مدیریت محتوای سازمانی (ECM) نقش مهمی در کسب و کارهای امروزی دارد. اما قطعا اولین سوال در ذهن شما این خواهد بود که مدیریت محتوای سازمانی چیست و چرا مدیران و شرکتها باید به آن توجه کنند؟ با وبلاگ فراگستر و راهنمای مدیریت محتوای سازمانی همراه باشید.
فهرست مطالب
- مدیریت محتوای سازمانی یا ECM چیست؟
- سیستمهای نرمافزاری ECM چگونه کار میکنند؟
- چرا سازمانها به سیستمهای مدیریت محتوا نیاز دارند؟
- انواع مختلف ECM کدام است؟
- اجزای مختلف ECM چیست؟
- چرا سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی اهمیت دارند؟
- از کجا شروع کنیم؟
- یک سامانه مدیریت محتوای سازمانی خوب چه امکاناتی را به شما ارائه میدهد؟
- آینده سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی
مدیریت محتوای سازمانی یا ECM چیست؟
همه سازمانها در فرآیندهای کاری خود با انواع محتوا و اسناد مختلف سر و کار دارند. مدیریت محتوای سازمانی فرآیندی است کهاین اسناد را مدیریت میکند. حتما بخش بایگانی ادارات و شرکتهای قدیمی را بخاطر دارید. اتاقهایی که در گوشه دورافتادهای از ساختمان قرار داشتند و پر از هزاران کاغذ و پرونده بودند.
در سیستمهای مدیریت سنتی، فرآیندهای مدیریت محتوای سازمانی یا همان Enterprise Content Management به روش دستی و بدون ساختار برای مدیریت تعداد بیشماری محتوا انجام میشد. اما در سالهای اخیر سیستم مدیریت محتوای سازمانی به سمت دیجیتالی شدن رفته و تعامل بیشتری با بخشهای مختلف کسب و کار دارد. دیجیتالی شدن این فرآیندها نه تنها باعث مدیریت بهتر این اسناد میشوند، بلکه باعث حذف یا کاهش کاغذبازیها نیز خواهد شد.
پیشرفتها در حوزه هوش مصنوعی، سیستمهای پردازش ابری و رواج گوشیهای هوشمند نیز این تغییرات را تسریع کرده است. همچنین این پیشرفتها باعث ایجاد محتوای جدیدی مانند محتوای صوتی، محتوای ویدیویی و محتوای اجتماعی شده است. آنچه مسلم است این است که سیستمهای سنتی مدیریت محتوا برای مدیریت این نوع گونههای جدید محتوا کارآمد نخواهند بود.
همین موارد باعث شده است مدیران شرکتهای بزرگ در دنیا به این فکر باشند که تعریف جدیدی از مدیریت محتوای سازمانی ارائه دهند.
بررسی و راهنمای مدیریت محتوای سازمانی (ECM)
سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی امروزی یا همان ECM ها، نرمافزارهایی هستند که برای دستهبندی و طبقهبندی محتوای دیجیتال و دسترسی آسان به آنها مورد استفاده قرار میگیرند. هدف استفاده از این نرمافزارها اطمینان از امکان دسترسی آزادانه به اطلاعات در طول عمر آنهاست. در واقع مدیریت محتوای سازمانی به شما کمک میکند که مدیریت اسناد سازمانی را خودکار کرده و بهرهوری را افزایش دهید.
سیستمهای نرمافزاری ECM چگونه کار میکنند؟
حال که دانستید ECM چیست، حتما این سوال برای شما پیش میآید که نرمافزارهای ECM چگونه کار میکنند؟ برای پاسخ به این سوال باید این نکته را در نظر بگیرید که در دنیای امروزی محتوا همه جا هست. همه چیز را میتوان همانند یک محتوا در نظر گرفت. اسناد بایگانی شده، ایمیلها، فایلهای اکسل، فایلهای ارائه پاورپوینت و همه مطالبی که به صورت فایل Word ایجاد میشوند، محتوا به حساب میآیند. همچنین، سرعت تولید این گونه محتواها بسیار سریع است و دسترسی به موقع به این اطلاعات و به اشتراکگذاری راحت آنها در بین افراد سازمان اهمیت بالایی دارد.
در سازمانهایی که از ECM استفاده نمیکنند، بیشتر محتواهای سازمانی در هارددیسک سیستمها و سرورهای سازمان ذخیره میشوند. اما این محتواها بدون ساختار و دستهبندی نشده هستند. این موضوع باعث میشود که شرکتهای بزرگ و کوچک زیادی در دنیا به عنوان شرکتهای مدیریت محتوا به ارائه خدمات برای دستهبندی و مدیریت این نوع محتواها بپردازند.
کاری که این شرکتها انجام میدهند در واقع ارائه یک پلتفرم مدیریت محتوای سازمانی است. این پلتفرمها میتوانند به همه اعضای سازمان دسترسی آسان به اطلاعات لازم را بدهند. با این کار اعضای سازمانها میتوانند به راحتی با دسترسی سریع به اطلاعات و محتوای لازم، نقشهای سازمانی خود را ایفا کنند. در نتیجه کارایی آنها به حداکثر خود خواهد رسید.
خوب است بدانید که سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی (ECM) در کشور ما نیز رایج بوده و با عنوان اتوماسیون اداری شناخته میشوند. این راهکارها به راحتی انبوهی از اسناد کاغذی را از سازمان حذف میکند. در نتیجه همه اسناد شامل فاکتورها، رزومهها، قراردادها، نامههای اداری، گزارشهای تحقیقاتی و غیره را دیجیتالی کرده و در یک مخزن اطلاعاتی امن نگهداری میکند. اگر مایل هستید با راهکارهای اتوماسیون شرکت فراگستر آشنا شوید، با پر کردن فرم زیر، میتوانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کرده و از دموی محصولات ما نیز بازدید کنید.
سازمانهای موفق یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسانتر، سریعتر و به صرفهتر آشنا شوید.
سیستمهای نرمافزاری ECM به سازماندهی پروندههای الکترونیکی کمک میکنند و با سادهتر کردن اشتراکگذاری اسناد بین کارمندان، باعث افزایش همکاری میان آنان نیز میشوند. با وجود این نرمافزارها، شما دیگر اثری از قفسههای سنگین فلزی برای دستهبندی پوشهها نخواهید دید و دیگر کاغذی استفاده نمیشود و حتی دیگر درختی برای تولید آن کاغذ قطع نخواهد شد.
سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی ECM نه تنها دوستدار محیط زیست هستند، بلکه از ایجاد محتوای غیرضروری نیز جلوگیری میکنند. به عبارتی این سیستمها طول عمر محتوا را مدیریت میکنند و شما میتوانید بعد از یک دوره مشخص در صورتی که به فایلها نیاز نداشته باشید آنها را حذف کنید.
یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی باعث صرفهجویی در زمان شما نیز میشود. با داشتن یک مخزن دیجیتالی، شما دسترسی کاملی به تمام محتواها خواهید داشت و میتوانید در کوتاهترین زمان ممکن در میان آنها به جست و جو بپردازید.
افرادی که دارای امتیاز دسترسی به این دادهها هستند، حتی میتوانند از سیستم مدیریت محتوای سازمانی برای جست و جوی یک عبارت و یا کلمه خاص در بین اسناد استفاده کنند. این دسترسی در هر زمانی که کاربر نیاز داشته باشد به راحتی ایجاد میشود. حتی کاربر میتواند از مکانی خارج از سازمان به این اسناد دسترسی داشته باشد و یک فایل و سند را بخواند و آن را ویرایش کند.
چرا سازمانها به سیستمهای مدیریت محتوا نیاز دارند؟
کاربرد سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی در ابتدا برای کاهش استفاده از کاغذ و سادهسازی مدیریت پروندهها بود. اما در سالهای اخیر نقش این سیستمها پیچیدهتر شده است. به عنوان مثال شما میتوانید از این سیستمها برای ذخیره کردن سوالات مشتریان استفاده کنید. در این صورت زمانی که یک سوال تکراری توسط مشتری پرسیده شود، شما میتوانید به راحتی جواب آن در اختیار داشته باشید. همچنین ECM وظایف دستی ساده مانند فتوکپی گرفتن از اسناد، تحویل آنها و موارد این چنینی را به راحتی انجام میدهد. شما میتوانید موارد امنیتی را نیز با سیستمهای ECM کنترل کرده و دسترسی افراد به اسناد و فایلهای خاص را محدود کنید.
انواع مختلف ECM کدام است؟
شاید تا اینجای کار فکر کنید که همه سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی شبیه هم هستند. اما در واقع این سیستمها انواع مختلفی دارند و بر مبنای نوع خدماتی که ارائه میدهند به مدلهای مختلفی تقسیم میشوند. برخی از این مدلها عبارتند از:
-
سیستم مدیریت محتوای وب
سیستم مدیریت محتوای وب که با نام WCM نیز شناخته میشود، سیستمی است که کنترل محتوای وبسایت را در اختیار افراد خاصی قرار میدهد. سازمانهایی که وبسایتهای پیچیدهای دارند، میتوانند با استفاده از این سیستم، دسترسیهای کلیدی به وبسایت را در اختیار پرسنل خود قرار دهند. در نتیجه پرسنل نیز میتوانند با رعایت کامل دستورالعملهای سازمان، مطالب و محتوای سایت را به راحتی بهروزرسانی، اصلاح و منتشر کنند.
-
سیستم مدیریت محتوای مشارکتی
سیستم مدیریت محتوای مشارکتی که با نام CCM نیز شناخته میشود، به افراد متعدد اجازه میدهد به یک سند واحد دسترسی داشته و آن را تغییر دهند. این سیستم برای سازمانهایی مناسب است که میخواهند پروژههایی را که چندین ذینفع دارد، مدیریت کنند.
-
سیستم مدیریت محتوای مبادلاتی
سیستم مدیریت محتوای مبادلاتی (TCM) برای سازمانهایی مناسب است که از تعداد زیادی از انواع مختلف محتوا شامل پروندهها، اسناد کاغذی و فایلهای دیجیتالی استفاده میکنند. این سیستم این قابلیت را دارد که محتوا را از طریق کانالهای مختلف ضبط کرده و طبقهبندی کند. این سیستم همچنین میتواند به صورت هوشمند، محتوای مناسب را برای هر کاربر ارسال کرده و محتوا و اسناد اضافی را حذف کند.
اجزای مختلف ECM چیست؟
هر سیستم ECM را میتوان به پنج بخش اصلی تقسیم کرد: ثبت، مدیریت، ذخیره، نگهداری و توزیع. هدف این بخشها، به شرح زیر است:
بخش ثبت: این بخش شامل ثبت اطلاعات از طریق تبدیل اسناد کاغذی به فرمتهای الکترونیکی، جمعآوری فایلهای الکترونیکی و قرار دادن آنها در یک قالب منسجم و سازماندهی اطلاعات است. این اطلاعات میتواند شامل محتواهایی مانند فاکتورها، قراردادها و گزارشات تحقیق باشد.
بخش مدیریت: این بخش مربوط به مدیریت، اصلاح و به کارگیری اطلاعات از طریق ابزارهایی مانند نرمافزار مدیریت اسناد (مستندات) ، گروهافزارها و نرمافزارهای مدیریت محتوای وب است.
بخش ذخیره: این بخش موقتا اطلاعات در حال تغییر را به صورت کوتاه مدت در دستهبندیهایی انعطافپذیر ذخیره میکند تا به کاربران امکان مشاهده یا ویرایش اطلاعات را بدهد.
بخش نگهداری: این بخش، از اطلاعاتی که به ندرت در میان مدت و بلند مدت تغییر میکنند، نسخه پشتیبان تهیه میکند و معمولا این کار را با استفاده از نرمافزار آرشیو الکترونیکی اسناد یا همان سیستم مدیریت مستندات انجام میدهد. این بخش معمولا برای کمک به سازمانها در پیروی از مقررات استفاده میشود.
بخش توزیع: این بخش، اطلاعات درخواستی را در اختیار مشتریان و کاربران نهایی قرار میدهد.
چرا سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی اهمیت دارند؟
حتما در این مرحله از خودتان میپرسید که چرا ECM انقدر اهمیت دارد. هر چند سیستمهای ECM فواید زیادی دارند، اما آنچه باعث اهمیت زیاد آنها میشود، نکات ذیل است:
-
نظمبخشی به دادهها
راهکارهای ارائه شده توسط سیستمهای مدیریت محتوا با نظمبخشی به دادهها باعث بهبود فرآیندهای سازمانی و کاهش هزینهها در تمامی صنایع و بخشهای خدماتی میشود. این سیستمها با پاک کردن پروندهها، فایلهای تکراری و اطلاعات قدیمی، نقش مهمی در خلاص شدن از شر محتوایی که هیچ کس به آن نیازی ندارد ایفا میکنند.
-
رعایت بهتر مقررات
مأموریت سازمان شما هر چیزی که باشد ECM میتواند به راحتی فرآیندهای اضافی را حذف کند. در نتیجه شما به راحتی میتوانید بر اساس مقررات عمل کرده و خطرات ناشی از اشتباهات را کاهش دهید. در واقع سیستمهای ECM میتوانند به عنوان یک ابزار مهم برای از بین بردن تنگناهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار بگیرند.
-
آسودگی خاطر
یکی از دلایل اهمیت استفاده از سیستم مدیریت محتوای سازمانی این است که میتواند به عنوان اولین خط دفاعی در برابر تهدیدات عمل کند. با استفاده از ECM سازمانها مجبور خواهند بود که بر مدیریت محتوا نظارت داشته باشند. در نتیجه پرسنلی خاص و کلیدی را برای این امر اختصاص خواهند داد. این پرسنل هم به نوبه خود، به صورت مؤثر نقصهای دادهای را بررسی کرده و حتی از کلاهبرداریهای مختلف پیشگیری میکنند.
تا اینجا با دلایل ضرورت استفاده از سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی آشنا شدید. اما فواید این راهکارها به همین موارد ختم نمیشود. برخی دیگر از فواید این سیستمها عبارتند از:
- کاهش هزینههای ذخیرهسازی: در نتیجه به شما اطلاع میدهد که دقیقاً به چه محتوایی نیاز دارید و چه محتوایی را باید از بین ببرید.
- کاهش هزینههای عملیاتی: باعث بهبود گردش کار خواهد بود.
- افزایش بهرهوری: با قرار دادن اطلاعات مناسب است. ایجاد دسترسی مناسب و خودکار سازی فرآیندها به عنوان بخش مهمی از این فرآیند یادآوری میشود.
- افزایش رضایتمندی مشتریان: با دسترسی آسان پرسنل به اطلاعات مورد نیاز است.
- بهبود فرآیند تصمیمگیری: که به سازمانها این اجازه را میدهد تا هزینهها را کاهش داده و کارایی را بهبود ببخشند.
- افزایش امنیت: پشتیبانگیری از حسابها، بایگانی دادهها، ذخیرهسازی امن و روند بازیابی اطلاعات به راحتی انجام شده و تداوم عملیات تجاری سازمانها را تضمین میکند.
از کجا شروع کنیم؟
قبل از اینکه بخواهید یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی را در شرکت و مجموعه خود پیادهسازی کنید، باید به چند سؤال پاسخ دهید:
- اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تجاری شما چیست؟ استفاده از سیستم ECM چگونه به شما کمک میکند که به این اهداف برسید؟
- سازمان شما در حال حاضر چگونه انواع مختلف محتوا را اداره میکند؟
- اگر قبلاً از ECM استفاده میکردید باید چگونگی کارکرد آن را مشخص کنید؟ فرآیند تجاری موجود در شرکت خود را باید ترسیم کنید.
- باید مشخص کنید که اطلاعات در سرتاسر سازمان بین افراد مختلف چگونه حرکت میکند؟
- آیا بخشها و یا واحدهایی وجود دارند که راهحلها و سیستمهای مدیریت محتوای خودشان را ایجاد کرده باشند؟
- آیا بخشهایی در سازمان شما وجود دارد که برای خودشان یک سیستم ذخیرهسازی اطلاعات بر مبنای راهکارهای فناوری اطلاعات ایجاد کرده باشند و در برابر تغییر مقاوم باشند؟
- چه کسی باید به این اطلاعات دسترسی داشته باشد؟
- افراد داخل سازمان و اداره شما چگونه باید این اطلاعات را بازیابی کنند؟
- چه کسی و در چه زمانی به این اطلاعات نیاز دارد؟
اگر در این مرحله قرار دارید، جای نگرانی نیست. مشاوران تیم فراگستر آماده پاسخ به تمامی سوالات شما هستند. اگر مایل هستید با راهکارهای مدیریت محتوای سازمانی شرکت فراگستر آشنا شوید، میتوانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
در این مرحله شما باید به خوبی بدانید که ECM چیست و چرا به آن نیاز دارید. شما میتوانید با فروشندگان این سامانه نرمافزاری نیز وارد مذاکره شده و یک نرمافزار سیستم مدیریت محتوای سازمانی را انتخاب کنید. البته باید این را مدنظر داشته باشید که هنگامی که ECM را برای اولین بار راهاندازی میکنید ممکن است در انجام فعالیتهای روزانه خود دچار مشکل شوید. برای اینکه این مشکلات برای شما پیش نیاید بهتر است از چک لیست زیر استفاده کنید:
- ابتدا روی حوزههای کلیدی تمرکز کنید. آنها را اولویت بندی کنید. از پرداختن به مسایلی که نیازی به آنها نیست و یا ارزش مادی ندارند، پرهیز کنید.
- به کارکنان خود نشان دهید که استفاده از این سیستم چه مزایایی دارد؟ بهبودهای مورد انتظار از لحاظ مالی و عملکرد را برای آنها تشریح کنید.
- در خرید یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی از دیدگاههای همه کارکنان استفاده کنید و نظر آنها را جویا شوید. با این کار تمامی بخشهای سازمان از این خرید اطلاع خواهند داشت و با تصمیم شما هماهنگ خواهند بود.
- سیستم مدیریت محتوای سازمانی را به خوبی به کارکنان خود معرفی کنید. نتیجه و چشماندازهای آن را به خوبی شرح دهید. از انتظاراتی که از پلتفرم جدید دارید صحبت کنید. در این میان به حرفهای آنها نیز گوش بدهید. فرصت مناسبی را برای دریافت بازخورد از جانب کارمندان خود فراهم کنید.
- تصمیم بگیرید دقیقا به چه چیزی نیاز دارید. با ارائهدهندگان خدمات سیستم مدیریت محتوای سازمانی صحبت کنید. راهحلهایی که به شما ارائه میشود ممکن است باعث شود که به سختافزار یا زیرساخت جدید نیازی نداشته باشید.
- یک تیم ویژه را برای پیادهسازی این سیستم مشخص کنید. اعضای این تیم را طوری انتخاب کنید که سرعت کافی داشته باشند. اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم در تمام مرحلهای با یکدیگر مشارکت کنند.
- مشخص کنید که چه کسی یا کسانی به اطلاعات دسترسی داشته باشند. خط مشیهای آنها را مشخص کنید. توصیهها و چگونگی کار با این سامانه را به آنها اطلاع دهید.
- قبل از راهاندازی کامل بهتر است که سامانه را تست کنید. گروهی از کاربران را انتخاب کنید تا در یک فضای آزمایشی آن را تست کرده و اصلاحات مدنظر را روی آن انجام دهید.
- در نهایت، هنگام شروع استفاده از سیستم مدیریت محتوای سازمانی بهتر است کمی صبور باشید. استفاده از هر فناوری جدید، در ابتدای امر میتواند کمی دشوار باشد. بنابراین به سیستم زمان بدهید. به اعضای سازمان خود این اجازه را بدهید که به خوبی با بخشهای مختلف این سامانه آشنا شوند. جلسات منظمی برگزار کنید و بازخورد همه افراد را در خصوص این سامانه جویا شوید.
یک سامانه مدیریت محتوای سازمانی خوب چه امکاناتی را به شما ارائه میدهد؟
برای اینکه یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی به بهترین شکل عمل کند، نباید به “بهبود رسیدگی به امور” بسنده کنید. سیستم را باید طوری طراحی و پیادهسازی کنید که تمامی افراد در سازمان شما از آن بهرهمند شوند.
در نتیجه چنین سامانهای باید این امکانات را به شما ارائه دهد:
- محتوا را به صورت امن ذخیرهسازی کند.
- محتوا را در هر زمانی که به آن نیاز داشتید و از هر مکانی که خواستید، در دسترس شما قرار دهد.
- به لطف دسترسی آسان، بهرهوری و کارآمدی افزایش بیاید.
- هر نوع فایلی را از هر مکانی ثبت کرده و به راحتی ذخیره و طبقهبندی کنید.
- به راحتی بین پلتفرم ECM و سایر برنامههای سازمانی تعامل باشد.
- بتواند به راحتی گزارشهای نحوه استفاده از اطلاعات را به شما ارائه دهد.
آینده سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی
امروزه شرکتها و تیمهای زیادی از سامانههای مدیریت محتوای سازمانی استفاده میکنند. این استفاده فقط برای ذخیرهسازی و مدیریت اطلاعات نیست. با این کار آنها فرهنگ یکپارچه سازی اطلاعات را در سازمان خود ایجاد میکنند. این فرهنگ شامل نحوه ضبط محتوا، ذخیرهسازی و استفاده از آن نیز میشود.
گارتنر در گزارش سال 2017 خود یک اصطلاح جدید برای ارزیابی این حوزه ابداع کرد و آن “پلتفرم خدمات محتوا” بود. در واقع انتظار میرود که در آینده “سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی” تکامل یافته و شامل طیف وسیعی از مسئولیتها شامل مدیریت سازمان، جست و جوها و برنامهریزی و اجرا نیز بشود.
استفاده گستردهتر از سامانههای پردازش ابری
پیشرفت فناوری در تلفنهای همراه باعث شد که حجم زیادی از محتواها توسط این ابزار تولید و برای ذخیره و طبقهبندی به سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی ارسال میشود. هزینه ذخیره و طبقهبندی این محتواها در حالت عادی برای هر سازمان سرسامآور است. اما پیشرفت تکنولوژی این امکان را فراهم کرده است که از فناوری تکنولوژی پردازش ابری برای استقرار اطلاعات به عنوان اصلیترین ابزار استفاده کنیم. استقرار گستردهتر سامانههای ECM بر روی سیستمهای پردازش ابری باعث خواهد شد که در هر جایی که باشید بتوانید به این اطلاعات دسترسی داشته باشید.
استفاده از هوش مصنوعی در اتوماسیون
استفاده از هوش مصنوعی در اتوماسیون به عنوان مکمل سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی عمل خواهد کرد. با توجه به انبوه منابعی که برای تسهیل ثبت اسناد، سازماندهی، ذخیرهسازی و مدیریت مستمر آنها لازم است، میتوان به راحتی به پتانسیل استفاده از هوش مصنوعی برای تعامل با این سامانهها پی برد. به علاوه، هوش مصنوعی میتواند با حذف کارهای غیرضروری باعث کاهش زمان ذخیرهسازی و پردازش اطلاعات شده و باعث تسهیل طبقهبندی فرادادهها نیز خواهد شد.
کلام آخر
در این مقاله با اهمیت سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی و ابعاد مختلف آن آشنا شدید. شما میتوانید با شناخت بهتر این سیستمها، از راهکارهای مدیریت محتوای سازمانی برای به روز نگه داشتن سازمان خود و افزایش بهرهوری در آن استفاده کنید.
