داستان موفقیت شرکت طبیعت زنده (سینره)
زمان تقریبی مطالعه: ۳ دقیقه
نام سازمان : سینره تولید کننده محصولات آرایشی و بهداشتی
مصاحبه شونده : خانم فائزه شاه میرزایی سرپرست نرم افزار
سیستم مورد استفاده : نرم افزاراتوماسیون اداری، BPMS
تعداد کاربران : ۴۰۰ نفر
سایت اینترنتی : cinere.ir
درباره شرکت طبیعت زنده (سینره) :
طبیعت زنده با برند سینره قریب به ۲۰ سال است که در زمینه تولید محصولات آرایشی و بهداشتی در داخل کشور در حال فعالیت می‌باشد.
از ویژگی های منحصر بفرد این برند تولید محصولات با استفاده از مواد کاملا طبیعی می باشــد.
سینره یکی از شرکت های دانش بنیان کشور است که در حوزه های مختلف از تکنولوژی های روز دنیا بهره می برد.
دلایل تهیه نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر:
به دلیل عدم پوشش کامل نیازها توسط سیستم سابق و محدودیت‌های اجرای دستی رویه روال‌های جاری، تصمیم به تهیه سیستمی مناسب گرفته شد که بعد از بررسی شرکت‌های معتبر مختلف، فراگستر به دلایل متعدد موفق به اخذ تاییدیه خرید نرم‌افزار از سوی تصمیم گیرندگان شرکت سینره شد. از این دلایل می‌توان، استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا در توسعه محصولات نرم‌افزاری، گستردگی محصولات و تنوع خدمات در حوزه IT و سطح رضایت بالای مشتریان را نام برد.
ویژگی‌های سیستم اتوماسیون فراگستر که موجب انتخاب آن توسط مجموعه سینره شد:
- تحت وب بودن تمام قسمت‌های سیستم که منجر به دسترسی آسان برای کاربران گردیده (نیروهای نا مستقر با استفاده از این ویژگی به راحتی می‌توانند با دفاتر مربوطه ارتباط برقرار کنند )
- محیط ساده و کاربر پسند نرم‌افزار
- سزعت بالای نرم افزار در تعداد بالای کاربر همزمان
- پاسخ گویی به سلایق کاربران مختلف (مثلا ارائه لیست ارجاعات و پاراف‌ها در حالت‌های درختی، جدولی، ستونی در کنار بدنه نامه )
- ارائه خدمات خوب پشتیبانی
و چه شد که به سراغ BPMS رفتید؟
با تهیه سیستمی برای مکاتبات اداری تمام نیازهای سازمان در راستای مکانیزه شدن امور مهیا نگشت و رویه و روال‌های کاریی وجود داشت که بین واحدهای مختلف سازمانی در گردش و از تغییرپذیری بالایی برخوردار بودند. نیاز به گزارشات از مراحل مختلف فرایندها با اتوماسیون تامین نمی‌شد. به همین منظور بعد از بررسی سیستم‌های BPMS موجود در بازار و مقایسه آنها با فرم سازهای رایج به این نتیجه رسیدیم که با استفاده از BPMS می‌توان این نیاز را به خوبی پوشش داد.
چرا BPMS فراگستر؟
بطور کلی با استفاده از BPMS ها می‌توان فرایندهای سازمانی را آنگونه که در هر سازمان جاری است سیستمی نمود. منتها BPMS فراگستر نسبت به سایر سیستم‌های موجود در بازار قابلیت‌هایی داشت که برخی از موارد آن به شرح زیر است:
- پشتیبانی از زبان استاندارد BPMN
- پشتیبانی از الگوهای جهانی (مثلا توزیع موازی کار)
- پشتبانی از یک زبان برنامه نویسی که دست سازمان را برای موارد نادری که نیاز به برنامه نویسی دارد باز می گذارد.
- پشتیبانی از قابلیت Versioning در صورت نیاز سازمان به ارائه نسخ متفائت از یک فرایند
- قابلیت ارتباط با سایر پایگاه های داده به صورت مستقیم و یا با استفاده از Web Service
- محیط ساده و کاربر پسند برای کاربران
چه فرایندهایی را با استفاده از BPMS فراگستر پیاده سازی کرده اید؟
تا کنون چندین فرایند پیاده سازی شده که از آن میان می توان دو فرایند اصلی جذب نیروی انسانی و تسویه را نام برد.
فرایند جذب نیروی انسانی:
پیش از این افراد درخواست های استخدام (رزومه های) خود را از طریق فکس، ایمیل و یا بعضا از طریق نامه ارسال می نمودند که مواردی مثل گم شدن رزومه فرد، کندی روال پایش رزومه ها و دشواری اطلاع رسانی به درخواست کنندگان را به همراه داشت که به دنبال آن نارضایتی افراد اجتناب ناپذیر بود.
الان هر فردی در هر کجای دنیا با ورود به قسمت استخدام در سایت سینره می تواند فرم درخواست همکاری را تکمیل نماید و پس از دریافت اس ام اس تایید به صورت اتوماتیک، از دریافت رزومه خود توسط شرکت سینره اطمینان حاصل نماید. با ارائه یک کد رهگیری به درخواست کنندگان، پاسخ گویی تلفنی که دارای مشکلاتی از قبیل اتلاف وقت پرسنل، کندی روند پاسخگویی و عدم رضایت متقاضیان را بهمراه داشت، حذف و روال به صورت کاملا مکانیزه انجام میشود. علاوه بر آن گردش رزومه ها در واحدهای مختلف در داخل شرکت نیز به صورت مکانیزه انجام میشود.
فرایند تسویه:
در حال حاضر کلیه مراحل تسویه پرسنل نیز با این ابزار پیاده سازی شده است و بسته به پست سازمانی فرد، سیستم فرم درخواست را به واحد های مختلف که مربوط به آن پست می شود، ارسال می کند و تا دریافت جواب استعلام از دپارتمان های مختلف نتیجه را به فرد در هر مرحله اطلاع رسانی می نماید.
برای پیاده سازی هر دو فرایند استفاده از فرم سازهای متعددی پیشنهاد شد منتها فرم سازهای رایج امکاناتی از قبیل تغییر مسیر فرایند به ازای مقادیر فیلدها و حتی حالات به دست آمده از ترکیب چند فیلد را نداشت و به همین دلیل برای این کار از ابزار BPMS استفاده کردیم.
چندین فرایند دیگر نیز با استفاده از BPMS فراگستر درکمترین زمان ممکن در شرکت پیاده سازی و اجرا خواهند شد.
