فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در واحدها و بخش های سازمان

سازمان‌ها و کسب و کارها از فرایندهای بسیار متنوعی برخوردار هستند، که هر کدام از آن‌ها اهداف و کاربرد خود را دارند؛ یکی از فرایندهای اساسی و بسیار پرکاربرد در سازمان ها و کسب و کارها، فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در واحدها و بخش‌های سازمانی است. فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری به زبان ساده یعنی به جریان انداختن نامه‌ها، مستندات و مکاتبات در بخش‌های مختلف سازمان و رسیدگی به آن‌ها؛ وجود این فرایند و مدیریت و خودکارسازی آن، اهمیت بسیار بالایی در سازمان دارد، زیرا گردش اسناد و مکاتبات اداری، نقش بسیار مهمی در مدیریت مکاتبات و اسناد، توزیع و گردش آن‌ها در سازمان و همچنین بهبود مدیریت ارتباطات درون سازمانی دارد. فرایند گردش اسناد از مراحل مختلفی تشکیل شده و مزایای متنوعی نیز به همراه دارد، که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

[TOC]

دلیل اهمیت گردش اسناد و مکاتبات اداری در سازمان چیست؟

شاید برای شما هم سوال پیش آمده باشد که چرا گردش اسناد و مکاتبات اداری اینقدر اهمیت دارد؟ این فرایند چه مزیت‌هایی برای سازمان‌ها و کسب و کارها به همراه دارد؟ برای درک اهمیت اجرا و خودکارسازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در سازمان، بهتر است تا مزیت‌های استفاده از این فرایند را با هم مرور کنیم؛ برخی از مزیت‌های فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری عبارت‌اند از:

1. بهبود سازماندهی و نظم‌بخشی اسناد و مکاتبات
2. افزایش کارایی و بهره‌وری
3. افزایش شفافیت و تقویت مسئولیت‌پذیری در سازمان
4. بهبود نگهداری و حفظ اسناد و مکاتبات
5. تقویت امنیت و دقت مکاتبات

5 دلیل اهمیت فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در سازمان

1- بهبود سازماندهی و نظم بخشی اسناد و مکاتبات

با پیاده‌سازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری، مسیر جریان گردش آن‌ها در سازمان به‌طور کامل مشخص می‌گردد؛ این امر به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا نامه‌ها، اسناد، فرم‌ها و درخواست‌هایی که در سازمان به گردش در می‌آیند را به راحتی سازماندهی نمایند و آن‌ها را به درستی به گردش در آورند، تا از هرگونه سوتفاهم، ابهام و اشتباه در گردش اسناد و مکاتبات اداری جلوگیری کنند.

2- افزایش کارایی و بهره وری

یکی دیگر از مزایای مشخص کردن مسیر جریان گردش اسناد و مکاتبات در سازمان، افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها و کسب و کارها است؛ با تعیین جریان گردش نامه‌ها، اسناد، فرم‌ها و درخواست‌ها در فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری، انواع مکاتبات و ارتباطات سازمانی با سرعت و دقت بیشتری در واحد‌ها و بخش‌های سازمان به گردش در می‌آیند و زمان رسیدگی به آن‌ها کاهش می‌یابد. تمامی این موارد در کنار یکدیگر، افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان را به همراه دارد.

3- افزایش شفافیت و تقویت مسئولیت پذیری در سازمان

با پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات در سازمان، جریان گردش فرم‌ها، نامه‌ها، مستندات و درخواست‌ها و همچنین افراد مرتبط با آن و فعالیت‌هایی که روی مکاتبات باید صورت بگیرد، کاملا مشخص می‌شود و افراد می‌توانند به طور کاملا شفاف و رسمی، مراحل مختلف و جریان گردش نامه‌ها و اسناد را در سازمان مشاهده نمایند. این امر موجب افزایش شفافیت سازمانی و همچنین تقویت حس مسئولیت‌پذیری در اعضای سازمان می‌گردد.

4- بهبود نگهداری و حفظ اسناد و مکاتبات

علاوه بر کاربردها و مزایای فوق، فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری، در نگهداری و حفظ اسناد و مکاتبات نیز به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند؛ سازمان‌ها می‌توانند انواع مختلفی از نامه‌ها، اسناد، درخواست‌ها و فرم‌هایی که در سازمان به گردش افتاده‌اند را، بایگانی نمایند، از آن‌ها نگهداری کنند و در صورت نیاز، با یک جستجوی ساده آن‌ها پیدا و بازیابی نمایند.

5- تقویت امنیت و دقت مکاتبات

با استفاده از گردش مکاتبات اداری در سازمان، امنیت مکاتبات و مستندات بهبود می‌یابد. این اقدام باعث تقویت حریم خصوصی اسناد، اطلاعات و مکاتبات می‌شود. فرایند گردش مکاتبات اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات محرمانه و حساس را به صورت کاملاً محفوظ و امن به گردش بیاندازند و از دسترسی غیرمجاز و یا گم شدن آن‌ها جلوگیری کنند.

چگونه فرایند گردش نامه و مکاتبات اداری را خودکارسازی و تسهیل کنیم؟

حال که با تعریف و اهمیت فرایند گردش نامه و مکاتبات اداری آشنا شدیم، باید به این سوال بپردازیم که چگونه می‌توانیم این فرایند را در سازمان پیاده‌سازی و خودکارسازی نماییم؟ راه‌ها و ابزارهای مختلفی برای گردش اسناد و مکاتبات در سازمان وجود دارد، اما بهترین ابزار برای این امر، سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلف، راه‌های متنوعی را برای گردش اسناد و مکاتبات در سازمان و خودکارسازی آن‌ها در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد. در ادامه با برخی از راه‌های ایجاد فرایند گردش اسناد و مکاتبات در سازمان و خودکارسازی آن‌ها آشنا می‌شویم:

1- کارتابل و گردش مکاتبات

اولین و مهم‌ترین ابزاری که اتوماسیون اداری برای گردش اسناد و مکاتبات در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد، زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات است؛ این زیرسیستم به کاربران اجازه می‌دهد تا تمامی مکاتبات و نامه‌نگاری‌های خود را مدیریت نمایند، اعم از نامه‌های صادره، داخلی و وارده، فرم‌ها، درخواست‌ها، ایمیل‌ها، فکس‌ها و هر نوع دیگری از مکاتبات که در سازمان به گردش می‌آیند. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات عبارت‌اند از:

• ایجاد انواع نامه
• پاسخ و ارجاع مکاتبات
• مرتبط کردن نامه‌ها، اسناد و فرم‌ها به یکدیگر
• استفاده از قالب‌های آماده نامه
• پیگیری و مشاهده مسیر ارجاعات و گردش مکاتبات در سازمان
• تکمیل انواع فرم‌های اداری و به گردش انداختن آن‌ها در سازمان
• پیگیری فعالیت‌های صورت گرفته روی مکاتبات
• بایگانی و دسته‌بندی شخصی و سازمانی مکاتبات
• امکان تعیین ارجاع خودکار مکاتبات و اسناد دریافتی
• و…

محیط کاربری کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر

شایان ذکر است که زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات، با دیگر زیرسیستم‌ها و ابزارهای اتوماسیون اداری یکپارچگی کاملی دارد؛ به عنوان مثال زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات و دبیرخانه تحت وب، ابزارهای جدا اما یکپارچه با یکدیگر هستند و امکان شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها، توزیع خودکار مکاتبات در سازمان، مدیریت مرسولات، ثبت نامه‌ها در سازمان و… را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند.

بیشتر بدانیم: سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه چیست و چه مزایایی دارد؟

2- فرم های آماده

یکی دیگر از راه‌های خودکارسازی و تسهیل گردش نامه و مکاتبات در سازمان، استفاده از فرم‌های آماده اداری است؛ اتوماسیون اداری فراگستر در کنار کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات و اسناد، 12 تا از پرکاربردترین فرم‌های اداری و سازمانی را به صورت کاملا آماده در اختیار سازمان‌ها  و کسب و کارها گذاشته، تا بدون نیاز به طراحی فرم با استفاده از نرم افزارهای فرم ساز و همچنین کدنویسی، به راحتی انواع مختلفی از فرم‌ها و درخواست‌ها را در قالب نامه در اتوماسیون اداری به گردش بیاندازند. این فرم‌های آماده تحت زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان ارائه می‌گردند و سازمان‌ها و کسب و کارها با تهیه این زیرسیستم در کنار اتوماسیون فراگستر، می‌توانند به راحتی و چابکی، انواع فرم‌های اداری و سازمانی از پیش طراحی شده را، به گردش بیاندارند. این 12 فرم آماده اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

1. درخواست ثبت مرخصی
2. درخواست ثبت ماموریت
3. درخواست ثبت اضافه کار
4. درخواست اصلاح کارکرد
5. درخواست وام
6. درخواست پرداخت
7. درخواست خودرو
8. درخواست کالا
9. درخواست خدمات
10. درخواست مساعده
11. درخواست پذیرش مهمان
12. درخواست رزرو اتاق جلسات

شایان ذکر است که این فرم‌های آماده قابل ویرایش نیستند و اگر سازمان یا کسب و کاری قصد استفاده از فرم‌های شخصی‌سازی‌شده را دارد، می‌تواند با استفاده از نرم افزار فرم ساز، انواع مختلفی از فرم‌های ساده و پیچیده را با Drag&Drop فیلدهای متنوع و تنظیم و تعیین قوانین و شروط منطقی برای آنها، طراحی نماید و در اتوماسیون اداری به گردش بیاندازد.

بیشتر بدانیم: چه نوع فرم‌هایی در اتوماسیون اداری فراگستر بدون دانش برنامه نویسی قابل پیاده سازی است؟

3- مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS

سومین راهکار نرم افزار اتوماسیون اداری برای تسهیل و خودکارسازی گردش اسناد و مکاتبات در سازمان، طراحی فرایندها و فرم‌ها با استفاده از زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است؛ با استفاده از زیرسیستم BPMS، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند در محیطی گرافیکی و با استفاده از نماد‌ها و المان‌های طراحی فرایند بر اساس استاندارد BPMN 2.0 انواع فرایندهای ساده و پیچیده را مدل‌سازی و خودکارسازی نمایند.

همچنین علاوه بر طراحی فرایند، زیرسیستم BPMS از فرمساز نیز پشتیبانی می‌کند؛ یعنی سازمان‌ها و کسب و کارها و می‌توانند انواع فرم‌های اداری را طراحی نمایند و در فرایندهای خود از آن‌ها استفاده کنند و فرم‌ها و درخواست‌ها را در اتوماسیون اداری به گردش بیاندازند.

شایان ذکر است که اتوماسیون اداری و BPMS دو نرم‌افزار جدا از هم محسوب می‌شوند، اما به دلیل کاربردهای بالای BPMS در اتوماسیون اداری و همچنین فراهم کردن بستری مناسب برای پیاده‌سازی فرایندهای طراحی شده با BPMS توسط اتوماسیون اداری، موجب شده تا زیرسیستم BPMS و فرمساز آن به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری ارائه شوند؛ این یکپارچگی موجب سهولت در طراحی و پیاده‌سازی فرایندها، افزایش فرایندهای قابل مدیریت در اتوماسیون اداری، بهبود گردش اسناد و مکاتبات در سازمان و همچنین ایجاد محیطی متمرکز و یکپارچه برای مدیریت مکاتبات، اسناد، فرم‌ها و فرایندها می‌گردد. برخی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS عبارت‌اند از:

• طراحی فرایندها بر اساس استاندارد BPMN 2.0 و محیطی گرافیکی
• طراحی فرایندها با استفاده از نماد‌ها و المان‌های بصری
• طراحی انواع فرم‌ها با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی
• طراحی تعداد نامحدودی از فرایندها
• سفارشی‌سازی ساختار و ظاهر گرافیکی فرم‌ها
• تعریف زیرفرایند‌ها درون فرایند اصلی
• تعریف و تعیین متغیر برای فراخوانی اطلاعات و داده‌ها
• پشتیبانی از انواع داده‌های رشته‌ای، عددی، پولی، فایل و…
• پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
• یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
• و…

محیط کاربری BPMS فراگستر – مدلسازی فرایند

لازم به ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر، علاوه بر موارد فوق، از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های دیگری نیز برای تسهیل و خودکارسازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات در سازمان برخوردار است؛ برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و راهکارهای آن برای خودکارسازی و تسهیل فرایند گردش نامه، فرم‌ها، اسناد و درخواست‌ها در سازمان، می‌توانید با مراجعه به لینک زیر، از مشاوره رایگان توسط متخصصین ما، متناسب با نیازهای سازمان و کسب و کارتان و همچنین مشاهده نسخه دموی آنلاین اتوماسیون اداری، بهره‌مند شوید.

سخن پایانی

در بین انواع فرایندهای اداری و سازمانی، فرایند گردش اسناد و مکاتبات، یکی از فرایندهای حیاتی در سازمان محسوب می‌گردد؛ خودکارسازی و تسهیل فرایند گردش مکاتبات و اسناد، مزایای مختلفی مانند افزایش سرعت انتقال و گردش اسناد و مکاتبات در سازمان، کاهش هزینه‌های مکاتباتی، افزایش دقت مکاتبات و گردش اسناد و همچنین افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارها را به همراه دارد.

اتوماسیون اداری به عنوان نرم افزاری که زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلفی برای مدیریت مکاتبات، مستندات، اطلاعات و فرایندها در سازمان‌ها و کسب و کارها دارد، بهترین ابزار برای تسهیل و خودکارسازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات در سازمان محسوب می‌گردد. در این مقاله با انواع راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر برای گردش مکابتات و اسناد در سازمان آشنا شدیم و امیدواریم که این مطالب برای شما سودمند بوده باشد.

در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم؛ پیروز و سربلند باشید.

سوالات متداول

فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری چیست؟

یکی از فرایندهای بسیار حیاتی و مهم در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردد، که در آن نامه‌ها، اسناد، فرم‌ها و درخواست‌ها به صورت کاملا دقیق و با سرعتی بالا، در سازمان به گردش در می‌آیند. فرایند گردش اسناد و مکاتبات مراحل مختلفی دارد، که این مراحل عبارت‌اند از:

• ایجاد/دریافت نامه
• ثبت نامه
• تایید نامه
• ارجاع نامه
• پاسخ به نامه
• ثبت و ذخیره
• ارسال نامه
• پیگیری مکاتبات

فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری چه اهمیتی دارد؟

فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری یکی از عناصر و فرایندهای حیاتی در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردد، اما چرا؟ برخی از دلایل اهمیت این فرایند عبارت‌اند از:

• افزایش نظم و بهبود سازماندهی مکاتبات
• افزایش کارایی و بهبود عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارها
• افزایش شفافیت سازمانی و تقویت مسئولیت‌پذیری
• نگهداری از اطلاعات و داده‌ها و حفظ امنیت آن‌ها
• افزایش رعایت قوانین و مقررات سازمان
• و…

اتوماسیون اداری چه نقشی در فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری دارد؟

اتوماسیون اداری با توجه به قابلیت‌ها، زیرسیستم‌ها و امکاناتی که دارد، بهترین ابزار و بستر برای مدیریت مکاتبات، مستندات و فرایندها – مخصوص فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در سازمان – محسوب می‌گردد. با استفاده از زیرسیستم‌ها و ابزارهای اتوماسیون اداری، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند انواع اسناد، نامه‌ها، درخواست‌ها و فرم‌ها را به گردش بیاندازند و آن‌ها را در محیطی یکپارچه و متمرکز، مدیریت نمایند.