در فرایند درخواست ملاقات با مسئولین و مدیران ، درخواست کننده با مشخص نمودن موضوع ملاقات، شخص ملاقات شونده، تاریخ ساعت و مکان ملاقات درخواست خود را ثبت می‌‏نماید. در مرحله بعد این درخواست به دست مسئول هماهنگی جلسات می‏رسد تا با بررسی برنامه کاری ملاقات شونده، وضعیت درخواست متقاضی را به اطلاع وی برساند و در صورت لزوم هماهنگی های لازم جهت تغییر زمان، تاریخ یا محل ملاقات صورت گیرد.