جلسه نوزدهم | کارتابل اتوماسیون اداری استاندارد باید شامل چه امکاناتی باشد؟

زمان تقریبی مطالعه: ۶ دقیقه

دوستان همراه، سلام

امیدوارم حالتان خوب باشد و تلاش کنید که دنیا را جایی بهتر برای زیستن کنید. امروز هم با یکی دیگر از جلسات آموزش اتوماسیون اداری فراگستر همراه شما هستیم.

بدون شک مهم‌ترین بخش از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری بخش کارتابل آن است. کارتابل  مکانی است که در آن تمام نامه‌ها، کارها، یادداشت‌ها و کلیه مواردی که در یک سیستم اتوماسیون اداری به جریان می‌افتد، به‌صورت مجتمع در اختیار کاربر قرار  می‌گیرد. در این مقاله می‌خواهم شما را با امکاناتی که یک سیستم اتوماسیون اداری استاندارد باید در بخش کارتابل داشته باشد، بیشتر آشنا کنم.

در کارتابل، کلیه‎ی نامه‎ها و اسناد ارسال‌شده به سِمَت سازمانی شما، مشاهده می‌شود. یعنی برای چک کردن نامه‎هایی که دریافت نموده‌اید می‎توانید وارد کارتابل شده و با مشاهده موضوع نامه و باز کردن آن، متن نامه موردنظر را ببینید و یا عملیاتی نظیر ارجاع، پاسخ، چاپ، چاپ همراه ارجاعات و … را روی نامه انجام دهید.

در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر برای ورود به صفحه ”کارتابل“ میبایست از منوی درختی سمت راست، روی گزینه‎ی ” کارتابل“ کلیک کنید. در این صورت صفحه‎ای مشابه شکل ۱ پیش روی شما باز می‎شود.

شکل ۱ – نمایی از کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر

• در میانه صفحه ”کارتابل“ فهرستی وجود دارد که این فهرست شامل موضوع نامه، شماره نامه، عنوان فرستنده، نوع نامه، فوریت نامه، زمان دریافت نامه و… است و کاربر با مشاهده آن‌ها در یک نگاه، می‌تواند اطلاعاتی در خصوص نامه دریافت نماید.
• در قسمت بالای فرم نیز تعدادی دکمه وجود دارد که با استفاده از هرکدام از آن‌ها می‎توانید عملیاتی روی نامه انجام دهید مانند ارجاع نامه، ارجاع سریع نامه، پاسخ به نامه، بایگانی و ….
• در فهرست نامه‌ها، نامه‎هایی که هنوز آن‌ها را نخوانده‎اید با پاکت بسته و با نشان در کنار موضوع آن دیده می‎شود و نامه‎هایی را که خوانده‎اید با پاکت باز و با نشان قابل ‌مشاهده است.
• تعداد کل نامه‎های موجود در کارتابل (اعم از خوانده شده یا نخوانده) مشابه شکل ۲ در بالای فهرست، می‌بینید.

شکل ۲ – نمایش تعداد کل نامه‌های داخل کارتابل

• تعداد نامه‎های فقط خوانده‌نشده (نخوانده) را، مشابه شکل ۳، در درختواره سمت راست، جلوی عنوان ”کارتابل“ مشاهده می‌نمایید.

شکل ۳ – نمایش تعداد نامه‌های نخوانده

• بصورت پیش‎فرض، نامه‎های موجود در کارتابل براساس زمان دریافت آن‌ها به‌ روز و ساعت مرتب می‌شوند ولی می‎توانید فهرست را به‌دلخواه بر اساس دیگر مشخصات نامه نظیر (فرستنده / گیرنده، ایجادکننده، موضوع و …) مرتب کنید دقت نمایید که این ترتیب در سیستم برای شما ذخیره خواهد شد.

برای این کار با کلیک روی دکمه‎ی ”مرتب‎سازی“ در بالای صفحه (که نماد آن  است)، پنجره‎ای مشابه شکل ۴ باز می‎شود که می‎توانید یکی از موارد را انتخاب کنید. علاوه بر آن می‌توانید نامه­‌های خود را بر اساس نوع آن اعم از داخلی، وارده یا صادره و یا بر اساس تاریخ مرتب­سازی نمایید. پس‌ازاین کار فهرست‌نامه‌های درون کارتابل، بر اساس مشخصه‎ی انتخابی توسط شما مرتب می‎شود.

شکل ۴ – نحوه مرتب سازی نامه های کارتال

اگر تعداد نامه‎های موجود در کارتابل شما زیاد باشد، می‎توانید تعداد ردیف فهرست را طوری تعیین کنید که نامه‎ها در چند صفحه قرار بگیرد. برای این کار می‎توانید از فهرست کشویی نمایش داده شده در شکل ۵، عدد مربوط به‌ردیف موردنظر را انتخاب کنید. هرچه عدد کمتری انتخاب شود، تعداد صفحات فهرست، بیشتر می‎شود.

شکل ۵ – تنظیم تعداد ردیفهای فهرست

با توجه به شکل ۶، در جدول زیر، ستون‌های فهرست کارتابل، معرفی‌شده‌اند و نشان می‌دهد هر ستون چه اطلاعاتی را شامل می‌شود.

شکل ۶ – نمایی از فهرست کارتابل نامه ها

ردیف	کارکرد
۱	ستون اول، علامت   است که بعلاوه را بازکنید می‌توانید ارجاعات خود و ارجاعات دیگران را در حالت نامه باز نشده مشاهده کنید.
۲	ستون دوم، فوریت نامه است که با نشان نمایش داده می‎شود. اگر نامه‎ی دریافتی دارای فوریت باشد رنگ این نشان به رنگ قرمز درمی‌آید.
۳	ستون سوم، می‌توانید با تیک زدن   نامه را انتخاب و عملیات موردنظر خود را انجام دهید.
۴	ستون چهارم، نشان‎های پاکت نامه چه به‌صورت دربسته و چه به‌صورت درباز، به سه رنگ در فهرست دیده می‎شود. ·        رنگ قرمز نشانه‎ی این است که نوع نامه، وارده است ·        رنگ زرد نشانه‎ی این است که نوع نامه، داخلی است ·        رنگ سبز نشانه‎ی این است که نوع نامه، صادره است
۵	ستون پنجم، موضوع و فرستنده (ارجاع دهنده) نامه را نشان می‎دهد. موضوع نامه در سطر بالا و فرستنده‎ی ارجاع در سطر پایینی هر سطر قابل‌مشاهده است.
۶	ستون ششم، زمان دریافت نامه را نشان می‎دهد؛ یعنی تاریخ و ساعتی که نامه به ارجاع شده است در این ستون قرار می‎گیرد.
۷	ستون هفتم، نام پرونده دریافتی به همراه شماره اندیکاتور نامه را نشان می‎دهد
۸	ستون هشتم، نیز برای عملیات پیگیری روی یک نامه است که به‌صورت پیش‎فرض نشان  دیده می‎شود. اگر لازم باشد روی یک نامه پیگیری‎ انجام دهید، می‎توانید با کلیک روی آن، یک یادآوری برای خود ثبت کنید. با این کار علاوه بر تغییر رنگ نشان فوق سطر مربوط به آن نامه نیز به رنگ قرمز درمی‌آید و سیستم ب‌صورت هوشمند در تاریخ و ساعت مشخص‌شده، یادآوری‎های لازم را انجام می‎د‎هد.
۹	نشانهایی نظیر  موجود در تمام ردیف نامه­‌های کارتابل نشان‌دهنده حرف اول نام و حرف اول نام خانوادگی فرستنده نامه و در ارسال‌شده مخفف نام و نام خانوادگی گیرنده نامه هست. (مانند  ← نوید حقی). گفتنی است درصورتیکه کاربران برای پروفایل خودشان تصویری انتخاب کنند، بجای این نشان، تصویر کاربر نمایش داده میشود. مشابه

در نوار بالای صفحه کارتابل، مطابق شکل ۷،  با استفاده از دگمه ”خروجی  Excel“ می­توانید گزارش و لیستی از نامه­‌های خود تهیه نمایید.

شکل ۷ – خروجی اکسل

سیستم اتوماسیون اداری فراگستر این امکان را به شما می­دهد تا تمام قابلیتهای اتوماسیون اداری را به زبان انگلیسی داشته باشید. با کلیک روی گزینه  از نوار بالای صفحه اتوماسیون مشابه شکل ۸، میتوانید زبان انگلیسی را انتخاب کنید.

شکل ۸ – دوزبانه بودن کارتابل

• برای دیدن مشخصات یک نامه، کافیست در فهرست نامه‌ها (مشابه شکل ۱)، روی سطر مربوط به آن دوبار کلیک کنید تا پنجره‎ی ”نمایش‌نامه“ مشابه شکل ۹ باز شود.

شکل ۹ – مشاهده پنجره نمایش نامه

• در صورتی که بخواهید چندین نامه را همزمان با هم مشاهده کنید، کافیست در فهرست کارتابل، نامه‌های مورد نظر را انتخاب و سپس روی نشان ”نمایش‌نامه“  در بالای فهرست کارتابل کلیک کنید. در این صورت نامه‌های انتخاب شده هریک بصورت مجزا در یک تب مرورگر باز میشود.

در بالای پنجره ”نمایش‌نامه“‎، مشابه شکل ۱۰ گزینه‎هایی را مشاهده می‎کنید که با کلیک روی هرکدام از آن‎ها، میتوانید عملیاتی روی نامه انجام دهید. نظیر ارجاع، پاسخ، چاپ و …

شکل ۱۰ – انجام عملیات روی نامه

توجه داشته باشید که به تمام این موارد، به‌صورت مستقیم از داخل صفحه‎ی ”کارتابل“ هم می‎توانید دسترسی داشته باشید. به‌عنوان‌مثال ارجاع یک نامه هم از طریق باز کردن پنجره نمایش‌نامه امکان‎پذیر است و هم بدون باز کردن پنجره ”نمایش‌نامه“ و مستقیم از طریق دکمه‎ی ”ارجاع“ در منوهای بالای صفحه‎ی “کارتابل”.

امکانات بخش‌های ارجاع، بایگانی و … را به‌صورت مجزا موردبررسی قرار خواهیم داد. در این مقاله بیشتر سعی کردم شمارا با امکانات یک سیستم اتوماسیون اداری استاندارد آشنا کنم.

تا مقاله بعدی خدانگهدار