تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار با مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه و مدیریت فرآیندهای کسب و کار، 2 نوع رویکرد مدیریتی محبوب در سازمان‌ها هستند که اهداف و کارکردهای متفاوتی دارند. برای درک بهتر این تفاوت‌ها، در این مقاله به معرفی تعاریف و نرم افزارهای مربوط به این 2 رویکرد و بررسی تفاوت‌های آنها می‌پردازیم.

تعریف مدیریت فرآیندها و مدیریت پروژه چیست؟

پیش از پرداختن به تفاوت‌های این 2 رویکرد، لازم است تعریفی از آنها داشته باشیم.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) عبارت است از مجموعه فعالیت‌هایی که با هدف بهینه‌سازی فرآیندهای کاری در یک کسب و کار انجام می‌شوند. فرآیندهای کسب و کار نیز فعالیت‌هایی هستند که به صورت مداوم برای دستیابی به یک هدف سازمانی انجام می‌شوند. بنابراین مدیریت فرآیندها، فعالیتی مداوم است که به بازمهندسی مداوم فرآیندها می‌پردازد.

فعالیت‌های BPM شامل مدل‌سازی فرآیندها، بررسی سناریوهای مختلف آنها، اجرا و نظارت بر نتایج آنها و اعمال تغییرات برای بهبود آنها می‌شود. هدف نهایی BPM، بهبود عملکرد یا کیفیت خدمات سازمان و کاهش خطاهای انسانی و هرج و مرج در فرآیندها از طریق تجزیه و تحلیل منظم فرآیندها و بهینه‌سازی آنهاست.

در مقابل، مدیریت پروژه عبارت است از مجموعه‌ای از روش‌ها، فرآیندها و ابزارهای مختلف که برای دستیابی به اهداف تعیین شده در پروژه در چارچوب‌های از پیش‌تعیین شده بکار می‌روند. به عبارت دیگر، هر پروژه دارای اهدافیست که باید در یک محدوده زمانی و با بودجه خاص تحویل داده شوند و مدیریت پروژه به معنای هدایت اعضای یک تیم برای رسیدن به این اهداف و تحویل موارد درخواستی در بازه زمانی مشخص شده است. برخی از فعالیت‌های مدیریت پروژه شامل مستندسازی پروژه، برنامه‌ریزی، تخصیص وظایف، پیگیری و هماهنگی آنهاست که همگی با هدف موفقیت در دستیابی به اهداف پروژه انجام می‌شوند.

بنابراین، رویکرد مدیریت پروژه، همانطور که از نامش پیداست، بر اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه و وظایف متعدد آن توسط یک تیم نظارت می‌کند. در حالی که مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بر مدیریت فرآیندهای کلی سازمان، ساده‌سازی گردش کارهای آنها و خودکارسازی روند‌های قابل پیش‌بینی در آنها متمرکز است.

تفاوت‌های نرم افزار مدیریت فرآیندها با مدیریت پروژه کدامند؟

در این قسمت، برای درک بهتر تفاوت‌های 2 رویکرد مدیریت فرآیندها و مدیریت پروژه، به بررسی تفاوت نرم افزارهای مربوط به آنها می‌پردازیم. در حالی که هر 2 این نوع ابزارها به ساماندهی کارها در سازمان کمک می‌کنند، اما اهداف و کارکردهای اصلی آنها متفاوت است.

تفاوت کارکرد نرم افزار مدیریت فرآیندها با نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) ابزارهایی هستند که کارکرد اصلی آنها، مدل‌سازی و خودکارسازی انواع فرآیندها و گردش‌کارهای رایج در واحدهای مختلف سازمان است و نقش مهمی در تسریع و بهینه‌سازی فعالیت‌های سازمان دارند.

در سوی دیگر، نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) ابزاری برای مدیریت وظایف مربوط به یک پروژه و هدایت اعضای تیم در مراحل اجرای آنهاست تا موفقیت و عملکرد بهینه یک پروژه را تضمین کند. با استفاده از این نرم افزارها می‌توان برنامه‌ریزی و سازماندهی منابع لازم برای اجرای پروژه، زمان‌بندی مراحل اجرای آن، مشخص کردن وظایف و مسئولیت‌های هر کدام از اعضای تیم و ایجاد هماهنگی میان آنها را انجام داد.

همانطور که در تعریف آنها خواندید، اولین تفاوت آنها در کارکرد آنهاست. اما تفاوت‌های این 2 نرم افزار به کارکرد آنها ختم نمی‌شود و شامل موارد متعدد دیگری از جمله نحوه عملکرد آنها و فواید آنهاست. در ادامه به تعدادی دیگر از این تفاوت‌ها می‌پردازیم:

• در نرم افزارهای BPMS، داده‌ها به طور خودکار در کل سیستم جابجا می‌شود، اما در نرم‌افزار مدیریت پروژه، داده‌ها به صورت دستی بین افراد و اعضای تیم تبادل می‌شود.
• یکی از ارکان و زیرمجموعه‌های اصلی مدیریت پروژه، مدیریت وظایف یا مدیریت تیم است که در نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها یافت نمی‌شود. در واقع، بدون راهکار مناسب برای مدیریت وظایف، اعضای پروژه برای انجام وظایف خود و اطلاع‌رسانی‌های مربوط به آنها به مشکل برخواهند خورد و نخواهند توانست اطلاعات لازم برای تکمیل پروژه را به اشتراک بگذارند. در حالی که در نرم افزارهای مدیریت فرآیندها نیازی به ابزاری برای مدیریت و هماهنگی وظایف نیست، زیرا هر وظیفه با توالی مشخص و اطلاع رسانی خودکار در فرآیند تعریف شده است.

• هدف از مدیریت فرآیند افزایش بهره وری فرآیندهای سازمانی است. در حالی که هدف از مدیریت پروژه تضمین اثربخشی و موفقیت یک پروژه است.
• مدیریت فرآیندها، به دنبال خودکارسازی رویه‌های استاندارد در سازمان است. در حالی که پروژه‌ها لزوماً استاندارد نیستند و مدیریت پروژه به دنبال هماهنگی و مدیریت منابع و اعضای پروژه است.
• تمرکز مدیریت فرآیندها بر عملکرد کل سازمان است. در حالی که مدیریت پروژه بر فعالیت‌های تیم تمرکز می‌کند.
• فرآیندها رویدادهایی مداوم و ادامه‌دار هستند که فعال بودن یک شرکت یا سازمان، منوط به اجرای مداوم آنهاست. در مقابل، پروژه‌ها تنها یک بار و با هدف ایجاد یک محصول، خدمات یا دستیابی به یک نتیجه خاص اجرا می‌شوند و محدود به زمانی خاص هستند. به همین دلیل، مدیریت فرآیند بر بهبود کارایی فرآیندها و یکسان بودن خروجی و نتایج آنها تمرکز می‌کند. در حالی که بهینه‌سازی در مدیریت پروژه، پس از تکمیل پروژه اتفاق می‌افتد.
• مدیریت پروژه نیاز به تفکر خارج از چارچوب دارد، اما در مدیریت فرآیند باید بر اساس دستورالعمل‌های از پیش تعریف شده، تمام مراحل مربوط به فرآیند را انجام داد تا از دستیابی به نتیجه مطلوب اطمینان حاصل شود.
• هر پروژه دارای یک زمانبندی مشخص و یک هدف از پیش تعریف شده، اما انعطاف‌پذیر و دائماً در حال تغییر است. زیرا در طی انجام یک پروژه با چالش‌های متفاوتی روبرو خواهید شد و باید بتوانید خود را با آنها وفق دهید. در حالی که فرآیندها، فعالیت‌هایی روزمره هستند که تمامی جزئیات آنها از پیش تعریف شده است. از این لحاظ، مدیریت فرایندها مانند پیروی از یک کتاب راهنما برای اجرای وظایف با روش‌های از پیش تعریف شده و با هدف به دست آوردن نتایج یکسان است.
• در مدیریت پروژه، معمولاً مدیران پروژه وظایف بیشتری نسبت به مدیران فرآیند بر عهده دارند و وظایف آنها نیز با یکدیگر متفاوت است. وظایف مدیران در مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، مدیریت و خاتمه دادن پروژه‌هاست. در حالی که وظایف مدیران در مدیریت فرآیند شامل طراحی، ارزیابی، بهبود، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندها می‌شود.
• فعالیت‌هایی که در مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند انجام می‌شود، با هم تفاوت دارند. فعالیت‌های مدیریت پروژه شامل مدیریت پیکربندی، مدیریت برآورد، مدیریت ریسک و مدیریت منابع است. در مقابل، فعالیت‌های مدیریت فرآیندها شامل همگام‌سازی فرآیندها، اطلاع‌رسانی‌های فرآیندها، رفع ایرادات فرآیندها، تعلیق فرآیندها و از سرگیری فرآیندهاست.
• انواع استراتژی‌ها و روش‌های مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند با هم تفاوت دارند. روش‌‎های مدیریت پروژه شامل مدیریت کانبان، مدیریت ناب، مدیریت شش سیگما و مدیریت چابک است. در مقابل، روش‌های مدیریت فرآیندها شامل مدیریت فرآیند سند محور، مدیریت فرآیند انسان محور، مدیریت فرآیند مبتنی بر یکپارچگی و … است.
• مزیت‌ها و فواید مدیریت پروژه و مدیریت فرآیندها با هم متفاوت‌اند. مزیت‌های مدیرت پروژه شامل بهبود همکاری تیمی، بهبود برنامه‌ریزی، زمان‌بندی بهتر، افزایش رضایت مشتریان و افزایش دقت در بودجه‌بندی و تخصیص منابع است. در حالی که مزایای مدیریت فرآیندها شامل افزایش کارایی، افزایش بهره وری، کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدهاست.

رابطه میان مدیریت فرایندها با مدیریت پروژه

مدیریت فرایندها چه رابطه‌ای با مدیریت پروژه دارد؟

• مدیریت پروژه تحت تاثیر مدیریت فرآیندهاست

اگرچه مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه مجموعه‌های متفاوتی از روش‌ها و کارها هستند، اما استفاده از هر 2 آنها برای موفقیت یک سازمان ضروری است. در واقع مدیریت فرآیندها بستری برای مدیریت پروژه ایجاد می‌کند و آن را تحت تاثیر قرار می‌دهد. به عنوان نمونه، برای اینکه یک تیم، منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه را تهیه کند، باید از فرآیندهای سازمانی برای درخواست بودجه، دریافت تاییدیه‌ها و هماهنگی کارها استفاده کند. همینطور اگر نیاز باشد تا فردی برای اضافه شدن به اعضای تیم پروژه استخدام شود، مدیر پروژه باید از رویه‌ها و فرآیند شرکت برای استخدام و جذب کارکنان جدید استفاده کند.

از سوی دیگر، فرآیندهایی که در سازمان تعریف می‌شوند می‌توانند شامل فرآیندهای خرد باشند و در نهایت جریان پروژه‌ها را دیکته کنند. همچنین، مدیریت پروژه‌ها در سازمان‌هایی که فاقد فرآیندهای دقیق هستند، اغلب همراه با هرج و مرج بوده و ناموفق می‌شود. بنابراین، فرآیندهای سازمان بر خروجی پروژه و سرعت انجام آن تأثیر می‌گذارد و مدیریت صحیح فرآیندهای کسب و کار، هم برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت سازمان (از طریق پروژه‌ها) و هم اهداف بلند‌مدت آن ضروری است.

• پروژه‌ها در نهایت به فرآیند تبدیل می‌شوند

رابطه دیگری که میان مدیریت فرآیندها و مدیریت پروژه وجود دارد، این است که برخی از پروژه‌ها به تدریج از یک برنامه اختصاصی که باید هر بار از ابتدا تهیه شود، تبدیل به فرایندهای سازمانی می‌شوند. به عبارت دیگر، برخی از پروژه‌هایی که به طور مکرر انجام می‌شوند، الگوی ثابتی پیدا می‌کنند. این الگوها در صورتی که متغیرهای پروژه یکسان باشند، بارها و بارها توسط سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد تا بتوان کارها را با سرعت بیشتر و به صورت قابل پیش‌بینی‌‎تری انجام داد. اینجاست که الگوی پروژه به تدریج به یک فرآیند ثابت تبدیل می‌شود که قابلیت تکرارپذیری به دفعات را دارد.

کلام آخر

مدیریت فرآیندها و مدیریت پروژه، هر 2 مزایای قابل توجهی برای سازمان‌ها دارند. مدیریت فرآیندها برای بهبود عملکرد سازمان و مدیریت پروژه برای بهبود عملکرد تیم و موفقیت پروژه مناسب هستند. با این حال، اولویت هر مدیری باید مدیریت فرآیندهای سازمان باشد. زیرا چه کسب و کار شما کوچک و چه بزرگ باشد، مشتریان از شما انتظار تولید یک محصول یا ارائه خدمات قابل اعتماد و با کیفیت بالا دارند و فرآیندهای استاندارد برای دستیابی به این هدف ضروری هستند. حتی مدیریت پروژه نیز تنها زمانی موفق است که فرآیندهای فعلی شما به درستی مدیریت شوند.

نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر یکی از بهترین ابزارهای مدیریت فرآیندها در ایران است که متناسب با نیازهای سازمان‌های ایرانی توسعه یافته است. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.