در سامانه نگهداری و تعمیرات واحد پشتیبانی با بررسی درخواست تعمیرات که توسط یکی از پرسنل سازمانی به ثبت رسیده است در خصوص تایید و نوع تعمیرات موردنیاز تصمیم‌گیری می‌نماید. در صورتیکه درخواست از نوع برون سپاری باشد باید تاییدیه مدیرعامل اخذ گردد.

مدیرعامل نیز با بررسی توضیحات واحد پشتیبانی و هزینه تقریبی تعمیرات در خصوص تایید یا رد آن تصمیم‌‏گیری می‏نماید و نتیجه آن به اطلاع واحد پشتیبانی رسانید می‌شود. تا ضمن پیگیری وضعیت تعمیرات به درخواست کننده نیز اطلاع رسانی شود.

در نهایت پس از تعمیر و تحویل بایستی درخواست پرداخت حق‌الزحمه برون سپاری از واحد مالی صورت گیرد. در صورتیکه نوع تعمیرات درون سپاری باشد بایستی به کارشناس پشتیبانی ارجاع داده شود تا پس از انجام اقدامات لازم، گزارش تعمیرات را تدوین و برای مدیر پشتیبانی ارسال نماید تا وضعیت درخواست تعمیرات به اطلاع درخواست کننده رسانیده شود.