نکاتی درباره قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

نکاتی درباره قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چطور در هزینه ها صرفه جویی می کند؟

پیش از این بار ها گفتیم که یکی از اهداف نرم افزارهای اتوماسیون اداری بهینه‌سازی از طریق صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ی سازمان هاست. با این وجود درباره قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری و فاکتورهایی که در این قیمت تاثیر گذارند صحبتی نکردیم.

نرم افزار اتوماسیون اداری چطور در هزینه ها صرفه جویی می کند؟

نرم افزار اتوماسیون اداری چطور در هزینه ها صرفه جویی می کند؟

 

هرچند شاید بنظر برسد که صرف هزینه ی یکباره برای خرید محصولی اینچنینی با هدف کاهش هزینه ها چندان منطقی بنظر نمی رسد اما بدون شک سازمان ها هم در کوتاه مدت از لحاظ سهولت امور و هم در بلند مدت از لحاظ هزینه ای متوجه تاثیر شگرف این محصول در شرکت خواهند شد. نرم افزار اتوماسیون اداری نه تنها با حذف مکاتبات فیزیکی هزینه های کاغذ و مشتقات آن را از بین می برد بلکه با ارائه قابلیت مدیریت فرآیندها و امور به طور خودکار و مکانیزه در سازمان، هزینه ی خطاهای انسانی و فرصت از دست رفته را نیز به طرز چشمگیری کاهش می دهد.

عوامل موثر بر قیمت خرید اتوماسیون اداری کدامند؟

امکانات و حجم تبادلات

اگرچه گران قیمت بودن یک اتوماسیون اداری دال بر امکانات جامع و کامل آن نیست، اما عکس این قضیه قطعا صادق خواهد بود. از امکاناتی که مستقیما بر روی جامع شدن یک سیستم اتوماسیون اداری اثر دارد میتوان به یکپارچگی سیستم در واحدهای عملیاتی گوناگون، امکان مدیریت و پیگیری امور و جلسات و دسترسی آسان، تحت وب و امن این سیستم نام برد. این نکته نباید فراموش شود که سیستمی کاراست که بتواند علاوه بر رفع نیازهای یک سازمان، در بهینه سازی فرآیندهای آن و بهبود کارایی سازمان اثر مستقیم داشته باشد.

ماژول ها

سازمان ها اشکال و اهداف مختلفی دارند. درست مانند تجویز یک راه حل درمانی، انتخاب امکانات لازم برای هر سازمان نیز نیاز به تخصص و تشخیص صحیح دارد. با توجه به این نکات، یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان نیازمند بخش ها و اصطلاحا ماژول های مختلفی است که متناسب با نیاز همان سازمان انتخاب شده باشد. هر کدام از این قابلیت ها و امکانات به طور مستقیم بر روی قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر خواهدد داشت.

 

سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری

 

مهمترین ماژول های یک سیستم اتوماسیون اداری می توان این موارد را نام برد :

سیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری : دبیرخانه از اصلی ترین ماژول های نرم افزار اتوماسیون اداری ست. این سیستم درگاه های مختلفی را برای دریافت و ارسال خودکار نامه ها در سازمان فراهم می کند. به کمک این سیستم تمامی نامه هایی که از طریق فاکس، پست الکترونیک و امثال آن به سازمان ارسال می شوند در سیستم اتوماسیون ثبت و به گردش می آیند. امکان پاراف نویسی و ارجاع نامه ها در سیستم و جستجوی محتوا و نامه ها از دیگر قابلیت های با اهمیت این سیستم است.

کارتابل آفلاین : احتمال عدم دسترسی به اینترنت برای کاربران نرم افزارهایی که به صورت آنلاین کار می کنند یک دغدغه ذهنی ست. با توجه به این نکته، تعبیه یک سیستم کارتابل آفلاین که به کمک آن بتوان به قسمت های مهم اتوماسیون اداری دسترسی داشت و آن ها را کنترل کرد امری حیاتی بنظر می رسد.

مدیریت جلسات و سازماندهی فرآیندها : یکی دیگر از قابلیت هایی که نرم افزارهای اتوماسیون اداری را قدرتمند می کند و نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر نیز از آن بهره می برد، امکان تنظیم، ثبت، برگزاری، پیگیریی جلسات و نگهداشت گزارشات و اسناد آن هاست. پیش از این مدیریت این امور بر عهده ی نیروی انسانی بوده و این امر موجب زمان بر شدن و بالاتر بودن احتمال خطای آن می شد.

بهره گیری از راهکارهای BPMS : این سیستم راهکاری برای یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی، وظایف، کسب و کارها، مشتریان و شرکا با یکدیگر را ارائه می کند. استفاده از این سیستم که یک ابزار واقعی برای طراحی، اجرا و بهبود فرآیندهای کسب و کار است می تواند راه حلی برای بسیاری از دوباره کاری ها در سازمان باشد.

پیاده سازی و استقرار نرم افزار

طراحی، راه اندازی و به طور کلی پیاده سازی و استقرار سیستم اتوماسیون اداری فرآیندی حساس، اصولی و نیازمند دانش و تجربه کافی در این زمینه است. از دیگر عواملی که بر قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر مستقیم خواهد گذاشت همین مساله خواهد بود.

تعداد کاربران

عموما قیمت گذاری برای نرم افزار اتوماسیون اداری به تعداد کاربران استفاده کننده از این سیستم نیز بستگی دارد. هر چه تعداد این کاربران بیشتر باشد طبیعتا قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری به دلیل نیاز به امکانات و پردازش های بیشتر، افزایش می یابد.

آموزش کاربران

اضافه شدن یک سیستم اتوماسیون، تغییری اساسی در سازمان محسوب می شود. مطمئنا اولین واکنش هر نیروی کار به تغییرات در سازمان، مقاومت در برابر تغییر است. با علم به اینکه این مقاومت عموما به دلیل نبود آگاهی نسبت به ابزارها و یا تغییرات جدید است، واضح خواهد بود که آموزش کارکنان سازمان و کاربران سیستم های جدید می تواند تا حد زیادی از این مقاومت در برابر تغییر جلوگیری نماید. درنتیجه در نظر گرفتن آموزش صحیح، کامل و دوره ای برای کاربران هر سیستم جدید می تواند بر میزان هزینه های استقرار سیستم بیافزاید.

پشتیبانی و خدمات پس از فروش

برای خریداران هر محصولی، بخصوص محصولات نرم افزاری و محصولاتی که نیازمند دانش تخصصی بیشتری هستند، اصلی ترین دغدغه، خدمات پس از فروش و پشتیبانی ست. حضور یک تیم متخصص و حرفه ای که بتواند اعتماد و توجه مخاطبان را برانگیزد، با وجود اینکه ممکن است بر هزینه های شما بیافزاید اما قطعا موجب آرامش و اطمینان و اعتماد شما به خرید می شود. سیستم اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مثتسنی نیست و نیازمند پشتیبانی تمام وقت و حرفه ای خواهد بود.

قطعا عوامل دیگری نیز در قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر گذار خواهند بود که ما فعلا به همین موارد اصلی بسنده می کنیم. برای آشنایی با پنل اتوماسیون اداری به قسمت دموی آنلاین اتوماسیون اداری مراجعه کنید یاهرگونه پرسش خود را در مورد این سیستم با مشاوران ما در میان بگذارید.

 

خرید سیستم اتوماسیون اداری چه ارزش افزوده‌ای باید به ارمغان بیاورد؟

در نهایت در نتیجه ی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری انتظاراتی وجود دارد که برخی از این انتظارات شامل موارد زیر است :

  • افزایش قابل توجه در سرعت گردش مکاتبات اداری
  • سهولت فرآیندهای مرتبط با بایگانی، طبقه بندی و کنترل اسناد و مدارک
  • کاهش کار منابع انسانی مانند مدیر پروژه، منشی، تایپیست و … به کمک قابلیت مدیریت فرآیندها و جلسات
  • امکان انجام امور اداری خارج از محل کار بصورت آنلاین
  • و …
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Got Something To Say: