عوامل کلیدی موفقیتBPM

در این مقاله قصد داریم بطور خلاصه، به عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی مدیریت فرایند یا همان BPMS  و ارایه چارچوبی برای ارزیابی آمادگی سازمان بپردازیم.

گفتنیست این نوشتار با مطالعه ادبیات و گزارشهای مختلف از پیاده‌سازی مدیریت فرایند در سازمانها به همراه عوامل کلیدی موفقیت در بهبود فرایندها، تعریف و شناسایی شده است و سپس ۱۳ عامل کلیدی موفقیت ابتدایی و زیرعوامل آنها با مصاحبه با مجریان و کارشناسان مدیریت فرایند اصلاح و صحه گذاری گردیده است. بدین طریق، در جدول زیر شما میتوانید این ۱۳ عامل کلیدی موفقیت به همراه ۶۴ زیر عامل در موفقیت اقدامات و پیاده‌سازی مدیریت فرآیند را مشاهده نمایید.

۱- توسعه تیم و کار تیمی

  • هر تیم اهداف و مأموریتهای واضحی را برای فرایند خود بر پایه مأموریتهای مقدماتی فرایند و اهداف بهبود فرایند، تعیین نماید
  • تشکیل تیمهای فرایندی چند عملکردی از اعضایی که دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیتهای اصلی فرایند هستند ( ایده آل آن متشکل از ۸ نفر است)
  • نشان دادن ضرورت نیاز و سودمندی کارتیمی به کلیه کارکنان و مدیران
  • ایجاد نظام شناسایی و پاداش برپایه مشارکت افراد در تیمها و عملکرد تیم
  • طراحی سیستم اندازه گیری عملکرد برای سنجش تیمها و مشارکت و بهره وری افراد درآنها

۲- ارتباطات و آگاهی

  • تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف کلیدی تجارت در کل سازمان
  • آگاهی کارکنان و مدیریت ارشد درباره اهمیت و نقش مدیریت فرایند و منافعی آن
  • ایجاد کانالهای ارتباطی مختلف بصورت افقی و عمودی، به سمت بالا و پایین
  • تبادل اطلاعات در مورد فرایندها، نقشه‌ها، خواسته‌ها و رضایتمندی مشتریان
  • آگاهی کارکنان از مفهوم و اهمیت فرایندهایشان و نقشها و مسئولیتهایشان درآن

۳- تمرکز بر مشتری

  • شناسایی گروه‌های مختلف مشتریان
  • تعیین نیازها ، انتظارات و الزامات مشتریان و اولویت‌بندی آنها
  • آنالیز و بازنگری نگرانی‌ها و شکایات مشتریان
  • جمع آوری، اندازه‌گیری و ارزیابی اطلاعات رضایت مشتری
  • بازنگری مستمر تغییر در شرایط بازار، شامل رقابت و نیازهای مشتریان
  • تمرکز بلندمدت بر مشتری و مشخص نمودن مشتریان وفادار

۴- نقشه فرایند

  • تعیین مرزهای خارجی فرایند و تعاملات خارجی فرایند / نقاط شروع و پایان
  • تعیین ورودیها و خروجیهای کلیدی هر فرایند مانند مواد، داده‌ها، اطلاعات و تجهیزات و فرایندهای دیگر
  • شناسایی تأمین کنندگان و مشتریان کلیدی هر فرایند بعنوان دریافت کننده و یا تهیه کننده مواد، اطلاعات، محصولات و …
  • تعیین فعالیتهای مورد نیاز درون فرایندها و چگونگی کار آنها برای تبدیل ورودی به خروجی مورد نیاز
  • تعیین توالی و نقاط تلاقی فعالیتها در فرایندها
  • طراحی نقشه فرایند و یا نمودار جریان
  • مشخص نمودن سطوح فرایندی

۵- معیار عملکرد فرایند

  • تعیین معیار عملکرد مناسب برای تمامی فرایندهای سازمان که نقش کلیدی در بدست آوردن اهداف و مأموریتهای سازمان دارند
  • تعیین معیارهای عملکرد برپایه اهداف و مأموریتهای فرایند و نیازهای مشتریان
  • بازبینی دوره ای معیارهای فرایند

۶- ارتباط با مشتریان / تامینکنندگان

  • درگیر بودن مشتریان در بازنگری طراحی، شناسایی و توسعه محصولات و فرایندهای جدید
  • مشارکت مشتریان و تأمین کنندگان در توسعه برنامه استراتژیکی
  • مشارکت تأمین کنندگان در فرایندهای توسعه محصول
  • برقراری ارتباطات استراتژیکی بلندمدت توسط سازمان با مشتریان و تأمین کنندگان
  • اهمیت دادن به عوامل غیرمالی(مانند کیفیت، قابلیت اطمینان، قابلیت تکنولوژیکی و برقراری ارتباط بلند مدت استراتژیکی) در انتخاب تأمین کنندگان

۷- پشتیبانی مدیریت ارشد

  • تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق فرایندگرایی
  • تعهد مدیریت ارشد در تبادل اهداف استراتژیکی، چشم‌اندازها و اهداف کلیدی
  • تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق اصل تمرکز بر مشتری
  • تعهد مدیریت ارشد در توانمندسازی کارکنان بمنظور انجام فعالیتهایشان و تصمیم‌گیری و اعمال تغییرات بصورت مستقیم
  • تشویق مدیریت اجرایی از اهمیت، تأثیر، پیشرفت و موفقیت مدیریت فرایند در میان سازمان و سهامداران خارجی
  • تخصیص زمان و منابع کافی در اجرای مدیریت فرایند
  • پشتیبانی مدیریت ارشد از عوامل کلیدی موفقیت در اجرای مدیریت فرایند

۸- مدیریت تغییر

  • وجود مهارت مدیریت تغییر در سازمان بمنظور تسهیل تغییرات
  • وجود مهارت غلبه بر مقاومت در برابر تغییر میان مالکین و تیم فرایند
  • ایجاد آمادگی در برابر تغییر

۹- مهارتهای مدیر پروژه

  • وجود مهارتهای گسترده در مدیریت پروژه، بمنظور قادرسازی تیمهای مدیریت فرایند به مدیریت
  • زمانبندی، هزینه و هماهنگی و اجرای برنامه‌های کاری در میان سازمان

۱۰- الگوبرداری

  • انجام الگو برداری بصورت منظم در زمینه فرایند، تجارت و سیستم در سازمان
  • مقایسه معیارهای عملکرد با منابع داخلی و خارجی
  • مشارکت مالک / مالکین فرایند در انجام الگوبرداری
  • ایجاد بانک اطلاعاتی درون سازمان
  • یافتن شرکای مناسب و ایجاد شبکه‌های اطلاعاتی مرتبط

۱۱- بهبود مستمر

  • ایجاد فلسفه پایدار و درگستره شرکت که بهبود مستمر فرایندها را مورد تشویق و حمایت قرار میدهد
  • دارا بودن اهداف مرتبط و هماهنگ با بهبود مستمر در فرایندها، در تمامی تیمها و افراد در سازمان
  • تعیین اندازه گیریهای اثربخش بمنظور پیگیری و ارزیابی بهبودهای مستمر فرایندها
  • انتخاب و ارزیابی ایده‌های بهبود برای پیاده سازی مناسب بمنظور دستیابی به فرایندهایی با عملکرد بالاتر

۱۲- توانمندسازی کارکنان

  • کارکنان در کلیه سطوح برای پشتیبانی از اهداف کلیدی توانمند و مسئول شوند
  • کارکنان اهداف خود را با اهداف والای سازمان همراستا سازند
  • کارکنان برای افزایش مشارکت دارای اختیار و فرصت باشند
  • کارکنان برای انجام اقدامات مناسب توانا باشند
  • کارکنان به اهداف سازمان و کسب آنها متعهد باشند

۱۳- آموزش

  • آموزش مرتبط با مفاهیم، مراحل و عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند به مدیران و کارکنان
  • آموزش مهارتهای شناسایی و حل مسئله، کنترل و بهبود کیفیت و تخصصی به سرپرست تیمها
  • آموزش متدهای مقدماتی و پیشرفته آماری در سازمان
  • آموزش مهارت کارتیمی میان کارکنان
  • آموزش مهارتهای واکنشی (مهارت ارتباطات، جلسات موثر و رهبری(
  • استفاده از روش یادگیری در حین عمل
  • ایجاد سیستم مناسب برای تشخیص آموزشهای لازم در سه سطح سیستمی، تیمی و فردی
  • ارزیابی اثربخشی آموزشهای انجام شده

مطلب برگرفته شده از گزارش رضایی، تدین و همکاران-۱۳۸۸

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

Got Something To Say: