدیریت تیم است که زمان‌بندی و تعیین وظایف اعضای تیم را بسیار آسان می‌کند. این نرم‌افزار، به شما اجازه می‌دهد تا بر اساس سیستم Kanban، پروژه‌های بزرگ را به وظایف کوچک تقسیم کرده و آنها را برای انجام به افراد تیم واگذار کنید. این وظایف بر روی “کارت”هایی نمایش داده می‌شوند کهد که اعضای تیم می‌توانند نظرات خود را زیر آنها بنویسند و یا اسناد لازم را به آنها پیوست کنند. همچنین می‌توان ستون‌های مختلفی ایجاد کرد که مراحل مختلف یک پروژه را نشان بدهد و کارت‌های مرتبط به هر مرحله را در این ستون‌ها قرار داد.

به عنوان مثال، یک مدیر شبکه‌های اجتماعی ممکن است یک صفحه Trello جدید ایجاد کند تا به مدیریت تمام محتوای شبکه‌های اجتماعی که باید در طول هفته بارگذاری شود، کمک کند. ستون اول می‌تواند دارای برچسب «ایده‌های پست» باشد و حاوی ۲۰ کارت مختلف باشد که هر کدام ایده متفاوتی برای یک پست اجتماعی هستند.

ستون دوم می‌تواند “برای ارسال” نام‌گذاری شود و پست‌های نهایی که قرار است در آن هفته منتشر شوند، در این ستون قرار می‌گیرند. برای اینکه کارها راحت‎‌تر شوند، هر کارت می‌تواند حاوی متن دقیق پست مورد نظر، تاریخ مقرر برای انتشار آن و یک تصویر پیوست باشد.

ستون سوم هم «منتشر شده» نام می‌گیرد و هر پست اجتماعی که قبلا در آن هفته منتشر شده است را در خود جای می‌دهد. به این ترتیب، هنگامی که پست‌ها بارگذاری می‌شوند، کارت‌ها به راحتی از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شوند و کل تیم شما را از پیشرفت‌های انجام شده مطلع می‌کنند.

Trello ابزاری عالی برای تیم‌هاست، زیرا محدودیتی برای تعداد افرادی که می‌توانند یک میزکار را مشاهده کنند، وجود ندارد. فرقی نمی‌کند که تیم شما از دو نفر تشکیل شده باشد یا هزار نفر. همچنین، هنگامی که یک کارت از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شود، این به‌روزرسانی فورا برای همه اتفاق می‌افتد و اعلان‌ها به طور خودکار ارسال می‌شوند. بنابراین همه اعضای تیم همیشه در جریان پیشرفت کار خواهند بود.

اسلک (Slack)

حتما نام اسلک (Slack) را شنیده‌اید. این شرکت چند میلیارد دلاری که در سال ۲۰۰۹ تاسیس شد، یکی از سریع‌ترین رشدها در میان تمام سازمان در تمام دوران داشته است. این موضوع جای تعجب ندارد، زیرا ابزار مدیریت تیم این شرکت، ارتباطات اداری را به طرز فوق‌العاده‌ای آسان کرده است. اگر هرگز از این نرم‌افزار مدیریت تیم استفاده نکرده‌اید، نحوه عملکرد آن به این صورت است:

ابتدا در وب سایت Slack ثبت نام می‌کنید و یک نام برای تیم خود انتخاب می‌کنید، به عنوان مثال “ABC Marketing”. سپس از کارکنان خود دعوت می‌کنید تا به گروه شما بپیوندند. هنگامی که همه اعضای تیم شما به این گروه ملحق شدند، کار شروع می‌شود.

مکالمات در Slack در کانال‌های مختلف سازماندهی می‌شوند. شما می‌توانید کانال‌های مختلفی برای بحث در مورد موضوعات مختلف مانند یک پروژه خاص یا طرح‌های جدید شرکت ایجاد کنید. همچنین می‌توانید در هر یک از کانال‌ها، مکالمات را با توجه به موضوع آنها دسته‌بندی کنید.

اما این ابزار چیزی بیش از یک سرویس پیام متنی است. در اسلک کاربران می‌توانند اسناد را برای یکدیگر ارسال کنند و از طریق چت تصویری با یکدیگر گفتگو کنند. همچنین، از آنجایی که تمام ارتباطات در یک فضای مشترک انجام می‌شود، همه چیز در Slack – هر مکالمه، فایل پیوست و غیره – به راحتی قابل جستجو است. بنابراین داده‌های شما هرگز گم نمی‌شوند.

آسانا (Asana)

آسانا (Asana) یک نرم افزار مدیریت تیم با یک هدف اصلی است: کمک به شما در دستیابی به اهداف و رشد شرکت‌تان. در این نرم‌افزار، رهبران تیم می‌توانند برنامه‌های کاری را به گونه‌ای برنامه‌ریزی و بخش‌بندی کنند که به بهترین نحو با نیازهای آنها مطابقت داشته باشد. آسانا همچنین این قابلیت را به شما می‌دهد تا مشخص کنید وظایف به چه کسانی محول می‌شوند، برای انجام آنها ضرب‌الاجل تعیین کنید و تمام جزییات مرتبط با آن را به اشتراک بگذارید.

هنگامی که کار بین اعضای تیم شما تقسیم شد، نظارت بر عملکرد کارکنان و اطمینان از اینکه هر پروژه به خوبی در مسیر خود پیش می‌رود، ساده خواهد بود. آسانا گزارش‌های مهم و کاربردی نیز برای تجزیه و تحلیل در دسترس شما قرار می‌دهد. بنابراین، با استفاده از آسانا صرف‌نظر از اینکه بر چند پروژه نظارت می‌کنید، همیشه در جریان پیشرفت کار خواهید بود.

Google Workspace

G Suite که اخیرا به Google Workspace تغییر نام داده است، مجموعه‌ای از نرم‌افزار‌های ابری شرکت گوگل است که برای کار تیمی و افزایش بهره‌وری طراحی شده‌اند و ابزارهایی ساده و کاربردی را برای رفع نیازهای مختلف شما در اختیارتان قرار می‌دهد. ما در اینجا ۱۹ برنامه موجود در این مجموعه را معرفی نمی‌کنیم، زیرا شما حتما از قبل با آنها آشنا هستید و احتمالا هر روز از بسیاری از آنها استفاده می‌کنید.

از سرویس‌های ایمیل و چت ویدیویی گرفته، تا نرم‌افزارهای نگارش اسناد و صفحات‌گسترده و راهکارهای ذخیره‌سازی دیجیتال، مجموعه G Suite راهکارهای مختلفی برای مدیریت کارهای تیمی در اختیار شما قرار می‌دهد و هزینه کمتری نسبت به سایر رقبای خارجی خود نیز دارد.

اتوماسیون فراگستر و مقایسه آن با نرم افزارهای مدیریت تیم خارجی

همانطور که در مقاله اتوماسیون اداری چیست راجع به مزایا و کاربردهای نرم افزارهای اتوماسیون صحبت شد، سیستم‌های اتوماسیون و راهکارهای ECM و BPMS با هدف خودکارسازی فرآیندهای یک سازمان و در نهایت افزایش بهره‌وری آنها طراحی شده‌اند. اما سیستم‌های جامع اتوماسیون، علاوه بر خودکارسازی گردش‌کار در سازمان، امکانات بیشتری برای مدیریت تیم نیز در اختیار شما قرار می‌دهند. برای مثال می‌توان به قابلیت‌های موجود در نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر مانند امکان پیگیری نامه‌ها، یادآوری برای قرار ملاقات‌ها، مدیریت زمان‌بندی‌ها و تقویم کاری، فرم‌ساز و ماژول‌های دیگر اشاره کرد. این قابلیت‌ها به شما اجازه می‌دهند تا از اتوماسیون اداری فراتر از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید.

از قابلیت‌های دیگر فراگستر امکان استفاده از نرم‌افزار در چند سازمان، پیوست فایل و ارسال آن میان کاربران و پشتیبانی از هر دو نسخه وب و موبایل است. برای اطلاع از انواع ماژول‌های این نرم‌افزار به صفحه زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر مراجعه نمایید.

کلام آخر

در این مقاله سعی کردیم برترین ابزارهای مدیریت تیم در جهان مانند G-suite را معرفی کرده و ویژگی‌‌های اصلی آنها را شناسایی کنیم تا درک دقیقی از قابلیت‌‎های آنها را برای شما فراهم شود. همچنین، به مقایسه آنها با نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر پرداختیم.

البته این ادعا وجود ندارد که نرم‌افزار اتوماسیون رقیبی برای نرم افزار مدیریت تیم محسوب می‌شود. بلکه سعی شده تا با تعریف ویژگی نرم افزار مدیریت تیم و معرفی بهترین نمونه‌های آن، تفاوت‌های آنها را با اتوماسیون اداری بررسی کنیم. آگاهی از ویژگی‌های هر یک از این نرم‌افزارها به شما این امکان را می‌دهد بهترین نرم‌افزار مدیریت تیم را متناسب با نیازهای خود انتخاب کنید.

مدیریت عملکرد سازمانی یکی از ابزارهای اصلی مدیران موفق جهت رسیدن به اهداف سازمانی است. اگر شما هم مایل هستید که عملکرد سازمان خود را بهبود ببخشید، باید با تعریف مدیریت عملکرد، مفاهیم و روش‌های آن آشنا باشید. مدیریت عملکرد (یا Performance Management) که به عنوان فرآیند ارتباط و بازخورد مداوم بین مدیر و کارکنان در جهت نیل به اهداف سازمان تعریف می‌شود، ابعاد مختلفی دارد که در این مقاله شما را با بخشی از آنها آشنا خواهیم کرد. با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

با پیشرفت فناوری‌های نوین و استفاده بیشتر از آنها در محیط کسب و کار، تعریف مدیریت عملکرد کارکنان ابعاد تازه‌‎ای پیدا کرده است. مدیریت عملکرد که به عنوان فرآیند ارتباط و بازخورد مداوم بین مدیر و کارکنان در جهت نیل به اهداف سازمان تعریف می‌شود، از وظایف اصلی مدیران است.

در گذشته، مدیریت عملکرد تماما مبتنی بر تجربیات مدیران بود. اما امروزه در نتیجه استفاده از فناوری و دریافت بازخوردهای مستمر، مدیریت عملکرد کارکنان متحول شده است. به طوری که مدیران می‌توانند مشکلات آینده را بر اساس عملکرد فعلی کارکنان پیش‌بینی کرده و هر گونه اصلاحات لازم را برای حفظ و بهبود عملکرد آنان پیش از اینکه مشکلی رخ دهد، انجام دهند.

در این مقاله، توضیحات شفافی در مورد تعریف مدیریت عملکرد، چرخه مدیریت عملکرد، بهترین روش‌های آن و آینده مدیریت عملکرد در سازمان ارائه خواهیم داد.

مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد در سازمان، فرآیند بازخورد و ارتباط مستمر بین مدیران و کارکنان برای اطمینان از دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان است.

در گذشته مدیریت عملکرد، فرآیندی سالانه بود، اما در حال حاضر به یک فرآیند مداوم تبدیل شده است. در واقع هدف مدیریت عملکرد در سازمان، اطمینان از کارکرد بهینه کارکنان در طول سال است. بنابراین هدف آن این است که هر گونه مشکلی را که عملکرد کارکنان را تحت تأثیر قرار می‌دهد، برطرف کند.

طبق گزارش موسسه مشاوره مدیریتی Deloitte، در حال حاضر، رویکردهای مدیریت عملکرد در سازمان‌ها گیج‌کننده، سلیقه‌ای و پراکنده است. اما با افزایش اتوماسیون در سازمان‌ها انتظار می‌رود که این مساله تغییر کند. در حال حاضر اتوماسیون نقش مهمی در مدیریت عملکرد ایفا می‌کند و با ساده‌سازی فرآیندهای آن، مدیریت استراتژیک آن را ممکن می‌کند.

چرا مدیریت عملکرد سازمانی مهم است؟

پیش از پرداختن به سایر مفاهیم مدیریت عملکرد، ابتدا باید به سوالی پاسخ بدهیم که هر مدیر خواهد پرسید. چرا مدیریت عملکرد مهم است؟ در اینجا ۲ دلیل ذکر می‌شود:

1. مدیریت عملکرد، مکملی برای گزارشات بررسی عملکرد سالانه است. این فرآیند هم مدیران و هم کارکنان را در مورد آنچه در ارزیابی سالانه انتظار می‌رود آماده می‌کند.
2. مدیریت عملکرد مداوم به کارکنان نشان می‌دهد که مدیران برای آنها ارزش قائل هستند. همچنین باعث می‌شود که آنها بیشتر از گذشته پذیرای دریافت بازخوردهای سازنده باشند.

اهداف مدیریت عملکرد

هدف اصلی مدیریت عملکرد، اندازه‌گیری عملکرد سازمان با هدف تشویق و هدایت کارکنان برای افزایش بهره‌وری است. برای درک بهتر این هدف، می‌توانیم نگاهی به اهداف کلیدی آن بیندازیم:

• تعیین اهداف سازمانی برای تحقق چشم‌انداز سازمان
• ترویج فرهنگ کار در سازمان
• توانمندسازی کارکنان
• بهبود ارتباطات میان تیم‌ها
• شناسایی فرصت‌های رشد
• تعیین انتظارات از مدیران و از کارکنان
• ایجاد انگیزه برای کار موثرتر

چرخه مدیریت عملکرد

چرخه مدیریت عملکرد بخشی از فرآیند یا استراتژی مدیریت عملکرد است. این چرخه، مجموعه‌ای از پنج مرحله برنامه‌ریزی، نظارت، بهبودبخشی، نمره‌دهی و پاداش‌دهی است. هر بار که بخواهید عملکرد کارکنان را مرور کنید، انجام تمام این مراحل ضروری است.

این مدل به طور سنتی در یک جدول زمانی یک ساله اجرا می‌شود، اما برخی سازمان‌ها بر این باور هستند که بررسی‌های مکرر باعث بهبود عملکرد کارکنان می‌شود. از مزایای استفاده از این روش می‌توان به افزایش رقابت‌پذیری، انعطاف بیشتر سازمان و انگیزه بیشتر کارکنان اشاره کرد.

شکل ۱- پنج مرحله ضروری در مدیریت عملکرد

برنامه‌ریزی

این مرحله شامل تعیین اهداف کلی سازمان و همینطور اهداف فردی کارکنان و اطلاع دادن این اهداف به آنها است. شما همچنین می‌توانید به هر یک از این اهداف یک درصد اختصاص دهید تا بتوانید از آنها برای ارزیابی دستاوردهای کارکنان خود استفاده کنید.

بدون مشخص کردن این اهداف، هیچ‌گونه برنامه‌ریزی موثر نخواهد بود. همچنین، تعیین این اهداف باید یک فرآیند مشارکتی باشد، زیرا کارکنانی که می‌دانند چرا اهداف و وظایفی مشخص برایشان تعیین شده است، بیشتر برای موفقیت در رسیدن به آنها تلاش می‌کنند.

نظارت

در این مرحله است که مدیریت مداوم عملکرد مطرح می‌شود. مدیران باید با استفاده از ابزارهای مختلف، عملکرد تیم‌های خود را ردیابی کرده و هر زمان که لازم بود دست به اصلاحات بزنند. با این حال، اگر این نظارت فقط یک یا دو بار در طول سال انجام شود، چندان مؤثر نخواهد بود. توصیه می‌شود که مدیران به صورت ماهانه یا فصلی با کارمندانشان ملاقات کنند تا پیشرفت‌ها را بررسی کنند و در صورت نیاز به کارکنان خود در حل مشکلاتی که ممکن است به وجود آمده باشد، کمک کنند.

بهبودبخشی

در این مرحله با استفاده از داده‌های بدست آمده در مرحله نظارت، راهکارهایی برای بهبود عملکرد کارکنان ارائه می‌شود. این راهکارها ممکن است شامل شرکت در دوره‌های آموزشی یا ماموریت‌‎های کاری آموزشی باشد. در هر صورتف این بهبودبخشی نیازمند ارائه بازخوردهای دقیق به کارکنان و ارتباط موثر مدیران با آنهاست.

برای این کار مدیران باید توانایی عالی در برقراری ارتباط داشته باشند. به همین دلیل، مدیران موفق افرادی هستند که ارتباط منظمی با همه اعضای تیم خود دارند و می‌توانند بازخورد مکرر ارائه دهند.

نمره‌دهی

در پایان سال، مدیریت و کارکنان گرد هم می‎‌آیند تا عملکرد سال قبل را بررسی کنند و ببینند آیا اهداف محقق شده است یا خیر. عملکرد هر یک از کارکنان باید به صورت دوره‌ای نمره‌گذاری شود. این کار برای درک وضعیت عملکرد آنها و اعمال تغییرات لازم بر اساس آن، ضروری است.

پاداش‌دهی

مرحله نهایی چرخه مدیریت عملکرد، پاداش‌دهی است. تشخیص عملکرد خوب و پاداش‌دهی مناسب، بخش مهمی از فرآیند مدیریت عملکرد جهت تشویق مشارکت کارکنان است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت. زیرا مهم‌ترین مرحله برای حفظ و افزایش انگیزه کارکنان است. این پاداش‌دهی می‌تواند یک تشکر ساده، تشویق رسمی یا بخشی از برنامه پاداش‌دهی به کارکنان باشد.

کارکنانی که پس از یک سال تلاش، در رسیدن به اهداف سازمانی موفق می‌شوند، اما پاداش مناسبی دریافت نمی‌کنند، انگیزه خود را برای تلاش در سال آینده از دست خواهند داد. همچنین ممکن است که آنها اعتماد خود را به سازمان از دست بدهند و احساس کنند که استعدادها و تلاش‌های آنها مورد قدردانی قرار نمی‌گیرد و در نتیجه شروع به جستجوی برای یک فرصت شغلی دیگر کنند.

چگونه می‌توان فرآیند مدیریت عملکرد را بهبود بخشید

حال که دانستید مدیریت عملکرد چیست، اگر تصمیم گرفتید تا فرآیندهای مدیریت عملکرد را در سازمان خود بهبود ببخشید، باید سوالات زیر را از خود بپرسید:

1. کارکنان شما چه انتظاراتی از مدیریت عملکرد دارند؟

مدیریت عملکرد هم می‌تواند باعث پیشرفت نیروی کار شما شود و هم می‌تواند مانع آن باشد. بنابراین، اجرای موفق مدیریت عملکرد نیازمند آگاهی از خواسته‌های کارکنان خود از برنامه مدیریت عملکرد است. برای اینکار هیچ چیز بهتر از صحبت مستقیم با کارکنان و کسب نظرات آنان نیست.

گام بعدی این است که یافته‌های خود را به تصمیم‌گیرندگان و افرادی که مسئول تغییرات در سازمان شما هستند، منتقل کنید. در اینجا باید آن دسته از یافته‌های خود و همچنین سایر تحقیقاتی را که نشان دهنده تاثیر فرآیندهای بهبود عملکرد بر نتایج کسب و کار است، با این افراد به اشتراک بگذارید.

2. آیا مدیریت عملکرد کارکنان را به طور مداوم انجام می‌دهید؟

کارفرمایان می‌خواهند کارکنانشان خوشحال باشند. اما خوشحالی همیشه آن چیزی نیست که کارکنان از کارفرمایان خود می‌خواهند. گاهی اوقات کارکنان می‌خواهند احساس کنند که کار آنها مهم است. بنابراین بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد باید مبتنی بر افزایش انگیزه کارکنان باشد.

برای ایجاد چنین انگیزه‌ای، فرآیند مدیریت عملکرد سازمانی باید شامل مکالمات مکرر و مداوم بین کارکنان و مدیران باشد تا اهداف، پیشرفت‌های صورت گرفته و دستاوردهای کارکنان پررنگ باقی بمانند.

3. مدیران چه ابزارهایی برای مدیریت “فرآیند مدیریت عملکرد” در اختیار دارند؟

شما به عنوان یک مدیر نقش بسیار مهمی در موفقیت برنامه‎‌های مدیریت عملکرد سازمان خود خواهید داشت. مدیران نقش مهمی را در انگیزش‌دهی، جذب و پرورش کارکنان دارند. به همین دلیل باید اطمینان حاصل کنید که مدیران سازمان شما برای ارائه و دریافت بازخورد مفید و پیوسته آموزش دیده‌اند.

به علاوه، در دسترس داشتن فناوری مناسب برای پشتیبانی از مدیریت مداوم عملکرد، ضروری است. شما به نرم‌افزارهایی نیاز خواهید داشت که برای اجرای فرآیندهای مستمر طراحی شده باشند.

عصر اتوماسیون مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد فقط مربوط به بخش منابع انسانی نیست، بلکه این نگرانی باید مربوط به همه سطوح رهبری در یک سازمان باشد. اما گزارش‌های Deloittes نشان می‌دهد که سازمان‌ها مطمئن نیستند که آیا سرمایه‌گذاری در فناوری‌های جدید منجر به بهبود عملکرد سازمان می‌شود یا خیر.

آیا باید روی نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد سرمایه‌گذاری کنیم؟

سرمایه‌گذاری در فناوری تنها زمانی به بهبود منجر می‌شود که استراتژی خاصی برای مدیریت عملکرد وجود داشته باشد. بدون یک استراتژی، نرم‌افزارهای سازمانی فقط باعث زحمت بیشتر برای مدیران خواهند شد. از سوی دیگر، اجرای سیستم مدیریت عملکرد در سطح سازمان به نفع تمامی اعضای سازمان است. با این حال، اعضای سازمان باید از اهدافی که از طریق مدیریت عملکرد به دنبال آنها هستند، آگاه باشند. داده‌های نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد می‌تواند بینش‌های منحصر به فردی را ارائه دهد که از طریق نظرسنجی یا بررسی‌های دستی قابل دست‌یابی نیستند.

بهترین روش‌های مدیریت عملکرد

تنها راه اطمینان از موفقیت مدیریت عملکرد (Performance Management)، برخورد با آن مانند یک فرآیند مستمر و در حال تحول است که از طریق روش‌های زیر انجام می‌شود:

شکل ۲- بهترین روش‌ها برای مدیریت عملکرد موثر

داشتن یک استراتژی خوب برای مدیریت عملکرد

برخی از سوالات کلیدی که در یک برنامه مدیریت عملکرد مناسب به آنها پاسخ داده می‌شود، عبارتند از:

• هر چند وقت یکبار عملکرد کارکنان ارزیابی می‌شود؟ هفتگی، ماهانه یا فصلی؟
• چه سیستم‌هایی برای این ارزیابی‌ها در دسترس هستند؟ ابزارهای ردیابی و تجزیه و تحلیل احساسات کارکنان، بررسی خودکار نبض کارکنان، جلسات رو در رو؟
• نحوه دریافت بازخورد در مکالمات چگونه خواهند بود؟
• ارزیابی بازخوردها چگونه صورت خواهد گرفت؟

فرهنگ ارتباطات آزاد و موثر

نظارت مستمر می‌تواند به شروع گفتگو در مورد مسائل مربوط به کارکنان کمک کند. احساس منفی یا عملکرد ضعیف یک کارمند تنها زمانی قابل حل است که ارتباطات در سازمان بدون محدودیت و شفاف باشد.

تعهد به فرهنگ ارتباطات یک مسئولیت گسترده در سراسر سازمان است که از مدیریت عالی شروع می‌شود و در همه سایر بخش‌ها اجرا می‌شود.

ارتباطات شفاف شامل موارد زیر است:

• آنچه دقیقا از کارمندان انتظار دارید با آنها به اشتراک بگذارید.
• آموزش کارکنان برای رسیدن به حداکثر پتانسیل خود از طریق اهداف قابل اجرا.
• دادن بازخوردهای قابل اجرا به کارمندان، نه بازخوردهای کلی.
• تاکید بر پاداش‌های موجود برای دستیابی به اهداف موفق.

نظارت مستمر

لازم است بدانید که منظور از نظارت مستمر، نظارت بر هر حرکت و عملکرد کارکنان نیست. در واقع در اینجا منظور نظارت بر پیشرفت کار و نتایج ارائه شده توسط کارکنان است. همچنین، با توجه به روحیات کارکنان، از طریق روش‎‌هایی همچون مشاهده، تعامل، و با کمک ابزارهای تجزیه و تحلیل روحیات کارمندان، مدیران می‌توانند شرایط روحی تیم‌های خود را ارزیابی کنند. این به مدیران این امکان را می‌دهد که به محض بروز مشکل، آن را برطرف کنند.

برای اجرای همه این عناصر در یک استراتژی مدیریت عملکرد موفق، مجموعه‌ای از سیستم‌های اتوماسیون مدیریت عملکرد برای انتخاب وجود دارند. این راه‌حل‌ها می‌توانند چندین عملیات را که به طور سنتی بر فرآیندهای دستی و همچنین نظارت و دریافت بازخورد متکی بودند، ساده کنند.

آینده مدیریت عملکرد سازمانی چگونه است؟

انتظار می‌رود تا در آینده، مدیریت عملکرد کارکنان با مدیریت یادگیری، مدیریت جذب کارکنان و مدیریت شغلی ادغام شود.

مدیریت عملکرد سالانه دیگر از مد افتاده است

جالب است بدانید که با تکامل مفهوم مدیریت عملکرد در سازمان، شیوه‌های اجرای آن نیز تغییرات زیادی کرده است. به عنوان مثال، چندین سازمان از جمله Netflix شیوه‌های چابک‌تر و مستمر را برای مدیریت عملکرد برگزیده‌اند که آن را مدیریت عملکرد روان می‌نامند.

بازخورد رو در رو در حال اهمیت یافتن است

باید تاکید کرد که با وجود تغییر در روش‌های مدیریت عملکرد، نیاز به بازخوردهای رو در رو همچنان باقی است. در واقع، اهمیت دریافت و ارائه بازخوردهای منظم بیشتر نیز شده است تا بتوان اطمینان حاصل کرد که کار کارکنان با هدف سازمان هماهنگ است.

فناوری‌های مدیریت عملکرد پیشرفته‌تر می‌شوند

از منظر تکنولوژی، انتظار می‌رود که ماشین‌های هوشمند، هوش شناختی و هوش مصنوعی رواج بیشتری یافته و آندسته از قابلیت‌های آنها که می‌توانند اقدامات اجرایی و نحوه جذب کارکنان را برای بهتر برآورده کردن اهداف فردی و سازمانی توصیه کنند، رواج بیشتری پیدا کند.

کلام آخر

درک مناسب از اهمیت مدیریت عملکرد سازمانی، برای تمامی مدیران ضروری است. بنابراین اگر شما هم به دنبال تقویت مدیریت عملکرد در سازمان خود هستید، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد و پرورش مدیرانی که دارای مهارت‌های لازم برای دریافت و ارائه بازخوردهای منظم از کارکنان هستند، برای شما ضروری خواهد بود و در نتیجه شاهد افزایش انگیزه کارکنان خود خواهید بود.

رفتار سازمانی یا Organizational Behavior مطالعه آکادمیک نحوه تعامل افراد در گروه‌ها می‌باشد. اصول برگرفته از مطالعات مدیریت رفتار سازمانی در وهله اول جهت کارآمدتر کردن کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند. بنابراین آگاهی مدیران سازمانی از این مفاهیم، می‌تواند بر ارتقای عملکرد سازمان‌ها تاثیر مستقیم داشته باشد. برای آشنایی با مفاهیم مدیریت رفتار سازمانی با فراگستر همراه باشید.

تعامل افراد در سازمان

تعریف رفتار سازمانی

رفتار سازمانی (Organizational Behavior) مطالعه نحوه تعامل افراد در گروه‌ها است و از اصول رفتار سازمانی برای بهبود عملکرد کارکنان، افزایش رضایت شغلی، ترویج نوآوری و تشویق رهبری استفاده می‌شود. تحقیقات و مطالعات رفتار سازمانی، می‌تواند منجر به توصیه‌هایی خاص مانند سازماندهی دوباره گروه‌ها، تغییر سازوکارهای تعیین دستمزد، یا اصلاح روش‌های ارزیابی عملکرد شود.

ریشه مطالعات مدیریت رفتار سازمانی مربوط به اواخر دهه ۱۹۲۰ می‌شود؛ زمانی که شرکت وسترن الکتریک مطالعه رفتار کارگران خود را در کارخانه Hawthorne Works در ایالت ایلینویز آغاز کرد. محققان این شرکت می‌خواستند بدانند آیا می‌توانند با بهتر کردن روشنایی و تغییرات دیگر در دکوراسیون محیط کار باعث افزایش بهره‌وری کارگران شوند. این محققان، در کمال تعجب، دریافتند که محیط کار به نسبت فاکتورهای اجتماعی تاثیر کمتری روی بهبود عملکرد کارگران می‌گذارد. به عنوان مثال، مشخص شد که اگر کارگران رابطه خوبی با همکاران خود داشته باشند و احساس کنند که کارفرما قدردان زحمات آنان است، تاثیر بیشتری بر عملکردشان دارد.

همین بررسی‌های اولیه به تحقیقات متنوع‌تری طی سال‌های ۱۹۲۴ تا ۱۹۳۳ انجامید. این تحقیقات، زمان‌های استراحت بین کار، انزوا و نورپردازی محیط کار را در بین فاکتورهای دیگر قرار دادند. از بهترین نمونه‌های مطالعات رفتار سازمانی، پدیده اثر هاثورن (Hawthorne Effect) است، که تغییر رفتار افراد آزمودنی را هنگامی که متوجه می‌شوند تحت نظر هستند، توصیف می‌کند. این پدیده باعث شده که محققان ناچار شوند تا “اثر هاثورن” و تاثیر آن بر ایجاد انحراف در نتایج را در مطالعات خود از رفتار انسانی مدنظر قرار دهند.

انجمن روانشناسی امریکا تا دهه ۱۹۷۰، رفتار سازمانی را به عنوان یک حیطه آکادمیک به رسمیت نمی‌شناخت. با این وجود، پژوهش هاثورن به رفتار سازمانی به عنوان یک زمینه مطالعاتی، اعتبار بخشید و اساس حرفه امروزی منابع انسانی (HR) قرار گرفت.

اهمیت شناخت رفتار سازمانی

مطالعه رفتار سازمانی به نحوه رفتار و عملکرد کارکنان در محیط کار می‌پردازد. اهمیت شناخت رفتار سازمانی این است که به ما کمک می‌کند تا درک درستی از مسایلی داشته باشیم که می‌تواند به کارکنان ما انگیزه بدهد، عملکرد آنها را افزایش دهد و به سازمان ما در ایجاد یک رابطه قوی و قابل اعتماد با کارکنان خود کمک کند.

انگیزش

هر فرد تجربیات و دانش منحصر به فردی دارد. رفتار سازمانی می‌تواند به رهبران سازمان کمک کند تا از ابزارهای انگیزشی برای به حداکثر رساندن استعدادهای کارکنان خود استفاده کنند. برای مثال مدیران سازمانی می‌توانند ساختارهایی را انتخاب کنند که به نفع کارکنان آنها عمل می‌کند. در سال‌های اخیر، شرکت‌های بزرگی مانند گوگل در حال گرایش به سمت ساختارهای سازمانی مسطح‌ هستند. آنها به کارکنان اجازه می‌دهند تا به طور مستقل کار کنند، آنها را تشویق می‌کنند تا دانش خود را به اشتراک بگذارند و در فرآیندهای تصمیم‌گیری مشارکت بیشتری داشته باشند.

بهره‌وری در عملکرد کاری

رفتار سازمانی در چندین مورد می‌توانند بر عملکرد کاری کارکنان تاثیر بگذارند. بر اساس یک مطالعه، افرادی که با نگرش مثبت در محیط کار حضور پیدا می‌کنند، خلاق‌تر هستند و سطح استرس آنها نیز کاهش پیدا می‌کند. در مقابل، شایعه‌پراکنی یا بی‌ادبی باعث کاهش بهره‌وری در عملکرد می‌شود و رضایت شغلی را نیز کاهش می‌دهد. وجود درگیری در محل کار نیز منجر به کم‌تر شدن ارتباطات و کاهش روحیه افراد می‌شود.

اهداف رفتار سازمانی

اهداف مطالعه رفتار سازمانی

پژوهشگران مطالعه هاثورن چندین ایده غیرمعمول داشتند. آنها معتقد بودند که می‌توانند با مشاهدات علمی باعث بهبود عملکرد کارکنان شوند؛ و آنها کارکنان را به دیده‌ نیروهای قابل جایگزین نمی‌دیدند. به عقیده ایشان، هر یک از کارگران از نظر روانشناسی و تناسب بالقوه در یک شرکت، با یکدیگر متفاوت هستند.

طی سال‌های پس از این پژوهش، مفهوم رفتار سازمانی گسترش پیدا کرد. با شروع جنگ جهانی دوم، محققان تمرکز خود را روی لجستیک (آمایش) و علوم مدیریت گذاشتند. مطالعات مکتب کارنگی در دهه‌های ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ باعث تقویت این رویکردهای عقل‌گرایانه در فرآیندهای تصمیم‌گیری شد.

این دسته از مطالعات منجر به شکل‌گیری تئوری‌های مدرن سازوکارهای کسب و کار و تصمیم‌گیری شدند. اما پژوهش‌های جدید رفتار سازمانی مربوط به معیارهای فرهنگی سازمان‌ها، یعنی مواردی چون تاثیر نقش‌های نژادی، طبقاتی و جنسیتی بر گروه‌بندی‌های کاری و بهره‌وری آنها است. تمرکز این مطالعات بر شیوه‌هایی است که هویت و سابقه فرهنگی بر تصمیم‌گیری تاثیر می‌گذارند.

آن دسته از رشته‌های آکادمیک که بر رفتارهای سازمانی تمرکز می‌کنند در دانشکده‌های مدیریت، مددکاری اجتماعی و روانشناسی یافت می‌شوند. این رشته‌های تحصیلی از علوم مردم‌شناسی، مردم‌نگاری و مطالعات رهبری الهام می‌گیرند و از مدل‌های کمی، کیفی و کامپیوتری به عنوان روش‌های تحقیق و بررسی ایده‌ها استفاده می‌کنند.

با توجه به نوع رشته، می‌توانید موضوعاتی خاص یا عام را در حیطه رفتار سازمانی مطالعه کنید. موضوعات خاص این حوزه شامل مباحث مربوط به شناخت، تصمیم‎‌گیری، یادگیری، انگیزه، مذاکره، احساسات، فرآیندهای گروهی، کلیشه‌سازی و قدرت و نفوذ است. موضوعات عام‌تر شامل سیستم‌های اجتماعی، سازوکارهای تغییر، بازارها، روابط بین سازمان‌ها و محیط آنها، چگونگی تاثیر جنبش‌های اجتماعی بر بازارها و قدرت شبکه‌های اجتماعی است.

چندین مثال از رفتار سازمانی

مثال‌هایی از مدیریت رفتار سازمانی

مدیران اجرایی و متخصصان منابع انسانی، از یافته‌های تحقیقات رفتار سازمانی برای درک بهتر فرهنگ یک کسب و کار، اینکه چگونه این فرهنگ به بهره‌وری و حفظ کارکنان کمک می‌کند یا مانع بهره‌وری آنها می‌شود، و ارزیابی مهارت‌ها و شخصیت داوطلبان شغل در طول مراحل استخدام، استفاده می‌کنند.

دانش و راهکارهای مدیریت سازمانی در نهایت با هدف افزایش بهره‌وری و تولید ارزش بیشتر در سازمان‌ها به کار می‌روند. این راهکارها انواع مختلفی دارند و ابعاد مختلف مدیریت سازمان‌ها را پوشش می‌دهند. یکی از مواردی که تاثیر بسزایی بر بهره‌وری سازمان شما دارد، اتوماسیون اداری است. اگر مایل هستید بیشتر با راهکارهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار آشنا شوید، با پر کردن فرم زیر، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر استفاده کرده و از دموی محصولات ما نیز بازدید کنید.

تئوری‌های رفتار سازمانی با آگاهی‌بخشی به ارزیابی و مدیریت گروه‌های مختلف افراد در جهان واقعی کمک می‌کنند. این آگاهی‌بخشی از چندین طریق انجام می‌شود:

• شخصیت تاثیر زیادی روی طرز برخورد یک فرد با گروه‌ها دارد و بر عملکرد کار وی نیز تاثیر می‌گذارد. درک شخصیت داوطلب، چه از طریق آزمون و چه از طریق مصاحبه، به تعیین اینکه آیا او برای یک سازمان مناسب است و یا خیر، کمک می‌کند.
• رهبری – اینکه رهبری چیست و از چه چیزی نشات می‌گیرد – مبحث مهمی است که در شاخه رفتار سازمانی مورد بررسی قرار می‌گیرد. رهبری می‌تواند وسیع، خاص، متمرکز یا غیر‌متمرکز، تصمیم‌محور، ذاتی در شخصیت افراد و یا در نتیجه‌ ی قرار داشتن در موقعیت قدرت باشد.
• قدرت، اقتدار و سیاست در محل کار، همگی به هم وابسته هستند. درک شیوه‌هایی که این عناصر، مطابق با قوانین محل کار و چهارچوب‌های اخلاقی مورد توافق، نمود پیدا کرده و مورد استفاده قرار می‌گیرند، بخشی اساسی در اداره یک کسب و کار منسجم است.

اهمیت رفتار سازمانی

سوالات متداول

اهمیت رفتار سازمانی در چیست؟

رفتار سازمانی روش تعامل افراد با یکدیگر درون یک سازمان (مانند یک کسب و کار) را توضیح می‌دهد. این تعاملات روی رفتار خود سازمان و عملکرد آن نیز تاثیر دارد. در کسب و کارها از رفتار سازمانی برای کارآیی بیشتر، بهبود بهره وری و ایجاد نوآوری به منظور ایجاد مزیت رقابتی استفاده می‌شود.

چهار عنصر اصلی در رفتار سازمانی کدامند؟

چهار عنصر اصلی در رفتار سازمانی عبارتند از افراد، ساختار، تکنولوژی و محیط بیرونی. با درک نحوه تعامل این عناصر با یکدیگر می‌توان بهبود را امکان پذیر ساخت. با اینکه برخی از این عوامل به راحتی توسط سازمان کنترل می‌شوند – مانند ساختار و یا افرادی که استخدام می‌شوند – اما پاسخگویی به عوامل خارجی و تغییرات محیط اقتصادی مستلزم تلاش بیشتری است.

سه سطح رفتار سازمانی کدامند؟

اولین سطح، سطح فردی است و شامل روانشناسی سازمانی و درک رفتار و مشوق‌های فردی است. سطح دوم گروه‌ها می‌باشند. این سطح شامل روانشناسی اجتماعی و بینش جامعه‌شناختی در مورد روابط افراد و تعاملات گروهی است. بالاترین سطح نیز، سطح سازمانی است. در این سطح سخن از تئوری سازمانی و جامعه‌شناسی برای تجزیه و تحلیل در سطح سیستم‌ها و مطالعه نحوه تعامل شرکت‌ها در بازار با یکدیگر به میان می‌آید.

مشکلات رایجی که مدیریت رفتار سازمانی سعی در حل آنها دارد، کدامند؟

مدیران و مشاوران می‌توانند از رفتار سازمانی برای بهبود عملکرد یک سازمان و بررسی برخی مشکلاتی که اغلب رخ می‌دهد، استفاده کنند. این مشکلات شامل عدم وجود جهت‌گیری مناسب یا چشم انداز استراتژیک برای یک شرکت، فرونشاندن اختلافات در محل کار، ایجاد یک محیط کاری مناسب، مسائل مربوط به آموزش کارکنان، بازخورد ضعیف کارکنان نسبت به تغییرات سازمانی و امثال اینها است.

رفتار سازمانی باعث بهبود عملکرد یک سازمان می‌شود

کلام آخر: در این مقاله با مفاهیم رفتار سازمانی و عناصر اصلی آن آشنا شدیم. شما می‌توانید با شناخت کامل این مفاهیم، از مدیریت رفتار سازمانی برای بهبود عملکرد کارکنان و افزایش بهره‌وری سازمان خود استفاده کنید.