شرح موفقیت پیاده‌سازی اتوماسیون کسب و کار فراگستر در شرکت طبیعت زنده (سینره)

زمان تقریبی مطالعه: ۷ دقیقه

پیاده‌سازی و شروع استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر در شرکت طبیعت زنده (سینره) به سال ۱۳۹۱ برمی‌گردد. اکنون، نزدیک ۱۰ سال است که از استقرار و راه‌اندازی این پروژه در مجموعه سینره می‌گذرد و حدود ۱۶۰۰ کاربر آن، با استفاده از اتوماسیون کسب و کار فراگستر، مکاتبات و فرآیندهای خود را به سرعت و سهولت انجام می‌دهند.

شرح موفقیت پروژه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر را از زبان آقای مهندس ایمان خلیلیان، مدیر فناوری اطلاعات شرکت طبیعت زنده (سینره) بشنوید:

عنوان پروژه: نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها

نام مشتری: شرکت طبیعت زنده (سینره)

صنعت: آرایشی، بهداشتی و شوینده

تعداد کاربران: ۱۶۰۰ کاربر (۸۰۰ کاربر همزمان)

زیرسیستم‌های ارائه شده به شرکت طبیعت زنده (سینره) در این پروژه

• نرم افزار اتوماسیون اداری نسخه تحت وب ۷
• فرم‌ساز و مدیریت فرآیندها
• مدیریت فکس
• پروتکل ارتباطی ECE
• مدیریت پست الکترونیک
• نسخه موبایل PWA فراگستر
• رسانه سازمانی
• دانش نامه سازمانی

شرکت طبیعت زنده (سینره) در یک نگاه

شرکت طبیعت زنده فعالیت خود را از سال ۱۳۷۶ با هدف تولید و عرضه محصولات مراقبتی و آرایشی پوست و مو، با منشاء گیاهی و با کیفیت بالا، آغاز کرد و اکنون نزدیک به ۲۵ سال است که در زمینه تولید محصولات آرایشی و بهداشتی در داخل کشور در حال فعالیت می‌باشد. این شرکت دارای چندین شرکت زیرمجموعه از جمله برندهای سینره، این لی، ساپلاس مدز، درماکلین و زردبند بوده و بیش از ۲۰۰۰ نفر پرسنل دارد. سینره یکی از شرکت های دانش بنیان کشور است که در حوزه های مختلف از تکنولوژی‌های روز دنیا بهره می‌برد. از ویژگی‌های منحصر بفرد این برند تولید محصولات با استفاده از مواد کاملا طبیعی می‌باشـد.

شرح مختصری از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در شرکت طبیعت زنده (سینره)

انگیزه ابتدایی سینره از بکارگیری راهکارهای اتوماسیون، حذف کاغذ از فرآیندهای اداری و Paperless شدن بود. با توجه به اینکه سیستم سابق این سازمان، نیازهای آن را به طور کامل پوشش نمی‌داد و با اجرای دستی روال‌های جاری، همچنان محدودیت‌هایی را برای خودکارسازی کارها به سازمان تحمیل می‌کرد، تصمیم به تهیه یک نرم افزار اتوماسیون قوی گرفته شد. این شرکت برای انتخاب و پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون مناسب، در ابتدا فرآیندی را برای بررسی ده‌ها محصول اتوماسیون اداری اجرا کرد. بعد از بررسی شرکت‌های معتبر مختلف، نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر به دلیل مزایای متعدد مورد تایید مدیران سینره قرار گرفته و از سوی این شرکت خریداری شد. برخی از این مزایا شامل استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا در توسعه محصولات نرم‌افزاری، گستردگی محصولات و تنوع خدمات در حوزه IT و سطح رضایت بالای مشتریان بوده است.

اکنون، شرکت طبیعت زنده (سینره) نزدیک به ۱۰ سال است که از راهکارهای اتوماسیون مکاتبات و فرایندهای اداری فراگستر استفاده می‌کند و این نرم افزار توانسته نیاز سینره به Paperless شدن را به طور کامل برطرف کند. در این سال‌ها، اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، ضمن تسریع و تسهیل مکاتبات و فرآیندهای اداری این مجموعه، توانسته با بروزرسانی‌های دائم، بهبود امنیت نرم افزار، بکارگیری تکنولوژی‌های جدید و ارائه زیرسیستم‌های متنوع مانند نسخه موبایل اتوماسیون، عملاً رضایت کاربران و مجموعه سینره را کسب کند.

مزیت‌ها و فواید اتوماسیون فراگستر برای شرکت طبیعت زنده (سینره)

استفاده از نرم افزار اتوماسیون فراگستر فواید متعددی برای مجموعه سینره داشته و به برطرف کردن چالش‌های آنها نیز کمک کرده است. برخی از مزیت‌های این سامانه برای مجموعه سینره، به طور خلاصه عبارتند از:

• خودکارسازی گردش مکاتبات و فرآیندهای سازمانی
• تحت وب بودن تمام قسمت‌های سیستم که منجر به دسترسی آسان برای کاربران گردید (نیروهای نا مستقر با استفاده از این ویژگی به راحتی می‌توانند با دفاتر مربوطه ارتباط برقرار کنند)
• محیط ساده و کاربر پسند نرم‌افزار
• سرعت بالای نرم افزار با وجود تعداد بالای کاربر همزمان
• پاسخ گویی به سلایق کاربران مختلف (مثلاً با ارائه لیست ارجاعات و پاراف‌ها در حالت‌های درختی، جدولی، ستونی در کنار بدنه نامه)
• ارائه خدمات خوب پشتیبانی

شرکت طبیعت زنده (سینره)، ضمن دیجیتالی کردن مکاتبات سازمانی خود، از سایر قابلیت‌های متنوع نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر مانند امکان ارسال نامه به ایمیل، ارسال پیامک اطلاع‌رسانی و ارجاع محرمانه نامه‌ها نیز بهره برده است.

راهکارهای فراگستر برای چالش‌های شرکت طبیعت زنده (سینره)

در ادامه به شرح برخی از چالش‌های مهم پیش روی مجموعه سینره و نحوه برطرف کردن آنها با راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم:

حذف کاغذ از سازمان

یکی از مهمترین دلایل استفاده از اتوماسیون اداری در شرکت طبیعت زنده، حرکت به سمت Paperless شدن و حذف کامل کاغذ از مکاتبات این سازمان بود. سینره با استفاده از اتوماسیون فراگستر، ضمن پاسخ به این نیاز و حذف نزدیک به ۱۷۰ هزار برگه کاغذ، توانست پویایی را در سازمان خود افزایش داده و از دیگر امکانات کاربردی اتوماسیون فراگستر نیز بهره‌مند شود.

پشتیبانی مناسب

یکی از نیازهای معمول در میان سازما‌ن‌هایی که از راهکارهای اتوماسیون کسب و کار استفاده می‌کنند، پشتیبانی نرم افزار است. اتوماسیون فراگستر با داشتن یک تیم پشتیبانی بسیار قوی، رضایت بالای مدیران این مجموعه را داشته است. مهندس ایمان خلیلیان، مدیر فناوری اطلاعات شرکت طبیعت زنده (سینره)، در این مورد می‌گوید:

بسیار پیش اومده که مشکلات از سمت سرورهای خودمون بوده، ولی دوستان حتی دیروقت و اواخر شب هم پاسخگو بودن و تونستن مشکلات و مسائل رو حل کنن. تیم پشتیبانی (فراگستر) با عملکرد دلسوزانه و حرفه‌ای خود، نمره بسیار عالی از مجموعه ما می‌گیرد.

نیاز خودکارسازی فرآیندها

شرکت سینره، سابقاً سیستمی برای مکاتبات اداری خود تهیه کرده بود، اما این سیستم، تمام نیازهای سازمان در راستای مکانیزه شدن کارهای اداری را فراهم نمی‌کرد. از سوی دیگر رویه‌ا و فرآیندهای کاری متعددی میان واحدهای مختلف این سازمان در گردش بود که تغییرپذیری آنها بالا بوده و نیاز به استانداردسازی داشتند. نیاز به گزارشات از مراحل مختلف فرآیندها نیز تنها با اتوماسیون مکاتبات تامین نمی‌شد. به همین منظور بعد از بررسی سیستم‌های BPMS موجود در بازار، به این نتیجه رسیدند که با استفاده از BPMS فراگستر می‌توانند این نیازها را به خوبی برطرف کنند.

چرا BPMS فراگستر؟

به‌طور کلی با استفاده از BPMS ها می‌توان فرآیندهای سازمانی را آنگونه که در هر سازمان جاری است، سیستمی نمود. منتها BPMS فراگستر نسبت به سایر سیستم‌های موجود در بازار مزیت‌هایی داشت که برخی از موارد آن به شرح زیر است:

1. پشتیبانی از زبان استاندارد BPMN
2. پشتیبانی از الگوهای جهانی (مثلا توزیع موازی کار)
3. پشتیبانی از یک زبان برنامه نویسی که دست سازمان را برای موارد نادری که نیاز به برنامه نویسی دارد باز می‌گذارد
4. پشتیبانی از قابلیت Versioning در صورت نیاز سازمان به ارائه نسخ متفائت از یک فرایند
5. قابلیت ارتباط با سایر پایگاه های داده به صورت مستقیم و یا با استفاده از Web Service
6. محیط ساده و کاربر پسند برای کاربران

فرایندهایی که با BPMS فراگستر در سینره خودکارسازی شدند

تاکنون چندین فرآیند با استفاده از BPMS فراگستر در مجموعه سینره خودکارسازی شده که از آن میان می‌توان به ۲ فرآیند مهم جذب نیروی انسانی و تسویه اشاره کرد.

• فرایند جذب نیروی انسانی

پیش از خودکارسازی این فرآیند، افراد درخواست‌های استخدام (رزومه‌های) خود را از طریق فکس، ایمیل و یا بعضاً از طریق نامه ارسال می‌نمودند که مشکلاتی مثل گم شدن رزومه فرد، کندی روال پایش رزومه‌ها و دشواری اطلاع‌رسانی به درخواست کنندگان را به همراه داشت و در نتیجه، نارضایتی افراد اجتناب ناپذیر بود.

الان هر فردی در هر کجای دنیا با ورود به قسمت استخدام در سایت سینره می‌تواند فرم درخواست همکاری را تکمیل نماید و پس از دریافت اس ام اس تایید به صورت اتوماتیک، از دریافت رزومه خود توسط شرکت سینره اطمینان حاصل نماید. با ارائه یک کد رهگیری به درخواست کنندگان، نیاز به پاسخ گویی تلفنی که مشکلاتی از قبیل اتلاف وقت پرسنل، کندی روند پاسخگویی و عدم رضایت متقاضیان را به همراه داشت، حذف شد و فرآیند استخدام به صورت کاملاً مکانیزه انجام می‌شود. علاوه بر آن گردش رزومه‌ها در واحدهای مختلف در داخل شرکت نیز به صورت مکانیزه انجام می‌شود.

• فرآیند تسویه:

در حال حاضر کلیه مراحل فرآیند تسویه پرسنل نیز با ابزار BPMS فراگستر، خودکارسازی شده است و بسته به پست سازمانی فرد، سیستم فرم درخواست را به واحدهای مختلف که مربوط به آن پست می‌شود، ارسال می‌کند و تا دریافت جواب استعلام از دپارتمان‌های مختلف نتیجه را به فرد در هر مرحله اطلاع‌رسانی می‌نماید.

برای پیاده سازی هر ۲ فرایند استفاده از فرم سازهای متعددی پیشنهاد شد. منتها فرم‌سازهای رایج، امکاناتی از قبیل تغییر مسیر فرایند به ازای مقادیر فیلدها و حتی حالات به دست آمده از ترکیب چند فیلد را نداشتند و به همین دلیل برای این کار از ابزار BPMS استفاده شد.این مجموعه به دنبال خودکارسازی هر چه بیشتر فرایندهای سازمانی با استفاده از BPMS فراگستر است.

فراگستر در یک جمله

در نهایت، مهندس ایمان خلیلیان در مورد فراگستر می‌گوید:

“اتوماسیون و تیم کارشناسان فراگستر یعنی سیستمی قابل اطمینان و پایدار”.

دانلود فایل PDF