جلسه ششم | تفاوت عطف، پیرو و بازگشت در نامه های اداری

در دنیای مکاتبات اداری، ارتباط میان نامه‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است. برای اینکه یک نامه به درستی در زنجیره مکاتبات قرار گیرد و پیگیری آن به شکل منظم انجام شود، از مفاهیم کلیدی مانند عطف و پیرو و بازگشت استفاده می‌شود. این مفاهیم به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا تاریخچه نامه‌ها و سوابق مرتبط با آنها را به شکلی شفاف و قابل ردیابی مدیریت کنند. استفاده از یک سامانه امور اداری کارآمد، این فرآیندها را ساده‌تر کرده و از سردرگمی در بایگانی و پیگیری مکاتبات جلوگیری می‌کند. در این مقاله، به بررسی دقیق این مفاهیم و اهمیت آن‌ها در مکاتبات اداری خواهیم پرداخت.

در اصول نامه نگاری اداری چه وقت هایی از واژه(های) عطف و یا پیرو باید استفاده کرد؟

نامه ها در صورتی که در پاسخ به نامه یا پیرو نامه دیگری ایجاد شده باشند، جهت ایجاد زنجیره مکاتبات و امکان دسترسی به سوابق قبلی نامه، لازم است نوع ارتباط و همچنین شماره نامه‌های مرتبط آنها مشخص گردد. نامه‌های مرتبط عموما دارای سه نوع «عطف»، «پیرو» و «بازگشت» هستند، که در ادامه هر سه آن‌ها را باهم بررسی خواهیم کرد.

عطف

«عطف» در پاسخ به نامه‎ ای گفته می‌شود که قبلاً از سازمان مخاطب دریافت شده و شما به عنوان فرستنده، می‌خواهید جواب نامه را ارسال نمایید؛ به عبارت دیگر، نامه عطف، پاسخی به نامه‌های دیگر می‌باشد و در جواب آن‌ها ارسال می‌گردد.

اگر نامه در پاسخِ نامه مخاطب صادر گردد، نگارش نامه این چنین باید باشد:

به طورمثال:

• • عطف به نامه شماره…….. مورخه…… در خصوص……….
  • در پاسخ ‌نامه شماره ……. مورخه …….
  • جوابیه نامه شماره…… مورخه………

پیرو

هرگاه نامه در دنباله مکاتباتِ گذشته فرستنده باشد و فرستنده بعد از آخرین مکاتبه جوابیه‌ای از مخاطب دریافت نکرده باشد، نامه جدید از طرف فرستنده پیرو مکاتبات قبلی صادر می شود؛ به عبارت دیگر، نامه پیرو در ادامه نامه قبلی که صادر‌ کرده‌ایم، ارسال می‌گردد و مانند نامه مرتبط عطف، پاسخی به نامه‌های دریافتی محسوب نمی‌گردد.

به طورمثال:

• • پیرو نامه شماره…….. مورخه…… در خصوص…………
  • در تعقیب‌ نامه شماره ……. مورخه ……

بازگشت

نامه‌های بازگشت در پاسخ به دستور، ابلاغیه یا درخواستی که دریافت شده است، ارسال می‌گردند؛ در نامه های بازگشت از عبارات و اصطلاحات زیر استفاده می‌شود:

• بازگشت به نامه شماره … به تاریخ …
• در پاسخ به نامه شماره … به تاریخ …
• جوابیه نامه شماره…. به تاریخ…

آیا می‌دانید تفاوت عطف به نامه و بازگشت به نامه چیست؟

از آنجایی که این دو عبارت از لحاظ لغوی شبیه به هم هستند، تفاوت عطف و بازگشت به نامه در شرایط استفاده از آنهاست؛ نامه بازگشت در پاسخ به درخواست یا دستور ارسال می‌گردد، در حالی که نامه عطف، بیشتر در نامه‌هایی با مضمون هماهنگی و اطلاع رسانی، استفاده می‌شود. مانند: عطف به مصوبه شماره … هیئت‌وزیران به تاریخ … در خصوص افزایش مهارت‌های کارکنان…….

نامه‌های عطف و پیرو در اتوماسیون اداری چگونه است؟

گاهی اوقات در اتوماسیون اداری نامه‌ای که از سازمان صادر می‌گردد، ممکن است در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد یا در پاسخ‌نامه مخاطب فرستاده شود، در این صورت به جهت گردش نامه و مشاهده سابقه نامه، نیاز است به شماره مکاتبات و نامه‌های قبلی مخاطب اشاره شود.

قابلیت «ایجاد نامه مرتبط» به راحتی این نیاز کاربران، علی الخصوص کاربران دبیرخانه  را در نامه‌نگاری های خود و حفظ سوابق آنها بر طرف کرده است؛ شایان ذکر است که کاربران دبیرخانه قادر به تنظیم نحوه نمایش نامه مرتبط در زیرسیستم دبیرخانه فراگستر نیز هستند.

آیا تمام کاربران به نامه های مرتبط در اتوماسیون اداری دسترسی دارند؟

سامانه اتوماسیون اداری فراگستر دارای ساختار سلسه مراتبی است و کاربران در آن بر اساس سلسله مراتب سازمانی تعریف می‌شوند؛ این سامانه به نحوی طراحی شده که کاربران با «تعیین سطح دسترسی» می‌توانند نامه‌های مرتبط عطف یا پیرو را، به نامه جاری اضافه نمایند. این قابلیت به سازمان‌ها و مجموعه‌ها کمک می‌کند تا دسترسی کاربران به انواع نامه‌های اداری را مدیریت نمایند.

بطور مثال، اگر نامه ای برای شما در اتوماسیون ارسال شد که نامه دیگری به آن مرتبط شده بود، در صورتی می‌توانید نامه مرتبط را باز کنید که پیش از این نامه مرتبط را دریافت یا ارسال کرده باشید، یا اینکه اگر کاربران زیرمجموعه شما در چارت سازمانی، نامه را دریافت، ارسال و یا مشاهده کرده باشد، شما نیز می‌توانید به نامه های مرتبط در نامه جاری دسترسی داشته باشید.

در اصول نامه نگاری‌ اداری/ سازمانی، یک نامه نمی تواند هم به عنوان عطف و هم به عنوان پیرو به نامه اصلی متصل گردد.

برخی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری در رابطه با زنجیره مکاتبات نامه (نامه های مرتبط)

اتوماسیون اداری فراگستر به لطف ابزارها و فناوری‌های کاربردی که دارد، قابلیت‌های مختلفی را در رابطه با زنجیره مکاتبات و مدیریت آن در اختیار کاربران می‌گذارد؛ برخی از این قابلیت‌ها عبارت‌اند از:

• ایجاد ارتباط بین نامه و سند
• مشاهده سیر ارجاعات و اقدامات صورت گرفته بر روی نامه
• تعیین فوریت و سطح طبقه‌بندی نامه
• مشاهده نامه‌های مرتبط به نامه جاری (نامه‌های عطف و پیرو)
• تعریف کلید واژه‌های متنوع و انتساب آنها به نامه جهت جستجو بر اساس کلیه کلید واژه‌ها
• امکان تهیه چاپ ویژه از نامه با قابلیت چاپ همزمان متن، نامه‌های مرتبط و ضمائم نامه در قالب فایل PDF
• امکان اعطای دسترسی کنترل شده برای مشاهده‌ نامه و ارجاعات محرمانه
• توسعه انواع ارتباطات فی مابین نامه ها شامل (نامه مرتبط، نامه در پاسخ به)
• امکان مرتبط کردن نامه‌ها به کارها و وظایف، به کمک زیر سیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی
• و…

برای کار با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید ابتدا نسخه دموی رایگان این نرم افزار را تهیه بفرمایید، تا با قابلیت‌ها و امکانات این نرم افزار کاربردی و جامع بیشتر آشنا شوید؛ برای دریافت نسخه دموی رایگان، تنها کافیست بر روی دکمه زیر کلیک کنید:

سخن پایانی

در این مقاله به تعریف عطف، پیرو و بازگشت در نامه‌های اداری پرداختیم و با تفاوت عطف پیرو و بازگشت نامه مرتبط آشنا شدیم؛ به کمک اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید مدیریت بهتر و دقیق‌تری بر روی زنجیره مکاتبات داشته باشید. در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که اگر سوالی در ذهن شما بی پاسخ مانده، حتما آن را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

حالا که ذهن شما در حال یادگیری اصول نامه نگاری، هامش نویسی، نحوه پاسخ به نامه اداری، تعین عطف یا پیرو مرتبط نامه در اتوماسیون اداری و … است، به شما توصیه میکنیم که فایل «اصول نامه‌نگاری» را از طریق فرم زیر دانلود کنید تا با مفاهیمی همچون فرایند ورود نامه سازمان، فرآیند ثبت و ارسال نامه، نحوه گردش الکترونیکی مکاتبات در سازمان( ارجاع نامه، یادداشت روی نامه، هامش نویسی کنار نامه و …… آشنا شوید.