امکان تغییر وضعیت نامه‌ها به خوانده شده/خوانده نشده در اتوماسیون فراگستر

اتوماسیون اداری فراگستر، امکانات گسترده‌ای را برای مدیریت مکاتبات اداری در اختیار کاربران قرار می‌دهد. یکی از امکاناتی که گاهی برای مدیریت نامه‌ها به آنها احتیاج پیدا می‌کنیم، تبدیل وضعیت یک نامه به خوانده شده یا به خوانده نشده است. این قابلیت در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر تعبیه شده است.

برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت می‌توانید ویدئوی زیر را ملاحظه کنید:

گاهی اوقات ممکن است نیاز داشته باشید نامه‌ای را که قبلاً خوانده‌اید در حالت خوانده نشده قرار دهید تا بتوانید از آن برای یادآوری خواندن مجدد آنها استفاده کنید. گاهی هم ممکن است با داشتن اطلاع از محتوای نامه، بخواهید بدون اینکه آن را باز کنید، وضعیت آن را به خوانده شده تغییر دهید تا آنها را از لیست نامه‌های خوانده نشده بیرون ببرید. کارتابل مکاتبات اتوماسیون اداری فراگستر، چنین قابلیتی را در اختیار شما قرار می‌دهد.

در کارتابل اتوماسیون کسب و کار فراگستر، اگر بخواهیم نامه‌ای را که خواندیم مجدد در وضعیت خوانده نشده قرار دهیم، کافیست روی آن راست کلیک کنیم و گزینه “نشانه گذاری به خوانده نشده” را انتخاب کنیم.

گزینه “نشانه گذاری به خوانده نشده”

همانطور که گفته شد، از این قابلیت می‌توان برای نشانه گذاری و مراجعه مجدد کاربر به نامه‌ها مهم دریافتی استفاده کرد.

البته باید دقت کنید که تغییر وضعیت یک نامه به خوانده نشده، به این معنی نیست که کاربر واقعاً آن نامه را نخوانده و برای فرستنده اصلی نامه یا ارجاع‌کننده آن، تاریخ مشاهده نامه یا ارجاع توسط گیرنده همچنان معتبر خواهد بود. بنابراین، این قابلیت تنها برای تغییر وضعیت ظاهری نامه در کارتابل گیرنده است.

در موردی هم که بخواهید نامه‌ای را از خوانده شده به خوانده نشده تغییر دهید، باید مسیر مشابهی را دنبال کنید. برای اینکار کافیست روی نامه خوانده شده راست کلیک کنید و گزینه “نشانه گذاری به خوانده شده” را انتخاب کنید. برعکس مورد قبل، در صورتی که یک نامه خوانده نشده را به خوانده شده تبدیل کنید، به معنی خواندن واقعی آن تلقی شده و به عنوان تاریخ مشاهده نامه یا ارجاع، برای فرستنده ارسال خواهد شد. اما شاید بپرسید چرا چنین تفاوتی وجود دارد؟ مهم‌ترین علت آن را می‌توان اصل مسئول‌بودن گیرنده دانست. بنابراین اگر ادعا کند نامه ای را خوانده است، همچنان مسئولیت برعهده وی خواهد بود. اما در موردی که یک نامه خوانده شده، گیرنده نمی‌تواند با تبدیل آن به خوانده نشده از خود سلب مسئولیت کند.