تصور کنید بهجای اینکه برای پیدا کردن یک نامه، گزارش، مصوبه یا سابقه یک موضوع، میان هزاران مکاتبه و سند جستجو کنید، فقط سؤال خود را با زبان طبیعی از اتوماسیون اداری بپرسید و پاسخ را از دل اطلاعات سازمان دریافت کنید. این تجربه، اکنون با پشتیبانی از قابلیت تحلیل هوشمند نامهها و اسناد در اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر امکان پذیر شده است.
هوش مصنوعی اتوماسیون فراگستر، مکاتبات سازمانی را به دانش قابل استفاده تبدیل نموده است
در یک سازمان، اطلاعات ارزشمند فقط در گزارشهای مدیریتی یا … قرار ندارد؛ بخش مهمی از دانش سازمان در متن نامهها، پیوستها، صورتجلسات، گزارشها و مکاتبات روزمره ثبت شده است. پیدا کردن این اطلاعات، معمولاً نیازمند جستجوی کلیدواژهای، بررسی چندین نتیجه و گاهی مطالعه تعداد زیادی سند است.
فراگستر با بهرهگیری از فناوری RAG (Retrieval-Augmented Generation) هوش مصنوعی، این مسیر را تغییر داده است. سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر میتواند محتوای مکاتبات و اسناد را بهصورت معنایی تحلیل و بازیابی کند و اطلاعات مرتبط را در اختیار مدل هوش مصنوعی قرار دهد تا کاربر پاسخ خود را بر اساس دانش موجود در سازمان دریافت کند.
یعنی بهجای جستجوی مکاتبات و اسناد، از این به بعد می توانید با سیستم گفتگو کنید.
کافی است سؤال خود را بپرسید
کاربر میتواند پرسش خود را همانطور که از یک همکار متخصص میپرسد، مطرح کند. برای مثال:
- آخرین مکاتبات مربوط به قرارداد شرکت X چه مواردی بوده است؟
- در خصوص افزایش سقف تسهیلات مشتری X چه تصمیماتی در مکاتبات قبلی گرفته شده است؟
- در شش ماه گذشته چه نامههایی درباره پروژه Y ارسال شده و نتیجه آنها چه بوده است؟
- مصوبات جلسات مربوط به این پروژه چه بوده و کدام موارد هنوز اجرا نشدهاند؟
- بر اساس سوابق مکاتبات، مهمترین مشکلات مطرحشده درباره این مشتری چه بوده است؟
بهجای نمایش فهرستی طولانی از نتایج، هوش مصنوعی اطلاعات مرتبط را از میان اسناد بازیابی کرده و امکان تحلیل و ارائه یک پاسخ منسجم را فراهم میکند.
از پیدا کردن اطلاعات تا فهمیدن اطلاعات
دیگر در مکاتبات و اسناد جستجو نکنید؛ با اتوماسیون اداری فراگستر گفتگو کنید
مزیت این قابلیت فقط در سرعت جستجو خلاصه نمیشود. تحلیل هوشمند اسناد میتواند به کاربران کمک کند ارتباط میان اطلاعات پراکنده در مکاتبات را بهتر درک کنند؛ برای مثال، سابقه یک موضوع را از میان نامههای متعدد استخراج کنند، محتوای اسناد را خلاصه کنند، نکات مهم را کنار یکدیگر قرار دهند یا برای یک تصمیم مدیریتی، اطلاعات مرتبط را سریعتر جمعآوری کنند.
این قابلیت برای مدیران، کارشناسان و کاربرانی که روزانه با حجم زیادی از مکاتبات و اسناد سروکار دارند، یک تغییر جدی در شیوه دسترسی به اطلاعات ایجاد میکند. دیگر لازم نیست کاربر بداند اطلاعات دقیقاً در کدام نامه، چه تاریخی یا با چه عبارتی ثبت شده است؛ کافی است موضوع موردنظر خود را با زبان انسانی بیان کند و از سیستم بخواهد که پاسخ را مطابق نظر او آماده نماید.
ثروت واقعی سازمان، در اطلاعاتی است که سالها تولید و ذخیره کردهاید
سالهاست مکاتبات، گزارشها، صورتجلسات و اسناد سازمانی را سیستم های اتوماسیون اداری مختلف از جمله اتوماسیون اداری فراگستر، ثبت و نگهداری نموده اید؛ اطلاعاتی ارزشمند که تا امروز بخش قابلتوجهی از ظرفیت آنها صرفاً برای ثبت، بایگانی و بازیابی مورد استفاده قرار میگرفت. حالا هوش مصنوعی میتواند این سرمایه اطلاعاتی را به دانش قابل استفاده و منبعی برای خلق ارزش تبدیل کند.
ترکیب نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر و استفاده از هوش مصنوعی در تحلیل اسناد (فناوری RAG)، اطلاعات گذشته سازمان را دوباره به جریان میاندازد. نامهها و اسنادی که سالها در سیستم باقی ماندهاند، میتوانند مبنای پاسخگویی، تحلیل، تصمیمگیری و استخراج دانش مورد نیاز سازمان شما قرار گیرند. اینجاست که اطلاعات، از بایگانی خارج میشود و به ارزش تبدیل میشود.
بیشتر بدانید:
اتوماسیون اداری فراگستر؛ جایی که دیگر فقط مکاتبات خود را مدیریت نمیکنید، بلکه با دانش موجود در آنها گفتگو میکنید. برای دریافت دموی قابلیت هوش مصنوعی فراگستر درخواست دمو ثبت کنید.
