نحوه گردش صورتجلسات اداری در نرم افزار اتوماسیون فراگستر

صورتجلسات اداری جزو آن دسته از اسناد و مکاتبات اداری‌اند که نیازمند گردش در سازمان و اخذ تاییدات و امضاهای لازم هستند، اما به دلیل ماهیتی که دارند نمیتوان برای آنها الگوی مسیر امضای مشخص و یا تعداد محدودی امضا یا تاییدات مشخص کرد؛ زیرا در هر جلسه افراد شرکت‌کننده و تعداد آنها متغیر است و صورتجلسات نیز باید متناسب با شرکت‌کنندگان در سازمان به گردش در بیایند و امضاها و تاییدات لازم را دریافت نمایند. اتوماسیون اداری فراگستر به منظور مقابله با این چالش، قابلیت اخذ تاییدات و امضاهای نامحدود را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته است، تا به سادگی صورتجلسات خود را بدون الگوی مسیر امضای ثابت در سازمان به گردش در بیاورند. در این مقاله نحوه گردش صورتجلسات اداری در اتوماسیون اداری فراگستر و اخذ تاییدات و امضاهای نامحدود را باهم بررسی خواهیم کرد.

مفهوم و اهمیت گردش صورتجلسات اداری

گردش صورتجلسات اداری به معنای فرآیندی است که یک جلسه اداری از زمان برگزاری تا ثبت نتایج و پیگیری اقدامات بعدی را در بر می‌گیرد. این فرآیند شامل برنامه‌ریزی، برگزاری جلسه، ثبت نتایج و تصمیمات، پیگیری اقدامات و گزارش‌دهی است. برخی از دلایل اهمیت گردش صورتجلسات اداری عبارت‌‌اند از:

ثبت و جمع‌آوری اطلاعات

در صورتجلسات اداری، اطلاعات مهم و تصمیمات گرفته شده ثبت و جمع‌آوری می‌شوند که به عنوان مرجعی برای فعالیت‌های آینده و پروژه‌ها استفاده می‌شوند.

اتخاذ تصمیمات

صورتجلسات اداری به مدیران و تیم‌ها امکان می‌دهد تصمیمات مهمی را درباره توزیع وظایف، تعیین اولویت‌ها و رفع مشکلات اتخاذ کنند.

پیگیری اقدامات

گردش صورتجلسات اداری به مدیران امکان می‌دهد تا پیگیری اقدامات و تعیین وضعیت پیشرفت آن‌ها را انجام دهند و این باعث افزایش بهره‌وری و کیفیت اجرای وظایف می‌شود.

ارتباطات و هماهنگی

صورتجلسات اداری فرصتی است برای ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم و بخش‌های مختلف سازمان، که منجر به افزایش تفاهم و همکاری می‌شود.

بیشتر بدانیم: نحوه گردش قراردادها در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

 

گردش صورتجلسات اداری در اتوماسیون اداری فراگستر

همانطور که در ابتدا اشاره کردیم، گردش صورتجلسات اداری در سازمان مسیر ثابتی ندارد و باید با توجه به شرکت‌کنندگان در جلسه، مسیر امضای متفاوتی با تعداد نامحدودی امضا یا تاییدات برای آن تعریف گردد. برای اینکه صورتجلسات شما در اتوماسیون اداری به گردش در بیاید و تاییدات و امضاهای لازم را به صورت نامحدود و متغیر دریافت کند، کافیست مراحل زیر را به ترتیب طی کنید:

مرحله اول – بارگذاری فایل قالب نامه صورتجلسه

ابتدا وارد بخش “زیرساخت اتوماسیون” می‌شویم (کادر شماره 1) و سپس از قسمت “اطلاعات پایه”، گزینه “فایل قالب نامه” را انتخاب می کنیم (کادر شماره 2).

منوی بارگذاری فایل قالب نامه در زیرساخت اتوماسیون

در بخش فایل قالب نامه، برای اضافه کردن فایل قالب صورتجلسه، گزینه “اضافه” (کادر شماره 1) را انتخاب می‌کنیم؛ همچنین در این صفحه می‌توانید انواع قالب‌هایی که در اتوماسیون اداری بارگذاری شده‌اند را مشاهده کنید (کادر شماره 2).

اضافه کردن فایل قالب نامه صورتجلسه به اتوماسیون اداری

پس از انتخاب گزینه “اضافه”، پنجره‌ای برای شما به نمایش در می‌آید؛ در این پنجره می‌توانید مشخصات فایل قالب نامه خود را تعریف کنید، که در این آموزش، فایل قالب “صورتجلسه عمومی” وارد شده است. در قسمت “نوع” گزینه “قالب نامه” را انتخاب می‌نماییم (کادر شماره 1). توجه داشته باشید که چون تعداد اعضای جلسه متفاوت است، به جای تنظیم تعداد امضا و حداقل تعداد امضا، گزینه “تعداد امضای نامحدود” را فعال می‌کنیم (کادر شماره 2).

سپس “نوع قالب نامه” را بر روی “ورد” گذاشته (کادر شماره 3) و از بخش “فابل قالب نامه”، قالب نامه وردی که برای صورتجلسات اداری طراحی کرده‌ایم را، بارگذاری می‌کنیم (کادر شماره 4) و در نهایت گزینه “ذخیره” را می‌زنیم (کادر شماره 5).

بارگذاری فایل قالب صورتجلسه در اتوماسیون اداری

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، قالب نامه “صورتجلسه عمومی” در لیست قالب‌های نامه در اتوماسیون اداری افزوده شده است.

نمایش فایل قالب نامه صورتجلسه در لیست قالب ها

بیشتر بدانیم: فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در واحدها و بخش های سازمان

 

مرحله دوم – تنظیم دسترسی کاربران به قالب نامه صورتجلسه

پس از بارگذاری کامل فایل قالب نامه صورتجلسه داری، دوباره وارد بخش “زیرساخت اتوماسیون اداری” می‌شویم و از قسمت “اطلاعات پایه”، گزینه “قالب نامه” را انتخاب می‌کنیم.

ورود به بخش قالب نامه

پس از ورود به بخش قالب نامه، بر روی گزینه “اضافه” می‌زنیم، تا مشخصات قالب نامه‌ای که بارگذاری نموده‌ایم را تعریف کنیم.

اضافه کردن قالب نامه به لیست قالب ها در اتوماسیون اداری

در پنجره باز شده، گزینه “قالب Word” را انتخاب می‌کنیم.

انتخاب قالب Word

حال باید مشخصات قالب نامه را در پنجره‌ای که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، وارد نماییم؛ در ابتدا (کادر شماره 1) سازمان خود را انتخاب می‌کنیم. در بخش “فرمت دبیرخانه و نوع نامه” باید فرمت دبیرخانه و همچنین نوع قالب نامه (صادره، داخلی و…) را مشخص نمایید (کادر شماره 2)؛ توجه داشته باشید که به منظور حفظ اطلاعات موجود در صورتجلسات، می‌توانید با تعریف دبیرخانه جداگانه‌ای برای شماره کردن و ثبت صورتجلسات ایجاد کنید (ابتدا باید دبیرخانه در اتوماسیون اداری تعریف گردد، سپس در این بخش انتخاب شود). در بخش “فایل قالب نامه” با جستجوی نام قالب نامه خود، می‌توانید آن را پیدا کرده و در این بخش انتخاب نمایید (کارد شماره 3).

پس از انتخاب فایل قالب نامه، گزینه‌های “استفاده در نسخه Web” و “استفاده در نسخه PWA” را فعال می‌کنیم، تا فایل قالب نامه در اتوماسیون اداری و همچنین در نسخه موبایل PWA اتوماسیون، قابل استفاده باشد (کادر شماره 4).

یکی از گزینه‌های مهم در بخش مشخصات قالب، گزینه “عدم امکان تغییر در بدنه و پیوست نامه و….” (کادر شماره 5) است؛ با فعال‌سازی این گزینه، افراد امکان اصلاح یا تغییر صورتجلسه دریافت شده را نخواهند داشت و اصالت صورتجلسه اداری حفظ می‌گردد. در نهایت پس از اتمام کار خود در این بخش، روی گزینه “ذخیره” کلیک کنید.

تعریف مشخصات قالب صورتجلسه در اتوماسیون اداری

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، قالب نامه “صورتجلسه عمومی” به لیست قالب‌های نامه اضافه شده است؛ حال باید دسترسی‌های قالب نامه صورتجلسه اداری را تعریف کنیم. برای این کار، بر روی گزینه “دسترسی” کلیک می‌نماییم.

ورود به بخش تنظیم دسترسی های قالب صورتجلسه

در پنجره “دسترسی‌های به قالب نامه صورتجلسه عمومی” (تصویر زیر)، می‌توانید افراد و سمت‌هایی که اجازه و دسترسی لازم برای استفاده از این قالب نامه دارند را، تعیین کنید؛ برای این کار ابتدا روی گزینه “اضافه” می‌زنیم.

تنظیم دسترسی به قالب صورتجلسه

در پنجره‌ای که برای شما به نمایش در می‌آید (تصویر زیر)،  عنوان سازمان (کادر شماره 1) و واحد سازمانی (کادر شماره 2) را انتخاب می‌کنیم و سپس با استفاده از گزینه‌های زیر – مانند امکان ایجاد، امکان ذخیره‌سازی و ارسال، امکان امضا . امکان تایید – دسترسی‌های کاربر مورد نظر به قالب نامه را تعیین می‌نماییم و در نهایت بر روی گزینه ذخیره می زنیم.

اعطای دسترسی قالب صورتجلسه به افراد

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، ما افراد و سمت‌های مختلفی را با دسترسی‌های متفاوتی اضافه کرده‌ایم؛ در هر سازمان با توجه به چارت سازمان و خط مشی‌های سازمان، افرادی که به فایل قالب نامه صورتجلسات اداری دسترسی خواهند است، متفاوت است.

لیست افرادی که به قالب صورتجلسه دسترسی دارند

مرحله سوم – ایجاد و گردش صورتجلسات اداری در اتوماسیون اداری فراگستر

حال که قالب نامه صورتجلسات اداری در اتوماسیون اداری را تعریف و دسترسی‌های آن را تعیین کرده‌ایم؛ نوبت به استفاده از آن می‌رسد. برای ایجاد صورتجلسه اداری در اتوماسیون اداری فراگستر و به گردش انداختن آن، در زیرسیستم “مکاتبات سازمانی” گزینه “جدید” و سپس “نامه جدید” را انتخاب می‌کنیم (به ترتیب کادر شماره 1 و 2).

ورود به بخش نامه جدید جهت ایجاد صورتجلسه اداری

در این بخش به راحتی می‌توانید با جستجوی نام قالب نامه خود – که در این آموزش “صورتجلسه عمومی” است – آن را پیدا کرده و انتخاب نمایید؛

انتخاب قالب نامه صورتجلسه اداری

همانند دیگر نامه‌ها، موضوع نامه و گیرندگان آن را مشخص می‌کنیم و سپس با انتخاب گزینه “ویرایش نامه”، صورتجلسه خود را تکمیل می‌کنیم؛ پس از تکمیل صورتجلسه اداری با استفاده از قالب نامه صورتجلسه‌ای که طراحی و تعریف کرده‌ایم، برای به گردش انداختن آن در سازمان و اخذ تاییدات و امضاهای لازم، از نوار بالای صفحه گزینه “تایید و امضا” و سپس “تنظیم مسیر امضا” را انتخاب می‌کنیم (تصویر زیر).

توجه داشته باشید که گزینه “تنظیم مسیر امضا” تنها برای افرادی که دسترسی لازم برای ایجاد جلسه و صورتجلسه دارند، به نمایش در می‌آید.

تنظیم مسیر امضا برای گردش صورتجلسه اداری در اتوماسیون

پس انتخاب کلیک بر روی گزینه “تنظیم مسیر امضا”، صفحه‌ای برای شما به نمایش در می‌آید؛ در این پنجره می‌توانید به صورت دستی، افرادی که در جلسه حضور داشته‌اند و یا نیاز است تا صورتجلسه اداری را تایید نمایند، انتخاب کنید؛ برای این کار ابتدا روی گزینه “اضافه (دستی)” کلیک می‌کنیم.

اضافه کردن دستی افراد در مسیر امضا

حال با استفاده از فاکتورهایی مانند “عنوان سازمان، واحد سازمانی و پرسنل”، فرد مورد نظر را پیدا کرده و انتخاب می‌کنیم. در قسمت پایین می‌توانید با انتخاب گزینه “الزامی است”، تایید یا امضای فرد مورد نظر برای ثبت و شماره‌گذاری صورتجلسه اداری لازم است و با انتخاب گزینه “امکان جابجایی دارد”، فرد دیگری که دسترسی لازم را دارد، می‌تواند جای فرد اصلی امضا یا تایید کند.

اضافه کردن افراد و تعیین نقش آنها در مسیر گردش صورتجلسات اداری

پس از انتخاب افراد مورد نظر برای امضا یا تایید صورتجلسه اداری، روی گزینه “ارجاع به همه” می‌زنیم، تا نامه صورتجلسه اداری به صورت موازی برای افراد انتخاب شده ارجاع گردد، تا تاییدات و امضاهای لازم را دریافت کند.

ارجاع موازی صورتجلسه اداری به افراد مرتبط

همچنین می‌توانید متن ارجاع متفاوتی نیز برای هر کدام از گیرندگان بنویسید.

امکان ارجاع به همراه متن اختصاصی برای هر کاربر

توجه داشته باشید که در گردش صورتجلسات اداری در اتوماسیون اداری فراگستر، تقدم یا تاخر در امضا یا تایید صورتجلسات اداری اهمیتی ندارد و افراد می‌توانند به صورت موازی، صورتجلسه اداری دریافت شده را امضا و تایید نمایند. در نهایت باید به این نکته اشاره کنیم که می‌توانید با استفاده از شماره نامه صورتجلسه اداری، آن را به جلسه تعریف شده در تقویم سازمانی اتوماسیون اداری مرتبط کنید، تا به راحتی صورتجلسه مربوط به هر کدام از جلسات و رویداد‌ها را پیدا کنید.

انواع راهکارهای اخذ امضا و تاییدات نامحدود در اتوماسیون اداری فراگستر

اسناد و مدارکی که نیاز به گردش در سازمان و اخذ تاییدات و امضا هستند، به دو دسته تقسیم می‌شوند؛ دسته اول همانند صورتجلسات، اسناد و مدارکی هستند که الگوی مسیر امضا و گیرندگان ثابت و مشخصی ندارند و نیازمند سیستمی هستند که بتوان به صورت پویا مسیر امضا و تعداد گیرندگان آن را مشخص کرد. دسته دوم اسناد و مدارکی هستند که الگوی مسیر امضای مشخص و امضاکنندگان یا تاییدکنندگان ثابت و مشخصی دارند – مانند قراردادها، تفاهم‌نامه‌ها، سفارشات خرید و… – و نیازمند سیستمی هستند که بتوان الگوی مسیر امضا مشخصی برای آن‌ها تعریف کرد، تا دقیقا مطابق آن در سازمان به گردش در بیایند و به ترتیب امضاها و تاییدات لازم را دریافت نمایند.

با استفاده از زیرسیستم چندامضایی و تاییدات نامحدود اتوماسیون اداری فراگستر، هم می‌توانید الگوی مسیر امضا مشخص با گیرندگان ثابت و محدود تعریف کنید و هم به صورت پویا، هنگام ارجاع یا ارسال مکاتبات، امضاکنندگان/تاییدکنندگان آن را به صورت نامحدود، مشخص نمایید. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و قابلیت‌ها و امکانات آن، می‌توانید با تکمیل فرم “درخواست دمو” از مشاوره رایگان متخصصین ما به همراه نمایش نسخه دموی آنلاین رایگان، بهره‌مند شوید:

سخن پایانی

گردش مکاتبات و اسناد در سازمان، یکی از کاربردهای اصلی و مهم اتوماسیون اداری است؛ اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر امکان گردش مکاتبات و اسناد، قابلیت اخذ امضا و تاییدات در مسیر گردش را نیز فراهم کرده و به کمک آن می‌توانید انواع مکاتبات و اسناد خود – مانند صورتجلسات اداری – را در سازمان به گردش بیاندازید.

سوالات متداول

آیا ترتیب امضا و تایید صورتجلسات در اتوماسیون اداری اهمیتی دارد؟

شما میتوانید با انجام تنظیمات مناسب، صورتجلسات را به صورت همزمان برای افراد مختلف بفرستید و آنها به صورت موازی – بدون ترتیب خاصی – صورتجلسات را تایید یا امضا نمایند؛ همچنین در مقابل می‌توانید برای مسیر اخذ تاییدات و امضا، سلسله مراتب و ترتیب نیز تعریف کنید.

آیا می توان برای صورتجلسات دبیرخانه جداگانه ای تعریف کرد؟

بله، به منظور حفظ محرمانگی صورتجلسات و عدم افشای اطلاعات درون آن، سازمان‌ها می‌توانند دبیرخانه جداگانه برای ثبت و گردش صورتجلسات در اتوماسیون اداری تعریف کنند.