حقایقی در مورد اتوماسیون اداری که دیگران نمیخواهند شما بدانید!

متاسفانه برخی از افراد تصور میکنند اتوماسیون فقط مختص کشور ایران است؛ چون کلمه اداری دارد و صرفا نرم‌افزاری جهت انجام امور اداری است. در این مقاله قصد داریم روند جهانی و دلایل ارزشمندی سیستمهای اتوماسیون در جهان را بررسی کنیم.

در ابتدا لازم است یادآور شویم در دنیا سیستمهای اتوماسیون اداری به مدیریت محتوای سازمانی یا (ECM (Enterprise Content Management معروف است.

ECM چیست؟

ویکی پدیا ECM را اینگونه تعریف کرده است:

Enterprise content management extends the concept of content management by adding a time line for each content item and possibly enforcing processes for the creation, approval and distribution of them.

البته تعاریف زیادی برای این نوع سیستمها وجود دارد. ولی بطورکلی ECM یک مفهوم توسعه یافته‌ای از مدیریت محتواست که در واقع برای هر آیتم و محتوایی یک Time Line را ایجاد میکند که میتواند قوانین و فرایندهایی را ایجاد، تایید و توزیع کند.

در واقع زمانیکه شما محتوایی را تولید میکنید ECM به شما در مدیریت آن کمک میکند. مثلا وقتی یک درخواست پرداخت ثبت میکنید؛ میتوانید تعیین کنید چه کسانی میتوانند پرداخت را ثبت کنند؟ چه کسانی میتوانند تایید کنند؟ مراحل تایید پرداخت به چه صورت باشد؟ و…

بطورکلی ماموریت اصلی ECM ها، افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان است. در همین زمینه مقاله در فراگستر داریم به نام ECM یا مدیریت محتوای سازمانی چیست که خواندن آن خالی از لطف نیست.

 

 

روند توسعه بازارهای جهانی نرم‌افزارهای ECM چگونه است؟

عده‌ای تصور میکنند روند رشد نرم‌افزارهای ECM در جهان رو به کاهش است و دیگر در میان سازمانها تمایلی به استفاده از این سیستمها وجود ندارد.

در تصویر زیر آمار رشد بازار جهانی در آمریکای شمالی برای نرم‌افزارهای ECM نشان میدهد که حجم بازار تا سال ۲۰۱۵، ۱۵٫۳۳ بیلیون دلار بوده و پیش‌بینی میشود تا سال ۲۰۲۶ رشدی معادل ۴۳٫۱۶ بیلیون دلار خواهد داشت.

 

در این گزارش برخی از شرکت‌های پیشرو در بازار مدیریت محتوای سازمانی در جهان را مشاهده میکنید.

IBM با تولید FileNet، Oracle با طراحی  WebCenter Content، OpenText با محصول SAP و گوگل با تولید GSuite جزو پرچمداران این بازار بشمار می‌روند. جالب است بدانید حدود ۶۰٪ سهم بازار جهانی مربوط به شرکت‌های کلیدی زیر است که در این میان شرکتهای معروفی مانند IBM ، زیراکس، ماکروسافت و  OPENTEXT خودنمایی می‌کنند.

• Xerox Corporation
• IBM Corporation
• Microsoft Corporation
• OpenText Corporation
• Epicor Software Corp.
• Adobe Inc.
• Hyland Software, Inc.
• Fabasoft
• Laserfiche
• Datamatics Global Services Limited

نمودار توسعه بازار  ECM در امریکا

 

روند رشد سهام OPENTEXT در بورس کانادا طی ۵ سال گذشته

استارتاپ OPENTEXT با تولید نرم‌افزار SAP و ارائه راه حلهای تخصصی برای بانکها توانست رشد چشمگیری طی چند سال گذشته داشته باشد.

 

در ۲۰۱۸ مشتریان G Suite به ۵ میلیون رسید

 

 مطالعه این مطلب نیز مفید است: مقایسه G Suite و اتوماسیون های ایرانی

 

حال با این نکته روبرو میشویم که این سیستمها چرا در دنیا انقدر ارزشمند هستند؟

قبل از توضیح اهمیت سیستم‌های ECM بهتر است ابتدا درباره انواع داده‌های سازمانی و نحوه مدیریت آنها صحبت کنیم تا به ارزشمندی این داده‌ها بیشتر وافق شوید.

معضل مدیریت داده‌های سازمان

بطورکلی داده‌ها در سازمان به دو دسته ساختارمند و غیرساختارمند تقسیم میشوند. با بعبارتی داده‌های Structured یا Unstructured. اما مسئله‌ای که همه سازمانها با آن مواجهند حجم بالای داده‌های غیرساختارمند است.

براساس نتایج تحقیقی که شرکت معتبر IDC انجام داده است، ۸۰% از داده‌های سازمانی که در ۵ سال تولید میشوند غیرساختارمند (Unstructured Data) و مدیریت نشده (Unmanaged Data) هستند.

از طرفی طی بررسی گسترده‌ای که روی کاربران در سطح دنیا انجام شده؛ مشخص شده روزانه ۸۵% زمان کاربران فقط با ۵ اپلیکیشن سپری میشود. این تحقیق نشان میدهد افراد تمایل به سوئیچ از نرم‌افزاری به نرم‌افزار دیگر را نداشته و نیاز دارند تنها یک نرم‌افزار مثل یک کارپوشه، تمامی کارهای روزانه‌شان را برایشان فهرست کند.

پس سازمانها بجای فرار از داده‌های غیرساختارمند به فکر روشی جهت تحلیل و مدیریت این داده‌ها افتادند. در اینجا ارزشمند بودن این داده‌ها مشخص میشود.

 

راهکار فراگستر برای مدیریت داده‌های ساختارمند و غیرساختارمند و ایجاد یک کارتابل واحد

فراگستر محصولی تحت عنوان اتوماسیون اداری یا اتوماسیون کسب و کارها دارد که ترکیبی از ECM و BPM است. در واقع اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر از ۲ نرم‌افزار زیر یک چتر جهت مدیریت محتوای سازمانی (ECM) و مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) تشکیل شده است.

این نرم‌افزار با یکپارچگی ای که با نرم‌افزارهای دیگر در سازمان ایجاد میکند؛ یک کارتابل واحد در اختیار کاربران قرار میدهد تا مشخص کند چه کسی؟ در چه زمانی؟ چه کاری؟ را انجام دهد. به این صورت هم معضل تولید ۸۰ درصدی داده‌های غیرساختارمند سازمانها را حل کرده‌ایم هم تمایل کاربران به استفاده از یک کارپوشه واحد را.

 

 

سیستم‌های ECM چگونه داده‌های غیرساختارمند را مدیریت میکنند؟

الگوریتم‌های مختلفی جهت مدیریت این نوع داده‌ها وجود دارد. جهت درک بهتر نحوه عملکرد این الگوریتمها در سیستمهای ECM، نمونه‌ای از آنها را در نرم‌افزار فراگستر نشان میدهیم.

مثلا ما در بخشی از سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر، الگوریتم word2vec رو پیاده کرده‌ایم. این الگوریتم در شناسایی و دسته‌بندی داده ها بکار میرود.

در سمت راست تصویر نامه‌ای را مشاهده میکنید. ابلاغیه شماره… در مورخ…. به سازمان عضو نظام صنفی ارسال شده است. اتوماسیون فراگستر بوسیله الگوریتمهای هوشمند خود، کلمات این نامه را در فضای برداری برده و قابل شناسایی میسازد.

یکی از نتایج استفاده از این الگوریتم را می‌توانید در تب ارتباطات هوشمند اتوماسیون فراگستر مشاهده کنید. در این قسمت بصورت اتوماتیک الگوریتم clustering فعال شده و اسنادی که کنار هم قرار گرفته‌اند شناسایی و نمایش داده میشوند.

با استفاده از این الگوریتم‌ها می‌توانید بایگانی خودکار داشته باشید. درحالیکه حجم وسیعی از اطلاعات در حال تولید است، وقتی یک نامه را باز میکنید قادرید در لحظه سایر ریشه‌های نامه را نیز مشاهده کنید. در نتیجه وقتی شخصی درخواستی ثبت میکند به راحتی ردپای آن در سیستم ثبت شده و از نتایج آن میتوان به کاهش فسادهای بانکی و اداری اشاره کرد. با این الگوریتم‌ها حتی بزودی عطف و پیرو نامه‌ها نیز بی معنی شده و حتی قادر به حذف آنها هستیم.

جالب است، نه؟ تمامی این اطلاعات از داده‌های غیرساختارمند استخراج میشود. بوسیله یادگیری ماشین و هوش مصنوعی تمامی داده‌ها بصورت ساختارمند شده و به راحتی قابل استخراج و تحلیل میشوند.

این مسئله مهمترین دلیل اهمیت و ارزشمندی شرکت‌های دارای سیستم ECM در جهان است.

 

کلام آخر

بطورکلی سیستمهای ECM با استفاده از الگوریتمهای یادگیری ماشین و هوش مصنوعی داده‌های غیرساختارمند سازمان را معنا داده و به حل تعاملات ساده سازمانی کمک می‌کنند.

اتوماسیون کسب و کار فراگستر در عین همگام شدن با سیستم‌های جهانی و مدیریت هوشمند داده‌های غیرساختارمند، داده‌های ساختارمند را نیز بوسیله مدیریت فرایندها در سازمان به گردش درمی‌آورد. در واقع نرم‌افرار فراگستر ترکیبی از ECM و BPM است. در نهایت این نرم‌افزار سبب افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان می‌گردد.

 

اگر شما نیز در شرف خرید اتوماسیون اداری یا انتخاب یک اتوماسیون مناسب با کسب و کار خودتان هستید؛ پیشنهاد میکنیم قبل از تصمیم‌گیری نهایی با مشاوران ما نیز مشورت کرده و دموی محصول اتوماسیون کسب و کار فراگستر را نیز ببینید.