انتخاب فایل و صفحات در هنگام ارسال نامه
در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکانی در فرم ارسال نامه ایجاد شده تا کاربر بتواند فایل و صفحات موردنظرش از نامه را در هنگام ارسال نامه (از طریق : فکس – ایمیل – ECE) انتخاب نماید و دیگر لازم نیست تمام نامه را فکس، ایمیل یا ECE نماید.
این امکان جدید در موارد و نمونههایی که در ادامه ذکر شده کاربرد داشته و میتواند مفید فایده باشد:
مثال اول:
فرض کنید مدیری بخواهد بر روی بدنه نامهای که در اتوماسیون وجود دارد دستوری را بصورت دست نوشته درج نماید. در این صورت پرینتی از نامه برای او برده خواهد شد و او پاراف یا دستورش را بر روی آن خواهد نوشت و سپس کاغذ مجدد اسکن شده و به عنوان صفحه دوم در همان نامه قرار خواهد گرفت.
حال اگر دبیرخانه بخواهد فقط صفحهای که حاوی دست نوشته مدیر است را فکس نماید این امکان جدید بسیار در این خصوص کارآمد خواهد بود.
مثال دوم:
فرض کنید یک نامه حاوی یک فایل بدنه و دو پیوست باشد و کاربر بخواهد فقط بدنه و یکی از پیوستها را ارسال نماید. در این صورت نیز امکان جدید بسیار در این خصوص کارایی خواهد داشت.
برای این امر، همانند گذشته کاربر با انتخاب نامه بر روی گزینه ارسال نامه کلیک خواهد کرد تا فرم ذیل باز گردد:
در این فرم فایلهای بدنه و پیوست نامه در دو بخش جدا در دسترس کاربر است و او میتواند با تیک زدن مشخص نماید کدام فایل ارسال گردد و کدام ارسال نشود. (۱,۲)
همچنین فقط برای بدنه نامههایی که از نوع Word میباشند این امکان وجود دارد تا در کادر ذیل thumbnail بدنه (مشابه تصویر ذیل)، شماره صفحات هم تعیین شود. یعنی اگر یک فایل حاوی ۳ صفحه باشد میتوان فقط با وارد کردن عدد ۱ در کادر ذیل صفحه اول را ارسال نمود. (۱-۳)
مشابه قابلیتی که در هنگام پرینت نامه در نرمافزار Word وجود دارد میتوان برای ارسال بدنههای اول و دوم در کادر وارد کرد و برای ارسال تمامی صفحات یا چیزی در کادر وارد نکرد یا درج نمود:
منتظر قسمتهای بعدی آموزش باشید…
آیا علاقمند به دریافت منظم آموزشهای نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر هستید؟
با عضویت در کانال تلگرام فراگستر یا خبرنامه ایمیلی ما، این آموزشها را دنبال کنید.
