با استفاده از این قابلیت راهبر سامانه اتوماسیون اداری فراگستر میتواند اطلاعات تماس (مانند تلفن، فکس، پست الکترونیک و آدرس) مربوط به سمتها را در بخش زیرساخت وارد کرده تا با استفاده از تگ، آنها را در بدنه نامه نمایش دهد.
روش افزودن فیلد و تگ اطلاعات تماس
بمنظور افزودن فیلدها و تگ های متناظر اطلاعات تماس به دپارتمانها، راهبر سیستم از بخش زیر ساخت بر روی آیکون “سازمان / چارت / افراد سازمان” کلیک کرده و سازمان موردنظر خود را انتخاب میکند.
سپس بر روی ابزار کلیک کرده و “چارت سازمانی” را انتخاب نمایید در فرم باز شده سمت موردنظر را انتخاب کرده و با کلیک بر روی “ابزار” دکمه “ویرایش” را انتخاب نمایید.
در پنجره باز شده بخشی به نام “اطلاعات تماس” وجود دارد که راهبر میتواند اطلاعات تماس همچون: تلفن، فکس، پست الکترونیک و آدرس را همانند تصویر زیر وارد کند.
همچنین به منظور استفاده از این اطلاعات راهبر سامانه باید تگهای {تلفن سمت فرستنده} ، {فکس سمت فرستنده} ، {ایمیل سمت فرستنده} و {آدرس سمت فرستنده} را در قالب نامه نیز وارد نماید.
افزودن تگها به قالب نامه
برای انجام این امر از قسمت زیرساخت اتوماسیون، وارد بخش “فایل قالب نامه” شده و فایل قالب موردنظر را انتخاب کرده و بر روی دکمه “ویرایش” کلیک نمایید. در فرم باز شده و در قسمت راهنما تمامی تگها وجود دارد. راهبر میتواند تگهای ذکر شده را از این قسمت انتخاب نماید و در بدنه قالب نامه وارد نماید.
اگر فایل قالب نامه از نوع WORD باشد ابتدا یک بار فایل را دریافت کرده و تگ را در آن وارد کرده و سپس مجدد آن را بارگزاری نمایید و اگر فایل قالب نامه از نوع html باشد در قسمت بدنه نامه تگ را وارد نمایید. سپس هنگام ارسال نامه جدید تگهای ذکر شده اطلاعات وارد شده در اطلاعات تماس را در بدنه نامه نمایش داده خواهد شد.
// منتظر قسمتهای بعدی آموزش باشید…
