در جدیدترین نسخه نرم افزار دبیرخانه فراگستر، امکانی وجود دارد که کاربر بتواند تعیین نماید کدامیک از نامهها لازم است حتماً پاسخ داده شود. همچنین میتواند بعداً از روی آن گزارش تهیه کند که کدام نامهها دارای پاسخ است و کدام بودن پاسخ مانده است.
بمنظور الزامی نمودن پاسخ به نامهها در دبیرخانه ، کاربر دبیرخانه هنگام ثبت نامه از قسمت “نامه جدید” گزینه ” این نامه لازم است پاسخ داده شود “ را همانند تصویر زیر انتخاب میکند و سپس بر روی دکمه “ذخیره پیش نویس” کلیک نمایید.
همچنین در صورت نیاز ثبت الزامی نمودن پاسخ به نامهها در دبیرخانه برای نامه ثبت شده میتوان نامه موردنظر را از فهرست نامهها انتخاب کرده و سپس نامه را باز نمایید و گزینه “این نامه لازم است پاسخ داده شود” انتخاب کرده و بر روی دکمه “ذخیره و ارجاع” کلیک نمایید.
توجه داشته باشید در فهرست نامههای دبیرخانه، پس از “الزامی نمودن پاسخ در دبیرخانه” در کنار موضوع نامه آیکونی مشابه تصویر زیر نمایش داده میشود.
در بخش گزارشهای دبیرخانه مشاهده خواهید کرد که چگونه کاربر دبیرخانه میتواند از نامههایی که برای آنها الزام پاسخ تعیین شده گزارش تهیه نماید.
